淺議信息化背景下企業檔案管理的改革措施

羅 代

（湘潭市中環水務有限公司，湖南 湘潭 411100）

新時代已經全面進入信息化社會，企業面臨的發展境況，將趨向日益復雜，迎來機遇與挑戰并存的時代。企業生產或經營決策，需要借力信息技術。企業檔案是真實記錄企業日常管理和生產或經營發展的資料，也是企業相對重要的信息資源，對促進企業發展，具有比較重要的參考價值，也是一種重要的憑證性價值。所以，在信息化背景下，需要企業強化檔案管理方面的信息化建設，用以提升企業檔案管理效率，發揮企業檔案價值，促進企業獲得長足發展。

1 企業檔案管理信息化建設的必要性

1.1 可以不斷擴大檔案數據規模

規范化的企業檔案管理，需要對生產或經營活動中產生的各種數據或操作，實施記錄并存檔。企業的生產或經營規模會逐漸擴大，以往傳統紙質檔案管理模式，已然不再適應現代企業檔案管理工作。信息技術與網絡技術都在快速發展，企業內部各項工作同樣需要實現信息化轉型。企業檔案管理愈加需要高效快捷的檔案數據收集，以利實現檔案數據的可靠真實準確性。企業檔案數據規模在不斷擴大，檔案類型同樣趨向多樣復雜，實現企業檔案管理信息化，可提升企業檔案管理信息化水平。

1.2 可優化企業檔案管理辦公環境

相對企業而言，運用信息化辦公方式，有助于提升辦公效率，并能保證各項辦公工作內容進行有效銜接，也能促進企業生產或經營效率。針對企業檔案管理，企業OA系統與檔案管理系統實施有效對接，能實現企業財務數據的自動歸檔化，以此提高企業檔案數據收集、處理、分類、分析、歸檔或使用效率。

1.3 發揮檔案促進企業生產或經營發展作用

企業檔案規整生產或經營活動數據愈加詳細，就愈加利于企業規劃生產或經營方案。傳統紙質檔案管理工作往往體現數據不足，難以有效發揮助力企業規劃全面發展方案作用，而信息化檔案管理則幫助企業決策者，對企業發展規劃進行科學制定。所以，需要企業強化檔案管理信息化建設。

2 信息化背景下企業檔案管理的改革措施

2.1 重構企業檔案管理流程

企業檔案管理主要含有資料或數據的收集、整理、分析、歸檔或利用等流程，需要對這些檔案管理流程，實施改革與優化。首先，改革與優化檔案信息或數據收集流程。將檔案信息或收集任務，下達到企業各部門，運用企業內部信息化系統，上傳各類檔案信息或數據，增強收集實效；其次，改革與優化檔案信息或數據整理流程。企業檔案信息或數據，需要根據具體情況，進行歸類與劃分，再構建不同文件夾，實施保存并備份。這就需要對各類檔案信息或數據進行分類梳理，并進行認真錄入，還要設置對應安全管理權限，用以提高企業檔案信息與數據安全性；再次，認真檢查企業檔案信息或數據。需要檔案管理人員，養成定期檢查檔案信息或數據工作習慣，對發現有的問題，積極聯系企業內部所屬部門，再次進行確認，用以保證信息或數據的準確真實性與完整性；最后，改革與優化檔案信息或數據利用流程。調取利用檔案信息或數據，需經檔案管理人員允許并進行必要利用對接，審核利用人資格或權限，填寫利用檔案信息或數據內容或目的，并承諾履行保密義務。

2.2 有效收集或整合企業檔案信息或數據資源

伴隨企業生產或經營規模不斷擴大，企業生產或經營活動會產生大量信息或數據，這些信息或數據是企業重要的軟資源。所以，需要企業形成一套相對全面而具體的檔案管理體制，意在有效收集或整合企業檔案信息或數據資源。企業財務人員要養成每天歸納匯總相關檔案信息或數據工作習慣，力爭實現檔案信息或數據的有效性與完整性；對企業發生的各類新信息或數據，進行認真檢查、核對與甄別，進行隨時及時錄入；如果發生了檔案信息或數據變動情況，要進行及時整理、刪減或修改，確保企業檔案信息或數據的準確性。針對企業人力資源信息或數據，同樣要記載完整信息或數據，并對企業內部人員變動、流動與流失等信息或數據，進行準確及時記載錄入，體現企業人力資源管理信息化。準確劃分企業檔案信息或數據管理標準，明確企業內部各部門檔案信息或數據管理責任，避免信息或數據的重復錄入，體現檔案信息或數據管理質量。

2.3 提升檔案服務企業發展能力

管理好企業檔案，可給企業決策者或管理者提供詳細、全面而具體的信息或數據，利于企業搞好生產或經營活動。僅就目前而言，企業檔案服務內容或范圍相對有限，一般僅是借閱服務，不能很好發揮檔案作用。所以，需要提高檔案服務企業發展能力。要優化檔案服務能力。需要檔案管理人員借助信息技術，運用信息快速檢索、數據挖掘或信息全文檢索等技術，提高檔案服務效率。同時，還要依據企業發展實際，更多創設檔案服務功能；強化檔案信息科學梳理，適當放開檔案信息或數據調閱權限，方便企業內部人員利用檔案信息或數據，適當擴大檔案信息或數據服務范圍。

2.4 加強企業檔案信息化標準機制建設

企業利用信息技術構建檔案管理信息系統時，需要圍繞企業檔案信息化標準，進行檔案信息體系建設。首先，需要編寫詳細信息或數據錄入規程，并傳達到企業內部各個部門，要求根據編寫的規程，進行信息或數據的編輯，方便匯總、整理或錄入；其次，制定檔案信息或數據接收標準，確定信息或數據上傳時間，用以確保信息或數據上傳的及時性，利于企業檔案管理人員及時保存檔案信息或數據；最后，建立企業檔案信息化管理標準，要求企業檔案管理人員，必須根據管理標準，規范做好企業檔案管理工作。

3 結束語

在信息化背景下，改革企業檔案管理，需要充分利于信息技術，對企業檔案信息或數據，進行快速收集、分析、歸類、歸納、整理和匯總，并進行系統錄入，以保證企業檔案信息的真實性與完整性，為企業發展提供服務。