大數據背景下文書檔案電子化管理初探

李 韻

（青島海洋科學與技術國家實驗室發展中心，山東 青島 266000）

文書檔案管理的規模逐漸擴大。文書檔案管理對現代生活發展具有重要戰略意義，是企業運作發展的根基，文書檔案管理辦公的好壞決定了企業能否穩定高速的發展，正確的管理模式可以減少文書檔案管理后期上企業銷從而增加效益。企業文書檔案管理中要求資料整理分類質量達標，更需要對于文書檔案后期的查驗和保存。當下企業文書檔案管理辦公效率和質量上存在較大問題，文書檔案的管理缺少信息化、網絡化、系統化，通過建立信息一體自動化文書檔案管理途徑來保證文書檔案管理辦公的安全性和高效性保障企業的穩定發展。

1 文書檔案管理存在的主要問題

1.1 文書檔案管理部門職責不清

文書檔案管理部門職責不清導致管理人員在工作中不清楚自己的職權范圍。很多事情只有在領導的要求下完成，不能發揮自身的主觀能動性。文書檔案管理工作中很多管理干部只服從“一把手”的領導，不和同級的干部及相關業務部門進行交流溝通，存在工作畏手畏腳、不主動思考作為的現象，實際管理工作處理上通常是別人不去做，自己就不去做，這樣的思想會導致整個團隊之間精神面貌渙散。工作時遇到問題常常一個推脫一個，難以發揮文書檔案實際作用。

1.2 文書檔案管理工作效率低下

在日常的工作當中，管理人員和基層工作人員之間的工作關系和服務方式上也存在著諸多的問題。工作人員在工作理念上沒有真正做到以單位發展和規范管理為宗旨，沒有認識到文書檔案是單位管理工作重要的信息資源，很多檔案工作人員只是運用傳統手段機械的整理檔案，未能結合信息化手段及時完善管理方式，造成檔案整理效率較低。

1.3 文書檔案管理大數據技術運用不足

隨著時代的發展，各行各業對于復合型人才的需求越來越大，對于檔案行業來說，大部分檔案管理人員具備一定的檔案管理相關經驗，但是對于信息技術的掌握相對欠缺，各單位普遍認為檔案工作僅是一項基礎性的資料收集工作，未能提高對檔案工作和檔案工作人員再教育的重視程度，這就導致即使國家及上級單位出臺各項檔案數字化的指示和政策，但很多單位仍堅持使用紙質歸檔的方式。

2 提升文書檔案數字化管理的途徑

2.1 開展文書檔案管理人員的信息技術培訓

定期文書檔案管理人員參加檔案繼續教育學習，掌握最新的仿真政策，同時，也要加強其信息技術的理論與實操培訓。將具有一定辦公自動化運用能力作為招聘檔案管理人員的必要條件。在日常例會中強調檔案信息化工作的重要性，提高相關人員對于這項工作重視程度。

2.2 大數據文書檔案管理辦公部門交流自動化

文書檔案管理的重要關鍵是“分類”，利用大數據算法可以更高效的完成文書檔案的分類和整理工作，可運用“RFID”、無線數據通信等技術于文書檔案管理工作，對文書檔案資料進行有效分類。利用辦公自動化系統實現管理部門數據間的雙向溝通，發送者和接受者之間的地位不斷的進行交換，發送者并非以命令的方式去下達指令，而是在傳輸的同時進行交流與反饋，當發送者與接收者達成一致時進行實行。改變傳統單向溝通的一方只發送信息，另一方只接受信息的低效率模式。

3 文書檔案管理信息化建設模式

搭建文書檔案管理辦公自動化平臺。文書檔案管理過程中需要合理地運用信息化手段實現文件資料的高效整理和便利查閱。第一，信息化其實就是利用高科技手段對我們手上擁有的數據資料進行分析，對日常積累的數據進行歸納匯總，通過大數據的計算分析可以幫助我們更好地了解實際情況，對于工作過程當中出現的問題及時解決，幫助管理層從全局掌握角度了解單位日常工作中形成的文件資料，更好地對全局工作作出分析，從而實現項目的有效管理。第二，文書檔案管理是有著很多的數據，各部門之間每天都有大量的現場數據需要向管理層面進行反饋，在實際操作過程當中會因為數據的零散導致數據缺失或是遺漏，通過信息化手段，可以把這些大量的數據進行合理的信息匯總，實現部門之間的聯動，基層人員也能夠對管理人員下達的指令更加快速的做出反饋，使得整個項目能夠更加規范化。

4 結束語

文書檔案是記錄單位發展歷程的重要載體，通過信息化手段實現文書檔案的數字化、一體化，能有效提高檔案整理效率，也能為今后的開發利用帶來便利。