關于信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化分析

唐芙蓉

（南充市人防(民防）指揮信息保障中心，四川 南充 637000）

信息化技術的發展推動了行政事業單位檔案管理的水平。行政事業單位要想在信息化的大背景下做好檔案管理工作，提高檔案管理的效率，就需要建立完善的檔案管理制度，并積極利用信息化技術輔助檔案管理工作。行政事業單位的領導者要充分認識到信息化技術對檔案管理的重要作用，推動檔案管理科學化、規范化。

1 信息化背景下推進行政事業單位檔案管理科學化的意義

行政事業單位的檔案管理工作具有管理性、政治性和服務型。當前，行政事業單位檔案管理普遍面臨需要收集歸檔的檔案資料越來越多，各種紙質檔案、實物檔案、音頻、視頻檔案資料等品目越來越多的困境。傳統的檔案管理方式為檔案查閱、調取和利用帶來不便。并且隨著行政事業單位的不斷發展，已無法滿足行政事業單位發展需求。在信息化的大背景下，行政事業單位必須適應新形勢，努力提升檔案管理工作水平，將實現檔案管理科學化納入單位重點工作。行政事業單位在信息化背景下進行科學化的檔案管理工作符合社會發展的趨勢，同時科學化檔案管理工作的開展將為行政事業單位的長遠健康發展提供保障，提升單位行政效率，規范機關管理。必須引入現代信息技術，提高自身檔案管理工作的科學化程度，這是其自身發展的必然途徑[1]。

2 信息化背景下行政事業單位檔案管理存在的問題

2.1 行政事業單位的信息化建設不完善

科學化檔案管理工作的提升不僅依靠計算機信息技術，信息化標準建設也是其影響因素之一。在檔案管理工作中，首要目標就是提高檔案的綜合管理標準，但是在缺乏信息化標準建設的前提下，行政事業單位檔案管理工作的水平難以提高。雖然當前計算機信息水平在不斷發展，但由于信息化標準建設還不滿足管理要求，使得檔案管理工作仍然面臨著挑戰。

2.2 檔案管理工作人員素質有待提高

科學化的檔案管理工作投入了較多信息化技術，而信息化技術的運用離不開專業人員，掌握相應的信息技術。但從目前形勢來看，多數行政事業單位檔案管理人員專業知識缺乏，不能適應工作需要。多年來，多數行政事業單位檔案管理人員知識未得到更新，缺乏信息技術等專業知識，阻礙信息化在行政事業單位檔案管理工作中的應用，使得信息化檔案管理體系建設緩慢[2]。

2.3 信息處理系統不夠完善

近年來，我國信息化技術迅速發展，人們進行信息互通的方式越來越多，信息傳播速度顯著提升。然而，我國信息化技術在行政事業檔案管理工作的應用還不夠全面。盡管行政事業單位檔案管理工作對信息化技術的應用逐年增加，但是并沒有將信息化技術應用到極致，沒有盡可能地發揮信息化技術的作用。主要原因在于行政事業單位檔案管理工作中的信息處理系統還不夠完善，相關設施設備還沒有達到標準，整體技術比較落后，檔案管理的現代化水平普遍較低。

3 信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化的具體措施

3.1 加強行政事業單位信息化基礎設施建設

相關信息管理系統部門要重視對國內外質量好的信息處理系統引入，目前信息處理系統的建立在我國還沒有得到較好的發展，沒有取得較大的突破。管理部門要引入國外一些先進的信息處理系統，進一步解決信息管理系統不夠完善的問題，促進我國信息化檔案管理工作推進。此外，在完善信息化交流平臺后，隨著我國科研實力不斷加強，有關科研機構可以依據科研需要選取獨立的信息處理系統，更加適應信息化檔案管理，加強科技信息技術信息的保密工作。最重要的是，相關部門和領導要加強對信息處理系統的關注度，不能停留在過去的印象中，要提升自己對信息處理系統的知識儲備，通過查閱相關資料來提高對它的認識水平，從而促進信息處理系統的建設[3]。

3.2 完善檔案信息化的管理制度

雖然行政事業單位的信息化檔案管理有了一定的成果，但規范性仍然需要加強。例如，在檔案管理過程中，工作人員沒有科學有序地安排所有的管理環節，甚至出現了雜亂無章的情況，各個部門不能同步開展工作，并在工作中存在責任推諉等情況。基于此，行政事業單位要加強完善信息化檔案管理制度，對檔案管理的各個環節進行約束和規范，及時糾正檔案管理過程中的問題。與此同時，行政事業單位還需要建立明確的責任制度，確保工作人員及職責。要建立完善責任追究制度，加強工作責任心。行政事業單位要對檔案管理的程序進行完善，明確安排檔案的網絡流轉和檢索制度，限制檔案的使用人員，促使檔案的安全性和完整性不斷加強。

3.3 加強對檔案管理工作人員的培訓

當前，部分行政事業單位檔案管理工作人員對檔案管理工作不夠重視，部分單位領導對《檔案法》缺乏清醒認識，部分行政事業單位沒有專職檔案管理人員。忽視檔案管理工作的現象會對檔案管理工作造成較大的影響，很多文件和重要的資料未得到及時收集和整理，部分重要資料沒有及時存檔，嚴重時還會給單位帶來重大損失。多數行政事業單位內部的一些檔案管理工作人員業務能力需要進一步提升，許多工作人員在上崗之前沒有接受過專業的培訓，在進行檔案管理工作中經常出現紕漏，導致后期需要耗費大量的精力去審查和批改。行政事業單位需要加強對檔案管理工作人員的培訓，一方面要對即將上崗的工作人員進行專業知識和實踐能力的培訓，另一方面還要培訓工作人員運用現代信息技術開展工作的能力，提高檔案管理工作的標準化和規范化程度。與此同時，行政事業單位還需要將文書工作和檔案管理工作緊密聯系，防止這兩項工作脫節[4]。

4 結束語

綜上所述，進行科學化和信息化的檔案管理工作對于行政事業單位的發展有著重要作用。行政事業單位要在檔案管理中加強應用信息化技術，利用信息化技術建立科學有效的管理制度，培訓提高單位員工的信息化技術能力，不斷完善信息化檔案管理的體系，以此來為檔案信息的完整性、真實性提供保障，進而促進行政事業單位檔案管理的科學發展，為行政事業單位的健康發展提供堅實保障。