事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)分析

佟曉偉

（河北省承德市雙橋區(qū)衛(wèi)生和計(jì)劃生育監(jiān)督所，河北 承德 067000）

1 現(xiàn)代化信息技術(shù)

信息技術(shù)是應(yīng)用計(jì)算機(jī)科學(xué)和通信技術(shù)的綜合，信息技術(shù)的使用能夠加快數(shù)據(jù)的計(jì)算速度，能夠讓計(jì)算機(jī)處理信息的速度更高效，信息技術(shù)主要是通過(guò)微電子技術(shù)和軟件技術(shù)來(lái)作用于生產(chǎn)實(shí)踐的，因此在實(shí)際利用中離不開(kāi)這兩者。微電子技術(shù)對(duì)于國(guó)家發(fā)展來(lái)說(shuō)非常重要，對(duì)于一個(gè)國(guó)家的綜合實(shí)力有很大的影響，微電子技術(shù)在國(guó)內(nèi)出現(xiàn)的時(shí)間比較久，技術(shù)在不斷地完善，集成度越來(lái)越高，性能越來(lái)越高效，成本在慢慢降低，未來(lái)朝著低性能的方向發(fā)展，所以發(fā)展前景是非常可觀的；而軟件技術(shù)對(duì)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展來(lái)說(shuō)也有很大的影響，因?yàn)樵谛畔⒓夹g(shù)發(fā)展的過(guò)程中，也有很多必要的技術(shù)支持，而軟件技術(shù)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用就是信息技術(shù)的關(guān)鍵技術(shù)之一。越高級(jí)的軟件編程語(yǔ)言對(duì)于信息技術(shù)來(lái)說(shuō)越有益，高級(jí)的編程語(yǔ)言可以促進(jìn)信息技術(shù)的革新，時(shí)代在不斷的發(fā)展，技術(shù)在不斷進(jìn)步，現(xiàn)代社會(huì)追求高效已經(jīng)成為潮流。事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展方向中，工作效率的提高也是主要內(nèi)容之一，信息技術(shù)的主要作用就是可以提高事業(yè)檔案管理工作的效率，因此開(kāi)發(fā)新的信息技術(shù)刻不容緩，而新興技術(shù)的開(kāi)發(fā)需要一定的時(shí)間和空間，也需要更多人才的加入。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)知不夠深刻

與國(guó)外相比，我國(guó)的現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展速度比較快，但是起步較晚，還沒(méi)有構(gòu)建完善的運(yùn)作體系及框架。因此，對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，在將信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合時(shí)受到了外部條件的約束，缺乏完善的管理制度以及標(biāo)準(zhǔn)體系。大部分單位主要以檔案管理工作人員已有的信息技術(shù)水平以及工作經(jīng)驗(yàn)為主，導(dǎo)致整體的工作質(zhì)量大打折扣，存在許多主觀隨意性及波動(dòng)性。這一問(wèn)題的出現(xiàn)主要在于事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)知還不夠全面和充分，存在許多認(rèn)識(shí)上的偏差。大部分檔案管理工作人員過(guò)度依賴管理系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)，沒(méi)有站在宏觀的角度深入剖析不同的信息技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)管理系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)難以實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定運(yùn)作時(shí)，就會(huì)導(dǎo)致各類檔案管理資料直接丟失或毀損。

2.2 系統(tǒng)化的電子檔案管理不夠

由于電子檔案管理工作的難度偏高，包含的細(xì)節(jié)要素較為復(fù)雜，許多事業(yè)單位開(kāi)始以信息化電子化為目標(biāo)，充分彰顯檔案管理工作的重要作用以及優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)這一工作的現(xiàn)代化發(fā)展。但是大部分事業(yè)單位的檔案管理工作還只是停留在簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)、邏輯歸檔以及網(wǎng)上查閱，忽略了對(duì)管理系統(tǒng)的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)以及利用，沒(méi)有充分體現(xiàn)相應(yīng)的作用。同時(shí)，規(guī)范化以及系統(tǒng)化的檔案信息化管理水平較差，對(duì)于辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)來(lái)說(shuō)，檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作不夠理想，有一部分功能比較簡(jiǎn)單，存在許多缺陷，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)所發(fā)揮的作用十分有限。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效對(duì)策

3.1 軟件建設(shè)與保密工作

軟件建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容和載體，因此，需要保障檔案管理軟件性能與功能，使軟件具備完整性與先進(jìn)性特征。在過(guò)程中，事業(yè)單位可以依照自身實(shí)際需要向第三方購(gòu)買檔案管理軟件，還可以進(jìn)行自主設(shè)計(jì)軟件平臺(tái)。在管理軟件內(nèi)部設(shè)置與自身實(shí)際情況相符的功能，著重體現(xiàn)出事業(yè)單位檔案管理特征，針對(duì)模塊設(shè)計(jì)與功能設(shè)計(jì)方面，應(yīng)進(jìn)行拓展，保障軟件的運(yùn)行速度與容量。檔案管理軟件建設(shè)需要從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度進(jìn)行規(guī)劃，同時(shí)隨著單位實(shí)際發(fā)展情況來(lái)拓展各項(xiàng)功能，依照實(shí)際需要來(lái)進(jìn)行戰(zhàn)略性升級(jí)，以此來(lái)保障檔案管理信息化建設(shè)的先進(jìn)性與技術(shù)性。另外，在軟件建設(shè)過(guò)程中，還需要保障信息內(nèi)容的安全性，因?yàn)闄n案信息與單位發(fā)展機(jī)密規(guī)劃有著密切的聯(lián)系，所以，需要進(jìn)一步做好檔案信息防御工作，系統(tǒng)升級(jí)與漏洞修補(bǔ)等功能都需要升級(jí)到最優(yōu)。在事業(yè)單位檔案管理工作中，保密工作十分重要，但當(dāng)前諸多事業(yè)單位沒(méi)有認(rèn)識(shí)和意識(shí)到檔案保密工作的重要性，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)泄露問(wèn)題。基于此，事業(yè)單位檔案管理部門需要針對(duì)這一現(xiàn)象科學(xué)選擇檔案庫(kù)房，切不可選擇辦公一樓，因?yàn)橐粯堑目钩毙Ч^差，同時(shí)還需要做好防盜工作。辦公室與庫(kù)房分離開(kāi)來(lái)，庫(kù)房與閱讀區(qū)也要進(jìn)行科學(xué)劃分。

3.2 加強(qiáng)對(duì)電子檔案安全性的管理

檔案管理工作人員應(yīng)該著眼于目前的檔案管理工作現(xiàn)狀以及未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，通過(guò)對(duì)信息技術(shù)特點(diǎn)的研究，更好地體現(xiàn)信息化管理工作的要求。其中，檔案信息化安全保障最為關(guān)鍵。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)了解電子檔案安全管理要求，明確現(xiàn)代信息技術(shù)的使用策略和方法，以口令密碼、身份認(rèn)證、授權(quán)管理、安全防火墻設(shè)置、安全備份等多種形式，更好地落實(shí)各類信息安全保障措施。電子檔案安全性的提升是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，檔案管理工作人員需長(zhǎng)期做好這項(xiàng)工作。有關(guān)管理部門需要意識(shí)到自身的社會(huì)責(zé)任，出臺(tái)相應(yīng)的技術(shù)舉措和政策，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，不斷提升監(jiān)管力度，確保檔案安全管理工作的有效落實(shí)。同時(shí)，檔案部門應(yīng)重視檔案管理工作人員安全素質(zhì)的提升，構(gòu)建高水平的檔案安全管理團(tuán)隊(duì)，為檔案安全工作提供人力保障。

3.3 提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

當(dāng)前，在我國(guó)網(wǎng)絡(luò)科技快速發(fā)展的背景下，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作有著一定的影響，其不僅可以提升檔案管理工作形式與管理模式，同時(shí)還可以全面創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的有效性。想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要強(qiáng)化檔案管理工作人員的整體素質(zhì)與綜合能力，從根本上提高工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，進(jìn)而使其提升工作效率。目前，很多檔案管理人員缺少網(wǎng)絡(luò)信息管理的專業(yè)能力，所以，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)與檔案管理知識(shí)的拓展，可以將檔案管理人員委派到專業(yè)團(tuán)隊(duì)中進(jìn)行學(xué)習(xí)實(shí)踐，還可以邀請(qǐng)專業(yè)人士對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專題講座，分享自己的成功經(jīng)驗(yàn)，這樣的方式可以有效提升檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的使用能力。另外，針對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的招聘環(huán)節(jié)，需要加強(qiáng)對(duì)面試人員的綜合要求，選擇具有整體實(shí)力的專業(yè)人才，以便為事業(yè)單位檔案管理工作注入新鮮的血液，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。此外，檔案管理人員還需要依照事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作所建立的規(guī)章制度來(lái)開(kāi)展各項(xiàng)工作，規(guī)范自身行為，科學(xué)有序地進(jìn)行檔案管理，這樣的方式不僅可以滿足新時(shí)代發(fā)展需要，同時(shí)還可以發(fā)揮出檔案管理工作的效能，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

在事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理屬于一種無(wú)形資產(chǎn)，其對(duì)于單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展有著重要作用。在過(guò)程中，事業(yè)單位檔案管理工作需要推動(dòng)信息化建設(shè)，這是檔案管理在新時(shí)代發(fā)展的迫切需要，也是檔案管理改革創(chuàng)新的關(guān)鍵途徑。