淺議“互聯網+檔案”信息化管理模式的發展方向

李 璐

（銀川市口腔醫院，寧夏 銀川 750000）

當前大數據及互聯網技術的廣泛應用使得信息管理工作的信息量增加、信息類型多樣化，在推進檔案高質量發展中，現有檔案管理傳統理念和管理模式已無法滿足目前社會對檔案歷史性、原始記錄性、真實可靠性等要求，同時所處環境正在發生本質變化，因此更多的管理者、信息化開發研究人員開始將研究目標轉向檔案管理信息化發展。

1 “互聯網+”下信息化檔案管理存在的問題

1.1 信息化認識存在差距

有部分人沒有在思想上認識到信息技術給社會帶來的巨大影響，還存在依賴于習慣于傳統的管理模式，無法將信息化建設與各項業務有機結合，如在人員信息、視頻影像實況、會議記錄以及社會事務動態管理等方面的信息數據收集、記錄不準確、不及時、不完整等，造成先進信息技術應用未得到充分落實，給歷史數據統計、查證帶來困難。

1.2 標準化系統存在短板信息技術

在檔案管理中的應用，離不開各系統數據庫的支持和保障。利用檔案管理系統數據庫，將不同種類的數據信息錄入至相應的數據庫中，為檔案信息化建設提供高質量的信息內容支持。但由于數據信息錄入不準確，存在錯錄、漏錄，以及檔案管理數據信息庫之間存在各自為陣現象，庫與庫之間、建庫部門之間缺乏一套行之有效的標準化管理系統，檔案存在大量的碎片化、非結構化信息，影響了檔案信息化建設進程。

1.3 缺乏高層次檔案管理專業人才

人才是社會進步的基石，大數據互聯網時代催生檔案管理信息化發展，更需要有技術、懂管理的高層次人才來實現管理工作的不斷提質升級。但大部分傳統檔案管理工作人員是隨著年齡增長從各業務部門調整過來的，缺乏檔案專業知識和系統培訓造成系統化的管理成為無稽之談。專業程度不夠的檔案管理人員，只能承擔資料的收集和裝訂，無法挖掘出一份檔案資料背后的歷史價值和重要意義，無法實現檔案管理的專業性。

1.4 標準化系統存在短板信息技術

在檔案管理中的應用，離不開各系統數據庫的支持和保障。除此之外，利用檔案管理系統數據庫，將不同種類的數據信息錄入至相應的數據庫中，為檔案信息化建設提供高質量的信息內容支持。但從現實來看，由于數據信息錄入不準確，存在錯錄、漏錄，以及檔案管理數據信息庫之間存在各自為陣的現象，庫與庫之間、建庫部門之間缺乏一套行之有效的標準化管理系統，檔案存在大量的碎片化、非結構化信息，影響了檔案信息化建設進程。

2 檔案數字化管理措施

2.1 管理系統已逐步整合辦公自動化系統

按照國家、自治區、市檔案管理部門各項政策要求，同時按照檔案保密管理要求，在外部網絡中我們應將各種數字檔案信息管理系統所需要的信息采用物理隔離的方式切斷一切關聯。用計算機存儲檔案信息檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全。但通常而言，研發設計所需要完成的檔案管理與信息化辦公自動化系統不僅僅是由一個軟件企業所能夠完成，兩個系統之間存在著不一致的格式和標準，有時還會出現產生無法互操作的兼容性問題，在兩個系統之間的連接、數據交流及移植等各個環節上容易導致造成不方便的問題，還容易對檔案系統的具體使用造成十分不利的影響。因此，這兩個軟件系統的開發研制設計目標既應該能夠保持比較統一，也更好地便于對整個系統運行維護和升級更新。除此之外，檔案管理系統和辦公室自動化系統能夠保證檔案資料和檔案信息管理工作實現全過程的一體化，對于提升管理效率具有很大的意義。

2.2 提高檔案資源信息的數字化管理水平

為了實現檔案信息數據共享，對大數據資源信息服務平臺進一步深入和加強了建設，使得檔案信息數據和資源可以在該平臺中同時實現數據共享，提升了檔案信息數字化和管理的水平。若在檔案信息資源管理模式上僅僅是采用了單機或內部簡易局域網連接的方式，無法達到所期望的效果。為了保證有效地發揮它重要的綜合利用價值，應以當地為核心盡快成立以檔案資料庫檢索和服務中心。該部門主要涵蓋全部的檔案資料和數據信息，有效地利用了該中心搜集整理了相關部門在檔案資料利用和檢索等各個方面的業務和需求。

2.3 海量檔案數據庫加強建設

目前許多行政主管部門的檔案信息數據規模仍然相對較低，只是積累了近幾年來的一些數據，而還是存在著大部分的歷史文件數據未能夠實現信息進行數字化的轉換，增大了我國檔案研究開發和利用的困難。因此，一定程度上要做到如何使得數字化的檔案信息管理系統得以充分地發揮其功能，對以前的各種歷史檔案按一定計劃與步驟逐漸地完成各種數字化的轉換。不但是必須要將一些紙質檔案，還要把一些具有特殊典型意義的名稱或者榮譽認證書等數字化的檔案信息資源進行加強和管理，應該是采用這種數字化的方式進行轉換后向信息系統中儲存。而且，數字化處理后的音頻、聲像等檔案信息資源也可對網絡上傳檔案的各種播放形式進行相應的支持，有利于檔案的利用效率不斷得到改善。

2.4 檔案人員加快專業知識更新

我們現在正處于一個信息迅速爆炸的互聯網時代，數字化的管理和網絡化建設工程成為檔案管理工作的重心。因此，對于檔案管理工作者所學習的理論和技術都會產生非常積極的影響，為了提高其數字化檔案管理工作的水平和質量創造了有利條件，隨著數字化檔案管理的進一步深入和實施，檔案管理工作者應進一步提升其整體的工作素質，通過深刻地學習并充分領會其相關的知識，從而使他們的眼界不斷擴闊，知識框架更加豐富和進一步得到優化，對于提升其專業性能力也起到了重要的作用，使自己慢慢地成為一名對檔案管理業務及其信息技術較為熟悉的新型高水平科研技術型人才。

3 結束語

隨著數字經濟發展，越來越多的借助于自動化、數字化、網絡化、智能化手段已經成為推動各項事業發展的關鍵驅動力，其在檔案管理模式的構建上也是不可或缺的。利用計算機技術形成的數字化網絡管理模式能夠推動檔案管理的模式創新，大大提升檔案管理的效率和準確性。為了保證檔案管理工作能夠盡快適應數字化帶來的改變，相關單位應及時更新硬件設備構建信息技術支撐系統，并提升檔案管理人員的信息素養和綜合素質，使計算機技術更好地運用于檔案管理現代化中。