信息時代文書檔案管理工作創新探析

陳 娟

（內蒙古商貿職業學院，內蒙古 呼和浩特 010070）

在當前信息化快速發展的環境下，高校的文書檔案管理人員在實際工作中如果還是受限于傳統工作管理模式，沒有創新管理理念，那么很難滿足應信息話時代的要求。因此，對從事文書檔案管理工作的老師來講，一定要客觀地分析傳統管理工作中存在的缺陷，積極借助信息化辦公軟件進行工作，創新管理理念和方式，以此來提升文書檔案管理的工作效率，提升資料的利用率。

1 文書檔案管理的概念及特點

文書檔案管理指的是在高校的實際生產、經營和管理中逐漸形成的各種會議資料、工作計劃以及報告等。這些從高校的文書資料轉化形成的檔案資料，真實反映了學校的生產和管理情況，有極高的參考價值。文書檔案管理主要是對高校中的這些資料進行集中分類、管理，根據科學性原則進行儲存和使用。

文書檔案管理具有以下特點：

1）綜合性。文書檔案涵蓋了高校所有的生產、經營和管理過程中所有類型的檔案，例如：人事管理、會議記錄、基礎建設、黨務研究以及設備管理等多個方面。它是高校內部進行的綜合性管理工作。此外，文書檔案的來源渠道有多種，它可以是上級印發的文件資料，可以是選民登記、選票，也可以是人事合同，也可以是業務或規章制度方面的文件資料等。這些都體現出文書檔案來源豐富，渠道多種多樣，因此它具備綜合性檔案管理特點。

2）專業性。文書檔案資料是高校真實工作內容的體現，是企學校生產、建設、經營過程中文書的集合。因此，不同高校的文書檔案資料反映的專業不同，例如業務拓展計劃、學校長期發展規劃等。這些都與高校的實際生產和經營內容緊密相連。

3）保密性。文書檔案資料對外開放的程度低，它只是學校內部人員在管理工作中查閱使用的，不是所有人都能查看的。這體現出它的保密性特性。

4）階段性。文書檔案管理是高校在不同生產、經營和管理階段文書資料的體現，它體現了學校不同階段的管理內容和資料信息。文書檔案管理者應注重階段性特點，借助這一特點通過季度或年度的方式進行資料內容的整理，保證學校檔案資料的連貫性和完整。

2 信息化時代文書檔案管理創新的意義

首先，文書檔案管理創新有助于推動文書檔案數字化發展和管理。信息科技具備強大的存儲、大數據計算以及語言自動翻譯等多種功能，因此為文書檔案的創新提供技術手段和支持。文書檔案借助數字化技術，其發展和管理會更規范科學，其工作效率更效率。

其次，文書檔案管理創新讓資料信息的傳遞更加安全、高效、快捷。學校內部通常都會建立內部局域網，便于高校內部文書檔案資料的傳遞和查閱。信息化的文書檔案管理可有效防止紙質資料的損壞、遺失等問題，確保傳遞過程中資料的安全和完整。此外，與傳統管理模式相比，文書檔案管理中借助數字化信息技術，可極大縮短文書檔案管理者書寫時間。傳統管理模式下，管理者搜索查找資料極其浪費時間。信息化時代，管理者只需要檢索相關檔案的日期、名稱等關鍵詞，就能快速找到資料，極大的縮短查找時間。

最后，文書檔案管理創新有助于資料的共享。信息化時代，文書檔案管理能夠滿足不同高校、不同用戶、不同使用群體間文書檔案資料的搜索、查閱、儲存等多種服務。用戶借助信息化網絡環境，對資料進行檢索、查看，讓資料在網絡覆蓋范圍內實現資源共享。

3 信息化時代文書檔案管理創新研究

1）文書檔案管理理念的創新。思想是行動的先導，唯有思想轉變才能帶動行動的轉變。因此，文書檔案管理創新，首先需要管理理念的創新，才能調動管理者的工作積極性。首先，高校管理層要創新文書檔案管理理念，管理層的決定直接影響著高校的發展方向和具體的工作內容。只有管理層樹立創新管理理念，同時在工作中積極落實管理理念，才能帶動高校形成自上而下的全新的文書檔案管理理念，并貫徹實施下去。其次，培養和帶動文書檔案管理者的創新思想。通過向員工展示信息化數字化檔案管理的快捷、高效等優點，逐步增強員工對信息化檔案管理創新的理解，讓它們認識到該工作的重要性和必要性，為創新管理工作做好思想工作。

2）文書檔案管理方式的創新。在不同的管理階段，對信息化文書檔案的創新要求不同。從當前的創新管理方式來看，需要在以下兩個方面做好工作。首先，增強教師基礎業務管理水平和能力。通過借助信息化、數字化技術對文書檔案進行編輯、存儲，借助編號命名等促使紙質檔案成為記憶資料。例如在建立人事檔案時，可把教師的經濟、就職單位、離職原因等原始資料展示出來。此外，還要業務管理和文書檔案在計劃、實施和檢驗上同步進行，業務管理工作的程度要與文書檔案管理工作相一致。其次，積極做好對接和學習。信息化時代，跨界高校間的合作日益增多，這就需要文書檔案管理人員間進行信息資料的對接。借此機會，管理人員可以了解和學習其他高校文書檔案管理的先進經驗，借助其優秀經驗和創意，優化自身的檔案管理工作，提升自己所在高校的文書檔案管理工作效率。

3）文書檔案管理價值要不斷挖掘。信息化網絡環境下，文書檔案管理的價值不言而喻。高校文書檔案資料的真實可靠性為高校的生產經營和管理提供了預測、分析和輔助決策等多種作用。因此，它在高校的實際經營和管理中發揮著重要價值作用。首先，在文書檔案管理中要予以重視，加強自上而下的領導管理，并給予資金、技術和財力等多方面支持，提升它的使用價值。其次，向技術軟件研發的高校尋求合作或幫助，彌補文書檔案“輕軟件”的不足。通過硬件日常維護，借助軟件的數據挖掘、分析和預測能力，從用戶的實際需求出發，實現軟硬件同步發展。最后，構建信息共享平臺。文書檔案管理信息平臺的建設，不但能夠實現信息的共享，實現資料信息的多次重復利用，而且還能檢索出高價值和利用率高的資料，為高校提供高質量信息資料內容。為了快速識別原始文書檔案資料，要借助數字化技術對資料進行區分。例如，在文書檔案原始文件中可嵌入數字水印，方便識別原始文件。

4 結束語

信息化時代的特點要求文書檔案管理工作要創新，轉變傳統工作方式，增加數字化管理內容。信息化時代文書檔案管理工作的創新有助于提高工作成效，為高校生產、經營、盈利提供科學資料。高校在文書檔案管理信息化創新過程中，要為其提供必要的技術、財力和物力支撐，推動生產管理系統的持續、穩定運轉。此外，文書檔案管理者要熟知高校對文書檔案的要求，對文書檔案實施多樣化、多元性管理，實現文書檔案管理的創新發展。