基于大數據背景下民政檔案管理工作創新策略

黃均華

（重慶市大足區人民政府龍崗街道辦事處，重慶 402360）

民政檔案涉及日常的民政工作，包括社團管理、最低生活保障、特困、臨時救助等一些基本信息，傳統的民政檔案管理工作整體的效率比較低。在民政辦公室中，檔案管理是非常重要的組成部分，它對于各種數據的整理和分析，對于各種資料的記錄和歸檔，對于各類文件和書籍的分類，在大數據的背景下，如果沒有采用科學有效的檔案管理方法，會面臨著信息丟失、資料不全、查閱不便、保密檔案泄露等諸多問題，嚴重影響民政辦公室的正常運轉。檔案管理人員應該積極地發揮出信息技術的優勢，對檔案管理方法進行優化和改進，從而保證民政檔案的進一步開發和利用，進而推動日常工作的開展。

1 大數據技術對檔案管理的作用

隨著信息技術的不斷發展和創新，計算機技術在現代人們的生活中有著非常廣泛的應用，信息和數據的不斷積累，從而大數據技術應運而生，檔案管理人員可以利用大數據技術開展民政工作相關信息的處理、分析和總結，同時也可以構建有關的檔案數據庫。在檔案數據的處理過程中，包括了檔案數據的管理、分析、整合、共享等等。大數據技術有幾個鮮明的特點：首先是高效性，運用大數據技術來處理信息和數據時，可以節約大量的時間，整體的工作效率是非常高的。其次，數據量比較大，人們在利用大數據技術處理時，需要面臨大量的數據，對于檔案管理人員來說，整體的容錯率較低。最后是多樣化的特點，通常表現在于數據形式的多樣化，數據類型多樣化，現代計算機技術的不斷發展，收集數據的來源更加廣泛，這就導致數據的呈現形式越來越多。

2 民政檔案管理工作所存在的問題分析

2.1 管理水平比較落后

在我國信息技術不斷發展的背景下，很多檔案管理技術和方法不斷得在創新和完善。在大數據的背景下，民政檔案管理技術也得到了進一步的創新，然而對于一些基層的民政檔案管理部門來說，并沒有得到充分的重視和利用，在信息技術的支撐下，一些基層的檔案管理部門并沒有進行檔案管理工作的優化和創新，所采用的管理方法還比較落后，他們仍然是采用紙質檔案來進行保存，紙質檔案特別容易出現遺失，而且紙質檔案儲存時，需要一定的外部條件，如果環境因素沒有辦法滿足的話，會導致紙質檔案受損，遺失。雖然也有一些基層的民政檔案管理部門使用了信息技術，但是并沒有建立完善的管理制度，不能高效的保障民政檔案管理的順利開展，這也使得民政日常工作有所影響。

2.2 管理工作缺乏支撐

基層的民政檔案管理部門，他們采用信息技術進行了檔案管理工作，但是還是以電子文檔為主，這類的電子文檔如果并沒有進行加密處理的話，特別容易改動，電子文檔的改動是不容易被輕易發現的，這就會導致一些關鍵信息出現變動，影響對于信息的獲取。雖然也有一些部門會采用相應的防盜防偽技術，如果用pdf，ceb等格式來替代word格式的話，雖然不允許在原文上進行編輯和改動，但是在文檔讀取方面也會有所差別。因此，電子文檔相對于紙質文檔來說，它的變動概率是比較大的，而且變動后人們發現的概率是比較小，這對于檔案保密工作來說是非常危險的。

2.3 信息化建設比較緩慢

隨著匯總的數據越來越廣泛，所處理的數據工作量也越來越大，需要對數據進行高效的歸檔分類。對于民政管理部門來說，加強對數據的處理是非常重要的，它不僅承擔著社會福利，最低生活保障，救濟救災，基層政權等多項工作，與此同時，它所涵蓋的社會管理涉及人們生活的方方面面，范圍比較廣泛，所以就導致民政檔案的數量和類別比較多。傳統的民政檔案管理工作以紙質為主，這些紙質檔案是需要地方來儲存的，如果一直采用紙質檔案的話，需要成立專用的檔案管理室開展檔案儲存，并且需要不斷地擴大房間的面積和數量，這是非常浪費資源的。如果說要把這些紙質檔案轉化為電子檔案，需要專業的處理儀器，需要花費大量的人力，物力資源，這對于檔案管理工作者來說，難度是非常大的。

3 創新民政檔案管理工作的具體措施

基于以上內容的認識，我們了解到在目前民政檔案管理工作中所存在的主要問題，檔案管理工作人員要結合這些問題仔細地研究解決對策，研究這些問題產生的主要原因，并且積極發揮創新意識，提出檔案管理工作的具體措施，以下將針對該內容進行分析。

3.1 提高民政檔案管理的信息水平

在信息技術高速發展的大背景下，對于基層民政檔案管理部門來說應該盡快的完成信息化和數字化的轉變，首先應該在硬件設施設備上加強投入，引進一些專業化的硬件設備，其中就包括檔案管理信息化的硬件設備，像基本的計算機儲存設備，保密設備，數字化掃描設備，信息轉化設備等等，這些也是支撐民政檔案管理工作開展的重要基礎。其次，需要對有關的軟件進行一個建設，就包括文檔管理系統，檢索系統，檔案管理系統等多個軟件，需要相應的軟件工程師和技術人員共同協作，研究出符合民政檔案管理部門實際情況的檔案管理系統。只有這樣，才能不斷的保障基層檔案管理水平的提升，為民政檔案信息化建設奠定堅實的基礎。

3.2 健全和完善檔案管理的規章制度

對于檔案管理，完善檔案管理的規章制度也是提高其管理質量的重要措施，要結合我國檔案管理局所出臺的指導意見，對于民政檔案管理工作的有關內容進行完善，尤其是管理制度需要結合實際情況進行不斷的優化。與此同時，還需要加強檔案管理人員對于檔案管理法律法規的學習，提高檔案管理人員的專業認知，在制度的約束下開展檔案管理工作。其次，需要不斷的完善檔案管理的保密系統，讓檔案在使用、儲存過程中都能夠更加順暢。最后，需要結合民政檔案管理工作的實際情況建立監督制度和責任制度，督導檔案管理人員的工作情況，不斷提升自主意識、保密意識，切實提高工作效率，進而推動相關工作的開展。

3.3 加強對民政檔案管理的宣傳

對于檔案進行相應的管理是為了更好地保障民政檔案管理工作的有效性，完整性、及時性。所以說檔案管理工作人員應該對民政檔案加強宣傳，不僅僅局限于民政辦公室，還要動員其他辦公室，轄區所屬的各個村社區，讓其更好的運用到日常工作中，提高日常工作效率，進而提升為民服務的能力。

4 結束語

總而言之，現在人們要充分地利用大數據技術來進行民政檔案管理工作的創新。利用大數據技術的高效性，海量性等特點，來對檔案進行管理工作，不斷完善有關的信息化管理的制度，提高檔案管理的效率，推動民政檔案管理工作的創新，提高我國的經濟水平。