檔案數字化管理體系建設問題研究

何 葉

（肇慶市檔案館，廣東 肇慶 526000）

推動檔案信息化建設工作可以提高業務辦理效率，同時對人員檔案信息進行動態化實時化管理，利用物聯網技術實現數據的高效管理，信息化工作不僅是智慧化管理的重要組成部分，更是體現管理智能化水平的標志之一，需要多方部門的相互協作，共同實現我國檔案系統信息化建設目標。

1 數字化管理體系建設的重要性

隨著時代的發展，計算機技術的不斷普及，信息技術成為人們生活中不可或缺的組成部門。在數字化檔案管理中需要合理地運用到信息化手段，通過計算機模型的分析，利用大數據的觀察，保證整體檔案在集中處理環節的邏輯性，更好的發展各部門的協調工作，保障統計過程的有效進行。第一，信息化其實就是利用高科技手段對我們手上擁有的數據資料進行分析，對日常積累的數據進行歸納匯總，得出一個有效的管理調配方案。通過計算的分析可以幫助我們更好地了解實際情況，在后續的調用過程中管理人員能夠快速了解到檔案存儲位置情況，對于存檔過程中出現的問題能夠及時發展及時解決，讓管理層面更好地對全館檔案管理作出分析，從而實現存取的有效管理。第二，在當前的傳統管理上會出現很多數據，各部門之間每天都有大量的數據要向管理層進行反饋，實際操作過程會因為數據的零散導致數據缺失或是遺漏，通過計算機可以把這些數據進行信息匯總，能夠幫助管理部門更好地了解到關鍵問題，同時在辦公上更加高效性，實現企業之間的聯動，基層人員也能夠對管理人員下達的指令快速做出反饋，使得整個項目能夠更加規范化。

2 檔案管理數字化建設的優勢

1）加強對于檔案管理信息化建設工作有助于我國檔案管理制度的改革方案，可以不斷更新思想不斷發現制中存在的問題，同時在檔案信息化管理上可以更加直觀的觀察檔案統計的建設情況，做出大數據分析，檔案管理要重視對于人員信息和相關填報信息，通過這些檔案的深入分析，可以對未來的民生工程建設具有指導性作用。同時要完善基層檔案管理體系的具體化實施，在各方面的數據上做到信息的準確性，可以進行相關分類統計，更加直觀地了解到人們的真實需要，同時對于管理制度問題能夠及時發現。

2）基層檔案管理信息化建設能夠提高工作效率，實施更加多元化信息化的管理工作，對于人員優化配置同時加強信息的準確性，通過信息的歸納總結反饋到一線工作人員的手中，可以加強他們的業務能力，同時為人民提供更加高效便捷的辦理渠道。因此需要為檔案管理工作制定相關的政策法規，不斷完善該項目的可持續性和嚴謹性，幫助政府直觀地了解人民群眾的生活水平，不斷完善民生問題的建設上具有較高的指導性作用。

3 檔案數字化管理體系建設方針

1）建立完善的信息化平臺。對于傳統檔案整理過程工作人員應該一邊收集完善資料，一邊建立電子檔案，并定期對單位和個人進行相關信息復查，如果需要更正或改動要及時處理，對用戶的信息要做到有證可查并，并確保信息更新的及時性。同時檔案信息數量巨大，在很多方面都有重要的作用，利用率很高。所以，如何運用信息技術，建立高效、準確、便捷的檢索數據庫就非常重要。在數據庫的建立中一定要設定明確的個人檔案編號，可以在眾多的檔案信息中搜索關鍵詞來快速查找到需要的信息，而對這些具體數據都能通過其中的某一個或者某幾個關鍵詞進行搜索查詢，這樣的方式就可以大大縮減服務人員的辦事效率，提供更多的時間給到工作人員進行檔案管理和整理的工作。同時，對于信息的動態更新也應該有相應的管理系統設置，實現數據動態更新，并通過3D模型的建立，為管理系統打造一個清晰真實的信息展示平臺。比如，對于信息化數據庫內的模塊建設，可以請專業的技術人員進行平臺的打造，設計電子檔案的模板，在每一份檔案的錄入過程中，都需要錄入常規的數據和內容，這些內容都是上文提到過的重要編號和資料，包括圖片和照片，也應該有相應的位置進行登記和填寫，并做好專業的檢索，在查詢者需要進行查詢時，工作人員幫助檢索其中一個相關內容就可以檢索到電子檔案，這樣的方式可以提高檔案的管理效率。

2）強化基礎業務。由于管理資料的復雜性，要落實好檔案管理工作，首要做的事情就是需要收集資料。而收集工作是一個比較繁雜的工作，因為檔案的資源來源是多渠道，這就需要檔案管理部門要從多渠道進行資料的收集和歸納。這樣的做法可以改變傳統方式一個個對人員進行登記和保存，讓專人負責專項工作，渠道一使用一個專員進行溝通相應的檔案資料，渠道二使用另一個專員溝通協調另外一項檔案資料，這樣以此類推，當積累一定量之后專員對自己的渠道就掌握的非常好，這時候就可以通過帶新人的方式來推進工作的進度，讓不同的專員小組與自己對應的渠道進行溝通協商，這樣的方式可以讓資料收集的速度加快，辦事效率也大大提高。除此之外，管理人員還是要做好檔案的整理和編目工作，這些基礎檔案管理工作都應該落實到人頭去負責。比如對于企業來說，柜面咨詢的服務是必要的，但在這一塊本文在后面會提到如何改進，企業要做好服務工作，其中也就包括房產檔案管理這一塊，派遣優秀員工是目前檔案管理工作的重要任務，只有在確保對檔案管理工作進行有效的日常監督和檢查，才能保證管理人員的工作完成度，以及資料的完整性，對內容、質量有問題的檔案要及時進行清理和完善，最終交回的檔案一定是保證資料完整無誤，所有資料都應該有效的情況下才可以入庫歸檔，所以，優秀員工的重要性毋庸置疑，同時，對于送到檔案室的檔案要進行編號，最后放到文件柜相應的位置上，并建立一本目錄檢索，方便有人咨詢的時候能快速查找到相應的檔案。

3）優化網絡系統建設。將檔案數據庫進行局域網連接，互聯網技術的不斷發展，在處理數據的方式上也是較多的運用到了信息技術手段，要求相關檔案管理部門充分利用網絡手段，建成網絡信息化的管理方式，幫助客戶能夠更加便捷高效的辦理業務，實現客戶在足不出戶的情況下進行手機辦公。在人員管理方面要定期對工作人員進行符合時代化的培訓工作，要求相關人員掌握一定的專業技能，能夠更好地投入到為人民服務中。檔案管理工作也需要有一個健全機制，對于打印出來的檔案，不可隨意丟棄，如果咨詢者廢棄掉檔案復印件，需要進行粉碎或者蓋上一個作廢字樣的鮮章，另外，對于需要的檔案文件，檔案管理人員也應該出具相應的章來證明檔案的真實性，這樣的操作會大大縮短咨詢者的辦理時間，也會幫助檔案管理人員快速完成任務，提高整體服務水平。

4 結束語

綜上所述，管理部門要認清檔案管理的現狀，著手加強檔案管理，認真分析管理中可能存在的問題和原因，并針對性的將問題一一解決，提高檔案管理的質量，同時，利用信息化技術讓查詢工作能夠更加便捷，脫離人手不足的困境，讓人力資源都用在更需要精細化管理的工作之中。