關于檔案信息化建設與檔案管理的思考

胡曉曼

（成都人才服務中心，四川 成都 610015）

1 檔案信息化建設概述

對于“檔案信息化”這一概述有著廣義和狹義之分。從廣義角度來看，檔案信息化是指對社會中政治、經濟、文化以及科技等的信息進行融合，并通過現代信息技術實現檔案資源信息大數據的共享；從狹義角度來看，檔案信息化是將實物檔案信息資料進行整理形成電子化資料，這是將其數據化的過程，這也為廣大查閱檔案人員提供了極大的便利。因此，檔案信息化建設是與傳統檔案管理相對而言，它是利用信息技術對傳統實物檔案信息資料進行創新和升華，將檔案資料的保存方式轉為電子保存，這樣一方面能夠確保保存的長期性和便捷性，另一方面還能提高檔案管理的效率，以便實現資源共享，大大節省了人力和物力。

2 當前檔案管理存在的問題

雖然信息化時代給人們帶來了很大的便利，滿足了人們的需求，但是目前在檔案管理中還存在不少問題，主要存在檔案信息化建設意識淡薄、檔案管理缺乏規范、檔案管理人員業務水平參差不齊以及每個單位檔案管理部門缺乏統一四方面的問題。

1）檔案信息化建設意識淡薄。隨著信息技術的推進，很多管理系統進入人們的視野，減輕了人們的工作負擔。但是在檔案管理這一領域，很多檔案管理人員對于檔案的信息化建設的認知程度較低，他們還是更傾向于使用傳統的檔案管理方式，他們認為傳統的檔案管理方式能夠滿足檔案管理工作的需求，同時不會投入太多有金錢和時間，從根本上沒有激起相關工作人員對于檔案信息化建設的重視。

2）檔案管理缺乏規范。在檔案管理工作中也出現了很多不同的軟件，但只有部分軟件能夠滿足既定的管理需求，因此這就需要檔案管理工作者制定統一的管理標準。但在實際使用的過程中，檔案管理標準混亂，導致檔案管理效率降低，主要表現在以下幾方面：第一，在檔案信息化建設過程中缺乏完善的相關組織統一規劃以及未制定科學而合理的管理標準，導致管理缺乏合理性，阻礙了管理工作的正常運行；第二，檔案管理方式落后，沒有從根本上對傳統的管理方式進行革新，導致出現了管理方法與對外服務管理脫節的現象，擾亂了檔案資源管理與其他對外服務信息管理的有效銜接。

3）檔案管理人員業務水平參差不齊。在檔案管理的過程中，很多工作人員對于檔案管理并不是很精通，他們很多都只是兼職檔案管理，只有極少數人員是專職人員，因此檔案管理人員的整個隊伍水平參差不齊，究其原因，他們缺乏專業的培訓，他們僅僅依據口傳口的自身的經驗進行操作，如果遇到技術問題，檔案管理部門還是聘請專業的技術人員前來解決，但解決問題后并沒有學習相關技術。

4）每個單位檔案管理部門缺乏統一。隨著科技的發展，我國在社會的各個領域都取得了舉世矚目的成就，但是不同地方、同不同領域、不同單位都還是存在較大的差別。由于各個地區的經濟發展進度不同，不同地區的檔案信息管理水平也會存在較大差異，這也會影響檔案信息管理的整體水平。例如一些較為發達地區已經普遍通過計算機電子化檔案信息圖片等先進的技術統一管理檔案，而有的較為落后的地區還在通過單機進行檔案管理，只是單一的檔案進出庫管理。不同地區的檔案管理部門缺乏統一性，信息無法共享，使得檔案管理的水平有很大的差異性，面臨的一個現實問題就是檔案資源難以實現共享，不能實現不同地區檔案同時共享，異地服務等便利服務。

3 新時代檔案管理信息化建設的策略

當前在檔案管理信息化建設的實際過程中存在不少的現實問題，只有將這些問題解決了才能確保檔案管理工作的有效進行，為此相關管理部門應加強對檔案信息化建設的重視、制定健全的管理體系、建立安全的檔案管理系統以及提升檔案管理人員管理水平。

1）加強對檔案信息化建設的重視。一些企事業單位要想有效地利用檔案信息化管理首先必須加強對檔案信息化建設的重視，轉變企業固有的思想觀念，對檔案信息化建設賦予全新的認識，樹立先進的檔案信息化管理的思想，并使企事業單位有關人員明確檔案信息化建設的效用，提高檔案信息化建設的認知水平；其次，相關企事業單位應在傳統的檔案管理基礎之上對檔案管理進行革新，不斷完善現有的檔案信息管理，提高檔案管理的科學性和有效性；最后，企事業單位應根據本單位檔案管理的真實情況制定與檔案管理有關的規章制度，使工作人員能夠根據相關規定正確開展工作，加強對檔案管理信息化建設的重視，促使檔案管理的信息化程度不斷提升。

2）制定健全的檔案管理體系。健全的管理體系能夠為企事業單位的有序發展提供重要的保障，同樣健全的檔案管理體系能夠為檔案管理的信息化建設提供合理的保證。當今科技發展突飛猛進，很多企業的管理也呈現出不斷精細化的特征。因此為了使得檔案管理適應高速發展的時代要求，企事業單位應積極為檔案管理的信息化建設創造條件，為檔案管理提供合理的制度保證，完善檔案管理規范，制定健全的管理體系，使其能夠在企事業單位檔案管理的過程中發揮最大作用，一方面不斷約束檔案管理人員的行為，另一方面正確引領檔案管理人員在檔案管理工作中謹慎地對待這項工作，實現檔案管理在企事業單位中的價值。

3）建立安全的檔案管理系統。企事業單位的檔案管理系統能夠對企業的檔案管理發揮最大的實際使用效益，提高管理的質量和效率，并確保檔案管理資源的安全性。因此，相關企事業單位應加大對于檔案管理信息化建設的投入力度，合理購買檔案管理的軟硬件，為檔案管理的信息化建設提供充足的物質資源。基于此，相關企事業單位需要建立安全的面向企事業單位內部和公眾的檔案管理網站，增強檔案管理的服務功能，使得廣大用戶通過檔案管理網站獲取服務，借此實現檔案管理資源的共享，提高檔案管理資源的利用率。

4）提升檔案管理人員管理水平。在檔案管理的信息化建設領域中，不僅需要融入先進的科學技術，更需要高端的技術人才。高素質的人員能夠促進檔案管理的信息化建設，檔案的信息化管理實現了檔案的收集、存儲、查找以及統計的自動化建設。因此，為了更好地實現這一目標，相關企事業單位應組建高水平的管理隊伍。第一，企事業單位應加強檔案管理人員對于理論知識的儲備，以便更好地指導實踐；第二，企事業單位應為檔案管理人員提供培訓，增加他們學習的機會，通過培訓不僅能夠提高檔案管理人員的理論水平同時能夠提高他們的實踐水平，豐富他們的管理經驗，以便使他們能夠熟練地操作計算機的；第三，企事業單位可以靈活制定管理機制，從物質層面提高檔案管理人員工作的積極性。

4 結語

檔案管理對于企業的發展能夠起到關鍵作用，企事業單位應正確認識檔案管理的重要性，對檔案管理的信息化建設進行深入地思考，不斷完善傳統檔案管理的不足，提高檔案管理的資源使用率。為此，企事業單位應加強對檔案信息化建設的重視、制定健全的管理體系、建立安全的檔案管理系統以及提升檔案管理人員管理水平。