事業單位檔案管理信息化建設分析

佟曉偉

（河北省承德市雙橋區衛生和計劃生育監督所，河北 承德 067000）

1 現代化信息技術

信息技術是應用計算機科學和通信技術的綜合，信息技術的使用能夠加快數據的計算速度，能夠讓計算機處理信息的速度更高效，信息技術主要是通過微電子技術和軟件技術來作用于生產實踐的，因此在實際利用中離不開這兩者。微電子技術對于國家發展來說非常重要，對于一個國家的綜合實力有很大的影響，微電子技術在國內出現的時間比較久，技術在不斷地完善，集成度越來越高，性能越來越高效，成本在慢慢降低，未來朝著低性能的方向發展，所以發展前景是非常可觀的；而軟件技術對于經濟發展來說也有很大的影響，因為在信息技術發展的過程中，也有很多必要的技術支持，而軟件技術的開發應用就是信息技術的關鍵技術之一。越高級的軟件編程語言對于信息技術來說越有益，高級的編程語言可以促進信息技術的革新，時代在不斷的發展，技術在不斷進步，現代社會追求高效已經成為潮流。事業單位的未來發展方向中，工作效率的提高也是主要內容之一，信息技術的主要作用就是可以提高事業檔案管理工作的效率，因此開發新的信息技術刻不容緩，而新興技術的開發需要一定的時間和空間，也需要更多人才的加入。

2 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 對檔案管理信息化的認知不夠深刻

與國外相比，我國的現代信息技術發展速度比較快，但是起步較晚，還沒有構建完善的運作體系及框架。因此，對事業單位來說，在將信息技術與檔案管理工作相結合時受到了外部條件的約束，缺乏完善的管理制度以及標準體系。大部分單位主要以檔案管理工作人員已有的信息技術水平以及工作經驗為主，導致整體的工作質量大打折扣，存在許多主觀隨意性及波動性。這一問題的出現主要在于事業單位對檔案管理信息化的認知還不夠全面和充分，存在許多認識上的偏差。大部分檔案管理工作人員過度依賴管理系統以及計算機，沒有站在宏觀的角度深入剖析不同的信息技術風險，當管理系統和計算機難以實現穩定運作時，就會導致各類檔案管理資料直接丟失或毀損。

2.2 系統化的電子檔案管理不夠

由于電子檔案管理工作的難度偏高，包含的細節要素較為復雜，許多事業單位開始以信息化電子化為目標，充分彰顯檔案管理工作的重要作用以及優勢，促進這一工作的現代化發展。但是大部分事業單位的檔案管理工作還只是停留在簡單的存儲、邏輯歸檔以及網上查閱，忽略了對管理系統的進一步開發以及利用，沒有充分體現相應的作用。同時，規范化以及系統化的檔案信息化管理水平較差，對于辦公系統設計來說，檔案管理系統設計工作不夠理想，有一部分功能比較簡單，存在許多缺陷，導致檔案管理系統所發揮的作用十分有限。

3 事業單位檔案管理信息化建設的有效對策

3.1 軟件建設與保密工作

軟件建設是事業單位檔案管理信息化建設的重要內容和載體，因此，需要保障檔案管理軟件性能與功能，使軟件具備完整性與先進性特征。在過程中，事業單位可以依照自身實際需要向第三方購買檔案管理軟件，還可以進行自主設計軟件平臺。在管理軟件內部設置與自身實際情況相符的功能，著重體現出事業單位檔案管理特征，針對模塊設計與功能設計方面，應進行拓展，保障軟件的運行速度與容量。檔案管理軟件建設需要從長遠角度進行規劃，同時隨著單位實際發展情況來拓展各項功能，依照實際需要來進行戰略性升級，以此來保障檔案管理信息化建設的先進性與技術性。另外，在軟件建設過程中，還需要保障信息內容的安全性，因為檔案信息與單位發展機密規劃有著密切的聯系，所以，需要進一步做好檔案信息防御工作，系統升級與漏洞修補等功能都需要升級到最優。在事業單位檔案管理工作中，保密工作十分重要，但當前諸多事業單位沒有認識和意識到檔案保密工作的重要性，導致檔案信息出現泄露問題?；诖?，事業單位檔案管理部門需要針對這一現象科學選擇檔案庫房，切不可選擇辦公一樓，因為一樓的抗潮效果較差，同時還需要做好防盜工作。辦公室與庫房分離開來，庫房與閱讀區也要進行科學劃分。

3.2 加強對電子檔案安全性的管理

檔案管理工作人員應該著眼于目前的檔案管理工作現狀以及未來發展趨勢，通過對信息技術特點的研究，更好地體現信息化管理工作的要求。其中，檔案信息化安全保障最為關鍵。檔案管理工作人員應當了解電子檔案安全管理要求，明確現代信息技術的使用策略和方法，以口令密碼、身份認證、授權管理、安全防火墻設置、安全備份等多種形式，更好地落實各類信息安全保障措施。電子檔案安全性的提升是一個長期的過程，檔案管理工作人員需長期做好這項工作。有關管理部門需要意識到自身的社會責任，出臺相應的技術舉措和政策，加強對電子檔案的安全管理，不斷提升監管力度，確保檔案安全管理工作的有效落實。同時，檔案部門應重視檔案管理工作人員安全素質的提升，構建高水平的檔案安全管理團隊，為檔案安全工作提供人力保障。

3.3 提高檔案管理人員的整體素質

當前，在我國網絡科技快速發展的背景下，對事業單位檔案管理工作有著一定的影響，其不僅可以提升檔案管理工作形式與管理模式，同時還可以全面創新事業單位檔案管理工作的有效性。想要實現這一目標，需要強化檔案管理工作人員的整體素質與綜合能力，從根本上提高工作人員的創新意識，進而使其提升工作效率。目前，很多檔案管理人員缺少網絡信息管理的專業能力，所以，事業單位需要加強對檔案管理人員網絡技術培訓與檔案管理知識的拓展，可以將檔案管理人員委派到專業團隊中進行學習實踐，還可以邀請專業人士對檔案管理人員進行專題講座，分享自己的成功經驗，這樣的方式可以有效提升檔案管理人員對計算機的使用能力。另外，針對事業單位檔案管理人員的招聘環節，需要加強對面試人員的綜合要求，選擇具有整體實力的專業人才，以便為事業單位檔案管理工作注入新鮮的血液，進而促進檔案管理工作實現可持續發展。此外，檔案管理人員還需要依照事業單位對檔案管理工作所建立的規章制度來開展各項工作，規范自身行為，科學有序地進行檔案管理，這樣的方式不僅可以滿足新時代發展需要，同時還可以發揮出檔案管理工作的效能，進而促進事業單位健康發展。

4 結束語

在事業單位發展進程中，檔案管理屬于一種無形資產，其對于單位實現可持續發展有著重要作用。在過程中，事業單位檔案管理工作需要推動信息化建設，這是檔案管理在新時代發展的迫切需要，也是檔案管理改革創新的關鍵途徑。