事業單位檔案管理的現代化和電子化研究要素探索

劉明尉

（通榆縣勞務輸出管理中心，吉林 白城 137200）

1 引言

在現階段事業單位檔案方面工作開展的過程當中，如何能夠更好地讓檔案管理工作的效能得以提升，這已經成為事業單位自身各項業務活動開展的重要的基礎性工作。對事業單位本身來說，檔案資料是非常重要的資源，其實現了對事業單位整個發展歷程的全面記錄，同時承載了各方面的信息和數據資料，為事業單位的相關決策制定和管理工作的開展提供了非常關鍵的依據和基礎。可以說，在當前新的發展時代下，事業單位檔案管理工作的開展作用和價值是不言而喻的。我們必須要結合當前新時代的特點，做好事業單位檔案管理工作的改進和優化，讓檔案管理工作的開展水平能夠與時俱進地提高，更好地適應當前新的工作環境的需求，發揮檔案資源的價值和作用。現今網絡時代下，各種新技術的引用，也為相關檔案管理工作開展帶來了新的方式和手段，提升了檔案資源管理工作的開展效率，并且也降低了管理成本，解放了更多的人員精力，讓檔案資源的利用價值得到更好地發揮。對此，在實際事業單位檔案管理中，應重視管理工作的改進，結合實際進行優化，這對事業單位各項工作的開展來說也是非常必要的。

2 檔案管理工作的新時期工作思路

第一，正確認識檔案信息化管理工作的重要意義。只有在切實認識到網絡時代下，在開展檔案管理工作中面臨的新機遇、新方向，才能更好地配合各項改善性工作的開展，使網絡時代下各類新技術在應用中獲得其應有的效果和價值。相關檔案管理部門應該加強對信息化建設方面的投入力度，不斷加大投入。部分事業單位的檔案管理信息基礎設施建設水平與先進水平相比還有較大差距。要切實解決信息化建設中存在的多方面的制約，構建完善的基礎設施，加強多方面的投入和支持。另外，實現檔案信息化建設在全局中的地位和作用，需有一個多部門的協調配合，需要各個部門各司其職，抓好檔案工作和人員的培訓。在實際工作中，也要加大檔案信息化管理隊伍建設力度，努力打造一支專業、卓越的檔案管理隊伍。要以新技術、新手段為引領，進一步加強人才和信息化人才隊伍建設，不斷提高檔案人員業務素質能力。

第二，對檔案管理的模式進行改進。在新時代環境下，檔案管理的發展模式應進行調整和豐富，并引入多元化的管理措施和手段。在新的檔案管理的改進和推進中，它具有很強的系統性，不再是簡單的指令信息數字化過程。在具體工作的推進中，必須根據檔案管理的具體特點和事業單位的業務情況，系統地應用信息化的技術手段。根據其特定的業務需求，檔案信息的整個管理過程更加規范，可以為實現網絡共享等功能提供相應的知識。在具體管理模式的建設和豐富中，檔案管理人員還應與實際業務部門的人員進行溝通交流，根據他們對檔案信息資源應用的需求進行有針對性的調整，為他們提供更全面的檔案信息服務。

第三，檔案工作流程的優化。在當前事業單位各項檔案管理工作改進和優化上，從現代化和電子化管理的角度出發，我們也應該對于實際的安全方面的工作流程進行優化，讓其實際的工作流程等方面能夠對于新時期檔案管理工作的要求，進行適應提升檔案管理現代化和信息化應用的可行性。例如，在當前數字化管理應用的過程當中，其對于檔案信息的錄入標準進行了嚴格的規定。實際檔案錄入環節相關的管理人員，就應該對于實際錄入的規范進行明確，并且做好對于錄入過程的嚴格把關與審核，讓檔案信息資料具備更強的統一性和規范性，為后續檔案信息資源的利用提供更好的保證支持。

第四，對新技術進行合理應用。隨著現代科學技術的快速發展，在事業單位檔案管理過程當中，很多新技術也在得到不斷地利用。在實際檔案管理的過程當中，也應該重視對于新技術的應用，促使整體檔案管理的水平能得到更好的提升與發展。例如在檔案管理技術應用的過程當中，對于新的安全加密技術進行應用，這樣能夠更好地提升檔案信息數據資源的安全性，避免出現信息數據泄露等問題，讓整體檔案資源管理過程當中的各方面風險因素得到更好的防控。

3 安全方面的思考

在當前事業單位檔案管理信息化建設活動推進當中，信息化技術的應用，其雖然為整體事業單位檔案信息管理工作的開展提供了很多有效的支持和改進，但是其所帶來的安全性方面的問題，也是需要我們能夠對其形成足夠重視和關注的，而且針對實際事業單位檔案管理的特點，其風險主要可以分為來自平臺、載體、人員三方面的風險。首先，平臺方面，在信息化管理模式下，應用信息網絡平臺來進行檔案的管理，在實際信息使用過程當中，能夠通過網絡來進行快速的利用和調取，這樣整個效率得到了大幅度的提升。在具體的事業單位檔案工作中，其檔案信息的錄入、整理、存儲等環節都具有一定的安全風險，很有可能會受到外界的攻擊，造成數據信息的丟失與損壞這是一個非常重要的安全風險。其次，載體方面。相關數據都是存儲在不同的載體當中的，如果相關的載體管理不到位，相關工作開展不科學，那么就會出現一些載體損壞，造成對檔案信息數據質量和安全性的影響。最后，人員方面。部分人員沒有經過專業培訓，或者安全意識不強，在操作中對安全規范的遵守不到位，進而導致出現安全方面的風險和事故。

針對事業單位檔案管理工作中，現代化和電子化的應用所帶來的各方面的安全問題，我們需要大力重視，并且做好安全方面的防范與保障工作。對此，相關的管理部門應該加強安全管理方面的投入，建設安全管理隊伍和管理模式，對現階段事業單位現代化和電子化建設當中信息化系統運行所存在的安全風險進行有效評估，發現漏洞和隱患，提升信息化系統運行的安全性和可靠性。另外，也要加強安全方面的管理和維護。對各類設備運行的情況進行定期的檢查，及時更換和維護相關的設備。對相關系統的操作人員，也需要加強安全培訓，讓其對安全操作技能進行充分掌握，重視安全工作，提升安全意識，能夠在檔案系統的相關操作中嚴格遵守各項規范，提升信息化的安全風險的應對能力，消除來自人員主觀層面的風險。隨著時代的不斷發展，現代化和電子化技術也在發生著變化，也需要事業單位檔案管理部門對現代化和電子化過程中所衍生的安全問題形成足夠重視，做好全面的應對。

4 結束語

總的來說，在當前網絡時代下，事業單位檔案管理工作的開展面臨著一系列新的要求和挑戰。電子化的管理需求，做好檔案管理工作的改進優化，這樣提升檔案管理水平，滿足事業單位各項業務活動的開展需求。