淺談信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式的途徑

關(guān)紹鵬

（中共遼寧省委黨校，遼寧 沈陽(yáng) 110004）

相比以往，在信息化時(shí)代中企事業(yè)所獲取和需要維護(hù)的信息量都有巨量增加。所以檔案管理工作面臨著一個(gè)全新的環(huán)境，包括更加多樣化的信息內(nèi)容和不同類(lèi)型的檔案存貯形式等，所以這就要求檔案管理服務(wù)工作不能再完全依照傳統(tǒng)的方式進(jìn)行，應(yīng)該思考創(chuàng)新管理方案，以應(yīng)對(duì)信息化檔案的管理。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步為創(chuàng)新檔案管理工作提供了技術(shù)基礎(chǔ)，所以相關(guān)從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)考慮如何借助信息化平臺(tái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，提升服務(wù)質(zhì)量，為企事業(yè)發(fā)展提供信息保障。

1 當(dāng)前檔案管理面臨的問(wèn)題以及信息化檔案管理的意義

現(xiàn)階段，因?yàn)樯鐣?huì)變化速度越來(lái)越快，企事業(yè)運(yùn)營(yíng)所需信息增加，檔案管理服務(wù)工作面臨著巨大挑戰(zhàn)，也導(dǎo)致一些問(wèn)題出現(xiàn)制約管理工作開(kāi)展。第一，相關(guān)管理人員缺乏先進(jìn)的管理思想，造成選擇的方案會(huì)逐漸無(wú)法適應(yīng)實(shí)際發(fā)展需要。主要像是傳統(tǒng)制造業(yè)企事業(yè)的檔案管理人員沒(méi)有及時(shí)更新管理理念，依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔記錄信息，這就導(dǎo)致一旦信息量加大，檔案管理人員的工作量也會(huì)激增。在這個(gè)數(shù)據(jù)快速增長(zhǎng)的時(shí)代，各行業(yè)都在加快轉(zhuǎn)型，由以往的勞動(dòng)力密集型向信息化智能化轉(zhuǎn)變，所以主要依靠紙質(zhì)文檔管理檔案的方式會(huì)制約企事業(yè)未來(lái)發(fā)展速度，同時(shí)紙質(zhì)信息在傳遞過(guò)程中更很容易丟失，保存時(shí)也需要較大的實(shí)體空間進(jìn)行存放，還需要時(shí)刻注意周邊環(huán)境對(duì)檔案的影響，避免信息損失。第二，信息化檔案的產(chǎn)品和服務(wù)沒(méi)有真正融合。這種情況主要集中在與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合更緊密的行業(yè)中，因?yàn)榇蠖鄶?shù)企事業(yè)都認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理對(duì)企事業(yè)發(fā)展的重要性，所以已經(jīng)投入較多資源在信息化檔案系統(tǒng)的采購(gòu)和維護(hù)方面，但這些資源的配置主要集中在硬件提升方面，而相關(guān)人員的管理理念和服務(wù)意識(shí)并沒(méi)有隨之更新，這就造成信息化檔案沒(méi)有切實(shí)提升工作效率。很多企事業(yè)信息化檔案管理的負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)是技術(shù)部門(mén)，所以他們更關(guān)注科技檔案信息系統(tǒng)的復(fù)雜性較強(qiáng)和運(yùn)行效果提高，沒(méi)有充分考慮產(chǎn)品使用者的需求，缺乏服務(wù)意識(shí)。

所以信息化時(shí)代檔案管理服務(wù)模式的意義在于提升企事業(yè)運(yùn)營(yíng)效率。首先，信息化時(shí)代的檔案管理服務(wù)方式要解決因手動(dòng)操作造成的問(wèn)題，例如：減少檔案文件對(duì)存儲(chǔ)空間的占用以降低企事業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)成本；同時(shí)節(jié)省檔案管理人員記錄和查詢時(shí)耗費(fèi)的時(shí)間，降低信息整理難度；提高檔案信息共享能力，提升文件的傳輸效率，促進(jìn)信息的快速流動(dòng)；方便企事業(yè)內(nèi)容利用信息，充分發(fā)揮信息驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)的作用。此外，創(chuàng)新檔案管理方式可以提高文件安全。因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)的檔案管理方式下，文件丟失和記錄的內(nèi)容缺失等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，且信息找回難度大，所以信息化檔案管理方式可以有效減少此類(lèi)事故發(fā)生。

2 信息化時(shí)代檔案管理服務(wù)模式優(yōu)化的創(chuàng)新策略

1）制定檔案信息的編制和管理標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)階段，在信息化檔案管理過(guò)程中，信息的收集，整理和最終呈現(xiàn)往往不是由個(gè)人或者單個(gè)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)的，這就要求企事業(yè)相關(guān)部門(mén)制定標(biāo)準(zhǔn)化制度，用以規(guī)范信息獲取方式，信息內(nèi)容記錄格式的統(tǒng)一性，例如在數(shù)據(jù)時(shí)間范圍的確定方面，整個(gè)流程應(yīng)該通過(guò)討論出一個(gè)合理的信息更新時(shí)間，保證在這個(gè)時(shí)間范圍內(nèi)更新就不影響數(shù)據(jù)的及時(shí)性也保證了數(shù)據(jù)的完整性。同時(shí)，針對(duì)信息記錄格式也要做出限制，比如所有時(shí)間的精確程度都截止至分鐘，而不是有些環(huán)節(jié)記錄到日，有些環(huán)節(jié)記錄到小時(shí)。另外，同一個(gè)含義的字段命名應(yīng)該保持一致，這樣做可以有效減低檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員和使用人員的工作難度，也方便后續(xù)使用和問(wèn)題復(fù)現(xiàn)。

2）注重創(chuàng)新檔案管理服務(wù)形式和內(nèi)容。正如上文提到的問(wèn)題，當(dāng)前很多企事業(yè)已經(jīng)引入各類(lèi)檔案管理信息化系統(tǒng)，在一定程度上提高了收集信息、整理數(shù)據(jù)的效率，但是沒(méi)有重視信息化系統(tǒng)的利用效果，這就導(dǎo)致系統(tǒng)產(chǎn)品和服務(wù)沒(méi)有相互促進(jìn)，這就要求系統(tǒng)管理人員要和使用人員及時(shí)溝通，了解系統(tǒng)使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)效果，同時(shí)通過(guò)信息使用者的反饋不斷優(yōu)化產(chǎn)品功能，提升用戶的使用體驗(yàn)。除此之外，無(wú)論是企事業(yè)內(nèi)部自行開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)還是購(gòu)入外部產(chǎn)品，都要注重管理用戶服務(wù)信息，通過(guò)了解用戶對(duì)功能的使用頻率和問(wèn)題反映不斷改進(jìn)產(chǎn)品，不斷提高信息檔案建設(shè)的服務(wù)內(nèi)容，幫助使用者提升使用效果。

3）培養(yǎng)創(chuàng)新型人才，促進(jìn)服務(wù)升級(jí)。相關(guān)從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)化程度是檔案信息管理建設(shè)的必要前提，所以提供檔案管理服務(wù)的企事業(yè)或者部門(mén)都需要針對(duì)自身發(fā)展需求建立和完善專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)體系和人才管理制度。例如，信息化檔案管理產(chǎn)品的改進(jìn)和服務(wù)能力提升需要依靠開(kāi)發(fā)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)的高素質(zhì)綜合型人才配合，因此培養(yǎng)現(xiàn)有員工提升其服務(wù)意識(shí)和業(yè)務(wù)能力和積極吸納優(yōu)質(zhì)人才是檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的重要途徑。在人員選拔和培訓(xùn)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)充分考慮各個(gè)方面：首先，引進(jìn)高質(zhì)量的相關(guān)管理人員，為創(chuàng)新服務(wù)模式注入新血液。其次，在開(kāi)發(fā)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)都需要定期開(kāi)展學(xué)習(xí)活動(dòng)，促進(jìn)現(xiàn)有人員通過(guò)自我學(xué)習(xí)提升綜合業(yè)務(wù)能力，同時(shí)，在企事業(yè)內(nèi)部或者是行業(yè)內(nèi)組織討論會(huì)和建立信息共享平臺(tái)，邀請(qǐng)專(zhuān)家傳授經(jīng)驗(yàn)，以更新現(xiàn)有服務(wù)人員的服務(wù)觀念，提高工作效果。

4）整合行業(yè)資源，各企事業(yè)相互促進(jìn)共同進(jìn)步。當(dāng)前，開(kāi)展信息化檔案管理的企事業(yè)數(shù)量越來(lái)越多，企事業(yè)規(guī)模也比之前有所擴(kuò)大，綜合實(shí)力有所加強(qiáng)。這就啟發(fā)行業(yè)內(nèi)各個(gè)企事業(yè)可以自發(fā)建立行業(yè)聯(lián)盟，打造信息共享平臺(tái)，用來(lái)共享最新的行業(yè)信息和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，通過(guò)良性競(jìng)爭(zhēng)提高行業(yè)內(nèi)各企事業(yè)的綜合實(shí)力。或者是一些規(guī)模較小的企事業(yè)可以通過(guò)分工合作，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，整合產(chǎn)業(yè)鏈資源提高競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。此外，通過(guò)行業(yè)內(nèi)積極溝通和交流，有利于培養(yǎng)檔案管理行業(yè)的人才，改善現(xiàn)階段優(yōu)質(zhì)人才緊缺的現(xiàn)狀。同時(shí)，規(guī)模化的產(chǎn)業(yè)集聚有助于政府部門(mén)規(guī)劃和完善檔案管理信息化建設(shè)所需的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息化時(shí)代檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新發(fā)展對(duì)企事業(yè)和行業(yè)發(fā)展都有著重要意義，也是應(yīng)對(duì)信息技術(shù)的不斷發(fā)展帶來(lái)變革的必要舉措。現(xiàn)階段，不同行業(yè)面臨著不同的檔案管理問(wèn)題，主要集中在管理觀念更新和產(chǎn)品與服務(wù)結(jié)合等方面。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使信息化管理服務(wù)在各行各業(yè)的應(yīng)用，檔案管理工作也需要順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，符合企事業(yè)發(fā)展需求，例如自動(dòng)化收集和整理數(shù)據(jù)信息，編制成相關(guān)檔案后存儲(chǔ)中數(shù)據(jù)庫(kù)中；不斷優(yōu)化服務(wù)理念，以保證信息化產(chǎn)品在應(yīng)用過(guò)程中的效果，以此促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展和企事業(yè)管理水平，幫助企事業(yè)提升綜合實(shí)力以應(yīng)對(duì)日益激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)。