淺談紙質檔案數字化工作

蘇 哲

（閩西職業技術學院，福建 龍巖 364021）

現在各項工作都進入數字化工作的科技時代，這要求各單位對于文書檔案的管理工作也要與時俱進，進入文書檔案數字化工作階段。

1 紙質檔案數字化工作的重要意義

檔案數字化工作，即各立檔單位將屬于歸檔范圍且應永久或長期（或30年）保存、社會利用價值高、按規定必須向國家綜合檔案館移交的檔案，按照《機關檔案業務建設規范》、《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等國家標準及單位所在地方的規范性文件要求，規范檔案目錄內容，對錯誤或不規范的目錄數據進行修改后，根據檔案幅面的大小選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀進行掃描。

將紙質檔案完成檔案數字化工作的重要意義在于，一是進一步完善檔案保存管理機制，形成傳統紙質檔案保存和數字化信息保存雙渠道，傳統紙質檔案保存壽命受到其內部因素和外部保護環境條件影響，增加數字化信息保存渠道，可以減少傳統紙質檔案因反復提卷復印利用從而造成載體受損，這就從信息技術方面延長了檔案保存的長久性。同時，數字化檔案存儲的載體為硬盤、光盤等，而這些載體通常都是體積較小的載體，能夠大幅減少存放的空間，提高檔案存儲空間利用率；二是進一步提升檔案服務利用機制，檔案數字化大幅提高了檔案信息利用效率，以往傳統紙質檔案的查閱方式為，先通過電子目錄查詢檔案所在的卷宗，從而找到所需要的檔案，這樣所要花費的時間較長。而檔案數字化過程中，大部分文書檔案的數字化副本可以通過相應軟件存儲為雙層PDF格式，這樣查閱檔案時除了可以通過電子目錄檢索外，還可以通過關鍵詞的方式精準檢索檔案信息，從而直接精準找到相應檔案的數字化副本，大大縮短了查閱時間，從而提高檔案信息利用效果；三是減少檔案去污過程中的操作失誤，傳統紙質檔案在利用和保管過程中，由于內部因素和環境因素影響，可能會出現沾染各種污斑的情況。這些污斑不僅影響檔案的外觀，還可能會影響檔案紙張的耐久性和檔案的利用價值。傳統的檔案去污方法如操作不當可能造成不可挽回的損失，然而這些傳統檔案去污手段仍然存在去污不徹底，或無法去除的情況。檔案數字化后，可以在電腦端對這些污斑進行去污處理，如在處理過程中出現錯誤可以通過返回等技術手段撤銷操作，從而減少檔案去污過程中的操作失誤。四是完善檔案傾斜校正手段，傳統紙質檔案，如原檔案存在打印歪斜等問題，在檔案存儲時很多單位并不會花時間去完成傾斜校正，從而造成之后利用檔案時仍然存在打印歪斜的問題。而檔案數字化之后，這些打印歪斜問題可以通過專用軟件完成傾斜校正，從而使得之后檔案利用效果提高。

2 紙質檔案數字化工作存在的問題

雖然檔案數字化能給檔案工作帶來許多的便捷和創新，但仍存在一定的問題。一是儲存載體存在損壞風險，紙質檔案完成數字化工作后，數字檔案需要通過電腦的硬盤、光盤等載體進行儲存，然而這些載體可能因為操作不當、進入灰塵、存放不當等多方面因素造成載體損壞，從而影響這些載體的功能工作狀態與使用壽命減少，最終造成儲存在載體中的數據丟失；二是檔案保密性存在風險，紙質檔案在完成數字化過程中存在被改寫、篡改的風險，而且這些改動可能不會輕易被察覺和留下痕跡，從而造成檔案電子化數據與真實檔案不相符的情況。當紙質檔案完成數字化工作后，因查閱、調檔操作便利，檔案管理員將更傾向于在電腦端進行操作，然而電腦端操作存在通過網絡竊取數據的風險，造成在網絡環境下的電腦端數據都難以做到絕對保密的情況；三是檔案保存安全性存在風險，數字檔案的保存載體如硬盤、光盤等，都是體積較小的載體，且從載體表面無法判斷載體里所儲存的內容，如果儲存被掉包，單從載體表面無法輕易發現，造成了檔案保存存在一定的風險；四是對檔案從業人員綜合素質要求有所提高，紙質檔案數字化過程都需要通過專業設備進行，對完成數字化的電子數據通常還需要在電腦端通過專門的軟件完成數字化檔案的糾偏、去污、去黑邊等操作，在電腦端完成檔案的查閱、調檔、打印等工作，也需要熟練操作電腦上的各種軟件、設備，因而對于檔案從業人員的綜合素質要求，特別是對于電腦等專業設備的使用方面，提出了更高的要求；四是對于單位檔案管理設備投入有所提高，紙質檔案數字化需要通過專業掃描儀和專業軟件等設備進行數字化，數字化檔案的保存載體，如硬盤、光盤等都是有一定容量限制的載體，因而在紙質檔案數字化過程中，需要增加這方面的設備投入。同時，因為電腦端的數字化數據存在通過網絡竊取的風險，因而要求處理檔案數字化數據的電腦必須是獨立、斷網、安全性較高的設備，所以要求單位對于檔案管理設備的投入要有所提高。

3 紙質檔案數字化工作今后工作要點

推進紙質檔案數字化工作已然成為當下各單位檔案工作的重中之重，這就對各單位和檔案管理員都相應提出了更高的要求，針對當下檔案數字化工作中存在的問題，我認為在今后的紙質檔案數字化工作中，需要做好以下幾個工作要點。

一是建立健全單位檔案安全管理機制，除了要繼續完善原有的傳統檔案室溫濕度控制、防火滅火系統、防蟲害系統等機制，還要著重加強數字化檔案安全管理機制。配備獨立、斷網、安全性能較高的電腦設備用于處理數字化檔案工作，同時，加強對檔案管理人員的監督管理，要加強其相關檔案法規的學習，加強其檔案數字化工作的工作能力，并對紙質檔案的數字化工作過程建立監督機制。健全完善數字化檔案查閱、調檔工作機制，建立查閱、調檔過程登記機制，做到出現問題可以追溯源頭。二是檔案管理人員要不斷提升自己的綜合素質，紙質檔案數字化工作對于檔案管理人員的綜合素質，特別是對于電腦等專業設備的使用方面的能力提出了更高的要求。這就要求檔案管理人員要不斷提升自己的綜合素質，積極參加各類數字化檔案管理培訓活動，學習掌握電腦等專業設備，做到能夠熟練操作電腦上的各類相應軟件和專業掃描儀等設備。同時，檔案管理人員還要加強相關檔案法規的學習，做到心中有紅線，工作有底線。三是建立完善數字化檔案保存和管理機制，數字化檔案存儲載體存在損壞和保管安全性的問題，這就要求要建立數字化檔案保存和管理機制。對數字化檔案存儲載體進行外觀標識，同時對于數字化檔案借出工作要建立過程登記機制和歸還檢查機制，檔案管理人員要對歸還的數字化檔案存儲載體進行檢查，從而避免因數字化檔案借出出現數字化檔案損壞、掉包等問題。同時，檔案管理人員還需要定期檢查檔案數字化存儲載體，檔案管理人員應當建檔立冊，定期將檔案數字化存儲的載體如硬盤、光盤等通過專門的設備進行檢查，確保載體內數據無損壞的情況，如果發現損壞情況，要及時將載體內的數據備份到新的存儲載體。

信息化時代已然來臨，對各單位的檔案工作特別是檔案數字化工作提出了更高的要求，加強檔案數字化工作，提升檔案管理和利用水平，利用電腦等專用設備提升檔案利用效果，將會是今后新一代檔案管理員最迫切的任務。