大數據時代檔案管理信息化研究

姜 坤

（黑龍江省齊齊哈爾市梅里斯達斡爾族區殯儀館，黑龍江 齊齊哈爾 161021）

檔案管理工作是一項集政治性、管理性、服務性為一體的工作，是社會管理系統中不可缺少的組成部分。建立大數據檔案管理平臺，實現檔案數字化，必須面對新機遇和新挑戰，這是檔案管理的發展方向。應用大數據技術開展檔案管理工作，通過強化檔案管理信息化建設提高科學規范檔案管理水平和能力，提高檔案數字化、信息化的快速發展，為檔案管理提供快捷有效的管理途徑。但在實踐中，還存在著傳統檔案與數字檔案管理的矛盾，如紙質檔案信息數量多、檔案存儲安全壓力大，這就要求我們應強化大數據管理檔案思維教育，實現檔案數字化，建立大數據檔案資源平臺，優化檔案人員結構，提高檔案管理人員素質，提升檔案管理質量，促進檔案事業又好又快發展。

1 大數據時代下檔案管理信息化的重要意義

檔案是記載了某個單位部門、某個階段的歷史史實，是維護社會健康有序發展的工具。隨著社會經濟的發展，做好大數據時代下的檔案管理工作意義重大，對促進社會事業的發展繁榮起著不可磨滅的作用。同時，也對檔案管理工作采用數字化、信息化的方式可加快檔案管理工作的信息化進程。檔案管理的信息化能夠確保檔案原文件的完整性與真實性，檔案的信息化管理使檔案整理、分類等工作變得簡單、輕松，也使檔案管理工作更加規范有序。總之，在這個大數據時代，要正確面對檔案管理的新要求，新挑戰，要充分利用計算機網絡資源，及時實現檔案管理工作的信息化。

2 大數據時代檔案管理的現狀

2.1 檔案信息類型和數量更為豐富

隨著時間的推移，檔案信息類型和數量越來越多，傳統檔案中包括紙質、聲像、實物等檔案占據了檔案室中大部分空間，越來越豐富。給查閱、利用者帶來諸多不便，越來越多的受眾群體希望實現檔案的互通互聯，異地查詢功能。利用大數據將傳統檔案存儲于網絡或云端則更加方便受眾群體的利用，可以說大數據時代的到來為檔案事業發展提供了廣闊的資源空間，當然也給檔案管理人員的能力水平提出了新課題、新挑戰。

2.2 檔案存儲安全存在一定的隱患

大數據下的檔案信息，雖然適應了時代發展，但安全防范的標準更高更為嚴格。為確保在網絡傳輸過程中，檔案信息安全性，保密性，就要求新時代的檔案工作者提高安全意識，在使用數據存儲時要通過安全模式進行。

2.3 檔案資源利用率大為提高

大數據時代下的檔案管理改變了傳統檔案的封閉模式。利用大數據有效記錄檔案信息，實現檔案信息終端共享，豐富檔案相關內容，減少紙質檔案保存不當造成的不必要損失。受眾群體可根據自身的權限和需求檢索、獲取和利用檔案信息，這不僅僅提高了檔案信息的利用率，更為利用者所接受和歡迎。

2.4 缺乏專精檔案管理人才

由于檔案工作性質所決定，檔案工作一直處于單位工作邊緣角色，使得人們對檔案工作有著一定的成見，特別是多數單位檔案工人員難以固定，更換頻繁，或以將近退休的職工擔任，他們無論從技術還是心理對大數據認知較為落后。即使接受了檔案工作，也是安于現狀，得過且過，使得檔案信息化工作很難完成。

3 大數據時代檔案管理的應對研究

3.1 完善電子檔案管理信息系統

電子檔案管理信息系統，是實現各類檔案全流程管理，實現電子檔案和紙質檔案數字化成果融合管理的重要手段。通過電子公文和政務服務類電子文件自動收集、自動排序、自動整理、自動檢查和“一鍵歸檔”等功能，從而滿足檔案電子化需求。還可以通過掛接、導入等方式轉化紙質檔案數字化成果。同時，通過電子文件歸檔科學規范，流程合理合規，操作簡明可行，實現檔案信息資源科學管理、高效利用。總之，通過電子檔案管理信息系統的應用，使檔案管理更加規范有序，可大大提高檔案工作效率。

3.2 建立數字化管理平臺

根據檔案信息化管理的實際和要求，在基礎設施、應用系統、數字檔案資源建設的基礎上，通過技術創新集中統一建立數字化管理平臺。同時，切實做好檔案信息數據的采集、管理和利用，形成數字化檔案，使檔案管理人員和利用者能隨時檢索和閱讀檔案信息，逐步提高檔案利用率，不斷提升檔案部門工作效率和服務能力。

3.3 優化檔案人員結構

要提高領導重視程度，堅持“一把手”負總責、分管領導抓日常管理的原則，配備專職檔案管理員，切實做到檔案管理有人抓、有人管、有人負責。著力打造創新型檔案人才隊伍，開設檔案業務專題課，通過學習與實踐熟練掌握相關專業技能，提高專業技術人員的數據處理能力，培養一專多能的檔案管理人才，強化團隊精神，強化服務意識，構建高素質、專業化的檔案管理人才隊伍，使檔案管理人才整體素質得到提升，不斷提高為民服務水平。

3.4 維護檔案信息安全

通過多種途徑來確保檔案信息的訪問控制能夠得以實現。賦予用戶和用戶組一定的權限，指定用戶對這些文件、目錄、設備進行執行操作。提高加密方法的應用技術信息有效保護檔案安全。強化信息安全教育，進行安全和保密技術的培訓，使其在日常工作中能夠更好地進行防范。邀請消防專家深入檔案庫房、消防設備間進行現場教學，擰緊“安全閥”，筑牢“防火墻”。加強隱患排查，不斷優化人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系。制定檔案信息安全規章制度，建立數字化信息安全預期機制和快速應對機制，來對可能發生的信息安全進行預測分析，做好突發事件的應急準備，在事件突出時能夠充分協調和果斷進行處理，盡可能的降低由于安全事件發生而導致的損失。

3.5 改變檔案管理思維教育

將傳統的檔案管理思維調整到大數據時代下的檔案管理思維，這就要求檔案管理部門和責任者必須轉變思想觀念，樹立現代化管理理念，提高應用大數據管理檔案思維教育力度，認識到應用大數據進行檔案管理的重要性，提高檔案信息化管理的能力和水平。同時，廣開門路，邀請專家開展大數據檔案管理培訓，不斷提高檔案管理人員的綜合素質與能力。

總之，大數據下檔案管理要求越來越高，檔案管理部門應高度重視檔案信息化建設，認真研究大數據技術，開展檔案信息化建設，提升檔案信息化水平，促進檔案事業又好又快發展。