新《檔案法》背景下的檔案信息化建設(shè)

孫 佳

（武漢市土地利用和城市空間規(guī)劃研究中心，湖北 武漢 430014）

在修訂的《檔案法》中單獨(dú)新增了一章信息化建設(shè)內(nèi)容，明確規(guī)定了電子檔案的合法地位、作用以及信息化建設(shè)、安全管理等內(nèi)容，并明確要求了電子檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館以及檔案信息資源平臺建設(shè)等內(nèi)容，為今后各企業(yè)、單位檔案信息化建設(shè)指明了方向，可謂是我國檔案信息化建設(shè)的里程碑，為檔案高質(zhì)量發(fā)展和現(xiàn)代化管理提供了法律保障。新《檔案法》在扮演著法律指引角色，以信息技術(shù)為抓手，應(yīng)對檔案形態(tài)改變的新局面，實(shí)現(xiàn)以信息化為代表的檔案現(xiàn)代化管理，切實(shí)發(fā)揮出檔案服務(wù)各項工作有序開展的作用與價值。對此，如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)成為當(dāng)前行業(yè)亟待思考的重要課題。

1 夯實(shí)基礎(chǔ)，優(yōu)化檔案信息化發(fā)展環(huán)境

依托武漢市土地利用和城市空間規(guī)劃研究中心（以下簡稱“地空中心”）現(xiàn)有的信息基礎(chǔ)環(huán)境，以滿足檔案信息化建設(shè)需求為目標(biāo)，完善網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、應(yīng)用軟件、基礎(chǔ)硬件、終端設(shè)備、安全設(shè)施等現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施。數(shù)字檔案館以國家電子信息系統(tǒng)機(jī)房等級標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，單獨(dú)配備中心機(jī)房用于放置檔案資源總庫系統(tǒng)。梳理檔案信息化管理所需涉及的各種要素，配備服務(wù)器、交換機(jī)、防火墻、計算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，確保軟硬件設(shè)備齊全；數(shù)字檔案室還應(yīng)配備監(jiān)控和門禁系統(tǒng)、消防預(yù)警系統(tǒng)、自控溫濕度空調(diào)系統(tǒng)等；為確保數(shù)字檔案館穩(wěn)定持續(xù)運(yùn)行，機(jī)房配備雙路供電系統(tǒng)。

以創(chuàng)建武漢市5A數(shù)字檔案室為契機(jī)，搭建檔案數(shù)字管理平臺，具體包括：一是圍繞地空中心局域網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)，有序推進(jìn)檔案收、管、存、用等業(yè)務(wù)的開展，為提高數(shù)據(jù)的安全性，將局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)隔離，并以離線形式進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸[1]。二是基于地空中心檔案管理系統(tǒng)，推進(jìn)電子檔案整理、歸檔、存儲、利用等工作網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與中心業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫對接、檔案數(shù)據(jù)互通共享。同時，以網(wǎng)絡(luò)為媒介，開展電子檔案在線監(jiān)管業(yè)務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的科學(xué)管理和集中利用。

2 統(tǒng)籌規(guī)劃，推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)

為更好地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，加快數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，對地空中心當(dāng)前檔案管理工作進(jìn)行全面梳理，摸底檔案信息化建設(shè)情況，為后期高質(zhì)量開展檔案信息化建設(shè)做好鋪墊。深度調(diào)研當(dāng)前中心檔案管理工作現(xiàn)狀、軟硬件配備情況、系統(tǒng)運(yùn)維情況、紙質(zhì)檔案電子化完成情況、網(wǎng)上文件流轉(zhuǎn)情況、辦公系統(tǒng)使用情況以及檔案管理人員信息化運(yùn)用水平等，為創(chuàng)建數(shù)字檔案室做好調(diào)研準(zhǔn)備工作[2]。而后，地空中心根據(jù)“優(yōu)先利用、分步推進(jìn)”的原則，推進(jìn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，對于中心所涉及的各類國土空間規(guī)劃、土地利用、信息化、博士后科研成果等珍貴的檔案資源，實(shí)行全數(shù)字化管理，現(xiàn)已基本實(shí)現(xiàn)非涉密檔案全部數(shù)字化。為進(jìn)一步提高檔案數(shù)據(jù)的可靠性、全面性和規(guī)范化，開展電子檔案數(shù)據(jù)全面核對工作，逐條、逐頁對照實(shí)體檔案進(jìn)行檢查；開展電子檔案交接工作，制定電子文件歸檔制度，規(guī)范管理流程，從而提高檔案一體化建設(shè)質(zhì)量，并與中心OA協(xié)同辦公系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔[3]、移交，提高了電子檔案資源利用效率。

3 緊貼實(shí)際，組建一支高素質(zhì)人才隊伍

新《檔案法》第三十七條明確規(guī)定，與傳統(tǒng)載體檔案一樣，電子檔案具有同等法律效力，可作為憑證使用。隨著法律層面定性電子檔案的地位，其在未來社會發(fā)展中將發(fā)揮著非常重要的作用。對此，檔案管理者必須要正確意識到檔案信息化的必然趨勢，與時俱進(jìn)，主動與當(dāng)?shù)匦畔⒅鞴懿块T對接、溝通，利用新《檔案法》實(shí)施的這一契機(jī)，推進(jìn)中心檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，確保電子檔案來源可靠、操作合規(guī)，并將數(shù)字檔案室建設(shè)作為提高檔案管理水平的首要任務(wù)。與此同時，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)還需要一批業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高、技術(shù)強(qiáng)的復(fù)合型人才的大力支持，尤其是在新《檔案法》實(shí)施的背景下，要求檔案管理人員不僅要懂傳統(tǒng)的檔案管理方法，還需要具備現(xiàn)代信息技術(shù)能力[4]。所以，要結(jié)合地空中心發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，有針對性地培養(yǎng)一批檔案現(xiàn)代化管理人才隊伍。一方面，應(yīng)定期組織開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得檔案管理人員掌握先進(jìn)的管理理念和手段，同時提高現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用水平。另一方面可多渠道引進(jìn)具有信息技術(shù)專業(yè)背景的檔案管理人才，逐步建立一支可應(yīng)對檔案管理發(fā)展變革的人才隊伍。

4 多措并舉，強(qiáng)化檔案信息安全體系建設(shè)

一直以來，對于檔案工作而言，安全就是底線。近年來，國家檔案局亦曾多次召開安全專項會議，并出臺了一系列的文件通知，要求必須要抓好檔案安全工作，如《關(guān)于進(jìn)一步筑牢安全防線確保檔案安全的通知》《關(guān)于深入開展檔案安全風(fēng)險隱患排查整治工作的通知》等。如今，實(shí)體與網(wǎng)絡(luò)安全已成為各界關(guān)注的焦點(diǎn)問題，如何提高數(shù)字檔案安全管理，“預(yù)防為主、防治結(jié)合”的方式成為首選，可在一定程度上筑牢檔案安全底線，提高檔案安全管理水平，具體可以從以下幾方面入手：一是立足管理機(jī)制，加強(qiáng)安全風(fēng)險防范。造成安全隱患最重要的因素就是缺乏防范意識，在檔案信息化建設(shè)中，必須要重視安全教育，筑牢相關(guān)人員的安全思想防線，提高對風(fēng)險因素的分析和預(yù)警能力，確保安全防范貫穿于檔案信息化建設(shè)全過程。此外，必須要推進(jìn)各項工作規(guī)范化、流程化、制度化，保證檔案信息化建設(shè)有章可循[5]。因此需要仔細(xì)規(guī)劃、全面梳理相關(guān)制度，包括機(jī)房出入管理、環(huán)境控制、運(yùn)行操作在內(nèi)的機(jī)房管理制度，風(fēng)險評估、應(yīng)急處置以及密鑰管理、身份評估等安全管理制度，機(jī)房管理員、數(shù)據(jù)管理員、檔案管理員相關(guān)的人員管理制度，等等。二是依托設(shè)備提高風(fēng)險防范。安全設(shè)備是檔案安全管理的重要抓手與手段，一方面要重視安全設(shè)備建設(shè)工作，開辟專項資金用于購買、維護(hù)各類安全設(shè)備，如防火墻、UPS、殺毒軟件等，絕對不能抱有僥幸心理；另一方面定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，實(shí)時監(jiān)測服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備的運(yùn)行情況，一旦出現(xiàn)故障要及時進(jìn)行排查。同時做好機(jī)房環(huán)境指標(biāo)建設(shè)，確保溫度、濕度達(dá)標(biāo)，做好防水、防火、防盜、防蟲等工作。三是借助技術(shù)手段，加大安全風(fēng)險防控。借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，全面監(jiān)測實(shí)體檔案的“生命特征”，自動采集人員在檔案室的操作行為并進(jìn)行關(guān)鍵分析，確保實(shí)體檔案的安全性。還可以借助CA、時間戳、電子標(biāo)簽等技術(shù)，提高檔案的安全性。

5 結(jié)語

隨著新《檔案法》的實(shí)施，在“十四五”期間，檔案信息化建設(shè)是必然趨勢，亦是符合時代發(fā)展規(guī)律的。對此，檔案管理人員應(yīng)依托檔案法的相關(guān)規(guī)定，以技術(shù)為抓手，以問題為導(dǎo)向，將檔案信息化建設(shè)納入工作重點(diǎn)，科學(xué)部署、合理規(guī)劃、分步實(shí)施，推動檔案信息化建設(shè)高質(zhì)量開展。