城建檔案信息化建設工作淺談

徐黔霞

（湖南省益陽市城建檔案館，湖南 益陽 413000）

如今，城市化和信息化進程正在加速，歸檔變得越來越重要。檔案信息化已成為改善檔案管理和服務的主要內容。而城建檔案管理是記錄城市改革發(fā)展歷程的重要部分，城建檔案的信息化管理建設將是信息時代數據共享與信息透明化的重要舉措，通過分析城市建設檔案館三年信息化建設的發(fā)展路徑，值得學習成果與不足并存，發(fā)展與創(chuàng)新并存，優(yōu)缺點與可行性。

1 城建檔案信息化建設的必要性

城市檔案信息化建設是全國信息化城市建設的一部分，是全球信息化總體趨勢背景下的延伸。城建檔案信息化是城市全面發(fā)展建設的一部分，更是城市規(guī)劃和管理過程中形成的寶貴信息資源，需要融入數字時代，信息建設是必由之路。其次，數字信息社會的發(fā)展需要城市建設檔案服務功能，據此判斷，城市建設檔案工作需要走計算機化道路。傳統的實體利用形式無法滿足城市建設檔案信息的社會需求，未來的數字信息時代將不可避免地推動城市建設檔案館社會福利功能的變化。為了接收，管理和使用在建設項目管理過程中形成的大量電子檔案，需要對城市建設檔案的工作進行計算機化和數字化處理。最后，城市建設檔案信息產業(yè)化的發(fā)展趨勢決定了城市建設檔案工作必須進入數字時代。如何在建筑領域創(chuàng)建大量的電子文檔和檔案，以及如何長期存儲和使用信息時代城市和地區(qū)的建筑活動的實際歷史記錄，主要的城市建筑檔案企業(yè)將可靠地融入信息時代的趨勢。

2 需要正視和解決發(fā)展過程中暴露的突出問題

根據某城市建設檔案館的信息化工作，通過先進的試驗和不懈的努力和一定的見識和參考，取得了檔案館計算機化建設的逐步成果。在2016年12月進行了為期三年的建設后，新的現代建筑竣工并投入使用。其中，成功生產出建筑面積約1000平方米的檔案數字制作室。配備了一套完整的數字掃描設備后，所有關于檔案數字化的電子目錄條目已經完成。350,000個全文掃描的紙質檔案，超過2200萬張圖紙，超過17T的數據，約占所有庫存檔案的70%，檔案使用設置了電子檔案閱覽室、自動觸摸屏機、計算機電子搜索室等。“城市建筑檔案掃描質量檢查系統”，“城市建筑檔案綜合管理系統”，已實現的辦公自動化系統、檔案查詢和利用系統、檔案管理系統、地理信息系統、會計系統、管道管理系統以及的功能高度集成；建設檔案館已建立并運行了獨立的門戶網站，開放了城市建設檔案館電子目錄網絡的實時查詢，網絡實時通信，信息獲取。自主開發(fā)的檔案信息管理系統在市規(guī)劃設計成果中獲得了最高獎，并得到了領導，專家和行業(yè)的肯定，并具有一定的城市建設檔案水平。但是，縱觀檔案信息化的總體建設過程和發(fā)展思路，特別是一般情況下的發(fā)展方向，目前建設中存在很多尚未研究解決的問題，待逐步完善，以下所見：

2.1 法律以及引導性規(guī)章制度的缺乏是根本性問題

當前，關于國家主管轄區(qū)信息化建設的具體意見很少。本地政策和實施規(guī)則不到位，城鎮(zhèn)建設檔案信息化建設僅執(zhí)行內部建設標準。他們中大多數的施工要求和方向仍然相對盲目。國家建設部2004年發(fā)布的《全國城市建設檔案信息化建設計劃實施摘要》，才可以作為“第十五計劃”的指導性意見。標準化建設僅包括：有關標準和2007年發(fā)布的“實施指南”的說明。有五個國家標準和七個行業(yè)標準，包括“建立電子文檔和電子檔案管理標準”。標準和政策通常滯后，流程受到嚴格限制。這導致信息檔案結構的位置不平衡。特別是由于電子文件法律文書不足，無法弄清和解決各地區(qū)檔案館信息機化建設的目的，宗旨和功能問題，發(fā)展方向仍然十分模糊。

2.2 檔案信息化效果不是特別顯著，利用率低，利用觀念陳舊

首先，對概念的理解僅限于促進城市建設檔案的發(fā)展和提高其自身的工作效率。他們對信息化的核心作用沒有深刻地了解，對當前社會格局的變化沒有深刻地了解。例如網絡遠程化、辦公電子化和電子化知識不足，大多數企業(yè)仍處于收集、處理和使用紙質檔案的水平。其次，根據當前的使用內容，僅計劃管理檔案的使用率很高，并且通過使用過程提高了檔案的搜索效率，但是不能減輕編制單位的負擔。“數字制圖板－收集紙質－數字化”的還是本質上的檔案生產模式，整個城市建設檔案行業(yè)沒有得到實質性發(fā)展，數字化檔案館的最大價值未能得到彰顯。

3 城建檔案信息化建設的建議

3.1 規(guī)范管理，加快城建檔案信息化建設步伐

構建高質量數字化城建檔案建設是城市信息化的關鍵基礎之一。所以需要從全新的管理思維改革開始，出臺全方面全系統化的規(guī)范、標準的建設方案，多方面多角度審視城市發(fā)展信息化改革理念，運用標準化、規(guī)范化思維逐步完善城建檔案信息化標準體系，按照國家檔案館管理和電子檔案標準，加快電子檔案館的開發(fā)建設，以滿足于城市發(fā)展和人民生活的外在需求。

3.2 建立保障檔案信息化安全的管理體系

城建檔案數據是城市發(fā)展和改革的歷史見證，是推動城市新風貌、新方向的導向標，更是城市建設歷史文化發(fā)展的展現，保障數據安全，建設完善的、安全性極強的信息化服務平臺是必然。首先，需要嚴格管理用戶，對系統用戶實施分層管理，并設置各種權限。修改可識別的用戶名和密碼的傳統登錄方法，并引入數字證書加密和密鑰技術，以確保系統的安全性。其次，需要確保數據和信息的安全性，建立全面的備份系統，并在數據服務器上安裝防火墻和防病毒軟件，以避免未經授權的訪問和病毒感染。

綜上所述，城建檔案館是我國的寶貴財富，城建檔案館的信息化建設是建立統一的標準規(guī)范，整合應用系統，共享信息資源，協調辦事以及重用檔案館信息的基礎平臺。這也創(chuàng)建了“國家一流的城市建設檔案標準之一”。現代信息技術、網絡技術和檔案信息資源的全面發(fā)展和廣泛使用，將使檔案現代化，促進和提高檔案工作質量，是加快檔案現代化的重要動力。