信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

徐麗玲

（山西省孝義市應急救援大隊，山西 呂梁 032300）

1 信息時代檔案管理工作面臨的問題

1）管理人員意識缺失。要實現(xiàn)高效的檔案管理，首先需要檔案管理者能夠區(qū)分自己在檔案管理中的角色，從思想上正確對待檔案管理工作。檔案工作者的思想觀念是檔案管理工作順利開展的基本保證，它能有效地影響檔案管理工作的最終管理效果。但是，從現(xiàn)階段檔案管理工作的總體進展來看，很多檔案管理人員在對檔案管理工作的認識上，對這項工作的認識還處于一個很簡單的水平，由于缺乏正確的檔案管理意識，使檔案管理實現(xiàn)信息化的進程一再推遲，影響了檔案管理的效率。如果管理人員不能嚴格要求自己，就會使檔案管理工作進展緩慢、無序。因此，有關部門應更加重視管理人員檔案管理意識的培養(yǎng)，使其適應信息時代的檔案管理工作。

2）管理者的能力很差。目前，在許多企業(yè)中，檔案管理人員的業(yè)務能力相對較差。這主要是因為管理人員通常由其他部門的員工擔任。這些雇員有許多職責。因此，許多管理人員對檔案管理專業(yè)能力不強，對檔案管理認識不深，不能滿足檔案管理的基本要求。此外，一些文件管理員年齡較大，不熟悉信息技術的應用。此外，這些員工的學習能力不如年輕員工。由于管理技術和專業(yè)管理能力的限制，這些檔案管理人員在檔案管理過程中，通常是根據(jù)以往的經(jīng)驗來管理檔案，而在信息技術應用的管理系統(tǒng)中，以往的一些經(jīng)驗不能適應現(xiàn)代管理理念和管理模式，最終導致對檔案管理質(zhì)量的影響。

3）檔案管理手段單一。雖然現(xiàn)階段信息技術在我國的應用非常廣泛，計算機信息技術在檔案管理中也得到了廣泛的應用，但由于許多企業(yè)部門對信息技術在檔案管理中的認識不足，以及以往檔案管理觀念的影響，許多企業(yè)的檔案管理模式還處于單一的層次。無論是過去的管理模式形式，還是目前的管理模式現(xiàn)狀，很多企業(yè)都未能創(chuàng)新，未能根據(jù)自身需求優(yōu)化檔案管理模式。雖然有些企業(yè)部門將信息技術應用于檔案管理，但它只是應用技術的歸檔、檢索等功能。其他深層次的技術還沒有在實踐中得到應用，比如通過大數(shù)據(jù)分析相關信息內(nèi)容。這些單一的管理形式使得檔案管理的價值沒有得到有效地發(fā)揮，因此，這種管理相對低效，這對當前的檔案管理也是一個巨大的挑戰(zhàn)。

4）信息標準不完善。在信息時代，開展檔案工作，需要體現(xiàn)檔案的信息屬性，確保檔案能夠得到統(tǒng)一、規(guī)范的管理。但事實上，許多單位的檔案部門信息標準并不完善，在文件信息化建設過程中沒有統(tǒng)一的標準。在檔案管理系統(tǒng)軟件方面，所使用的軟件只能在短時間內(nèi)滿足檔案工作的需要。不同的文件管理系統(tǒng)軟件之間兼容性差，不能共享文件資源。此外，由于缺乏信息標準，各單位檔案部門錄入的檔案信息存在一定差異，不僅給檔案管理的發(fā)展帶來困難，而且影響了檔案數(shù)據(jù)的真實性。目前，國內(nèi)檔案管理缺乏完善的法律法規(guī)，導致檔案管理信息化缺乏準確的標準。

2 信息時代檔案管理工作改革與發(fā)展對策

1）開發(fā)并使用兼容性強的檔案管理軟件。檔案管理信息化建設有助于實現(xiàn)檔案共享和實時傳輸?shù)哪康摹９ぷ髦攸c是開發(fā)和使用兼容性強的檔案管理軟件，加強不同檔案管理部門之間的工作協(xié)作，實現(xiàn)檔案共享與傳輸?shù)臒o縫銜接，提高檔案管理效果。基于此，相關企業(yè)和組織需要開發(fā)和使用兼容性強的檔案管理軟件，通過信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)進行檔案管理的重點編程，并利用先進的計算機技術自動識別存儲在不同文件數(shù)據(jù)庫中的字符文件和圖片文件等，方便后續(xù)文件存取。同時，檔案管理工作的高效實施和發(fā)展需要依托先進的數(shù)字網(wǎng)絡平臺進行檔案的遠程實時傳輸，實現(xiàn)檔案共享，提高檔案利用率。

2）統(tǒng)一的檔案管理標準和規(guī)范。在信息時代背景下，舊的檔案管理標準和規(guī)范已經(jīng)過時，不能適應當前管理的實際需要，必須進行有效的改革和創(chuàng)新。在制定新的檔案管理標準和規(guī)范時，要認清信息時代的發(fā)展特點，運用先進的技術手段更新檔案管理方式，建立完善的檔案管理體系，實現(xiàn)高效管理和高質(zhì)量管理。檔案管理工作細致，需要統(tǒng)一，全面落實，通過移植檔案管理系統(tǒng)軟件等方式，規(guī)范和規(guī)范全國各地檔案存儲部門的管理，并對檔案管理工作實行同步考核。

3）及時更新檔案管理思想。管理思想的現(xiàn)代化主要是運用更先進、更科學的檔案基礎理論。特別是在信息時代飛速發(fā)展的背景下，任何一個行業(yè)要想取得理想的發(fā)展效果，都必須改變傳統(tǒng)觀念的局限性，尤其是檔案工作。作為一門科學，要真正把握檔案規(guī)律的特點，提高現(xiàn)代意識的建立，結(jié)合科學精神落實各項工作，才能推動檔案工作向現(xiàn)代化管理方向發(fā)展。一方面，檔案管理人員要及時更新工作觀念。檔案管理學作為一門綜合性很強的社會科學，有其獨特的理論和發(fā)展規(guī)律。對于從事檔案管理的工作人員來說，要充分考慮他們在當前高效的體制改革中所處的地位和發(fā)揮的作用。在職能層面，要逐步由管理型向服務型轉(zhuǎn)變，促進二者協(xié)調(diào)發(fā)展；另一方面，要重視樹立質(zhì)量意識和創(chuàng)新意識。在實際操作過程中，要充分考慮檔案形成的規(guī)律和特點，以及相關理論知識，嚴格控制檔案形成的全過程，不可忽視任何一個環(huán)節(jié)，切實落實質(zhì)量管理工作，消除具體操作過程中可能出現(xiàn)的錯誤。檔案管理要充分適應當前科技發(fā)展和檔案管理現(xiàn)代化的要求，結(jié)合具體情況，積極運用更加新穎、多樣化的管理方法和手段。

4）增加資金投入，完善檔案管理。在社會經(jīng)濟和科學技術飛速發(fā)展的背景下，檔案工作要與時俱進，從以前的文字、圖表逐步發(fā)展到音像制品和光盤軟件，然后利用現(xiàn)代信息技術，實施保護和分類工作。因此，有關部門要注意適當增加資金投入。同時，有關部門要結(jié)合具體情況加強協(xié)調(diào)統(tǒng)一，共同開發(fā)科學、適用、通用的數(shù)據(jù)庫軟件，合理調(diào)整混亂局面，實現(xiàn)和諧統(tǒng)一。這樣既可以節(jié)省人力、物力和財力，又可以促進新時期檔案工作逐步走向規(guī)范化、科學化的水平發(fā)展，為后續(xù)資源共享的發(fā)展提供借鑒和有力保障。在此基礎上，檔案管理人員只需將相關數(shù)據(jù)準確、全面地錄入通用數(shù)據(jù)庫，就能提高工作效果和效率。因此，通用數(shù)據(jù)庫的維護要跟上檔案的更新和發(fā)展，既要體現(xiàn)及時準確的特點，又要為各級主管部門順利開展數(shù)據(jù)報送工作提供有力支持。此外，還應注重完善法律法規(guī)建設，主要是在綜合分析檔案形成、發(fā)展和保管情況的基礎上，多層次、多系統(tǒng)地實施各項檔案管理工作，有效監(jiān)管互聯(lián)網(wǎng)上的一系列違法行為。隨著信息時代的快速發(fā)展。如破壞他人信息管理系統(tǒng)、竊取文件機密等。對此，要不斷增強法治意識，完善管理體制的科學建設，為檔案的實體安全和內(nèi)容安全提供有力保障。

3 結(jié)束語

綜上所述，在信息時代，檔案管理面臨著電子檔案管理的安全性、信息檔案管理的統(tǒng)一性不高、檔案管理人員的綜合素質(zhì)缺乏提高等挑戰(zhàn)。面對這些挑戰(zhàn)，我們要加強檔案管理信息化建設，建立健全檔案管理信息化保障體系，增強檔案管理人員的綜合素質(zhì)，促進現(xiàn)代化的實現(xiàn)，檔案管理的信息化和科學化。