檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究

王曉菲

（浙江省麗水市中心醫(yī)院檔案室，浙江 麗水 323000）

醫(yī)院對于傳統(tǒng)檔案管理的方式過于古板，過去的管理方式不僅在存放以及管理上需要占用大量的時(shí)間和精力，查閱資料過程繁瑣還需謹(jǐn)慎資料的丟失或者毀壞，無法滿足現(xiàn)代飛速發(fā)展的信息化時(shí)代對于信息管理的要求。合理有效地利用數(shù)字化管理模式整理醫(yī)院檔案，在根本上解決了傳統(tǒng)管理的繁瑣過程，可以有效地提高醫(yī)院對于醫(yī)療檔案管理的效率并最大可能性的保護(hù)檔案資料的完整性。

1 醫(yī)院檔案應(yīng)用數(shù)字化管理的優(yōu)勢

1.1 人事信息管理方面

醫(yī)院人事方面的信息管理是用于明確了解醫(yī)院工作人員學(xué)歷、家庭以及履歷等信息的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案管理更新速度過慢，無法迅速清楚地了解工作人員基本情況，信息越全面越能從根本上掌握工作人員的信息，使得醫(yī)院更方便的實(shí)行更人性化的管理方式，增進(jìn)與工作人員之間的關(guān)系可以穩(wěn)定醫(yī)院的人力資源，確保人員穩(wěn)定。

1.2 醫(yī)院整體檔案管理方面

就醫(yī)院本身而言，檔案數(shù)字化管理的改革大大減少了在醫(yī)院各種檔案中需要浪費(fèi)的時(shí)間、空間以及人力等，有效避免借閱以及使用過程中可能出現(xiàn)的丟失和損害情況的發(fā)生，更是提高了檔案查閱的便捷性，患者信息整理可以依照年齡、性別等進(jìn)行分類方便后期使用，而檔案也可以根據(jù)類別、價(jià)值以及年限整理，從根源上提高效率，方便患者查看個(gè)人資料，也方便醫(yī)院工作人員對各部分資料的整理編輯。

2 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)化管理存在的問題

2.1 對數(shù)字化管理重視程度較低

當(dāng)前，醫(yī)院對于檔案數(shù)據(jù)化管理工作不重視，大部分醫(yī)院依舊依賴于傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行醫(yī)院檔案的管理。另外，由于現(xiàn)階段醫(yī)療體制的改革深入，醫(yī)院從社會公益性逐步轉(zhuǎn)變成經(jīng)濟(jì)利益為主體的醫(yī)療服務(wù)，更多的資源投入到設(shè)備、服務(wù)以及做廣告打開知名度招攬人才等方面，看似處于醫(yī)院“后勤”位置的檔案管理工作并不能得到重視，因此在聘用檔案管理人員方面出現(xiàn)了管理人員綜合素質(zhì)較低、缺少職業(yè)精神和專業(yè)水平的現(xiàn)象。部分檔案管理的工作人員對檔案管理的認(rèn)知僅存在于簡單的信息錄入，檔案管理的重要性不被納入長遠(yuǎn)考慮。檔案管理人員的數(shù)字化操作等專業(yè)技能仍然需要學(xué)習(xí)提高。最后，部分醫(yī)院的檔案管理人員更多是其他崗位工作人員進(jìn)行兼職負(fù)責(zé)的，各層面知識以及對檔案管理一職的理解相對混亂。總的來說，醫(yī)院不重視對檔案管理工作人員的專業(yè)培養(yǎng)，直接影響著醫(yī)院的檔案管理問題，不能對檔案管理進(jìn)行有效規(guī)劃，導(dǎo)致醫(yī)院檔案經(jīng)常性混亂、缺失等情況的發(fā)生。

2.2 檔案管理信息化不規(guī)范

在醫(yī)院檔案信息化的過程中，很多醫(yī)院積極推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)行改革，但在根本上缺少對于細(xì)節(jié)的規(guī)范，導(dǎo)致醫(yī)院信息化建設(shè)落后，缺少專業(yè)硬件設(shè)備的引進(jìn)，同時(shí)也缺少面向信息化專業(yè)人才的招攬。實(shí)施數(shù)字化管理的過程中由于缺少規(guī)范性，很多文檔即使進(jìn)行了信息化管理依舊查找困難，除明顯的硬件設(shè)備問題外，創(chuàng)建檔案文件格式不規(guī)范、文件整理信息不完整以及文件分類過于粗略等等也是現(xiàn)階段常見的問題，而這些問題的存在直接性的影響了醫(yī)院檔案信息管理化的發(fā)展。

2.3 數(shù)字化管理制度建設(shè)落后

醫(yī)院的檔案都是長久以來歷代工作人員經(jīng)過各種實(shí)踐得到的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)總結(jié)出來的，有著非常重要的意義和價(jià)值，檔案中涵蓋了醫(yī)院的規(guī)劃建設(shè)、關(guān)于科學(xué)的研究、財(cái)務(wù)以及黨建工作等，記錄著醫(yī)院檔案里最基本的事務(wù)。由于過去很長一段時(shí)間對于醫(yī)院檔案的粗略性管理，導(dǎo)致眾多檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤，篡改、損壞等問題。由于多數(shù)醫(yī)院依舊執(zhí)著于采用傳統(tǒng)的檔案管理，上述問題發(fā)生后甚至出現(xiàn)了工作人員之間互相推卸責(zé)任的現(xiàn)象，尤其是一些邊緣以及交叉性的工作。醫(yī)院傳統(tǒng)規(guī)章制度針對性不夠明確，工作人員的職責(zé)分配也不清晰，更多的問題都在等待數(shù)字化管理制度的完善。

3 改善當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)化不足的方法

3.1 加強(qiáng)醫(yī)院對檔案管理數(shù)字化理念

為了更有效的促進(jìn)各醫(yī)院對檔案管理數(shù)字化的改革，首先就要讓醫(yī)院對數(shù)字化管理有一套思路和理念，由此意識到關(guān)于醫(yī)院檔案信息數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)及其重要性。從管理層出發(fā)，傳輸數(shù)字化管理的正確觀點(diǎn)，宣傳并使其建立數(shù)字化管理的良好意識方可高效推進(jìn)該管理的實(shí)施，讓各部門深刻意識到現(xiàn)代社會的發(fā)展，意識到醫(yī)院實(shí)行數(shù)字化管理的必要性，從而持續(xù)有效地對該管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，也為醫(yī)院長遠(yuǎn)的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

3.2 加強(qiáng)人才培訓(xùn)及管理制度

具體來說，醫(yī)院想要在檔案數(shù)字管理化方面進(jìn)行正確的有效的改革，就要在相應(yīng)的檔案管理人員方面進(jìn)行人才招攬及培訓(xùn)。對于檔案管理人員的招攬?jiān)O(shè)立一定的要求，首先在信息化知識方面，為了更快更有效的加入到檔案管理工作并在日后能及時(shí)解決問題，工作人員在初期應(yīng)當(dāng)具有一定的對應(yīng)知識掌握，能夠進(jìn)行簡單的計(jì)算機(jī)操作，避免因?yàn)楣ぷ鬟^程中出現(xiàn)問題造成損失。

檔案管理人員在招聘前要適時(shí)進(jìn)行職業(yè)素養(yǎng)等考核，最后擇優(yōu)錄取并定時(shí)開展關(guān)于檔案管理方面的學(xué)習(xí)與技能的培養(yǎng)，高效率的提升該管理工作人員的知識以及專業(yè)技術(shù)水平。定期培訓(xùn)后對相關(guān)工作人員進(jìn)行相應(yīng)考核檢驗(yàn)，制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲和晉升規(guī)則，嚴(yán)格管理并培訓(xùn)檔案管理人才，有適當(dāng)?shù)募?lì)制度促進(jìn)員工的工作積極性，激勵(lì)工作人員不斷的進(jìn)行自我提升。同時(shí)，面對新入職的員工，老員工要樹立一個(gè)良好的積極向上的風(fēng)氣，通過對自身的約束以及不斷提高專業(yè)技能給信仰做正能量榜樣。以此類推，帶領(lǐng)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)持續(xù)提高，逐漸建立起該管理方面的人才隊(duì)伍。

3.3 關(guān)于設(shè)備的投入

醫(yī)院檔案的數(shù)字化管理除了需要嚴(yán)格的面向工作人員的規(guī)章制度，還需在設(shè)備方面進(jìn)行加強(qiáng)。投入相關(guān)設(shè)備并對其進(jìn)行管理，使設(shè)備能夠合理發(fā)揮功能，設(shè)備檔案數(shù)字化管理的核心，是數(shù)字信息化的載體，設(shè)備的投入有效輔佐管理人員對醫(yī)院的檔案進(jìn)行完整的歸類整理。首先提高該管理工作人員的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，確保該管理的工作人員可以輕松利用數(shù)字化信息設(shè)備使其充分利用。其次設(shè)備的投入要符合該工作的要求，設(shè)備投入后需要制定有關(guān)設(shè)備的管理制度，培養(yǎng)相應(yīng)的工作人員定期對機(jī)器設(shè)備進(jìn)行檢查以及維修保養(yǎng)，不斷檢測設(shè)備是否需要升級，確保信息的完整保存。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院將檔案進(jìn)行數(shù)字化管理已經(jīng)是大勢所趨，不論是醫(yī)患關(guān)系的緩和還是檔案管理工作人員的提升，該管理制度都影響著醫(yī)院的長久發(fā)展。總體來講，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理不僅能夠提高工作人員效率，并且有利于保存并推進(jìn)醫(yī)院檔案發(fā)揮其最大的價(jià)值。