大數(shù)據(jù)背景下行政事業(yè)單位信息化檔案管理研究

高 珂

（山東省單縣人力資源和社會保障局，山東 菏澤 274300）

行政事業(yè)單位工作繁多，而其中檔案管理工作占據(jù)重要地位，直接關系到行政事業(yè)單位是否可以高效、協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)，而傳統(tǒng)檔案管理在此形勢下不能滿足單位發(fā)展需要。對此，行政事業(yè)單位要積極探索新形勢下高效管理方法，緊跟時代步伐。互聯(lián)網(wǎng)信息技術的普及使得信息化管理、數(shù)字化管理成為主流趨勢，逐步應用于各行業(yè)之中，行政事業(yè)單位也越來越多地探索數(shù)字化檔案管理措施，但是其中尚存一些問題，需要有關人員對其分析和解決，提出針對性優(yōu)化策略，推動數(shù)字化檔案管理快速、平穩(wěn)發(fā)展。

1 行政事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設工作的重要意義

1.1 改善提升檔案管理工作的總體實施效率

在行政事業(yè)單位具體實施檔案管理工作過程中，借由對信息化建設的持續(xù)強化，能夠支持將紙質(zhì)載體檔案數(shù)據(jù)信息資料轉(zhuǎn)化處理成數(shù)字化載體檔案數(shù)據(jù)信息資料，在完成所有檔案信息要素的計算機軟件錄入條件下，最終建構(gòu)形成一套具備規(guī)范性和完整性特點的檔案信息管理技術系統(tǒng)。對于部分檔案數(shù)據(jù)信息資料存儲數(shù)量較多的基層行政事業(yè)單位而言，借由組織推進信息化建設工作，能夠有效縮減各類人員在查閱調(diào)取檔案數(shù)據(jù)信息資料消耗的時間，提升檔案數(shù)據(jù)信息資料管理工作的規(guī)范性，彰顯檔案數(shù)據(jù)信息資料的最佳應用價值。

1.2 精簡檔案管理工作人員的工作程序，提高工作效率

行政事業(yè)單位每年都有大量的文件需要進行歸納整理，甚至有些大單位每年高達數(shù)萬份文件需要進行整理，而且有些人事檔案或重大事件的文件需要長期保存，因此檔案管理人員的工作量十分大。在沒有事業(yè)單位檔案管理科學化的年代，紙質(zhì)檔案的整理、篩選和歸檔保存都是一項十分龐大的工作。實施信息化檔案管理之后，顯著節(jié)約了人力物力，提高了工作效率。

1.3 有利于提高經(jīng)濟效益

市場競爭力的加劇為行政事業(yè)單位帶來了一定挑戰(zhàn)，單位的快速發(fā)展使得檔案信息量呈現(xiàn)爆發(fā)式增長，而滯后的檔案管理方式使得檔案作用無法得到有效發(fā)揮，信息量與工作方式間存在巨大矛盾。粗放式的、以人工為主的檔案管理方法不僅嚴重降低了工作效率，且會在很大程度上提升管理成本，給企業(yè)經(jīng)濟效益的獲得帶來阻礙。另外，檔案數(shù)字化改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式，不僅可以有效減少儲存空間，也能夠在很大程度上減少對于紙質(zhì)檔案的保管費用，檔案查閱更加準確、高效、便捷。

2 大數(shù)據(jù)背景下行政事業(yè)單位信息化檔案管理存在的問題

檔案管理機制不完善。現(xiàn)階段，大多數(shù)行政事業(yè)單位的檔案管理工作的開展都未有效結(jié)合大數(shù)據(jù)的發(fā)展狀況，也沒有構(gòu)建完善的檔案管理機制。由于長期缺乏對檔案管理工作的重視度，即便是檔案管理人員也沒有真正意識到檔案管理信息化的重要性。再加上行政事業(yè)單位的檔案管理工作本身較為枯燥，在沒有足夠重視的狀況下，檔案管理人員很難集中精力于日常的檔案管理活動中，這不利于檔案管理的信息化發(fā)展，從而造成整體的信息化水平非常低。雖然一部分行政事業(yè)單位已經(jīng)針對檔案管理機制的不足之處進行了完善，但并未充分結(jié)合實際的檔案管理狀況，許多機制缺乏實用性，檔案管理人員也沒有嚴格按照制定的機制完成日常的檔案管理工作，從而嚴重影響了檔案管理信息化的發(fā)展。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下加強行政事業(yè)單位檔案信息化管理的策略

3.1 全面貫徹落實檔案管理基本制度

各級行政事業(yè)單位應當建構(gòu)完善并且貫徹落實基本的檔案管理制度體系，借由針對行政事業(yè)檔案管理工作人員開展系統(tǒng)完善的培訓干預工作，幫助行政事業(yè)單位工作人員樹立正確科學的檔案管理工作思想意識。要借由將現(xiàn)代信息科學技術形態(tài)在行政事業(yè)單位檔案管理工作，運用制度優(yōu)勢規(guī)范約束行政事業(yè)單位檔案管理工作人員的基本工作參與行為，在提升工作實施過程規(guī)范的條件下，同時改善行政事業(yè)單位檔案管理工作的實施質(zhì)量和實施效率。除此之外，行政事業(yè)單位還要積極強化針對檔案管理工作的監(jiān)督干預力度，建立執(zhí)行科學完善的考核工作制度，將檔案管理工作人員的日常表現(xiàn)與實際獲取的薪資待遇水平進行相互掛鉤，繼而有效調(diào)動行政事業(yè)單位檔案管理工作人員的熱情以及主觀積極性。

3.2 提高檔案管理的信息化水平

在大數(shù)據(jù)背景下，行政事業(yè)單位的檔案管理工作面臨著更多的挑戰(zhàn)。為了合理應對新時期的各種挑戰(zhàn)，行政事業(yè)單位應當結(jié)合自身的實際發(fā)展狀況，加強對現(xiàn)代化信息技術的合理應用，全面優(yōu)化信息化檔案管理流程，推動檔案管理與信息技術的一體化發(fā)展。由于檔案管理的信息化需要有良好的軟硬件基礎設施，因而行政事業(yè)單位還需要對檔案管理進行優(yōu)化，要求檔案管理人員掌握一定的計算機操作技術，并且熟練運用各種信息化檔案管理設施，從而真正提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。此外，互聯(lián)網(wǎng)本身是檔案管理信息化的核心所在，行政事業(yè)單位還要推動辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的融合，確保所有檔案資料與信息都能實現(xiàn)快速傳遞與分享，實現(xiàn)其利用價值。

4 結(jié)束語

隨著社會的不斷發(fā)展、科技的不斷進步，管理工作也在隨之發(fā)生轉(zhuǎn)變，出現(xiàn)了一些新的狀況以及新的需求。因此，事業(yè)單位的檔案管理必須緊跟時代的發(fā)展需求和檔案管理的相關的管理標準，進行嚴格規(guī)范來保證檔案管理工作能夠跟上快速發(fā)展的時代步伐，運用信息技術使其更好地為我們服務。