大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化研究

姜 坤

（黑龍江省齊齊哈爾市梅里斯達斡爾族區(qū)殯儀館，黑龍江 齊齊哈爾 161021）

檔案管理工作是一項集政治性、管理性、服務(wù)性為一體的工作，是社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。建立大數(shù)據(jù)檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，必須面對新機遇和新挑戰(zhàn)，這是檔案管理的發(fā)展方向。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理工作，通過強化檔案管理信息化建設(shè)提高科學(xué)規(guī)范檔案管理水平和能力，提高檔案數(shù)字化、信息化的快速發(fā)展，為檔案管理提供快捷有效的管理途徑。但在實踐中，還存在著傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案管理的矛盾，如紙質(zhì)檔案信息數(shù)量多、檔案存儲安全壓力大，這就要求我們應(yīng)強化大數(shù)據(jù)管理檔案思維教育，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，建立大數(shù)據(jù)檔案資源平臺，優(yōu)化檔案人員結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員素質(zhì)，提升檔案管理質(zhì)量，促進檔案事業(yè)又好又快發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理信息化的重要意義

檔案是記載了某個單位部門、某個階段的歷史史實，是維護社會健康有序發(fā)展的工具。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，做好大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作意義重大，對促進社會事業(yè)的發(fā)展繁榮起著不可磨滅的作用。同時，也對檔案管理工作采用數(shù)字化、信息化的方式可加快檔案管理工作的信息化進程。檔案管理的信息化能夠確保檔案原文件的完整性與真實性，檔案的信息化管理使檔案整理、分類等工作變得簡單、輕松，也使檔案管理工作更加規(guī)范有序。總之，在這個大數(shù)據(jù)時代，要正確面對檔案管理的新要求，新挑戰(zhàn)，要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)資源，及時實現(xiàn)檔案管理工作的信息化。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 檔案信息類型和數(shù)量更為豐富

隨著時間的推移，檔案信息類型和數(shù)量越來越多，傳統(tǒng)檔案中包括紙質(zhì)、聲像、實物等檔案占據(jù)了檔案室中大部分空間，越來越豐富。給查閱、利用者帶來諸多不便，越來越多的受眾群體希望實現(xiàn)檔案的互通互聯(lián)，異地查詢功能。利用大數(shù)據(jù)將傳統(tǒng)檔案存儲于網(wǎng)絡(luò)或云端則更加方便受眾群體的利用，可以說大數(shù)據(jù)時代的到來為檔案事業(yè)發(fā)展提供了廣闊的資源空間，當然也給檔案管理人員的能力水平提出了新課題、新挑戰(zhàn)。

2.2 檔案存儲安全存在一定的隱患

大數(shù)據(jù)下的檔案信息，雖然適應(yīng)了時代發(fā)展，但安全防范的標準更高更為嚴格。為確保在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中，檔案信息安全性，保密性，就要求新時代的檔案工作者提高安全意識，在使用數(shù)據(jù)存儲時要通過安全模式進行。

2.3 檔案資源利用率大為提高

大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理改變了傳統(tǒng)檔案的封閉模式。利用大數(shù)據(jù)有效記錄檔案信息，實現(xiàn)檔案信息終端共享，豐富檔案相關(guān)內(nèi)容，減少紙質(zhì)檔案保存不當造成的不必要損失。受眾群體可根據(jù)自身的權(quán)限和需求檢索、獲取和利用檔案信息，這不僅僅提高了檔案信息的利用率，更為利用者所接受和歡迎。

2.4 缺乏專精檔案管理人才

由于檔案工作性質(zhì)所決定，檔案工作一直處于單位工作邊緣角色，使得人們對檔案工作有著一定的成見，特別是多數(shù)單位檔案工人員難以固定，更換頻繁，或以將近退休的職工擔(dān)任，他們無論從技術(shù)還是心理對大數(shù)據(jù)認知較為落后。即使接受了檔案工作，也是安于現(xiàn)狀，得過且過，使得檔案信息化工作很難完成。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的應(yīng)對研究

3.1 完善電子檔案管理信息系統(tǒng)

電子檔案管理信息系統(tǒng)，是實現(xiàn)各類檔案全流程管理，實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果融合管理的重要手段。通過電子公文和政務(wù)服務(wù)類電子文件自動收集、自動排序、自動整理、自動檢查和“一鍵歸檔”等功能，從而滿足檔案電子化需求。還可以通過掛接、導(dǎo)入等方式轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果。同時，通過電子文件歸檔科學(xué)規(guī)范，流程合理合規(guī)，操作簡明可行，實現(xiàn)檔案信息資源科學(xué)管理、高效利用。總之，通過電子檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，使檔案管理更加規(guī)范有序，可大大提高檔案工作效率。

3.2 建立數(shù)字化管理平臺

根據(jù)檔案信息化管理的實際和要求，在基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)上，通過技術(shù)創(chuàng)新集中統(tǒng)一建立數(shù)字化管理平臺。同時，切實做好檔案信息數(shù)據(jù)的采集、管理和利用，形成數(shù)字化檔案，使檔案管理人員和利用者能隨時檢索和閱讀檔案信息，逐步提高檔案利用率，不斷提升檔案部門工作效率和服務(wù)能力。

3.3 優(yōu)化檔案人員結(jié)構(gòu)

要提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度，堅持“一把手”負總責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)抓日常管理的原則，配備專職檔案管理員，切實做到檔案管理有人抓、有人管、有人負責(zé)。著力打造創(chuàng)新型檔案人才隊伍，開設(shè)檔案業(yè)務(wù)專題課，通過學(xué)習(xí)與實踐熟練掌握相關(guān)專業(yè)技能，提高專業(yè)技術(shù)人員的數(shù)據(jù)處理能力，培養(yǎng)一專多能的檔案管理人才，強化團隊精神，強化服務(wù)意識，構(gòu)建高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人才隊伍，使檔案管理人才整體素質(zhì)得到提升，不斷提高為民服務(wù)水平。

3.4 維護檔案信息安全

通過多種途徑來確保檔案信息的訪問控制能夠得以實現(xiàn)。賦予用戶和用戶組一定的權(quán)限，指定用戶對這些文件、目錄、設(shè)備進行執(zhí)行操作。提高加密方法的應(yīng)用技術(shù)信息有效保護檔案安全。強化信息安全教育，進行安全和保密技術(shù)的培訓(xùn)，使其在日常工作中能夠更好地進行防范。邀請消防專家深入檔案庫房、消防設(shè)備間進行現(xiàn)場教學(xué)，擰緊“安全閥”，筑牢“防火墻”。加強隱患排查，不斷優(yōu)化人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系。制定檔案信息安全規(guī)章制度，建立數(shù)字化信息安全預(yù)期機制和快速應(yīng)對機制，來對可能發(fā)生的信息安全進行預(yù)測分析，做好突發(fā)事件的應(yīng)急準備，在事件突出時能夠充分協(xié)調(diào)和果斷進行處理，盡可能的降低由于安全事件發(fā)生而導(dǎo)致的損失。

3.5 改變檔案管理思維教育

將傳統(tǒng)的檔案管理思維調(diào)整到大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理思維，這就要求檔案管理部門和責(zé)任者必須轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立現(xiàn)代化管理理念，提高應(yīng)用大數(shù)據(jù)管理檔案思維教育力度，認識到應(yīng)用大數(shù)據(jù)進行檔案管理的重要性，提高檔案信息化管理的能力和水平。同時，廣開門路，邀請專家開展大數(shù)據(jù)檔案管理培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與能力。

總之，大數(shù)據(jù)下檔案管理要求越來越高，檔案管理部門應(yīng)高度重視檔案信息化建設(shè)，認真研究大數(shù)據(jù)技術(shù)，開展檔案信息化建設(shè)，提升檔案信息化水平，促進檔案事業(yè)又好又快發(fā)展。