檔案數字化建設的價值與問題探微

楊 燕

（山東明圖信息科技有限公司，山東 泰安 271000）

近幾年檔案管理的數字化、信息化建設愈發受到社會各界的重視，依托于云數據、計算機等技術的應用，實現為企事業單位構建具有共享性、集成性的數字檔案管理系統，在有效轉變傳統檔案管理模式的同時，促使其檔案管理工作發揮出最大的作用與功能。而要想進一步推動檔案管理的數字化發展，需在明確檔案管理數字化價值的基礎上，充分挖掘出數字化檔案管理建設中存在的問題，進而采取針對性措施來促進檔案管理數字化的深入發展。

1 數字化檔案管理價值分析

1）實現信息管理的便捷化。數字化的檔案建設決定了檔案管理開展成效，通過將檔案信息進行數字化轉變，管理人員可借助信息化手段來提升其檔案管理成效[1]。在實際管理期間，可依托于檔案數據庫的構建實現對不同類型檔案的有效存儲，具體包括對音頻、文字、視頻、圖片等檔案資料。另外，借助信息化手段可實現對數字化檔案的高效率歸檔、整理等工作。用戶在使用檔案服務時，能夠實現對所需檔案資源的及時查詢與獲取，確保其信息管理的效率性、便捷性得到顯著提升。

2）實現原始檔案資料保護。保存于檔案室的文檔資料均有一定的利用價值，而受限于以往檔案管理采用紙質形式，使得檔案資料極易在存儲、使用期間出現損壞、丟失等問題，進而對檔案資料作用與價值的體現產生一定影響。而得益于檔案數字化建設，能夠以電子形式進行紙質資料的轉化，并以網絡為載體來實現對檔案資料的長效管理與存儲，并降低檔案資源出現損壞、丟失問題的發生概率。另外，檔案數字化建設為副本異地存儲提供可能[2]。管理人員可以采用縮微膠片的形式進行紙質資料的存儲，即使源文件出現丟失、損毀的問題，也不會影響到單位機構對檔案資源的應用。

3）實現檔案資料管理創新。傳統檔案資料以人工管理形式為主，盡管能夠做到對檔案資料的一定程度應用，但是難以避免出現部門信息孤島的問題，無法做到對相關檔案資料的全面共享與利用。而在檔案數字化建設的背景下，可實現以互聯網為載體進行檔案資料的傳輸與共享，進而打破以往檔案管理存在的時間、空間局限，用戶可做到異地進行檔案資料的查閱與獲取。并且依據對用戶需求的分析，可以為其提供個性化的檔案服務，進而實現對檔案管理模式的有效創新[3]。

2 數字化檔案建設存在問題

1）數字化標準尚未統一。數字化檔案建設的主要目的在于檔案服務的優化與創新，為用戶提供更為多元化、多樣化以及個性化的檔案管理服務[4]。但是受到某些因素的影響，使得現階段檔案數字化建設仍尚存標準不統一的問題。不同機構、部門之間缺乏有效的溝通和交流，再加上其檔案管理范圍的局限性，使得不同部門在數字化檔案建設方面存在差異化認知，導致不同部門、企業、機構等制定不同的數字化檔案建設標準，使得檔案資源難以在多部門、企業之間進行有效共享和傳遞。

2）數字化管理人員匱乏。盡管大部分企事業單位已經提高對檔案數字化建設的重視度，但是在數字化管理人員建設方面卻有所忽視[5]。大部分管理人員為檔案部門的老員工，雖然能夠對紙質檔案管理流程、制度、技巧等方面熟練掌握，但是對于檔案數字化建設方面卻未有正確的認知，再加上企事業單位對人才培養的不重視，導致其管理人員自身素質、能力無法滿足檔案數字化建設的需求，即使企業在軟硬件設施方面加大投入力度，也難以發揮出檔案數字化建設的真正價值。

3）數字化建設進度緩慢。傳統管理模式的應用存在效率低下、任務量繁重等問題，所以各企事業在信息技術普及的當下，紛紛加入到檔案數字化建設的隊伍中[6]。但是在實際建設發展過程中，受到企業領導人重視度、資金投入等因素的影響，使得部分企事業單位仍以較為緩慢的速度進行數字化檔案建設，所取得的建設成效難以支撐檔案管理發揮出最大的作用與價值。另外，部分企事業單位為實現對建設成本的縮減，在實際檔案管理期間仍以紙質檔案為主，導致其檔案數字化建設進度開展受到嚴重限制，久而久之會對企事業單位發展造成不利影響。

3 數字化檔案建設問題的解決對策

1）重視數字化檔案建設制度、標準的統一完善。為進一步推動我國數字化檔案建設的深入開展，需要以統一且完善的建設標準為基礎前提。鑒于此，在實際建設發展期間，需依據對數字化檔案建設需求的分析，對其架構設計、資源掃描、資源整理、數字化備份等工作的開展進行標準統一，確保其數字檔案資源可以得到有效共享利用。同時，部門需正確認知數字化檔案建設的必要性，并在此基礎上加大資金投入力度，結合對先進設備、技術的引進與融合，促使企事業單位檔案管理朝著數字化的方向持續發展。另外，我國相關部門需要對檔案數字化建設落實相關文件標準，并要求各企事業單位在建設期間嚴格按照文件標準進行，進而在提升數字化檔案建設規范性的同時，為不同企事業單位、行業領域創設良好的檔案共享空間。

2）重視數字化管理人員培養與建設。高素質、高能力的數字化管理人員是推動檔案數字化建設深入發展的基礎前提，所以企事業單位需在人才培養與建設方面加大力度。在實際建設期間，需在充分明確管理人員素質基礎的前提下，開展計算機操作能力、數字化檔案理論知識等方面的培訓教育，提高管理人員對檔案數字化建設的認知度。同時，加大對人員職業態度、自我發展意識的培養，鼓勵其積極參與到能力提升、培訓過程中，做到對相關知識、技能的自主學習與掌握，進而實現以高素質管理隊伍來推動數字化檔案建設。

3）重視數字化建設認知度提高。為有效解決現階段存在的數字化檔案建設進度緩慢問題，需要從提高企事業單位認知度入手。首先，我國相關部門應出臺相關文件政策來鼓勵企事業單位積極參與到數字化檔案建設過程中。其次，需要從單位部門領導入手來提高對數字化檔案建設的認知度，明確檔案數字化建設對企事業單位發展的作用與價值，進而提高對數字化檔案建設的支持力度。最后，持續加大對數字化檔案建設的資金支持力度，確保以足夠的資金支持來提升檔案數字化建設成效。

4 結束語

綜上所述，數字化檔案建設已然成為推動企事業單位現代化發展的必要舉措。所以，需正確認知數字化檔案建設的價值與作用，并在此基礎上挖掘出阻礙數字化發展的問題，結合對相關措施的實施來進一步推動數字化檔案建設的深化，為檔案管理工作的全面發展提供支撐。