檔案數字化管理在醫院檔案管理中的應用研究

王曉菲

（浙江省麗水市中心醫院檔案室，浙江 麗水 323000）

醫院對于傳統檔案管理的方式過于古板，過去的管理方式不僅在存放以及管理上需要占用大量的時間和精力，查閱資料過程繁瑣還需謹慎資料的丟失或者毀壞，無法滿足現代飛速發展的信息化時代對于信息管理的要求。合理有效地利用數字化管理模式整理醫院檔案，在根本上解決了傳統管理的繁瑣過程，可以有效地提高醫院對于醫療檔案管理的效率并最大可能性的保護檔案資料的完整性。

1 醫院檔案應用數字化管理的優勢

1.1 人事信息管理方面

醫院人事方面的信息管理是用于明確了解醫院工作人員學歷、家庭以及履歷等信息的重要內容，傳統的檔案管理更新速度過慢，無法迅速清楚地了解工作人員基本情況，信息越全面越能從根本上掌握工作人員的信息，使得醫院更方便的實行更人性化的管理方式，增進與工作人員之間的關系可以穩定醫院的人力資源，確保人員穩定。

1.2 醫院整體檔案管理方面

就醫院本身而言，檔案數字化管理的改革大大減少了在醫院各種檔案中需要浪費的時間、空間以及人力等，有效避免借閱以及使用過程中可能出現的丟失和損害情況的發生，更是提高了檔案查閱的便捷性，患者信息整理可以依照年齡、性別等進行分類方便后期使用，而檔案也可以根據類別、價值以及年限整理，從根源上提高效率，方便患者查看個人資料，也方便醫院工作人員對各部分資料的整理編輯。

2 現階段醫院檔案數據化管理存在的問題

2.1 對數字化管理重視程度較低

當前，醫院對于檔案數據化管理工作不重視，大部分醫院依舊依賴于傳統的管理方式進行醫院檔案的管理。另外，由于現階段醫療體制的改革深入，醫院從社會公益性逐步轉變成經濟利益為主體的醫療服務，更多的資源投入到設備、服務以及做廣告打開知名度招攬人才等方面，看似處于醫院“后勤”位置的檔案管理工作并不能得到重視，因此在聘用檔案管理人員方面出現了管理人員綜合素質較低、缺少職業精神和專業水平的現象。部分檔案管理的工作人員對檔案管理的認知僅存在于簡單的信息錄入，檔案管理的重要性不被納入長遠考慮。檔案管理人員的數字化操作等專業技能仍然需要學習提高。最后，部分醫院的檔案管理人員更多是其他崗位工作人員進行兼職負責的，各層面知識以及對檔案管理一職的理解相對混亂。總的來說，醫院不重視對檔案管理工作人員的專業培養，直接影響著醫院的檔案管理問題，不能對檔案管理進行有效規劃，導致醫院檔案經常性混亂、缺失等情況的發生。

2.2 檔案管理信息化不規范

在醫院檔案信息化的過程中，很多醫院積極推進數字化進行改革，但在根本上缺少對于細節的規范，導致醫院信息化建設落后，缺少專業硬件設備的引進，同時也缺少面向信息化專業人才的招攬。實施數字化管理的過程中由于缺少規范性，很多文檔即使進行了信息化管理依舊查找困難，除明顯的硬件設備問題外，創建檔案文件格式不規范、文件整理信息不完整以及文件分類過于粗略等等也是現階段常見的問題，而這些問題的存在直接性的影響了醫院檔案信息管理化的發展。

2.3 數字化管理制度建設落后

醫院的檔案都是長久以來歷代工作人員經過各種實踐得到的經驗和教訓總結出來的，有著非常重要的意義和價值，檔案中涵蓋了醫院的規劃建設、關于科學的研究、財務以及黨建工作等，記錄著醫院檔案里最基本的事務。由于過去很長一段時間對于醫院檔案的粗略性管理，導致眾多檔案出現錯誤，篡改、損壞等問題。由于多數醫院依舊執著于采用傳統的檔案管理，上述問題發生后甚至出現了工作人員之間互相推卸責任的現象，尤其是一些邊緣以及交叉性的工作。醫院傳統規章制度針對性不夠明確，工作人員的職責分配也不清晰，更多的問題都在等待數字化管理制度的完善。

3 改善當前檔案數據化不足的方法

3.1 加強醫院對檔案管理數字化理念

為了更有效的促進各醫院對檔案管理數字化的改革，首先就要讓醫院對數字化管理有一套思路和理念，由此意識到關于醫院檔案信息數字化的優點及其重要性。從管理層出發，傳輸數字化管理的正確觀點，宣傳并使其建立數字化管理的良好意識方可高效推進該管理的實施，讓各部門深刻意識到現代社會的發展，意識到醫院實行數字化管理的必要性，從而持續有效地對該管理方式進行創新，也為醫院長遠的發展奠定了基礎。

3.2 加強人才培訓及管理制度

具體來說，醫院想要在檔案數字管理化方面進行正確的有效的改革，就要在相應的檔案管理人員方面進行人才招攬及培訓。對于檔案管理人員的招攬設立一定的要求，首先在信息化知識方面，為了更快更有效的加入到檔案管理工作并在日后能及時解決問題，工作人員在初期應當具有一定的對應知識掌握，能夠進行簡單的計算機操作，避免因為工作過程中出現問題造成損失。

檔案管理人員在招聘前要適時進行職業素養等考核，最后擇優錄取并定時開展關于檔案管理方面的學習與技能的培養，高效率的提升該管理工作人員的知識以及專業技術水平。定期培訓后對相關工作人員進行相應考核檢驗，制定嚴格的獎懲和晉升規則，嚴格管理并培訓檔案管理人才，有適當的激勵制度促進員工的工作積極性，激勵工作人員不斷的進行自我提升。同時，面對新入職的員工，老員工要樹立一個良好的積極向上的風氣，通過對自身的約束以及不斷提高專業技能給信仰做正能量榜樣。以此類推，帶領檔案管理工作人員的綜合素質持續提高，逐漸建立起該管理方面的人才隊伍。

3.3 關于設備的投入

醫院檔案的數字化管理除了需要嚴格的面向工作人員的規章制度，還需在設備方面進行加強。投入相關設備并對其進行管理，使設備能夠合理發揮功能，設備檔案數字化管理的核心，是數字信息化的載體，設備的投入有效輔佐管理人員對醫院的檔案進行完整的歸類整理。首先提高該管理工作人員的工作能力和職業素養，確保該管理的工作人員可以輕松利用數字化信息設備使其充分利用。其次設備的投入要符合該工作的要求，設備投入后需要制定有關設備的管理制度，培養相應的工作人員定期對機器設備進行檢查以及維修保養，不斷檢測設備是否需要升級，確保信息的完整保存。

4 結語

綜上所述，醫院將檔案進行數字化管理已經是大勢所趨，不論是醫患關系的緩和還是檔案管理工作人員的提升，該管理制度都影響著醫院的長久發展。總體來講，醫院檔案數字化管理不僅能夠提高工作人員效率，并且有利于保存并推進醫院檔案發揮其最大的價值。