探究大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理

吳艷琴

（重慶市秀山土家族苗族自治縣平凱街道辦事處，重慶 409900）

隨著大數(shù)據(jù)及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，目前檔案管理工作已經(jīng)逐漸呈現(xiàn)出了信息化、數(shù)字化的發(fā)展趨勢，這雖然能夠為基層機(jī)關(guān)單位檔案管理水平的提升指明了方向，但從短期內(nèi)來看，也同樣會給基層機(jī)關(guān)單位帶來一定的挑戰(zhàn)，使檔案管理工作暴露出各種各樣的問題，而要想使這些檔案管理工作問題得到有效解決，自然也就需要結(jié)合檔案管理工作實際，對針對性的工作創(chuàng)新、優(yōu)化策略展開不斷探索。

1 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作存在的問題

1）專業(yè)人才明顯不足。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案信息化管理已經(jīng)成為最為主要的檔案管理模式，當(dāng)前很多基層單位都積極開展了檔案管理信息化建設(shè)，通過硬件設(shè)備采購、專業(yè)信息系統(tǒng)應(yīng)用等方式，為檔案信息化管理的實現(xiàn)創(chuàng)造了良好基礎(chǔ)條件。但由于檔案信息化管理會對檔案管理人員提出一定的工作要求，而基層單位檔案管理人員對檔案信息化管理又缺乏了解，因此在實際工作中，檔案管理人員常常會出現(xiàn)工作技能掌握不熟練、工作方法不合理的情況，有些檔案管理人員甚至完全不會利用計算機(jī)及相關(guān)軟件工具來進(jìn)行檔案管理。在這樣的情況下，檔案信息化管理的優(yōu)勢作用往往很難充分發(fā)揮出來，而檔案管理工作質(zhì)量也必然會受到直接影響。

2）工作制度有待完善。在各種檔案管理信息系統(tǒng)及相關(guān)軟件工具的支持下，有些基層單位雖然能夠解決資金、技術(shù)、人力資源等方面的問題，在短期內(nèi)基本實現(xiàn)從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向檔案信息化管理的轉(zhuǎn)變，但對于工作制度的建設(shè)卻往往顯得比較滯后，如果仍采用原有檔案管理工作制度，或是盲目照搬其他單位的檔案管理制度，那么就很容易出現(xiàn)工作制度更新不及時、工作制度體系不夠完善、工作制度內(nèi)容脫離實際等問題，而在工作制度有效性難以保證的情況下，檔案管理工作自然也很容易出現(xiàn)各種各樣的問題[1]。

3）信息安全難以保障。基層單位檔案資料的內(nèi)容比較繁雜，不同類型檔案資料的保密要求雖然并不相同，但由于很多檔案資料都會涉及群眾個人隱私或重要政府文件，因此一旦檔案信息被泄露出去，或是出現(xiàn)檔案資料丟失等問題，往往都會造成很大的負(fù)面影響。當(dāng)前很多基層單位在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的同時，未能充分認(rèn)識到這一信息安全問題，對檔案資料信息安全管理的重視程度有所不足，采取的信息安全管理措施也比較少，面對網(wǎng)絡(luò)攻擊、計算機(jī)病毒、硬件設(shè)備損壞等信息安全問題，很難使檔案資料的安全性得到保障，而這也正是當(dāng)前基層單位檔案管理所面臨的做主要問題之一。

4）信息化建設(shè)進(jìn)展較慢。受檔案管理行業(yè)發(fā)展趨勢的影響，當(dāng)前很多基層單位雖然積極開展了檔案管理信息化建設(shè)，但在資金、技術(shù)條件等多方面因素的限制下，信息化建設(shè)的進(jìn)展卻一直都比較緩慢，無論紙質(zhì)檔案資料向電子檔案資料的轉(zhuǎn)化，還是對檔案信息化管理工作方法的創(chuàng)新、完善，亦或是電子化、數(shù)字化檔案資料的存儲管理，其工作進(jìn)度都很難適應(yīng)不斷變化的工作要求，各種工作問題也隨之逐漸顯現(xiàn)。另外，由于基層單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)展較慢，無法與工作要求相適應(yīng)，因此很多電子化、數(shù)字化的檔案資料都很難得到有效應(yīng)用，這對于檔案管理工作的影響同樣是比較大的[2]。

2 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的創(chuàng)新優(yōu)化策略

1）重視工作隊伍建設(shè)。在檔案信息化管理專業(yè)人才匱乏的情況下，基層單位還需提高對檔案管理工作隊伍的建設(shè)，面向檔案管理人員建立完善的培訓(xùn)體系，根據(jù)檔案信息化管理的實際工作內(nèi)容、要求，組織其參加各種專業(yè)培訓(xùn)活動，學(xué)習(xí)信息系統(tǒng)操作、軟件工具應(yīng)用、信息安全管理等各方面的知識與技能，以幫助其盡快適應(yīng)檔案信息化管理模式下的全新工作要求[3]。而在人才引進(jìn)方面，基層單位則需要充分認(rèn)識到自身在人才競爭方面的局限性，適當(dāng)降低對檔案管理人員的工作要求，同時通過適當(dāng)擴(kuò)大編制、提高工作待遇等方式，吸引更多學(xué)習(xí)能力較強(qiáng)的年輕人才加入工作隊伍，并對其進(jìn)行專業(yè)化的崗前培訓(xùn)，使其能夠輕松掌握各項實際工作技能。

2）加快工作制度更新。為保證檔案信息化管理的規(guī)范性，基層單位在檔案管理信息化建設(shè)過程中，還需提高對檔案管理工作制度的重視，結(jié)合本單位檔案管理工作實際情況，對具體的工作制度內(nèi)容加以完善，以盡快實現(xiàn)對全新工作模式下檔案管理工作制度的更新。例如在檔案資料趨于形式多樣化的情況下，就應(yīng)針對錄像、錄音、圖片、圖表等各種類型的數(shù)字化檔案文件制定檔案管理制度，將不同類型檔案資料的分類標(biāo)準(zhǔn)、存儲形式、歸檔要求等明確下來，為檔案管理工作的具體執(zhí)行提供明確指導(dǎo)。

3）加強(qiáng)信息安全管理。在檔案信息化管理工作中，基層單位還需充分意識到電子化、數(shù)字化檔案資料在信息安全方面的諸多隱患，同時主動加強(qiáng)針對檔案資料的信息安全管理工作，通過對各種信息安全防范技術(shù)手段的應(yīng)用，提高檔案資料的安全性。例如為避免因工作人員操作失誤而導(dǎo)致保密檔案信息泄露，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)訪問權(quán)限的管理，為不同崗位工作人員設(shè)置不同的訪問、操作權(quán)限。而為了避免檔案資料丟失，則需要根據(jù)實際技術(shù)條件，對各種數(shù)據(jù)備份進(jìn)行靈活應(yīng)用，實現(xiàn)對各類電子化、數(shù)字化檔案資料的安全備份。

4）轉(zhuǎn)變信息化建設(shè)策略。針對檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢的問題，基層單位一方面需要提高對檔案信息化管理的重視，向有關(guān)部門爭取更多的資金經(jīng)費支持，以加快相關(guān)信息化建設(shè)的進(jìn)程。另一方面則需要靈活轉(zhuǎn)變檔案管理信息化建設(shè)的策略，結(jié)合當(dāng)前經(jīng)費資金不足、技術(shù)條件較差等現(xiàn)實情況，實行紙質(zhì)檔案管理與檔案信息化管理并行的雙軌制檔案管理制度，在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的同時，堅持做好面向紙質(zhì)檔案的檔案收集、整理、歸檔、存放等工作[4]。這樣一來，即便基層單位檔案信息化管理尚存在著很多不完善之處，但在紙質(zhì)檔案管理的支持下，檔案管理工作質(zhì)量同樣不會受到太大的影響，而檔案管理信息化建設(shè)也可以根據(jù)實際情況實現(xiàn)穩(wěn)步推進(jìn)。

3 結(jié)束語

總而言之，在大數(shù)據(jù)時代下，基層單位的檔案管理工作雖然暴露出了不少的問題，但只要能夠明確認(rèn)識到問題原因，同時從工作制度更新、信息安全管理等方面入手，采取合適的應(yīng)對策略，就必然能夠使檔案管理工作水平得到顯著提升。