信息技術在事業單位檔案管理中的應用討論

田 雪

（通榆縣退役軍人服務中心，吉林 白城 137200）

信息技術時代的到來，事業單位的檔案管理工作融入信息化技術和手段，事業單位檔案的信息化管理是指利用計算機等智能化工具代替人工對檔案實施管理，是一種創新的管理模式，與傳統的檔案管理方式相比，能夠極大降低事業單位檔案管理工作的人力和物力投入，更好的落實事業單位的檔案管理工作，提升檔案管理工作的高效性和規范性。為此，工作人員需積極探索檔案信息化管理，制定合理規劃，確保檔案信息化管理工作持續穩步推進。

1 事業單位檔案管理工作的內涵

事業單位的檔案管理工作是事業單位一項重要工作組成，檔案管理工作不僅追求規范整理、歸檔保存等，同時還要注重調用靈活性，操作簡單方便等特點。檔案管理工作主要包括以下幾個方面的管理：合同材料、單位內部上下級之間的文件往來、單位相關建設項目的證明材料、財務部門的單據與報表、研究性報告、單位決策以及單位工作人員的調動資料等。

隨著社會科學技術和經濟水平的上升，我國逐漸增強了對信息的重視程度，這對于檔案管理工作，同樣有較大影響。在這種社會環境下，事業單位應重視檔案管理工作的完善和創新。現階段，事業單位中的檔案管理工作，主要負責保管資料或文件，或業務往來中的產生的各種資料、工作規范、條例、會議記錄、財務報表等。上述類型資料的管理，都是檔案管理部門日常工作，文件數量較多，而且種類繁雜，因此檔案管理部門日常工作并不輕松，在保證工作細致入微的同時，還應保證較強專業性，且需要具備較多工作經驗，可以在確定檔案資料類型的基礎上，從速歸納資料，并保證資料可以妥善分門別類。另外，應當保存檔案的掃描件，防止原件丟失，丟失全部資料。

當前事業單位發展背景下，檔案管理工作內容也存在較大改變，傳統檔案管理工作方式，已經在信息資源量如此龐大的情況下，顯得捉襟見肘，力不從心，尤其在調取和檢索信息檔案時，難以達到速度要求。這就需要檔案管理工作重視調取過程的快捷性，實時調取檔案，并降低調取的失誤率。

2 事業單位檔案管理信息化的意義

1）存儲保管方面。隨著檔案信息化管理建設進程的加快，信息技術應用在檔案管理之中，提高了檔案管理工作的效率和質量。傳統的檔案管理，存放保存的載體主要是紙質材料，易受潮，破損，保存難度大且提取利用不便。由傳統的人工錄入存儲轉變為電子化錄入方式，檔案的載體發生改變，實現檔案管理的無紙化和電子化，數字化和無紙化檔案更易存儲和保管，不會造成檔案的損毀或缺失，同時節約存儲空間，減少人力和物力的投入，節約了檔案管理的各項投入。

2）提檔利用方面。以紙質載體存放的檔案，耗費空間，查找提取費時耗力，管理工作人員工作強度大且工作效率低下，檔案難以進行細化分類。信息技術和手段的介入，利用信息化管理系統，使眾多的檔案按照一定順序和規律整理和排列，提取時只需輸入關鍵詞，就可以輕松獲取需要的檔案，提升檔案管理工作的高效性，優化服務水平。

3 事業單位檔案管理信息化存在的問題

1）缺乏檔案管理信息化觀念。檔案管理部門員工相對年齡較大，對于新興技術知識接受能力弱，甚至認為利用信息技術管理檔案存在安全風險。事業單位的領導受傳統檔案管理意識的束縛，缺乏創新管理意識，信息化管理意識不足，進而影響信息技術在事業單位中的應用[1]。

2）缺乏專業信息技術人才。事業單位檔案管理部門專業技術人才的缺失是制約檔案管理工作發展的重要因素，人才建設培養機制和體制方面存在漏洞，人才選拔錄用標準低等，人才隊伍更新不及時，嚴重影響檔案管理的信息化進程。

3）缺乏先進的辦公硬件設施。信息技術在檔案管理的應用，不但需要專業的人才，也需要相應的硬件配套。目前，一些一、二線城市基本實現了現代化辦公設備的提供，但是一些縣級市和偏遠地區很難配備現代化的辦公設備，加之信息化管理觀念缺乏，設備更新不及時，導致信息技術的應用成為空談。

4）檔案文件儲存方式安全性不強。相較于傳統紙質檔案，電子檔案文件和資料的形式為電子版，在硬盤中存儲，同樣風險較大，若硬盤中毒，會直接威脅硬盤安全性，而且會存在黑客盜取的可能性。

4 加強信息技術在檔案管理中應用的措施

1）強化檔案管理信息化意識。觀念是行動的先導。先進的、現代化、信息化的管理觀念是優化檔案管理的根本。在傳統的檔案管理工作中，部分領導信息化意識薄弱，創新意識缺乏，認為檔案管理工作只是對檔案的保管和儲存，不愿意投入更多經費和人才培養，導致檔案信息化管理流于形式[2]。同時，一些檔案管理工作人員信息化理念認知、新思想、新思維和整體信息技術知識儲備薄弱。為此，強化檔案管理信息化意識，從上往下使整個事業單位檔案管理部門認識信息技術在檔案管理工作中的重要性，深入開展調研工作，制定科學合理的信息技術應用管理的總體規劃，設立工作目標，使信息化檔案管理工作有據可循，逐步持續推進。

2）強化人才隊伍建設。人才是第一生產力，專業的信息技術人才是推進檔案管理信息化建設的關鍵。加強對人才的培養和引進，具體在實踐過程中重視培訓，加強對先進、專業檔案信息化管理知識學習掌握，并設立考核檢驗學習成果，同時要把所學用到實際工作中[3]。設立嚴格的考核評價體系，形成倒逼機制，促使工作人員的管理工作水平提升。

3）強化檔案信息化管理的基礎設施建設。實施檔案信息化管理，不僅需要人才軟件方面的支持，更離不開硬件基礎的支持[4]。目前，部分事業單位檔案管理部門設備陳舊，維修不及時，制約檔案管理的信息化建設進程。為此，要加大資金投入，引進先進、現代化的計算機設備，及時維修設備。

4）健全信息化檔案管理制度。統一、規范檔案信息化管理標準能較好約束、規范檔案管理工作，利用相關制度和獎懲機制設立，幫助管理人員樹立正確的觀念，激發利用信息技術管理檔案的主動性，提升檔案管理工作的效能[5]。

5 結語

隨著社會改革的不斷深入，網絡技術的進步，積極利用信息技術管理檔案是社會發展的必然需求，強化檔案管理信息化意識，強化人才隊伍建設，完備基礎設施，健全信息化檔案管理制度，將會使檔案管理工作進入一個嶄新的階段。