探究大數據時代背景下的檔案管理

吳艷琴

（重慶市秀山土家族苗族自治縣平凱街道辦事處，重慶 409900）

隨著大數據及相關網絡信息技術的推廣應用，目前檔案管理工作已經逐漸呈現出了信息化、數字化的發展趨勢，這雖然能夠為基層機關單位檔案管理水平的提升指明了方向，但從短期內來看，也同樣會給基層機關單位帶來一定的挑戰，使檔案管理工作暴露出各種各樣的問題，而要想使這些檔案管理工作問題得到有效解決，自然也就需要結合檔案管理工作實際，對針對性的工作創新、優化策略展開不斷探索。

1 大數據時代下檔案管理工作存在的問題

1）專業人才明顯不足。在大數據時代下，檔案信息化管理已經成為最為主要的檔案管理模式，當前很多基層單位都積極開展了檔案管理信息化建設，通過硬件設備采購、專業信息系統應用等方式，為檔案信息化管理的實現創造了良好基礎條件。但由于檔案信息化管理會對檔案管理人員提出一定的工作要求，而基層單位檔案管理人員對檔案信息化管理又缺乏了解，因此在實際工作中，檔案管理人員常常會出現工作技能掌握不熟練、工作方法不合理的情況，有些檔案管理人員甚至完全不會利用計算機及相關軟件工具來進行檔案管理。在這樣的情況下，檔案信息化管理的優勢作用往往很難充分發揮出來，而檔案管理工作質量也必然會受到直接影響。

2）工作制度有待完善。在各種檔案管理信息系統及相關軟件工具的支持下，有些基層單位雖然能夠解決資金、技術、人力資源等方面的問題，在短期內基本實現從傳統紙質檔案管理向檔案信息化管理的轉變，但對于工作制度的建設卻往往顯得比較滯后，如果仍采用原有檔案管理工作制度，或是盲目照搬其他單位的檔案管理制度，那么就很容易出現工作制度更新不及時、工作制度體系不夠完善、工作制度內容脫離實際等問題，而在工作制度有效性難以保證的情況下，檔案管理工作自然也很容易出現各種各樣的問題[1]。

3）信息安全難以保障。基層單位檔案資料的內容比較繁雜，不同類型檔案資料的保密要求雖然并不相同，但由于很多檔案資料都會涉及群眾個人隱私或重要政府文件，因此一旦檔案信息被泄露出去，或是出現檔案資料丟失等問題，往往都會造成很大的負面影響。當前很多基層單位在推進檔案管理信息化建設的同時，未能充分認識到這一信息安全問題，對檔案資料信息安全管理的重視程度有所不足，采取的信息安全管理措施也比較少，面對網絡攻擊、計算機病毒、硬件設備損壞等信息安全問題，很難使檔案資料的安全性得到保障，而這也正是當前基層單位檔案管理所面臨的做主要問題之一。

4）信息化建設進展較慢。受檔案管理行業發展趨勢的影響，當前很多基層單位雖然積極開展了檔案管理信息化建設，但在資金、技術條件等多方面因素的限制下，信息化建設的進展卻一直都比較緩慢，無論紙質檔案資料向電子檔案資料的轉化，還是對檔案信息化管理工作方法的創新、完善，亦或是電子化、數字化檔案資料的存儲管理，其工作進度都很難適應不斷變化的工作要求，各種工作問題也隨之逐漸顯現。另外，由于基層單位檔案管理信息化建設的進展較慢，無法與工作要求相適應，因此很多電子化、數字化的檔案資料都很難得到有效應用，這對于檔案管理工作的影響同樣是比較大的[2]。

2 大數據時代下檔案管理工作的創新優化策略

1）重視工作隊伍建設。在檔案信息化管理專業人才匱乏的情況下，基層單位還需提高對檔案管理工作隊伍的建設，面向檔案管理人員建立完善的培訓體系，根據檔案信息化管理的實際工作內容、要求，組織其參加各種專業培訓活動，學習信息系統操作、軟件工具應用、信息安全管理等各方面的知識與技能，以幫助其盡快適應檔案信息化管理模式下的全新工作要求[3]。而在人才引進方面，基層單位則需要充分認識到自身在人才競爭方面的局限性，適當降低對檔案管理人員的工作要求，同時通過適當擴大編制、提高工作待遇等方式，吸引更多學習能力較強的年輕人才加入工作隊伍，并對其進行專業化的崗前培訓，使其能夠輕松掌握各項實際工作技能。

2）加快工作制度更新。為保證檔案信息化管理的規范性，基層單位在檔案管理信息化建設過程中，還需提高對檔案管理工作制度的重視，結合本單位檔案管理工作實際情況，對具體的工作制度內容加以完善，以盡快實現對全新工作模式下檔案管理工作制度的更新。例如在檔案資料趨于形式多樣化的情況下，就應針對錄像、錄音、圖片、圖表等各種類型的數字化檔案文件制定檔案管理制度，將不同類型檔案資料的分類標準、存儲形式、歸檔要求等明確下來，為檔案管理工作的具體執行提供明確指導。

3）加強信息安全管理。在檔案信息化管理工作中，基層單位還需充分意識到電子化、數字化檔案資料在信息安全方面的諸多隱患，同時主動加強針對檔案資料的信息安全管理工作，通過對各種信息安全防范技術手段的應用，提高檔案資料的安全性。例如為避免因工作人員操作失誤而導致保密檔案信息泄露，應加強對檔案管理信息系統訪問權限的管理，為不同崗位工作人員設置不同的訪問、操作權限。而為了避免檔案資料丟失，則需要根據實際技術條件，對各種數據備份進行靈活應用，實現對各類電子化、數字化檔案資料的安全備份。

4）轉變信息化建設策略。針對檔案管理信息化建設進展緩慢的問題，基層單位一方面需要提高對檔案信息化管理的重視，向有關部門爭取更多的資金經費支持，以加快相關信息化建設的進程。另一方面則需要靈活轉變檔案管理信息化建設的策略，結合當前經費資金不足、技術條件較差等現實情況，實行紙質檔案管理與檔案信息化管理并行的雙軌制檔案管理制度，在推進檔案管理信息化建設的同時，堅持做好面向紙質檔案的檔案收集、整理、歸檔、存放等工作[4]。這樣一來，即便基層單位檔案信息化管理尚存在著很多不完善之處，但在紙質檔案管理的支持下，檔案管理工作質量同樣不會受到太大的影響，而檔案管理信息化建設也可以根據實際情況實現穩步推進。

3 結束語

總而言之，在大數據時代下，基層單位的檔案管理工作雖然暴露出了不少的問題，但只要能夠明確認識到問題原因，同時從工作制度更新、信息安全管理等方面入手，采取合適的應對策略，就必然能夠使檔案管理工作水平得到顯著提升。