談國有企業中檔案信息化出現的問題及對策

呂婷婷

（天津水務集團有限公司，天津 300042）

所謂檔案信息化，是指對檔案進行數字化加工，進行一系列包括信息采集、處理轉化、存儲歸檔等全過程管理，讓其檔案具有可擴展性和實用性，實現企業資源共享，大幅度提升檔案利用率。檔案信息的數字化變革，改變了過去以紙質保管、實體呈現為主，轉變為以數字化、網絡化為核心的檔案管理，這就要求國有企業順應檔案管理發展需求，轉變思路，采用當代信息技術，開展檔案信息化建設，從而提高檔案管理工作的水平與質量。

1 創新國有企業檔案管理的重要性

當前環境下，現代化信息手段已成為企業生存和發展的重要工具，檔案資料是企業的重要知識資產和信息資源，涵蓋了各個時期的生產建設、經營管理、科學研究等工作活動中形成的文獻資料。創新國有企業檔案管理工作，對提高企業決策水平和生產效率，促進企業發展發揮著重要作用，提供了強有力的信息支持。創新國有企業檔案管理工作，在制定企業文化建設方案、提高企業軟實力方面也起著重要的作用，是檢驗企業整體管理水平的抓手，是企業信息公開和現代化管理的重要基礎。創新國有企業檔案管理，不僅可以保證檔案管理工作的準確率，滿足檔案管理的基本需求，對工作流程進行有效的監督和追溯，還可以降低人力和資源等方面的消耗，使檔案管理實現由個別查找向系統整理提升，由簡單匯總向專題研究提升，提供更多的“增值服務”，促進國有企業的長遠發展。

2 國有企業檔案信息化建設存在的問題

1）國有企業檔案信息化建設發展極不均衡。當前，國有企業檔案信息化建設水平不均衡，有的國有企業已經獲得了較好的建設成果，正努力實現著檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化；有的國有企業卻沒有足夠的資源和能力，使得國有企業檔案管理信息化水平落后；甚至有的國有企業檔案管理信息化建設還未啟動，缺乏現代辦公設備。有的國企雖然有信息化建設思路，有硬件支持，但缺乏整體規劃計劃，很多檔案管理工作還靠傳統的手工操作，工作效率低下，服務效率和服務水平都還停在較低層次。這種整體發展水平良莠不齊的現象，使得很多國有企業檔案管理部門的檔案信息資源無法進行共享，當需要進行信息的查詢和使用的時候仍然非常繁瑣，距離走向全面的信息化還有很長的路。

2）企業檔案管理制度不完善。現代企業制度的不斷發展需要對企業檔案工作進行更加科學的規范，這主要體現在公司檔案管理體制的逐步建立和完善上。但在國企改革實踐中，普遍沒有對檔案管理給予足夠的重視，有的還未建立與自身企業發展相適應的檔案管理制度體系，有的檔案管理制度不能根據國家政策的變化、企業管理的需要，及時對檔案管理制度進行調整優化。檔案作為現代企業的一種重要資產，是企業研發、生產、經營和管理活動等基礎性管理工作的重要內容，如果不能建立并及時完善檔案管理制度，就會導致檔案管理工作缺乏科學、系統、嚴謹的工作流程，影響了檔案的保護和利用，違背了新修訂的《中華人民共和國檔案法》中有關依法治檔、科學管檔的工作遵循。

3 加強國有企業檔案信息化建設的對策措施

1）加大國有企業檔案信息資源建設。“資源建設、開發利用”是檔案管理的核心職能，國有企業檔案信息資源是國有企業生產實踐與企業員工腦力勞動的結晶，是一種知識資源，主要包括檔案信息要素、人要素、技術要素及其他檔案信息活動要素，并作為室藏檔案實現數字化和電子文件的采集和接收。它是國有企業檔案信息化建設取得成功與否的關鍵環節，也是衡量檔案信息化水平高低的一個標桿。國有企業檔案信息資源建設要做到：一是加強檔案資源建設要從最基礎性的工作做起，就是把收集作為檔案管理的第一要務，以對歷史負責、為現實服務、替未來著想的態度，加大接收力度，明確歸檔范圍，保證檔案的積累和收集齊全，做到應收盡收、應交盡交。檔案的收集工作是檔案資源開發利用的起點，檔案部門及時、準確、客觀的收集檔案資源，豐富充實檔案信息是檔案資源建設的前提和基礎。二是做好檔案信息資源的開放利用工作。依照新檔案法的規定，要注重對檔案資源進行深度開發，通過整合、加工、編研，使檔案服務實現由個別查找向系統整理提升，由簡單匯總向專題研究提升，提供更多的“增值服務”。要處理好全面開發與保密的關系，積極穩妥地做好已經到期的檔案開放和解密工作，以便更好地實現檔案資源的利用價值。三是利用信息技術手段，助力檔案信息資源的建設。要加大計算機、多媒體、網絡技術、縮微技術等高新技術在檔案管理工作的廣泛運用。運用新技術助力檔案數據庫的建設，推動數字化、信息化檔案館藏建設，提高檔案信息資源開發利用水平。四是優化開發利用信息資源環境。檔案利用是檔案管理工作的中心環節，也是開發利用檔案信息資源的直接途徑。國有企業檔案部門要為利用者提供檔案和各種相關服務，盡量優化開放利用信息資源的寬松環境。

2）樹立信息化檔案管理理念。理念是行為的先導，在計算機信息技術快速發展，檔案信息化建設如火如荼的時代發展背景下，企業管理者以及檔案工作者要在思想上牢固樹立信息化管理理念，在思想上要高度重視檔案信息化工作，將檔案信息化納入企業生產、經營和管理的各個方面，納入企業各個崗位、部門的年度考核，并在人、財、物等方面加大信息化建設投入力度，筑牢企業信息化建設基礎，做好企業信息化建設頂層設計，將檔案信息化建設與企業長遠發展規劃有機結合起來，夯實企業檔案信息化建設根基。

3）健全檔案管理相關制度。國有企業檔案管理工作的有效開展，離不開建立健全檔案管理相關制度，這需要系統分析總結經驗，根據時代發展的要求不斷更新知識結構，建立檔案工作責任制，依法制定切合實際需求的檔案管理制度。首先，檔案管理制度的內容應當充實完善，要覆蓋檔案管理的基礎工作和開發利用工作，制度種類可以根據需要分為具體的管理規定、實施辦法和細則等。其次，檔案管理制度的制定應當符合實際，在總結以往的檔案管理經驗的基礎上，征求各相關單位和部門意見，切忌照搬照抄，從而提高檔案管理制度落實的可執行性和可操作性。最后，檔案管理制度的修訂要與時俱進，要符合國家相關法律及政策的新要求，要適應企業新發展需求。只有這樣，國有企業檔案管理工作在現代化信息社會的大背景下，才能夠實現更加優化的管理模式，將檔案管理工作的價值最大化發揮出來。

4 結語

對于國有企業檔案管理來說，不在領導眼皮底下，不在生產一線，而是處于幕后，處于為其他各部門服務的地位，同時又承擔著“為黨管檔、為國守史、為民服務”的重任，這是檔案工作者的政治責任和歷史責任，也是檔案工作者的初心和使命。我們要充分抓住信息化發展這次極其難得的機遇，正視面臨的嚴峻挑戰，抓住重點，理清思路，破除干擾，全力推動檔案信息化建設，助推國有企業的高質量發展。