淺談疾控中心推行電子衛生技術檔案的必要性認識實踐

張曉英

（通榆縣疾病預防控制中心，吉林 白城 137200）

隨著信息技術的不斷發展，信息技術在各行業得到了廣泛應用，促進了各行業的發展。疾控中心檔案是對傳染病等疾病從開始爆發到疾病的控制預防，治療等全過程的真實記錄，對于疾病的預防和控制提供重要的參考資料，其意義重大，為此疾控中心的檔案管理工作應適應社會發展需求，改變傳統檔案的管理模式，優化檔案管理流程，積極推行檔案管理信息化建設，勢在必行。

1 推行電子衛生技術檔案的必要性分析

疾控中心檔案管理工作主要包括三個階段：檔案的收集階段、檔案的整理階段、檔案的利用階段。在傳統的檔案管理中，檔案的儲存載體紙質文件頗多，紙質文件在收集過程耗時費力，在貯存管理過程中，占用空間，搬運費力，容易出現損壞和丟失，同時要注意防潮，發霉等各項防護措施，儲存管理費用大；在檔案利用提取時，需要對大量的檔案進行查找翻閱，工作量巨大，查找利用不便。推行檔案信息化管理，一方面將有效解決傳統檔案管理的問題，是當前社會發展的必然趨勢。目前，我國進入信息技術社會進程加快，對檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理進行數字化管理，將提升檔案的服務品質，民眾可以突破時空限制，通過網絡平臺便可以實現對檔案的利用；同時設立相關網站，發布疾病預防控制等內容，指導民眾科學預防疾病，強化民眾疾病防控意識。另一方面，加強檔案信息化建設，實行現存檔案數字化，新增檔案電子化管理，建立檔案數字化管理系統，檔案管理系統和各項業務有效對接，實現在線即時存檔，方便，快捷，節省人力，物力，在檔案的查找，實現全面檢索，字段檢索，利用提取只需一鍵式便輕松獲取，工作效率大大提升。

2 推行電子衛生技術檔案存在的問題

2.1 對檔案管理工作缺乏重視

思想是行動的先導。疾控中心檔案的管理階層先進的科學決策，創新的管理模式，是推動檔案管理工作高效，規范發展的關鍵。目前，一些疾控中心的領導思想不能跟上時代的步伐，對檔案管理工作缺乏足夠重視，簡單地把文書檔案管理工作認為就是對文書的歸檔保存，未意識到疾控中心的檔案可以為傳染病的預防控制，生物科研研究提供重要的參考文獻；未意識到檔案管理工作對醫療事業單位發展的重要性。同時，檔案管理的工作人員，缺乏主動學習的積極性和工作熱情，對檔案管理工作敷衍了事；疾控中心對文書檔案管理工作缺乏行之效的管理制度，評價考核體系和監督管理機制的不完善，檔案管理工作缺乏工作規劃等導致檔案管理工作邊緣化，嚴重制約檔案管理工作的高質量落實。

2.2 檔案管理信息化建設不足

目前，我國的檔案的管理水平整體落后，管理觀念缺乏創新。新的時期，加快檔案的信息化進程，將有效提高檔案管理的工作效率和質量。但是，現階段，我國的疾控部門，對檔案信息管理重視不夠，僅僅停留在數據庫的建設階段，缺乏進行信息化建設的統一規劃，各個階段的工作目標不明確，責任分工不明，使檔案管理信息化常常流于形式。在進行檔案信息化建設進程中，相應的基礎設施支持是保障檔案信息化建設進程的關鍵；當下，對檔案管理部門的資金投入不足，缺乏對辦公設備和數據庫軟件的提供；同時，相關信息技術人才的缺乏，人才知識結構單一也是制約信息化進程的關鍵因素[1]。

3 推行電子衛生技術檔案的實踐策略

3.1 強化重視，加強創新管理

茍日新，日日新，又日新。創新是促進民族進步的不竭動力。疾病控制中心要緊緊抓住全面深化改革的大趨勢，對檔案管理方式不斷改進，優化。把現有的管理模式，去其糟粕，取其精華，保留行之有效管理模式，淘汰落后不合時宜的模式，同時借鑒其他地區先進的管理模式，因地制宜整改出一套適用本單位檔案管理模式，并持續穩步推行下去[2]。疾控中心所有工作人員，從上而下，強化創新意識，把創新精神應用到本職工作中，不斷提升管理工作水平。為此，要制定出檔案管理工作規劃，把檔案管理工作納入整個疾控中心發展戰略中，設立檔案管理工作目標，目標設置要分為長，中，短，目標合理可行。建立各部門的溝通協作機制，加強各部門的協作，建立檔案管理的統一標準，促使檔案管理工作高效完成，發揮檔案管理的重要作用。同時加大對檔案管理工作的重要性的宣傳力度，讓整個單位明確檔案工作的重要性，從而自覺配合檔案管理工作；強化管理工作人員的責任意識和服務意識，加強工作的主動性，并設立相應的考核評價體系，把檔案管理工作納入績效考核之中，扭轉檔案管理工作邊緣化的傾向。最后，要強化工作人員的創新意識，鼓勵積極創新工作模式，改進工作方法，簡化檔案管理工作的流程，不斷優化檔案管理工作。

3.2 緊抓信息技術，加強檔案管理信息化建設

科學技術是第一生產力，是推動社會進步，人民生活水平提高的根本。隨著計算機網絡技術的發展，信息技術在各行業發展中起著不可替代的作用。疾控中心的檔案管理工作應順應社會發展形勢，把信息技術應用到檔案管理工作中，加快文書檔案管理信息化建設，把檔案進行數字化管理，提高檔案管理的安全性，防止檔案丟失，切實發揮檔案在醫療衛生事業中的重要作用[3]。首先，配備先進的辦公自動化設備和建立數據平臺，做好應用信息技術管理檔案工作的基礎設施支持。為此，疾控中心要加大資金投入建設和專項基金支持，保障檔案管理信息化建設。其次，強化人才隊伍建設，提升檔案管理人員的信息化素養。加快檔案信息化進程，不僅需要硬件的支持，還要人才的供應。首先，設定科學合理的人才培養目標；由于內部員工來自不同區域，文化背景各不相同，學歷和性格存在差異，為此人才培養目標的設定，在前期要做好調研工作，結合市場行情，國家政策方向和疾控中心檔案管理信息化發展需求，制定人才培養目標。其次，人才培養的形式要多元化。廣泛開展教育培訓活動，創新教育培訓方式，既要進行集中培訓，又要進行個性化培養，既要理論培訓又要實操培訓，因材施教，不斷為疾控中心發展輸入專業人才。最后，建立完善的考核評價體系；要不斷創新人才考評方式，保障考評結果的真實，設立獎懲機制，并嚴格的落實懲罰機制，絕不偏袒，謀私，推動培訓工作順利進行。同時建立人才激勵機制，優化人員配置工作，采用物質激勵和精神激勵相結合的方式，提升檔案管理工作的高效性。

4 結語

紛繁世事多元應，擊鼓催征穩馭舟。疾控中心的檔案管理應順應時代發展潮流，把信息技術與檔案管理有機結合，不斷推進檔案信息化建設，實現檔案現存數字化，增量電子化，提高檔案管理的效率和質量。