淺談信息化時代創新檔案管理服務模式的途徑

關紹鵬

（中共遼寧省委黨校，遼寧 沈陽 110004）

相比以往，在信息化時代中企事業所獲取和需要維護的信息量都有巨量增加。所以檔案管理工作面臨著一個全新的環境，包括更加多樣化的信息內容和不同類型的檔案存貯形式等，所以這就要求檔案管理服務工作不能再完全依照傳統的方式進行，應該思考創新管理方案，以應對信息化檔案的管理。當前，網絡技術的不斷進步為創新檔案管理工作提供了技術基礎，所以相關從業人員應當考慮如何借助信息化平臺對檔案進行管理，提升服務質量，為企事業發展提供信息保障。

1 當前檔案管理面臨的問題以及信息化檔案管理的意義

現階段，因為社會變化速度越來越快，企事業運營所需信息增加，檔案管理服務工作面臨著巨大挑戰，也導致一些問題出現制約管理工作開展。第一，相關管理人員缺乏先進的管理思想，造成選擇的方案會逐漸無法適應實際發展需要。主要像是傳統制造業企事業的檔案管理人員沒有及時更新管理理念，依然采用傳統的紙質文檔記錄信息，這就導致一旦信息量加大，檔案管理人員的工作量也會激增。在這個數據快速增長的時代，各行業都在加快轉型，由以往的勞動力密集型向信息化智能化轉變，所以主要依靠紙質文檔管理檔案的方式會制約企事業未來發展速度，同時紙質信息在傳遞過程中更很容易丟失，保存時也需要較大的實體空間進行存放，還需要時刻注意周邊環境對檔案的影響，避免信息損失。第二，信息化檔案的產品和服務沒有真正融合。這種情況主要集中在與互聯網結合更緊密的行業中，因為大多數企事業都認識到信息化檔案管理對企事業發展的重要性，所以已經投入較多資源在信息化檔案系統的采購和維護方面，但這些資源的配置主要集中在硬件提升方面，而相關人員的管理理念和服務意識并沒有隨之更新，這就造成信息化檔案沒有切實提升工作效率。很多企事業信息化檔案管理的負責團隊是技術部門，所以他們更關注科技檔案信息系統的復雜性較強和運行效果提高，沒有充分考慮產品使用者的需求，缺乏服務意識。

所以信息化時代檔案管理服務模式的意義在于提升企事業運營效率。首先，信息化時代的檔案管理服務方式要解決因手動操作造成的問題，例如：減少檔案文件對存儲空間的占用以降低企事業倉儲成本；同時節省檔案管理人員記錄和查詢時耗費的時間，降低信息整理難度；提高檔案信息共享能力，提升文件的傳輸效率，促進信息的快速流動；方便企事業內容利用信息，充分發揮信息驅動業務的作用。此外，創新檔案管理方式可以提高文件安全。因為在傳統的檔案管理方式下，文件丟失和記錄的內容缺失等問題時有發生，且信息找回難度大，所以信息化檔案管理方式可以有效減少此類事故發生。

2 信息化時代檔案管理服務模式優化的創新策略

1）制定檔案信息的編制和管理標準。現階段，在信息化檔案管理過程中，信息的收集，整理和最終呈現往往不是由個人或者單個團隊負責的，這就要求企事業相關部門制定標準化制度，用以規范信息獲取方式，信息內容記錄格式的統一性，例如在數據時間范圍的確定方面，整個流程應該通過討論出一個合理的信息更新時間，保證在這個時間范圍內更新就不影響數據的及時性也保證了數據的完整性。同時，針對信息記錄格式也要做出限制，比如所有時間的精確程度都截止至分鐘，而不是有些環節記錄到日，有些環節記錄到小時。另外，同一個含義的字段命名應該保持一致，這樣做可以有效減低檔案管理系統開發人員和使用人員的工作難度，也方便后續使用和問題復現。

2）注重創新檔案管理服務形式和內容。正如上文提到的問題，當前很多企事業已經引入各類檔案管理信息化系統，在一定程度上提高了收集信息、整理數據的效率，但是沒有重視信息化系統的利用效果，這就導致系統產品和服務沒有相互促進，這就要求系統管理人員要和使用人員及時溝通，了解系統使用過程中出現的問題，確保檔案管理系統的服務效果，同時通過信息使用者的反饋不斷優化產品功能，提升用戶的使用體驗。除此之外，無論是企事業內部自行開發檔案管理系統還是購入外部產品，都要注重管理用戶服務信息，通過了解用戶對功能的使用頻率和問題反映不斷改進產品，不斷提高信息檔案建設的服務內容，幫助使用者提升使用效果。

3）培養創新型人才，促進服務升級。相關從業人員的專業化程度是檔案信息管理建設的必要前提，所以提供檔案管理服務的企事業或者部門都需要針對自身發展需求建立和完善專業培訓體系和人才管理制度。例如，信息化檔案管理產品的改進和服務能力提升需要依靠開發部門和業務部門的高素質綜合型人才配合，因此培養現有員工提升其服務意識和業務能力和積極吸納優質人才是檔案管理服務模式創新的重要途徑。在人員選拔和培訓過程中應當充分考慮各個方面：首先，引進高質量的相關管理人員，為創新服務模式注入新血液。其次，在開發部門和業務部門都需要定期開展學習活動，促進現有人員通過自我學習提升綜合業務能力，同時，在企事業內部或者是行業內組織討論會和建立信息共享平臺，邀請專家傳授經驗，以更新現有服務人員的服務觀念，提高工作效果。

4）整合行業資源，各企事業相互促進共同進步。當前，開展信息化檔案管理的企事業數量越來越多，企事業規模也比之前有所擴大，綜合實力有所加強。這就啟發行業內各個企事業可以自發建立行業聯盟，打造信息共享平臺，用來共享最新的行業信息和先進的科學技術，通過良性競爭提高行業內各企事業的綜合實力。或者是一些規模較小的企事業可以通過分工合作，充分發揮自身優勢，整合產業鏈資源提高競爭優勢。此外，通過行業內積極溝通和交流，有利于培養檔案管理行業的人才，改善現階段優質人才緊缺的現狀。同時，規模化的產業集聚有助于政府部門規劃和完善檔案管理信息化建設所需的基礎設施建設。

3 結束語

綜上所述，信息化時代檔案管理服務模式的創新發展對企事業和行業發展都有著重要意義，也是應對信息技術的不斷發展帶來變革的必要舉措。現階段，不同行業面臨著不同的檔案管理問題，主要集中在管理觀念更新和產品與服務結合等方面。網絡技術的發展促使信息化管理服務在各行各業的應用，檔案管理工作也需要順應發展趨勢，符合企事業發展需求，例如自動化收集和整理數據信息，編制成相關檔案后存儲中數據庫中；不斷優化服務理念，以保證信息化產品在應用過程中的效果，以此促進業務發展和企事業管理水平，幫助企事業提升綜合實力以應對日益激烈的社會競爭。