新《檔案法》背景下的檔案信息化建設

孫 佳

（武漢市土地利用和城市空間規劃研究中心，湖北 武漢 430014）

在修訂的《檔案法》中單獨新增了一章信息化建設內容，明確規定了電子檔案的合法地位、作用以及信息化建設、安全管理等內容，并明確要求了電子檔案管理信息系統、數字檔案館以及檔案信息資源平臺建設等內容，為今后各企業、單位檔案信息化建設指明了方向，可謂是我國檔案信息化建設的里程碑，為檔案高質量發展和現代化管理提供了法律保障。新《檔案法》在扮演著法律指引角色，以信息技術為抓手，應對檔案形態改變的新局面，實現以信息化為代表的檔案現代化管理，切實發揮出檔案服務各項工作有序開展的作用與價值。對此，如何推進檔案信息化建設成為當前行業亟待思考的重要課題。

1 夯實基礎，優化檔案信息化發展環境

依托武漢市土地利用和城市空間規劃研究中心（以下簡稱“地空中心”）現有的信息基礎環境，以滿足檔案信息化建設需求為目標，完善網絡設備、應用軟件、基礎硬件、終端設備、安全設施等現代化基礎設施。數字檔案館以國家電子信息系統機房等級標準進行建設，單獨配備中心機房用于放置檔案資源總庫系統。梳理檔案信息化管理所需涉及的各種要素，配備服務器、交換機、防火墻、計算機、掃描儀等設備，確保軟硬件設備齊全；數字檔案室還應配備監控和門禁系統、消防預警系統、自控溫濕度空調系統等；為確保數字檔案館穩定持續運行，機房配備雙路供電系統。

以創建武漢市5A數字檔案室為契機，搭建檔案數字管理平臺，具體包括：一是圍繞地空中心局域網檔案管理系統，有序推進檔案收、管、存、用等業務的開展，為提高數據的安全性，將局域網與互聯網隔離，并以離線形式進行數據傳輸[1]。二是基于地空中心檔案管理系統，推進電子檔案整理、歸檔、存儲、利用等工作網絡化管理，實現檔案信息系統與中心業務系統無縫對接、檔案數據互通共享。同時，以網絡為媒介，開展電子檔案在線監管業務，真正實現數字檔案的科學管理和集中利用。

2 統籌規劃，推進數字檔案資源建設

為更好地推進檔案信息化建設，加快數字檔案室建設步伐，對地空中心當前檔案管理工作進行全面梳理，摸底檔案信息化建設情況，為后期高質量開展檔案信息化建設做好鋪墊。深度調研當前中心檔案管理工作現狀、軟硬件配備情況、系統運維情況、紙質檔案電子化完成情況、網上文件流轉情況、辦公系統使用情況以及檔案管理人員信息化運用水平等，為創建數字檔案室做好調研準備工作[2]。而后，地空中心根據“優先利用、分步推進”的原則，推進檔案目錄數據庫建設，對于中心所涉及的各類國土空間規劃、土地利用、信息化、博士后科研成果等珍貴的檔案資源，實行全數字化管理，現已基本實現非涉密檔案全部數字化。為進一步提高檔案數據的可靠性、全面性和規范化，開展電子檔案數據全面核對工作，逐條、逐頁對照實體檔案進行檢查；開展電子檔案交接工作，制定電子文件歸檔制度，規范管理流程，從而提高檔案一體化建設質量，并與中心OA協同辦公系統對接，實現電子文件在線歸檔[3]、移交，提高了電子檔案資源利用效率。

3 緊貼實際，組建一支高素質人才隊伍

新《檔案法》第三十七條明確規定，與傳統載體檔案一樣，電子檔案具有同等法律效力，可作為憑證使用。隨著法律層面定性電子檔案的地位，其在未來社會發展中將發揮著非常重要的作用。對此，檔案管理者必須要正確意識到檔案信息化的必然趨勢，與時俱進，主動與當地信息主管部門對接、溝通，利用新《檔案法》實施的這一契機，推進中心檔案信息化建設進程，實現檔案網絡化管理，確保電子檔案來源可靠、操作合規，并將數字檔案室建設作為提高檔案管理水平的首要任務。與此同時，加強檔案信息化建設還需要一批業務精、素質高、技術強的復合型人才的大力支持，尤其是在新《檔案法》實施的背景下，要求檔案管理人員不僅要懂傳統的檔案管理方法，還需要具備現代信息技術能力[4]。所以，要結合地空中心發展戰略目標，有針對性地培養一批檔案現代化管理人才隊伍。一方面，應定期組織開展業務培訓，使得檔案管理人員掌握先進的管理理念和手段，同時提高現代信息技術應用水平。另一方面可多渠道引進具有信息技術專業背景的檔案管理人才，逐步建立一支可應對檔案管理發展變革的人才隊伍。

4 多措并舉，強化檔案信息安全體系建設

一直以來，對于檔案工作而言，安全就是底線。近年來，國家檔案局亦曾多次召開安全專項會議，并出臺了一系列的文件通知，要求必須要抓好檔案安全工作，如《關于進一步筑牢安全防線確保檔案安全的通知》《關于深入開展檔案安全風險隱患排查整治工作的通知》等。如今，實體與網絡安全已成為各界關注的焦點問題，如何提高數字檔案安全管理，“預防為主、防治結合”的方式成為首選，可在一定程度上筑牢檔案安全底線，提高檔案安全管理水平，具體可以從以下幾方面入手：一是立足管理機制，加強安全風險防范。造成安全隱患最重要的因素就是缺乏防范意識，在檔案信息化建設中，必須要重視安全教育，筑牢相關人員的安全思想防線，提高對風險因素的分析和預警能力，確保安全防范貫穿于檔案信息化建設全過程。此外，必須要推進各項工作規范化、流程化、制度化，保證檔案信息化建設有章可循[5]。因此需要仔細規劃、全面梳理相關制度，包括機房出入管理、環境控制、運行操作在內的機房管理制度，風險評估、應急處置以及密鑰管理、身份評估等安全管理制度，機房管理員、數據管理員、檔案管理員相關的人員管理制度，等等。二是依托設備提高風險防范。安全設備是檔案安全管理的重要抓手與手段，一方面要重視安全設備建設工作，開辟專項資金用于購買、維護各類安全設備，如防火墻、UPS、殺毒軟件等，絕對不能抱有僥幸心理；另一方面定期對設備進行維護，實時監測服務器、網絡設備、監控設備的運行情況，一旦出現故障要及時進行排查。同時做好機房環境指標建設，確保溫度、濕度達標，做好防水、防火、防盜、防蟲等工作。三是借助技術手段，加大安全風險防控。借助物聯網技術，全面監測實體檔案的“生命特征”，自動采集人員在檔案室的操作行為并進行關鍵分析，確保實體檔案的安全性。還可以借助CA、時間戳、電子標簽等技術，提高檔案的安全性。

5 結語

隨著新《檔案法》的實施，在“十四五”期間，檔案信息化建設是必然趨勢，亦是符合時代發展規律的。對此，檔案管理人員應依托檔案法的相關規定，以技術為抓手，以問題為導向，將檔案信息化建設納入工作重點，科學部署、合理規劃、分步實施，推動檔案信息化建設高質量開展。