事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化研究要素探索

劉明尉

（通榆縣勞務輸出管理中心，吉林 白城 137200）

1 引言

在現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案方面工作開展的過程當中，如何能夠更好地讓檔案管理工作的效能得以提升，這已經(jīng)成為事業(yè)單位自身各項業(yè)務活動開展的重要的基礎(chǔ)性工作。對事業(yè)單位本身來說，檔案資料是非常重要的資源，其實現(xiàn)了對事業(yè)單位整個發(fā)展歷程的全面記錄，同時承載了各方面的信息和數(shù)據(jù)資料，為事業(yè)單位的相關(guān)決策制定和管理工作的開展提供了非常關(guān)鍵的依據(jù)和基礎(chǔ)。可以說，在當前新的發(fā)展時代下，事業(yè)單位檔案管理工作的開展作用和價值是不言而喻的。我們必須要結(jié)合當前新時代的特點，做好事業(yè)單位檔案管理工作的改進和優(yōu)化，讓檔案管理工作的開展水平能夠與時俱進地提高，更好地適應當前新的工作環(huán)境的需求，發(fā)揮檔案資源的價值和作用。現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)時代下，各種新技術(shù)的引用，也為相關(guān)檔案管理工作開展帶來了新的方式和手段，提升了檔案資源管理工作的開展效率，并且也降低了管理成本，解放了更多的人員精力，讓檔案資源的利用價值得到更好地發(fā)揮。對此，在實際事業(yè)單位檔案管理中，應重視管理工作的改進，結(jié)合實際進行優(yōu)化，這對事業(yè)單位各項工作的開展來說也是非常必要的。

2 檔案管理工作的新時期工作思路

第一，正確認識檔案信息化管理工作的重要意義。只有在切實認識到網(wǎng)絡(luò)時代下，在開展檔案管理工作中面臨的新機遇、新方向，才能更好地配合各項改善性工作的開展，使網(wǎng)絡(luò)時代下各類新技術(shù)在應用中獲得其應有的效果和價值。相關(guān)檔案管理部門應該加強對信息化建設(shè)方面的投入力度，不斷加大投入。部分事業(yè)單位的檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平與先進水平相比還有較大差距。要切實解決信息化建設(shè)中存在的多方面的制約，構(gòu)建完善的基礎(chǔ)設(shè)施，加強多方面的投入和支持。另外，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)在全局中的地位和作用，需有一個多部門的協(xié)調(diào)配合，需要各個部門各司其職，抓好檔案工作和人員的培訓。在實際工作中，也要加大檔案信息化管理隊伍建設(shè)力度，努力打造一支專業(yè)、卓越的檔案管理隊伍。要以新技術(shù)、新手段為引領(lǐng)，進一步加強人才和信息化人才隊伍建設(shè)，不斷提高檔案人員業(yè)務素質(zhì)能力。

第二，對檔案管理的模式進行改進。在新時代環(huán)境下，檔案管理的發(fā)展模式應進行調(diào)整和豐富，并引入多元化的管理措施和手段。在新的檔案管理的改進和推進中，它具有很強的系統(tǒng)性，不再是簡單的指令信息數(shù)字化過程。在具體工作的推進中，必須根據(jù)檔案管理的具體特點和事業(yè)單位的業(yè)務情況，系統(tǒng)地應用信息化的技術(shù)手段。根據(jù)其特定的業(yè)務需求，檔案信息的整個管理過程更加規(guī)范，可以為實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享等功能提供相應的知識。在具體管理模式的建設(shè)和豐富中，檔案管理人員還應與實際業(yè)務部門的人員進行溝通交流，根據(jù)他們對檔案信息資源應用的需求進行有針對性的調(diào)整，為他們提供更全面的檔案信息服務。

第三，檔案工作流程的優(yōu)化。在當前事業(yè)單位各項檔案管理工作改進和優(yōu)化上，從現(xiàn)代化和電子化管理的角度出發(fā)，我們也應該對于實際的安全方面的工作流程進行優(yōu)化，讓其實際的工作流程等方面能夠?qū)τ谛聲r期檔案管理工作的要求，進行適應提升檔案管理現(xiàn)代化和信息化應用的可行性。例如，在當前數(shù)字化管理應用的過程當中，其對于檔案信息的錄入標準進行了嚴格的規(guī)定。實際檔案錄入環(huán)節(jié)相關(guān)的管理人員，就應該對于實際錄入的規(guī)范進行明確，并且做好對于錄入過程的嚴格把關(guān)與審核，讓檔案信息資料具備更強的統(tǒng)一性和規(guī)范性，為后續(xù)檔案信息資源的利用提供更好的保證支持。

第四，對新技術(shù)進行合理應用。隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的快速發(fā)展，在事業(yè)單位檔案管理過程當中，很多新技術(shù)也在得到不斷地利用。在實際檔案管理的過程當中，也應該重視對于新技術(shù)的應用，促使整體檔案管理的水平能得到更好的提升與發(fā)展。例如在檔案管理技術(shù)應用的過程當中，對于新的安全加密技術(shù)進行應用，這樣能夠更好地提升檔案信息數(shù)據(jù)資源的安全性，避免出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)泄露等問題，讓整體檔案資源管理過程當中的各方面風險因素得到更好的防控。

3 安全方面的思考

在當前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)活動推進當中，信息化技術(shù)的應用，其雖然為整體事業(yè)單位檔案信息管理工作的開展提供了很多有效的支持和改進，但是其所帶來的安全性方面的問題，也是需要我們能夠?qū)ζ湫纬勺銐蛑匾暫完P(guān)注的，而且針對實際事業(yè)單位檔案管理的特點，其風險主要可以分為來自平臺、載體、人員三方面的風險。首先，平臺方面，在信息化管理模式下，應用信息網(wǎng)絡(luò)平臺來進行檔案的管理，在實際信息使用過程當中，能夠通過網(wǎng)絡(luò)來進行快速的利用和調(diào)取，這樣整個效率得到了大幅度的提升。在具體的事業(yè)單位檔案工作中，其檔案信息的錄入、整理、存儲等環(huán)節(jié)都具有一定的安全風險，很有可能會受到外界的攻擊，造成數(shù)據(jù)信息的丟失與損壞這是一個非常重要的安全風險。其次，載體方面。相關(guān)數(shù)據(jù)都是存儲在不同的載體當中的，如果相關(guān)的載體管理不到位，相關(guān)工作開展不科學，那么就會出現(xiàn)一些載體損壞，造成對檔案信息數(shù)據(jù)質(zhì)量和安全性的影響。最后，人員方面。部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，或者安全意識不強，在操作中對安全規(guī)范的遵守不到位，進而導致出現(xiàn)安全方面的風險和事故。

針對事業(yè)單位檔案管理工作中，現(xiàn)代化和電子化的應用所帶來的各方面的安全問題，我們需要大力重視，并且做好安全方面的防范與保障工作。對此，相關(guān)的管理部門應該加強安全管理方面的投入，建設(shè)安全管理隊伍和管理模式，對現(xiàn)階段事業(yè)單位現(xiàn)代化和電子化建設(shè)當中信息化系統(tǒng)運行所存在的安全風險進行有效評估，發(fā)現(xiàn)漏洞和隱患，提升信息化系統(tǒng)運行的安全性和可靠性。另外，也要加強安全方面的管理和維護。對各類設(shè)備運行的情況進行定期的檢查，及時更換和維護相關(guān)的設(shè)備。對相關(guān)系統(tǒng)的操作人員，也需要加強安全培訓，讓其對安全操作技能進行充分掌握，重視安全工作，提升安全意識，能夠在檔案系統(tǒng)的相關(guān)操作中嚴格遵守各項規(guī)范，提升信息化的安全風險的應對能力，消除來自人員主觀層面的風險。隨著時代的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化和電子化技術(shù)也在發(fā)生著變化，也需要事業(yè)單位檔案管理部門對現(xiàn)代化和電子化過程中所衍生的安全問題形成足夠重視，做好全面的應對。

4 結(jié)束語

總的來說，在當前網(wǎng)絡(luò)時代下，事業(yè)單位檔案管理工作的開展面臨著一系列新的要求和挑戰(zhàn)。電子化的管理需求，做好檔案管理工作的改進優(yōu)化，這樣提升檔案管理水平，滿足事業(yè)單位各項業(yè)務活動的開展需求。