信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

史立萍

（山東省濱州市無棣縣車王鎮便民服務中心，山東 濱州 251913）

1 信息時代檔案管理面臨的問題

1）管理者缺乏意識。從目前檔案管理的整體進展來看，許多檔案管理人員缺乏正確的檔案管理意識，檔案管理信息化的進程受到了延誤，影響了檔案管理的效率。如果管理人員不能嚴格要求自己，就會使檔案管理的進度非常緩慢和雜亂無章，這將極大的影響檔案管理的效率和質量。因此，有關部門應更加重視管理人員檔案管理意識的培養，使其適應信息時代的檔案管理工作。

2）管理者能力差。目前在很多事業單位中，檔案管理人員的專業能力相對較差，主要是因為管理人員通常由其他部門的員工擔任，很多管理人員本身并不具備良好的檔案管理專業能力，對檔案管理的認識也不到位，無法滿足檔案管理的一些基本要求。此外，一些檔案管理人員年齡相對較大，不熟悉信息技術的應用，另外，由于管理技術和專業管理能力的限制，這些管理人員通常在檔案管理過程中根據自己過去的經驗來管理檔案，但是，在信息技術應用的管理系統中，一些過去的經驗不能適應現代管理理念和管理模式，最終影響了檔案管理的質量。

3）單一的文件管理手段。雖然目前信息技術在我國應用廣泛，計算機信息技術也廣泛應用于檔案管理，但由于許多部門對信息技術在檔案管理中的應用缺乏了解，以及以往檔案管理理念的影響，許多事業單位的檔案管理模式仍然處于單一程度。無論是以前的管理模式，還是現在的管理模式，都沒有能夠根據自身的需求，對檔案管理模式進行創新和優化。雖然一些事業單位將信息技術應用于檔案管理，但他們只應用技術的歸檔和搜索等功能，其他深層次的技術還沒有得到實際應用，如通過大數據分析相關信息內容，這些單一的管理形式使得檔案管理的價值沒有得到有效發揮，因此這種管理方法相對低效，這也是當前檔案管理面臨的巨大挑戰。

4）信息安全受到影響。在檔案管理中，通過電子檔案管理可以提高檔案管理的效率，在進行檔案管理時，通常是通過用戶的手機驗證碼和用戶的賬號密碼登錄到相關管理頁面進行管理，這種管理模式可以很好地降低檔案管理的風險。然而，如果數據庫的密碼丟失泄露，不法分子可以破解賬號密碼登錄檔案數據庫，然后竊取相關信息數據或更改一些重要檔案，使數據庫中的數據信息安全受到極大威脅。

5）檔案管理制度不完善。從目前我國檔案管理的總體情況來看，檔案管理系統存在諸多不足，影響了檔案管理的發展。現階段，我國現有的一些法律不能對檔案管理形成更有效的約束，使得檔案管理的成果達不到預期的管理目標。

2 信息時代提高檔案管理質量的對策

1）建立檔案數據庫。開展檔案管理需要大量的信息數據作為管理工作的基本支撐，因此事業單位需要建立一個專門的數據庫進行信息化檔案管理，可以使信息傳遞得到非常有效的支持。通過數據庫的建立，可以進一步保證檔案管理在良好的環境下順利進行。此外，在進行檔案管理時，應能夠進一步考慮整體方向的發展戰略要求，以確保檔案管理能夠滿足實際發展需求。建立相關的檔案數據庫是遠遠不夠的，數據庫建立后，需要在檔案管理的每個環節進一步實施檔案維護和檔案保護，以保證檔案管理的效果和質量得到更大程度的提高。

2）規范檔案管理。事業單位需要為檔案管理制定一個更加完善的檔案管理體系，通過明確界定檔案管理涉及的所有工作內容，然后將該體系實施到實際管理中，可以進一步保證檔案管理工作更加規范和有效，從而最大限度地發揮檔案管理的能量效率。此外，在大多數情況下，在檔案管理過程中，往往會涉及多個部門進行協調和配合，因此此時應進一步明確不同部門和人員的職責，以確保這些檔案管理人員能夠更好地對檔案數據進行分類、保存和管理，從而可以大大降低檔案數據丟失的概率。

3）提高文件信息的安全性。第一，事業單位要從根本上有效改變傳統的文件管理理念，要深刻認識到文件信息對單位持續穩定發展的重要作用，通過使用安全性更高的數據庫或加密系統，可以避免信息被一些非法分子竊取；第二，事業單位需要以各種形式驗證用戶的登錄身份，通過多樣化的驗證，可以更好地保證信息的安全性，比如事業單位可以通過內部管理人員的聲音解鎖，從而防止用戶通過冒充內部人員登錄數據庫竊取數據；第三，使用先進的殺毒軟件定期殺毒，發現并清理一些潛在的網絡病毒，可以保證文件管理系統的順利運行，提高信息的安全性；第四，建立信息瀏覽記錄的報警系統，如果用戶在單位數據庫中瀏覽信息，需要設置限制，如果用戶長時間不響應，觸發報警系統，或者用戶復制大量信息時觸發報警，可以提高檔案的安全性。

4）提高管理者的職業能力。在檔案管理過程中，管理者的管理能力將直接影響管理質量。因此，事業單位應不斷增強管理者的職業能力，定期對管理者進行培訓，培訓結束后定期對其進行考核，然后根據考核結果對其進行獎勵或懲罰，以增強管理者的積極性。同時，事業單位可以與一些高校合作培養人才，通過高校培養更多的專業檔案管理人才，實現檔案信息化管理，可以保證有足夠的新鮮血液流入事業單位檔案管理，保證檔案管理的科學準確。此外，事業單位還可以組織檔案管理人員交流會議，解決現階段面臨的問題，在交流中更大程度地提高管理人員的專業能力。

5）建立健全管理體系。檔案管理系統的建立是一個事業單位完善管理能力的集中體現，只有在系統的約束下，每一個員工才能把自己的工作落實到位。檔案管理制度的建立可以鼓勵管理人員按照相關規定開展檔案管理工作，可以更好地避免工作人員失職、竊密等行為的發生。首先，事業單位要對檔案進行分級管理，根據檔案信息的重要性和安全流程進行分類，針對不同的安全保密等級制定不同的檔案管理制度；其次，對檔案信息的存儲、讀取和下載要有嚴格的要求，明確指出哪些人員有哪些權限，哪些人員不能對檔案信息進行這些操作，將信息的管理限制在規定的范圍內可以增加檔案信息管理的安全性，如果信息泄露或丟失，可以有針對性地發現問題；再次，對檔案管理的責任進行細分，不同管理能力的人員管理不同安全保密級別的檔案，將責任分擔給個人，可以使檔案管理更有針對性，在檔案出現問題后，可以按照責任制追究相關人員的責任；第四，激勵機制的建立是檔案管理制度的重要環節，要求根據自身檔案管理的實際特點制定獎懲制度，但獎懲制度應適度，管理者感受到壓力的同時，積極性也得到提升。

3 結束語

綜上所述，信息時代，檔案信息管理面臨的挑戰是多方面的，這就要求相關事業單位制定更加科學的檔案管理管理方案，實現科學管理，從而提高檔案管理質量，使單位發展更加穩定和安全。