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大數(shù)據(jù)背景下行政事業(yè)單位信息化檔案管理研究

2021-04-14 18:55:31
卷宗 2021年20期
關鍵詞:事業(yè)單位檔案管理信息化

高 珂

(山東省單縣人力資源和社會保障局,山東 菏澤 274300)

行政事業(yè)單位工作繁多,而其中檔案管理工作占據(jù)重要地位,直接關系到行政事業(yè)單位是否可以高效、協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn),而傳統(tǒng)檔案管理在此形勢下不能滿足單位發(fā)展需要。對此,行政事業(yè)單位要積極探索新形勢下高效管理方法,緊跟時代步伐。互聯(lián)網(wǎng)信息技術的普及使得信息化管理、數(shù)字化管理成為主流趨勢,逐步應用于各行業(yè)之中,行政事業(yè)單位也越來越多地探索數(shù)字化檔案管理措施,但是其中尚存一些問題,需要有關人員對其分析和解決,提出針對性優(yōu)化策略,推動數(shù)字化檔案管理快速、平穩(wěn)發(fā)展。

1 行政事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設工作的重要意義

1.1 改善提升檔案管理工作的總體實施效率

在行政事業(yè)單位具體實施檔案管理工作過程中,借由對信息化建設的持續(xù)強化,能夠支持將紙質(zhì)載體檔案數(shù)據(jù)信息資料轉(zhuǎn)化處理成數(shù)字化載體檔案數(shù)據(jù)信息資料,在完成所有檔案信息要素的計算機軟件錄入條件下,最終建構(gòu)形成一套具備規(guī)范性和完整性特點的檔案信息管理技術系統(tǒng)。對于部分檔案數(shù)據(jù)信息資料存儲數(shù)量較多的基層行政事業(yè)單位而言,借由組織推進信息化建設工作,能夠有效縮減各類人員在查閱調(diào)取檔案數(shù)據(jù)信息資料消耗的時間,提升檔案數(shù)據(jù)信息資料管理工作的規(guī)范性,彰顯檔案數(shù)據(jù)信息資料的最佳應用價值。

1.2 精簡檔案管理工作人員的工作程序,提高工作效率

行政事業(yè)單位每年都有大量的文件需要進行歸納整理,甚至有些大單位每年高達數(shù)萬份文件需要進行整理,而且有些人事檔案或重大事件的文件需要長期保存,因此檔案管理人員的工作量十分大。在沒有事業(yè)單位檔案管理科學化的年代,紙質(zhì)檔案的整理、篩選和歸檔保存都是一項十分龐大的工作。實施信息化檔案管理之后,顯著節(jié)約了人力物力,提高了工作效率。

1.3 有利于提高經(jīng)濟效益

市場競爭力的加劇為行政事業(yè)單位帶來了一定挑戰(zhàn),單位的快速發(fā)展使得檔案信息量呈現(xiàn)爆發(fā)式增長,而滯后的檔案管理方式使得檔案作用無法得到有效發(fā)揮,信息量與工作方式間存在巨大矛盾。粗放式的、以人工為主的檔案管理方法不僅嚴重降低了工作效率,且會在很大程度上提升管理成本,給企業(yè)經(jīng)濟效益的獲得帶來阻礙。另外,檔案數(shù)字化改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式,不僅可以有效減少儲存空間,也能夠在很大程度上減少對于紙質(zhì)檔案的保管費用,檔案查閱更加準確、高效、便捷。

2 大數(shù)據(jù)背景下行政事業(yè)單位信息化檔案管理存在的問題

檔案管理機制不完善。現(xiàn)階段,大多數(shù)行政事業(yè)單位的檔案管理工作的開展都未有效結(jié)合大數(shù)據(jù)的發(fā)展狀況,也沒有構(gòu)建完善的檔案管理機制。由于長期缺乏對檔案管理工作的重視度,即便是檔案管理人員也沒有真正意識到檔案管理信息化的重要性。再加上行政事業(yè)單位的檔案管理工作本身較為枯燥,在沒有足夠重視的狀況下,檔案管理人員很難集中精力于日常的檔案管理活動中,這不利于檔案管理的信息化發(fā)展,從而造成整體的信息化水平非常低。雖然一部分行政事業(yè)單位已經(jīng)針對檔案管理機制的不足之處進行了完善,但并未充分結(jié)合實際的檔案管理狀況,許多機制缺乏實用性,檔案管理人員也沒有嚴格按照制定的機制完成日常的檔案管理工作,從而嚴重影響了檔案管理信息化的發(fā)展。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下加強行政事業(yè)單位檔案信息化管理的策略

3.1 全面貫徹落實檔案管理基本制度

各級行政事業(yè)單位應當建構(gòu)完善并且貫徹落實基本的檔案管理制度體系,借由針對行政事業(yè)檔案管理工作人員開展系統(tǒng)完善的培訓干預工作,幫助行政事業(yè)單位工作人員樹立正確科學的檔案管理工作思想意識。要借由將現(xiàn)代信息科學技術形態(tài)在行政事業(yè)單位檔案管理工作,運用制度優(yōu)勢規(guī)范約束行政事業(yè)單位檔案管理工作人員的基本工作參與行為,在提升工作實施過程規(guī)范的條件下,同時改善行政事業(yè)單位檔案管理工作的實施質(zhì)量和實施效率。除此之外,行政事業(yè)單位還要積極強化針對檔案管理工作的監(jiān)督干預力度,建立執(zhí)行科學完善的考核工作制度,將檔案管理工作人員的日常表現(xiàn)與實際獲取的薪資待遇水平進行相互掛鉤,繼而有效調(diào)動行政事業(yè)單位檔案管理工作人員的熱情以及主觀積極性。

3.2 提高檔案管理的信息化水平

在大數(shù)據(jù)背景下,行政事業(yè)單位的檔案管理工作面臨著更多的挑戰(zhàn)。為了合理應對新時期的各種挑戰(zhàn),行政事業(yè)單位應當結(jié)合自身的實際發(fā)展狀況,加強對現(xiàn)代化信息技術的合理應用,全面優(yōu)化信息化檔案管理流程,推動檔案管理與信息技術的一體化發(fā)展。由于檔案管理的信息化需要有良好的軟硬件基礎設施,因而行政事業(yè)單位還需要對檔案管理進行優(yōu)化,要求檔案管理人員掌握一定的計算機操作技術,并且熟練運用各種信息化檔案管理設施,從而真正提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。此外,互聯(lián)網(wǎng)本身是檔案管理信息化的核心所在,行政事業(yè)單位還要推動辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的融合,確保所有檔案資料與信息都能實現(xiàn)快速傳遞與分享,實現(xiàn)其利用價值。

4 結(jié)束語

隨著社會的不斷發(fā)展、科技的不斷進步,管理工作也在隨之發(fā)生轉(zhuǎn)變,出現(xiàn)了一些新的狀況以及新的需求。因此,事業(yè)單位的檔案管理必須緊跟時代的發(fā)展需求和檔案管理的相關的管理標準,進行嚴格規(guī)范來保證檔案管理工作能夠跟上快速發(fā)展的時代步伐,運用信息技術使其更好地為我們服務。

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