數字化時代高校檔案管理信息化建設的思考

李燕霞

（魯北技師學院，山東 濱州 256603）

數字化時代意味著一切信息都可以進行數字化處理，可以利用云計算機保存、查閱、共享等等。這放在高校檔案管理中，就是將檔案的信息由紙質化轉變為電子化，同時檔案的管理、保存、查閱、調動等等也是通過信息化的手段進行。這種手段在方便高校檔案管理的同時也存在一些問題，當前環境下高校的檔案信息化管理還不夠完善，需要逐步進行加強和改善，才能建立高效便捷的現代化檔案管理體系。

1 高校檔案管理信息化中存在的問題

1.1 缺少基礎信息設備的投入

在高校檔案管理信息化中，首先存在的問題就是缺少基礎信息設備的投入。傳統的高校檔案管理中，大多都是依靠人力收集、記錄和保存，建立專門的檔案室和檔案管理人員。但是這種方式需要耗費很大的人力資源，且每一次檔案的調動都是一項巨大的工程。因此數字化時代的到來改善了這個檔案管理的過程。但是，很多高校因為資金和人力的投入不夠，導致缺乏基礎的信息設備，如云計算機、查詢工具、訪問系統等等。這些是數字化時代下可以方便高校檔案管理的工具，但很多高校沒有緊跟時代的步伐，改進和創新檔案管理方式，導致檔案管理效率低下且耗時較長。

1.2 沒有制定統一的管理規范

檔案管理是一個比較繁雜的管理工程，特別是在高校中，全校學生的學籍檔案、實習檔案等等都需要分類管理，因此需要制定統一的管理規范才能將檔案管理得井井有條。但很多高校的檔案管理都比較缺乏統一的管理規范，沒有將檔案都放在一起集中管理，對于檔案的查閱、增加也都沒有詳細說明。當學生畢業以后的檔案的調動也是較為繁雜，不能夠集中進行高效管理。高校雖然有建立檔案室，但都是沒有統一的管理規章，對于每個年級檔案的擺放，是否錄入系統等等，都有待考究，這也是導致檔案管理效率低下的原因。

1.3 缺乏信息安全管理意識

數字化時代帶來的不僅有便捷快速的信息系統，還存在許多安全隱患，很多高校都缺乏信息安全管理意識。檔案的信息化是通過計算機人為進行操作的，而計算機在當前時代是不能夠保證完全安全的[1]。很有可能在方便學生查閱信息、共享信息的同時，信息就有被篡改和偽造的可能性。因此，高校檔案管理在推進信息化管理進程的同時，也需要著重注意信息安全的問題，讓專門的信息管理人員設置安全防火墻，對日常的信息系統進行維護，這樣才能保證檔案信息化的安全。

2 高校檔案管理信息化的有效策略

2.1 增加檔案管理的資金投入

要推進高校檔案管理信息化建設的進程，首先就要增加檔案管理的資金投入[2]。學校需要對檔案管理重視起來，改善檔案管理的基礎設施，引進先進的計算機設備、云存儲設備、查閱基站等等。除了檔案的保存、查閱環節，在檔案的收集環節也需要相應的設備才能開展工作。比如對學生照片信息的采集、視頻信息的記錄、證書的掃描等等。這些工作的展開需要采用掃描儀、多媒體設備、專業的照相人員、視頻采集器等等。想要更好地管理學生的檔案，記錄每一位學生的經歷、信息，這些工作都是需要大量的資金投入才能完成的。因此，高校需要加大檔案管理的資金投入，為學生打造一個更全面仔細的檔案管理體系。

2.2 建立專門檔案管理部門

高校的檔案管理工作量巨大且繁雜，因此需要建立專門的檔案管理部門。這個部門需要合理規劃每一個檔案室的建設和使用，將學生檔案的編號、擺放、查閱、注銷等等工作都詳細制定工作流程，形成系統化的管理。這樣的管理模式方便信息的查閱和使用，同時也能清晰地了解每一份檔案的動態。在日常的生活中，檔案小組需要關心學生檔案的變動情況，比如學生有進行實習，將實習記錄表錄入學生的檔案，這也是豐富和完善學生檔案的過程。因此，檔案管理部門需要詳細制定好計劃，哪些資料需要歸入檔案，哪些學生存在特殊情況，檔案管理部門都需要有詳細地記錄。這樣才能讓高校的檔案管理更加便捷有益，當檔案發揮應有的作用。

2.3 建立個人電子檔案系統

在推進高校檔案管理信息化的過程中，建立學生的個人電子檔案系統也是很重要的步驟。以往學生的檔案都是紙質版的，紙質版雖然能保證真實性和唯一性，但是不好保存，查閱比較麻煩，且紙質容易損壞和丟失。因此建立電子檔案是信息化進程中必須的一步。將學生的學籍檔案都導入系統，在導入時保證信息的正確性，需要管理人員仔細核對。但同時，對電子檔案的錄入并不意味著放棄紙質版的檔案，無論在現在還是以后，紙質版的檔案都有著舉足輕重的地位[3]。因此對于個人紙質版的檔案也需要配合電子版使用?？梢詫€人檔案的信息錄入系統，包括擺放檔案室、哪一層哪一號等，這樣可以方便查詢，也可保證紙質檔案的有序保管。

2.4 推進數字檔案信息服務平臺的建設

高校檔案的使用人員涉及老師、學生，在畢業以后還有對接的學校、工作單位等等。因此檔案的查閱和訪問是一個日常性的活動，需要將基本信息對學生和其他正規的人員開放。高校需要推進數字檔案信息服務平臺的建設，只有高校將平臺搭建好，讓每一個需要查閱檔案信息的人員能夠獲得相應的信息，這樣才能實現檔案信息的共享，讓檔案發揮更大的作用。但在搭建平臺的過程中，也需要注意對信息安全的維護。對于學校的學生查閱檔案，需要進行身份識別和驗證，這樣才能保護學生的隱私。同時需要建立一些綜合服務平臺，對于學生的檔案流動情況、檔案的保管情況都能夠在上面獲得解答。這樣才能形成良性的檔案管理系統，促進高校的檔案管理效率。

2.5 培養信息化管理人才

高校檔案的管理離不開管理人員的參與，因此要提升檔案信息化的建設，需要培養信息化管理人才[4]。以往的檔案管理工作人員已經不能夠適應數字化時代的發展，將檔案的管理與現代科技發展掛鉤。檔案管理人員需要掌握基本的計算機操作，才能進行檔案的錄入、查詢等工作。同時也要對檔案的保管位置，一些機密檔案的查閱進行詳細記錄。另外，檔案管理人員需要創新思維，改善檔案管理平臺，從檔案信息使用人員的角度出發，為他們提供更加方便快捷的服務。

3 結束語

總之，數字化時代高校檔案管理信息化的建設道路還很長，需要加強檔案管理的資金投入、建立專門的檔案管理部門。同時對每一個學生都需要建立個人電子檔案，設立專門的檔案服務平臺，加強檔案管理的效率。另外也需要培養信息化管理人才，改進和創新檔案管理，建設現代化高效率的檔案管理體系。