關(guān)于信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化分析

唐芙蓉

（南充市人防(民防）指揮信息保障中心，四川 南充 637000）

信息化技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了行政事業(yè)單位檔案管理的水平。行政事業(yè)單位要想在信息化的大背景下做好檔案管理工作，提高檔案管理的效率，就需要建立完善的檔案管理制度，并積極利用信息化技術(shù)輔助檔案管理工作。行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者要充分認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)對(duì)檔案管理的重要作用，推動(dòng)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化。

1 信息化背景下推進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的意義

行政事業(yè)單位的檔案管理工作具有管理性、政治性和服務(wù)型。當(dāng)前，行政事業(yè)單位檔案管理普遍面臨需要收集歸檔的檔案資料越來(lái)越多，各種紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案、音頻、視頻檔案資料等品目越來(lái)越多的困境。傳統(tǒng)的檔案管理方式為檔案查閱、調(diào)取和利用帶來(lái)不便。并且隨著行政事業(yè)單位的不斷發(fā)展，已無(wú)法滿足行政事業(yè)單位發(fā)展需求。在信息化的大背景下，行政事業(yè)單位必須適應(yīng)新形勢(shì)，努力提升檔案管理工作水平，將實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化納入單位重點(diǎn)工作。行政事業(yè)單位在信息化背景下進(jìn)行科學(xué)化的檔案管理工作符合社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，同時(shí)科學(xué)化檔案管理工作的開展將為行政事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展提供保障，提升單位行政效率，規(guī)范機(jī)關(guān)管理。必須引入現(xiàn)代信息技術(shù)，提高自身檔案管理工作的科學(xué)化程度，這是其自身發(fā)展的必然途徑[1]。

2 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 行政事業(yè)單位的信息化建設(shè)不完善

科學(xué)化檔案管理工作的提升不僅依靠計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)也是其影響因素之一。在檔案管理工作中，首要目標(biāo)就是提高檔案的綜合管理標(biāo)準(zhǔn)，但是在缺乏信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的前提下，行政事業(yè)單位檔案管理工作的水平難以提高。雖然當(dāng)前計(jì)算機(jī)信息水平在不斷發(fā)展，但由于信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)還不滿足管理要求，使得檔案管理工作仍然面臨著挑戰(zhàn)。

2.2 檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

科學(xué)化的檔案管理工作投入了較多信息化技術(shù)，而信息化技術(shù)的運(yùn)用離不開專業(yè)人員，掌握相應(yīng)的信息技術(shù)。但從目前形勢(shì)來(lái)看，多數(shù)行政事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)知識(shí)缺乏，不能適應(yīng)工作需要。多年來(lái)，多數(shù)行政事業(yè)單位檔案管理人員知識(shí)未得到更新，缺乏信息技術(shù)等專業(yè)知識(shí)，阻礙信息化在行政事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用，使得信息化檔案管理體系建設(shè)緩慢[2]。

2.3 信息處理系統(tǒng)不夠完善

近年來(lái)，我國(guó)信息化技術(shù)迅速發(fā)展，人們進(jìn)行信息互通的方式越來(lái)越多，信息傳播速度顯著提升。然而，我國(guó)信息化技術(shù)在行政事業(yè)檔案管理工作的應(yīng)用還不夠全面。盡管行政事業(yè)單位檔案管理工作對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用逐年增加，但是并沒有將信息化技術(shù)應(yīng)用到極致，沒有盡可能地發(fā)揮信息化技術(shù)的作用。主要原因在于行政事業(yè)單位檔案管理工作中的信息處理系統(tǒng)還不夠完善，相關(guān)設(shè)施設(shè)備還沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，整體技術(shù)比較落后，檔案管理的現(xiàn)代化水平普遍較低。

3 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的具體措施

3.1 加強(qiáng)行政事業(yè)單位信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

相關(guān)信息管理系統(tǒng)部門要重視對(duì)國(guó)內(nèi)外質(zhì)量好的信息處理系統(tǒng)引入，目前信息處理系統(tǒng)的建立在我國(guó)還沒有得到較好的發(fā)展，沒有取得較大的突破。管理部門要引入國(guó)外一些先進(jìn)的信息處理系統(tǒng)，進(jìn)一步解決信息管理系統(tǒng)不夠完善的問題，促進(jìn)我國(guó)信息化檔案管理工作推進(jìn)。此外，在完善信息化交流平臺(tái)后，隨著我國(guó)科研實(shí)力不斷加強(qiáng)，有關(guān)科研機(jī)構(gòu)可以依據(jù)科研需要選取獨(dú)立的信息處理系統(tǒng)，更加適應(yīng)信息化檔案管理，加強(qiáng)科技信息技術(shù)信息的保密工作。最重要的是，相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)信息處理系統(tǒng)的關(guān)注度，不能停留在過去的印象中，要提升自己對(duì)信息處理系統(tǒng)的知識(shí)儲(chǔ)備，通過查閱相關(guān)資料來(lái)提高對(duì)它的認(rèn)識(shí)水平，從而促進(jìn)信息處理系統(tǒng)的建設(shè)[3]。

3.2 完善檔案信息化的管理制度

雖然行政事業(yè)單位的信息化檔案管理有了一定的成果，但規(guī)范性仍然需要加強(qiáng)。例如，在檔案管理過程中，工作人員沒有科學(xué)有序地安排所有的管理環(huán)節(jié)，甚至出現(xiàn)了雜亂無(wú)章的情況，各個(gè)部門不能同步開展工作，并在工作中存在責(zé)任推諉等情況。基于此，行政事業(yè)單位要加強(qiáng)完善信息化檔案管理制度，對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行約束和規(guī)范，及時(shí)糾正檔案管理過程中的問題。與此同時(shí)，行政事業(yè)單位還需要建立明確的責(zé)任制度，確保工作人員及職責(zé)。要建立完善責(zé)任追究制度，加強(qiáng)工作責(zé)任心。行政事業(yè)單位要對(duì)檔案管理的程序進(jìn)行完善，明確安排檔案的網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)和檢索制度，限制檔案的使用人員，促使檔案的安全性和完整性不斷加強(qiáng)。

3.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)

當(dāng)前，部分行政事業(yè)單位檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作不夠重視，部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)《檔案法》缺乏清醒認(rèn)識(shí)，部分行政事業(yè)單位沒有專職檔案管理人員。忽視檔案管理工作的現(xiàn)象會(huì)對(duì)檔案管理工作造成較大的影響，很多文件和重要的資料未得到及時(shí)收集和整理，部分重要資料沒有及時(shí)存檔，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)給單位帶來(lái)重大損失。多數(shù)行政事業(yè)單位內(nèi)部的一些檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力需要進(jìn)一步提升，許多工作人員在上崗之前沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，在進(jìn)行檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)紕漏，導(dǎo)致后期需要耗費(fèi)大量的精力去審查和批改。行政事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，一方面要對(duì)即將上崗的工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐能力的培訓(xùn)，另一方面還要培訓(xùn)工作人員運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)開展工作的能力，提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度。與此同時(shí)，行政事業(yè)單位還需要將文書工作和檔案管理工作緊密聯(lián)系，防止這兩項(xiàng)工作脫節(jié)[4]。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，進(jìn)行科學(xué)化和信息化的檔案管理工作對(duì)于行政事業(yè)單位的發(fā)展有著重要作用。行政事業(yè)單位要在檔案管理中加強(qiáng)應(yīng)用信息化技術(shù)，利用信息化技術(shù)建立科學(xué)有效的管理制度，培訓(xùn)提高單位員工的信息化技術(shù)能力，不斷完善信息化檔案管理的體系，以此來(lái)為檔案信息的完整性、真實(shí)性提供保障，進(jìn)而促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)發(fā)展，為行政事業(yè)單位的健康發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。