信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

徐麗玲

（山西省孝義市應急救援大隊，山西 呂梁 032300）

1 信息時代檔案管理工作面臨的問題

1）管理人員意識缺失。要實現高效的檔案管理，首先需要檔案管理者能夠區分自己在檔案管理中的角色，從思想上正確對待檔案管理工作。檔案工作者的思想觀念是檔案管理工作順利開展的基本保證，它能有效地影響檔案管理工作的最終管理效果。但是，從現階段檔案管理工作的總體進展來看，很多檔案管理人員在對檔案管理工作的認識上，對這項工作的認識還處于一個很簡單的水平，由于缺乏正確的檔案管理意識，使檔案管理實現信息化的進程一再推遲，影響了檔案管理的效率。如果管理人員不能嚴格要求自己，就會使檔案管理工作進展緩慢、無序。因此，有關部門應更加重視管理人員檔案管理意識的培養，使其適應信息時代的檔案管理工作。

2）管理者的能力很差。目前，在許多企業中，檔案管理人員的業務能力相對較差。這主要是因為管理人員通常由其他部門的員工擔任。這些雇員有許多職責。因此，許多管理人員對檔案管理專業能力不強，對檔案管理認識不深，不能滿足檔案管理的基本要求。此外，一些文件管理員年齡較大，不熟悉信息技術的應用。此外，這些員工的學習能力不如年輕員工。由于管理技術和專業管理能力的限制，這些檔案管理人員在檔案管理過程中，通常是根據以往的經驗來管理檔案，而在信息技術應用的管理系統中，以往的一些經驗不能適應現代管理理念和管理模式，最終導致對檔案管理質量的影響。

3）檔案管理手段單一。雖然現階段信息技術在我國的應用非常廣泛，計算機信息技術在檔案管理中也得到了廣泛的應用，但由于許多企業部門對信息技術在檔案管理中的認識不足，以及以往檔案管理觀念的影響，許多企業的檔案管理模式還處于單一的層次。無論是過去的管理模式形式，還是目前的管理模式現狀，很多企業都未能創新，未能根據自身需求優化檔案管理模式。雖然有些企業部門將信息技術應用于檔案管理，但它只是應用技術的歸檔、檢索等功能。其他深層次的技術還沒有在實踐中得到應用，比如通過大數據分析相關信息內容。這些單一的管理形式使得檔案管理的價值沒有得到有效地發揮，因此，這種管理相對低效，這對當前的檔案管理也是一個巨大的挑戰。

4）信息標準不完善。在信息時代，開展檔案工作，需要體現檔案的信息屬性，確保檔案能夠得到統一、規范的管理。但事實上，許多單位的檔案部門信息標準并不完善，在文件信息化建設過程中沒有統一的標準。在檔案管理系統軟件方面，所使用的軟件只能在短時間內滿足檔案工作的需要。不同的文件管理系統軟件之間兼容性差，不能共享文件資源。此外，由于缺乏信息標準，各單位檔案部門錄入的檔案信息存在一定差異，不僅給檔案管理的發展帶來困難，而且影響了檔案數據的真實性。目前，國內檔案管理缺乏完善的法律法規，導致檔案管理信息化缺乏準確的標準。

2 信息時代檔案管理工作改革與發展對策

1）開發并使用兼容性強的檔案管理軟件。檔案管理信息化建設有助于實現檔案共享和實時傳輸的目的。工作重點是開發和使用兼容性強的檔案管理軟件，加強不同檔案管理部門之間的工作協作，實現檔案共享與傳輸的無縫銜接，提高檔案管理效果。基于此，相關企業和組織需要開發和使用兼容性強的檔案管理軟件，通過信息管理系統、資源管理系統和ERP系統進行檔案管理的重點編程，并利用先進的計算機技術自動識別存儲在不同文件數據庫中的字符文件和圖片文件等，方便后續文件存取。同時，檔案管理工作的高效實施和發展需要依托先進的數字網絡平臺進行檔案的遠程實時傳輸，實現檔案共享，提高檔案利用率。

2）統一的檔案管理標準和規范。在信息時代背景下，舊的檔案管理標準和規范已經過時，不能適應當前管理的實際需要，必須進行有效的改革和創新。在制定新的檔案管理標準和規范時，要認清信息時代的發展特點，運用先進的技術手段更新檔案管理方式，建立完善的檔案管理體系，實現高效管理和高質量管理。檔案管理工作細致，需要統一，全面落實，通過移植檔案管理系統軟件等方式，規范和規范全國各地檔案存儲部門的管理，并對檔案管理工作實行同步考核。

3）及時更新檔案管理思想。管理思想的現代化主要是運用更先進、更科學的檔案基礎理論。特別是在信息時代飛速發展的背景下，任何一個行業要想取得理想的發展效果，都必須改變傳統觀念的局限性，尤其是檔案工作。作為一門科學，要真正把握檔案規律的特點，提高現代意識的建立，結合科學精神落實各項工作，才能推動檔案工作向現代化管理方向發展。一方面，檔案管理人員要及時更新工作觀念。檔案管理學作為一門綜合性很強的社會科學，有其獨特的理論和發展規律。對于從事檔案管理的工作人員來說，要充分考慮他們在當前高效的體制改革中所處的地位和發揮的作用。在職能層面，要逐步由管理型向服務型轉變，促進二者協調發展；另一方面，要重視樹立質量意識和創新意識。在實際操作過程中，要充分考慮檔案形成的規律和特點，以及相關理論知識，嚴格控制檔案形成的全過程，不可忽視任何一個環節，切實落實質量管理工作，消除具體操作過程中可能出現的錯誤。檔案管理要充分適應當前科技發展和檔案管理現代化的要求，結合具體情況，積極運用更加新穎、多樣化的管理方法和手段。

4）增加資金投入，完善檔案管理。在社會經濟和科學技術飛速發展的背景下，檔案工作要與時俱進，從以前的文字、圖表逐步發展到音像制品和光盤軟件，然后利用現代信息技術，實施保護和分類工作。因此，有關部門要注意適當增加資金投入。同時，有關部門要結合具體情況加強協調統一，共同開發科學、適用、通用的數據庫軟件，合理調整混亂局面，實現和諧統一。這樣既可以節省人力、物力和財力，又可以促進新時期檔案工作逐步走向規范化、科學化的水平發展，為后續資源共享的發展提供借鑒和有力保障。在此基礎上，檔案管理人員只需將相關數據準確、全面地錄入通用數據庫，就能提高工作效果和效率。因此，通用數據庫的維護要跟上檔案的更新和發展，既要體現及時準確的特點，又要為各級主管部門順利開展數據報送工作提供有力支持。此外，還應注重完善法律法規建設，主要是在綜合分析檔案形成、發展和保管情況的基礎上，多層次、多系統地實施各項檔案管理工作，有效監管互聯網上的一系列違法行為。隨著信息時代的快速發展。如破壞他人信息管理系統、竊取文件機密等。對此，要不斷增強法治意識，完善管理體制的科學建設，為檔案的實體安全和內容安全提供有力保障。

3 結束語

綜上所述，在信息時代，檔案管理面臨著電子檔案管理的安全性、信息檔案管理的統一性不高、檔案管理人員的綜合素質缺乏提高等挑戰。面對這些挑戰，我們要加強檔案管理信息化建設，建立健全檔案管理信息化保障體系，增強檔案管理人員的綜合素質，促進現代化的實現，檔案管理的信息化和科學化。