數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)的思考

李燕霞

（魯北技師學(xué)院，山東 濱州 256603）

數(shù)字化時代意味著一切信息都可以進(jìn)行數(shù)字化處理，可以利用云計算機(jī)保存、查閱、共享等等。這放在高校檔案管理中，就是將檔案的信息由紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瑫r檔案的管理、保存、查閱、調(diào)動等等也是通過信息化的手段進(jìn)行。這種手段在方便高校檔案管理的同時也存在一些問題，當(dāng)前環(huán)境下高校的檔案信息化管理還不夠完善，需要逐步進(jìn)行加強(qiáng)和改善，才能建立高效便捷的現(xiàn)代化檔案管理體系。

1 高校檔案管理信息化中存在的問題

1.1 缺少基礎(chǔ)信息設(shè)備的投入

在高校檔案管理信息化中，首先存在的問題就是缺少基礎(chǔ)信息設(shè)備的投入。傳統(tǒng)的高校檔案管理中，大多都是依靠人力收集、記錄和保存，建立專門的檔案室和檔案管理人員。但是這種方式需要耗費(fèi)很大的人力資源，且每一次檔案的調(diào)動都是一項(xiàng)巨大的工程。因此數(shù)字化時代的到來改善了這個檔案管理的過程。但是，很多高校因?yàn)橘Y金和人力的投入不夠，導(dǎo)致缺乏基礎(chǔ)的信息設(shè)備，如云計算機(jī)、查詢工具、訪問系統(tǒng)等等。這些是數(shù)字化時代下可以方便高校檔案管理的工具，但很多高校沒有緊跟時代的步伐，改進(jìn)和創(chuàng)新檔案管理方式，導(dǎo)致檔案管理效率低下且耗時較長。

1.2 沒有制定統(tǒng)一的管理規(guī)范

檔案管理是一個比較繁雜的管理工程，特別是在高校中，全校學(xué)生的學(xué)籍檔案、實(shí)習(xí)檔案等等都需要分類管理，因此需要制定統(tǒng)一的管理規(guī)范才能將檔案管理得井井有條。但很多高校的檔案管理都比較缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范，沒有將檔案都放在一起集中管理，對于檔案的查閱、增加也都沒有詳細(xì)說明。當(dāng)學(xué)生畢業(yè)以后的檔案的調(diào)動也是較為繁雜，不能夠集中進(jìn)行高效管理。高校雖然有建立檔案室，但都是沒有統(tǒng)一的管理規(guī)章，對于每個年級檔案的擺放，是否錄入系統(tǒng)等等，都有待考究，這也是導(dǎo)致檔案管理效率低下的原因。

1.3 缺乏信息安全管理意識

數(shù)字化時代帶來的不僅有便捷快速的信息系統(tǒng)，還存在許多安全隱患，很多高校都缺乏信息安全管理意識。檔案的信息化是通過計算機(jī)人為進(jìn)行操作的，而計算機(jī)在當(dāng)前時代是不能夠保證完全安全的[1]。很有可能在方便學(xué)生查閱信息、共享信息的同時，信息就有被篡改和偽造的可能性。因此，高校檔案管理在推進(jìn)信息化管理進(jìn)程的同時，也需要著重注意信息安全的問題，讓專門的信息管理人員設(shè)置安全防火墻，對日常的信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，這樣才能保證檔案信息化的安全。

2 高校檔案管理信息化的有效策略

2.1 增加檔案管理的資金投入

要推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，首先就要增加檔案管理的資金投入[2]。學(xué)校需要對檔案管理重視起來，改善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，引進(jìn)先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備、云存儲設(shè)備、查閱基站等等。除了檔案的保存、查閱環(huán)節(jié)，在檔案的收集環(huán)節(jié)也需要相應(yīng)的設(shè)備才能開展工作。比如對學(xué)生照片信息的采集、視頻信息的記錄、證書的掃描等等。這些工作的展開需要采用掃描儀、多媒體設(shè)備、專業(yè)的照相人員、視頻采集器等等。想要更好地管理學(xué)生的檔案，記錄每一位學(xué)生的經(jīng)歷、信息，這些工作都是需要大量的資金投入才能完成的。因此，高校需要加大檔案管理的資金投入，為學(xué)生打造一個更全面仔細(xì)的檔案管理體系。

2.2 建立專門檔案管理部門

高校的檔案管理工作量巨大且繁雜，因此需要建立專門的檔案管理部門。這個部門需要合理規(guī)劃每一個檔案室的建設(shè)和使用，將學(xué)生檔案的編號、擺放、查閱、注銷等等工作都詳細(xì)制定工作流程，形成系統(tǒng)化的管理。這樣的管理模式方便信息的查閱和使用，同時也能清晰地了解每一份檔案的動態(tài)。在日常的生活中，檔案小組需要關(guān)心學(xué)生檔案的變動情況，比如學(xué)生有進(jìn)行實(shí)習(xí)，將實(shí)習(xí)記錄表錄入學(xué)生的檔案，這也是豐富和完善學(xué)生檔案的過程。因此，檔案管理部門需要詳細(xì)制定好計劃，哪些資料需要?dú)w入檔案，哪些學(xué)生存在特殊情況，檔案管理部門都需要有詳細(xì)地記錄。這樣才能讓高校的檔案管理更加便捷有益，當(dāng)檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.3 建立個人電子檔案系統(tǒng)

在推進(jìn)高校檔案管理信息化的過程中，建立學(xué)生的個人電子檔案系統(tǒng)也是很重要的步驟。以往學(xué)生的檔案都是紙質(zhì)版的，紙質(zhì)版雖然能保證真實(shí)性和唯一性，但是不好保存，查閱比較麻煩，且紙質(zhì)容易損壞和丟失。因此建立電子檔案是信息化進(jìn)程中必須的一步。將學(xué)生的學(xué)籍檔案都導(dǎo)入系統(tǒng)，在導(dǎo)入時保證信息的正確性，需要管理人員仔細(xì)核對。但同時，對電子檔案的錄入并不意味著放棄紙質(zhì)版的檔案，無論在現(xiàn)在還是以后，紙質(zhì)版的檔案都有著舉足輕重的地位[3]。因此對于個人紙質(zhì)版的檔案也需要配合電子版使用。可以將個人檔案的信息錄入系統(tǒng)，包括擺放檔案室、哪一層哪一號等，這樣可以方便查詢，也可保證紙質(zhì)檔案的有序保管。

2.4 推進(jìn)數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺的建設(shè)

高校檔案的使用人員涉及老師、學(xué)生，在畢業(yè)以后還有對接的學(xué)校、工作單位等等。因此檔案的查閱和訪問是一個日常性的活動，需要將基本信息對學(xué)生和其他正規(guī)的人員開放。高校需要推進(jìn)數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺的建設(shè)，只有高校將平臺搭建好，讓每一個需要查閱檔案信息的人員能夠獲得相應(yīng)的信息，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，讓檔案發(fā)揮更大的作用。但在搭建平臺的過程中，也需要注意對信息安全的維護(hù)。對于學(xué)校的學(xué)生查閱檔案，需要進(jìn)行身份識別和驗(yàn)證，這樣才能保護(hù)學(xué)生的隱私。同時需要建立一些綜合服務(wù)平臺，對于學(xué)生的檔案流動情況、檔案的保管情況都能夠在上面獲得解答。這樣才能形成良性的檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)高校的檔案管理效率。

2.5 培養(yǎng)信息化管理人才

高校檔案的管理離不開管理人員的參與，因此要提升檔案信息化的建設(shè)，需要培養(yǎng)信息化管理人才[4]。以往的檔案管理工作人員已經(jīng)不能夠適應(yīng)數(shù)字化時代的發(fā)展，將檔案的管理與現(xiàn)代科技發(fā)展掛鉤。檔案管理人員需要掌握基本的計算機(jī)操作，才能進(jìn)行檔案的錄入、查詢等工作。同時也要對檔案的保管位置，一些機(jī)密檔案的查閱進(jìn)行詳細(xì)記錄。另外，檔案管理人員需要創(chuàng)新思維，改善檔案管理平臺，從檔案信息使用人員的角度出發(fā)，為他們提供更加方便快捷的服務(wù)。

3 結(jié)束語

總之，數(shù)字化時代高校檔案管理信息化的建設(shè)道路還很長，需要加強(qiáng)檔案管理的資金投入、建立專門的檔案管理部門。同時對每一個學(xué)生都需要建立個人電子檔案，設(shè)立專門的檔案服務(wù)平臺，加強(qiáng)檔案管理的效率。另外也需要培養(yǎng)信息化管理人才，改進(jìn)和創(chuàng)新檔案管理，建設(shè)現(xiàn)代化高效率的檔案管理體系。