大數(shù)據(jù)背景下文書檔案電子化管理初探

李 韻

（青島海洋科學(xué)與技術(shù)國家實(shí)驗(yàn)室發(fā)展中心，山東 青島 266000）

文書檔案管理的規(guī)模逐漸擴(kuò)大。文書檔案管理對(duì)現(xiàn)代生活發(fā)展具有重要戰(zhàn)略意義，是企業(yè)運(yùn)作發(fā)展的根基，文書檔案管理辦公的好壞決定了企業(yè)能否穩(wěn)定高速的發(fā)展，正確的管理模式可以減少文書檔案管理后期上企業(yè)銷從而增加效益。企業(yè)文書檔案管理中要求資料整理分類質(zhì)量達(dá)標(biāo)，更需要對(duì)于文書檔案后期的查驗(yàn)和保存。當(dāng)下企業(yè)文書檔案管理辦公效率和質(zhì)量上存在較大問題，文書檔案的管理缺少信息化、網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化，通過建立信息一體自動(dòng)化文書檔案管理途徑來保證文書檔案管理辦公的安全性和高效性保障企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

1 文書檔案管理存在的主要問題

1.1 文書檔案管理部門職責(zé)不清

文書檔案管理部門職責(zé)不清導(dǎo)致管理人員在工作中不清楚自己的職權(quán)范圍。很多事情只有在領(lǐng)導(dǎo)的要求下完成，不能發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性。文書檔案管理工作中很多管理干部只服從“一把手”的領(lǐng)導(dǎo)，不和同級(jí)的干部及相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行交流溝通，存在工作畏手畏腳、不主動(dòng)思考作為的現(xiàn)象，實(shí)際管理工作處理上通常是別人不去做，自己就不去做，這樣的思想會(huì)導(dǎo)致整個(gè)團(tuán)隊(duì)之間精神面貌渙散。工作時(shí)遇到問題常常一個(gè)推脫一個(gè)，難以發(fā)揮文書檔案實(shí)際作用。

1.2 文書檔案管理工作效率低下

在日常的工作當(dāng)中，管理人員和基層工作人員之間的工作關(guān)系和服務(wù)方式上也存在著諸多的問題。工作人員在工作理念上沒有真正做到以單位發(fā)展和規(guī)范管理為宗旨，沒有認(rèn)識(shí)到文書檔案是單位管理工作重要的信息資源，很多檔案工作人員只是運(yùn)用傳統(tǒng)手段機(jī)械的整理檔案，未能結(jié)合信息化手段及時(shí)完善管理方式，造成檔案整理效率較低。

1.3 文書檔案管理大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用不足

隨著時(shí)代的發(fā)展，各行各業(yè)對(duì)于復(fù)合型人才的需求越來越大，對(duì)于檔案行業(yè)來說，大部分檔案管理人員具備一定的檔案管理相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，但是對(duì)于信息技術(shù)的掌握相對(duì)欠缺，各單位普遍認(rèn)為檔案工作僅是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的資料收集工作，未能提高對(duì)檔案工作和檔案工作人員再教育的重視程度，這就導(dǎo)致即使國家及上級(jí)單位出臺(tái)各項(xiàng)檔案數(shù)字化的指示和政策，但很多單位仍堅(jiān)持使用紙質(zhì)歸檔的方式。

2 提升文書檔案數(shù)字化管理的途徑

2.1 開展文書檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)

定期文書檔案管理人員參加檔案繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，掌握最新的仿真政策，同時(shí)，也要加強(qiáng)其信息技術(shù)的理論與實(shí)操培訓(xùn)。將具有一定辦公自動(dòng)化運(yùn)用能力作為招聘檔案管理人員的必要條件。在日常例會(huì)中強(qiáng)調(diào)檔案信息化工作的重要性，提高相關(guān)人員對(duì)于這項(xiàng)工作重視程度。

2.2 大數(shù)據(jù)文書檔案管理辦公部門交流自動(dòng)化

文書檔案管理的重要關(guān)鍵是“分類”，利用大數(shù)據(jù)算法可以更高效的完成文書檔案的分類和整理工作，可運(yùn)用“RFID”、無線數(shù)據(jù)通信等技術(shù)于文書檔案管理工作，對(duì)文書檔案資料進(jìn)行有效分類。利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)管理部門數(shù)據(jù)間的雙向溝通，發(fā)送者和接受者之間的地位不斷的進(jìn)行交換，發(fā)送者并非以命令的方式去下達(dá)指令，而是在傳輸?shù)耐瑫r(shí)進(jìn)行交流與反饋，當(dāng)發(fā)送者與接收者達(dá)成一致時(shí)進(jìn)行實(shí)行。改變傳統(tǒng)單向溝通的一方只發(fā)送信息，另一方只接受信息的低效率模式。

3 文書檔案管理信息化建設(shè)模式

搭建文書檔案管理辦公自動(dòng)化平臺(tái)。文書檔案管理過程中需要合理地運(yùn)用信息化手段實(shí)現(xiàn)文件資料的高效整理和便利查閱。第一，信息化其實(shí)就是利用高科技手段對(duì)我們手上擁有的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分析，對(duì)日常積累的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納匯總，通過大數(shù)據(jù)的計(jì)算分析可以幫助我們更好地了解實(shí)際情況，對(duì)于工作過程當(dāng)中出現(xiàn)的問題及時(shí)解決，幫助管理層從全局掌握角度了解單位日常工作中形成的文件資料，更好地對(duì)全局工作作出分析，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的有效管理。第二，文書檔案管理是有著很多的數(shù)據(jù)，各部門之間每天都有大量的現(xiàn)場數(shù)據(jù)需要向管理層面進(jìn)行反饋，在實(shí)際操作過程當(dāng)中會(huì)因?yàn)閿?shù)據(jù)的零散導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺失或是遺漏，通過信息化手段，可以把這些大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的信息匯總，實(shí)現(xiàn)部門之間的聯(lián)動(dòng)，基層人員也能夠?qū)芾砣藛T下達(dá)的指令更加快速的做出反饋，使得整個(gè)項(xiàng)目能夠更加規(guī)范化。

4 結(jié)束語

文書檔案是記錄單位發(fā)展歷程的重要載體，通過信息化手段實(shí)現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化、一體化，能有效提高檔案整理效率，也能為今后的開發(fā)利用帶來便利。