機關事業單位數字化檔案管理路徑分析

史曉華

（山東省物資儲備管理中心，山東 濟南 250012）

文件管理數字化建設在機關事業單位中有非常重要的地位，同時也是確保公司和行業正常運行的基本保障，需要對制度的充分理解和合理安排。這也是保證制度為社會提供服務的前提。現在是信息化為主的新時代，是各領域融合信息化建設的新道路，也是中國事業單位穩定發展的重要基礎。由于科學技術的快速發展，信息化建設的進程也在不斷推進，所以機關事業單位的信息化建設尤為重要，信息技術的充分融合給文件管理工作帶來了很多優勢，工作效率達到了可視化的提高。這也是機關事業單位的主要發展目標，文件管理信息化建設中也存在一些困難和負面問題，我們應該充分重視，將通過本文進行了詳細的論述，供同行參考，使事業單位的數字化檔案管理工作效率得到提高

1 新形勢下機關事業單位數字化檔案管理工作現狀

1.1 現代化設備配備不足

目前，我國大部分都是紙質文件在使用，數字文件管理系統普及率不高，數據庫內容不完整，不全面。針對這個問題，大多數機關事業單位并沒有足夠的為了保證數字文件管理發展的硬件設施，部分單位有文件管理堆積情況，也沒有好的保管場所和適當的保管方法，會受天氣等因素的影響，出現文件受潮破損的情況，對于文件的完整及安全性也會產生影響，同樣也限制了有效地利用檔案資源。

1.2 檔案管理人員綜合素質與專業水平不高

檔案管理人員綜合素質水平不高，為了完成項目單位的數字文件管理工作，檔案管理人員必須具備相應的工作素養，實現數字文件管理設備的有效利用。但是現階段的檔案管理人員必須具備相應的業務素養，實現數字文件管理設備的有效利用。部分檔案管理人員年齡較大，接觸網絡信息較少，接受信息知識的速度較慢，學習效率不高。

1.3 檔案檢索速度低

檔案文件資源搜索效率較低，現階段大部分工作單位還依舊使用人工搜索，沒有用電腦進行搜索的效率高。這在一定程度上影響了文件檢索的速度和準確性，增加了檔案管理工作量以及文件檢索的效率。

1.4 缺乏思想認識

人們受傳統思想認識的限制，對機關工作單位的文件管理工作缺乏思想認識，對文件管理工作的技術缺乏專業性的重視，認為文件管理業務沒有技術含量，無法充分發揮文件資源所隱藏的價值。

2 機關事業單位數字化檔案管理對策

2.1 實現現代化數字文件管理系統

互聯網信息技術的快速發展使得數字文件管理更加便捷。機關事業單位的數字化文件管理需要相對較多的內容實施管理，對數字文件管理系統提出了更高的要求，機關事業單位可以結合自身實際情況，深入放大自身優勢，通過有效利用自身優勢實現數字化文件管理體系現代化，有效控制文件資源的安全性和存儲質量，消除相關硬件風險，更有效地推進單位數字化文件管理工作。

2.2 提高檔案管理人員的工作素質

檔案管理者的主要業務是管理和維護數字化文件，是整個過程的實施者和操作者，因此他們對文件管理任務質量的影響非常大，為了提高文件管理者的綜合素質，需要事業單位和組織要采取多種方法。如不斷提高工作能力，定期評估最新設備知識的學習和水平，加強檔案管理員對最新設備的學習，實施數字化文件管理的培訓，并對自己的業務發展需求進行保障和促進，使文件作者不斷提高專業水平，實現數字文件管理的可持續發展。

2.3 提高數字文件管理效率

首先是提高文件管理能力；充分發揮數字化文件管理系統的優勢，提高事業單位的數字化文件管理工作效率；利用磁盤和光纖的連接排列，提高數字化文件管理系統性能的提高，提高系統內部存儲空間，更好地做好事業單位的數字化文件管理服務。其次是保護文檔資源的安全，對磁盤排列產品的硬件和結構進行嚴格要求，使數字文件管理更加可靠，為數字文件管理系統功能的更新打下堅實的基礎，并且磁盤排列需要更高水平的保護，要確保數字文件管理系統的安全性，有效地保護文件資源。再者就是數字文件管理系統的安全性。提高文件管理系統的性能，為了提高系統的維護性能，在選擇數字文件管理排列產品時，要選擇CD排列產品，實現數字文件管理系統功能的在線升級，開放性系統網絡文件管理員為查詢和訪問文件的資源提供了保障，提高了數字文件管理系統的性能。

2.4 提高對文件管理的認識

機關事業單位的文件資源是事業單位決策的重要依據，可以決定制度的決策是否合理，可以決定制度的無形資本認知與否。機關事業機構積極推廣和宣傳有關文件管理的制度知識，使全體員工認識到文件管理的重要性，了解文件管理的意義。使全體員工正確認識到文件的價值，讓文件管理工作得到全體員工的支持和理解，有效防止全體員工輕視文件管理工作。機關事業單位應將文件管理工作納入議事日程，及時掌握文件管理中存在的問題和困難，得到有效解決。在招聘數字化文件管理相關人員時，應以專業功能和業務執行精神為前提，制定相關激勵政策要提高日管理者的積極性，加強數字文件管理的資金支持，使數字文件管理更加方便快捷。

3 結束語

綜上所述，隨著中國經濟科技的發展，文件管理數字化建設越來越重要，各單位必須重視文件管理的發展，并通過不斷的教育，提高文件管理者的專業水平和綜合素質。目前機關事業單位要盡快實施和創新數字化建設的新方案。不僅應實施信息化建設的要求，還應隨著時代的潮流加快數字化建設的效率，這無疑是文件管理者的一個重要挑戰，也是一個難點，我們將繼續實踐、創新、數字化建設中出現的新篇章。積極克服問題，采取有效措施解決問題，一定程度上可以促進中國機關事業機構的健康可持續發展。