信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用討論

田 雪

（通榆縣退役軍人服務(wù)中心，吉林 白城 137200）

信息技術(shù)時(shí)代的到來，事業(yè)單位的檔案管理工作融入信息化技術(shù)和手段，事業(yè)單位檔案的信息化管理是指利用計(jì)算機(jī)等智能化工具代替人工對檔案實(shí)施管理，是一種創(chuàng)新的管理模式，與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，能夠極大降低事業(yè)單位檔案管理工作的人力和物力投入，更好的落實(shí)事業(yè)單位的檔案管理工作，提升檔案管理工作的高效性和規(guī)范性。為此，工作人員需積極探索檔案信息化管理，制定合理規(guī)劃，確保檔案信息化管理工作持續(xù)穩(wěn)步推進(jìn)。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)涵

事業(yè)單位的檔案管理工作是事業(yè)單位一項(xiàng)重要工作組成，檔案管理工作不僅追求規(guī)范整理、歸檔保存等，同時(shí)還要注重調(diào)用靈活性，操作簡單方便等特點(diǎn)。檔案管理工作主要包括以下幾個方面的管理：合同材料、單位內(nèi)部上下級之間的文件往來、單位相關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的證明材料、財(cái)務(wù)部門的單據(jù)與報(bào)表、研究性報(bào)告、單位決策以及單位工作人員的調(diào)動資料等。

隨著社會科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)水平的上升，我國逐漸增強(qiáng)了對信息的重視程度，這對于檔案管理工作，同樣有較大影響。在這種社會環(huán)境下，事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理工作的完善和創(chuàng)新。現(xiàn)階段，事業(yè)單位中的檔案管理工作，主要負(fù)責(zé)保管資料或文件，或業(yè)務(wù)往來中的產(chǎn)生的各種資料、工作規(guī)范、條例、會議記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等。上述類型資料的管理，都是檔案管理部門日常工作，文件數(shù)量較多，而且種類繁雜，因此檔案管理部門日常工作并不輕松，在保證工作細(xì)致入微的同時(shí)，還應(yīng)保證較強(qiáng)專業(yè)性，且需要具備較多工作經(jīng)驗(yàn)，可以在確定檔案資料類型的基礎(chǔ)上，從速歸納資料，并保證資料可以妥善分門別類。另外，應(yīng)當(dāng)保存檔案的掃描件，防止原件丟失，丟失全部資料。

當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展背景下，檔案管理工作內(nèi)容也存在較大改變，傳統(tǒng)檔案管理工作方式，已經(jīng)在信息資源量如此龐大的情況下，顯得捉襟見肘，力不從心，尤其在調(diào)取和檢索信息檔案時(shí)，難以達(dá)到速度要求。這就需要檔案管理工作重視調(diào)取過程的快捷性，實(shí)時(shí)調(diào)取檔案，并降低調(diào)取的失誤率。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化的意義

1）存儲保管方面。隨著檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程的加快，信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理之中，提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理，存放保存的載體主要是紙質(zhì)材料，易受潮，破損，保存難度大且提取利用不便。由傳統(tǒng)的人工錄入存儲轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊浫敕绞剑瑱n案的載體發(fā)生改變，實(shí)現(xiàn)檔案管理的無紙化和電子化，數(shù)字化和無紙化檔案更易存儲和保管，不會造成檔案的損毀或缺失，同時(shí)節(jié)約存儲空間，減少人力和物力的投入，節(jié)約了檔案管理的各項(xiàng)投入。

2）提檔利用方面。以紙質(zhì)載體存放的檔案，耗費(fèi)空間，查找提取費(fèi)時(shí)耗力，管理工作人員工作強(qiáng)度大且工作效率低下，檔案難以進(jìn)行細(xì)化分類。信息技術(shù)和手段的介入，利用信息化管理系統(tǒng)，使眾多的檔案按照一定順序和規(guī)律整理和排列，提取時(shí)只需輸入關(guān)鍵詞，就可以輕松獲取需要的檔案，提升檔案管理工作的高效性，優(yōu)化服務(wù)水平。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題

1）缺乏檔案管理信息化觀念。檔案管理部門員工相對年齡較大，對于新興技術(shù)知識接受能力弱，甚至認(rèn)為利用信息技術(shù)管理檔案存在安全風(fēng)險(xiǎn)。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)受傳統(tǒng)檔案管理意識的束縛，缺乏創(chuàng)新管理意識，信息化管理意識不足，進(jìn)而影響信息技術(shù)在事業(yè)單位中的應(yīng)用[1]。

2）缺乏專業(yè)信息技術(shù)人才。事業(yè)單位檔案管理部門專業(yè)技術(shù)人才的缺失是制約檔案管理工作發(fā)展的重要因素，人才建設(shè)培養(yǎng)機(jī)制和體制方面存在漏洞，人才選拔錄用標(biāo)準(zhǔn)低等，人才隊(duì)伍更新不及時(shí)，嚴(yán)重影響檔案管理的信息化進(jìn)程。

3）缺乏先進(jìn)的辦公硬件設(shè)施。信息技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用，不但需要專業(yè)的人才，也需要相應(yīng)的硬件配套。目前，一些一、二線城市基本實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化辦公設(shè)備的提供，但是一些縣級市和偏遠(yuǎn)地區(qū)很難配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，加之信息化管理觀念缺乏，設(shè)備更新不及時(shí)，導(dǎo)致信息技術(shù)的應(yīng)用成為空談。

4）檔案文件儲存方式安全性不強(qiáng)。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案文件和資料的形式為電子版，在硬盤中存儲，同樣風(fēng)險(xiǎn)較大，若硬盤中毒，會直接威脅硬盤安全性，而且會存在黑客盜取的可能性。

4 加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的措施

1）強(qiáng)化檔案管理信息化意識。觀念是行動的先導(dǎo)。先進(jìn)的、現(xiàn)代化、信息化的管理觀念是優(yōu)化檔案管理的根本。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，部分領(lǐng)導(dǎo)信息化意識薄弱，創(chuàng)新意識缺乏，認(rèn)為檔案管理工作只是對檔案的保管和儲存，不愿意投入更多經(jīng)費(fèi)和人才培養(yǎng)，導(dǎo)致檔案信息化管理流于形式[2]。同時(shí)，一些檔案管理工作人員信息化理念認(rèn)知、新思想、新思維和整體信息技術(shù)知識儲備薄弱。為此，強(qiáng)化檔案管理信息化意識，從上往下使整個事業(yè)單位檔案管理部門認(rèn)識信息技術(shù)在檔案管理工作中的重要性，深入開展調(diào)研工作，制定科學(xué)合理的信息技術(shù)應(yīng)用管理的總體規(guī)劃，設(shè)立工作目標(biāo)，使信息化檔案管理工作有據(jù)可循，逐步持續(xù)推進(jìn)。

2）強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)。人才是第一生產(chǎn)力，專業(yè)的信息技術(shù)人才是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，具體在實(shí)踐過程中重視培訓(xùn)，加強(qiáng)對先進(jìn)、專業(yè)檔案信息化管理知識學(xué)習(xí)掌握，并設(shè)立考核檢驗(yàn)學(xué)習(xí)成果，同時(shí)要把所學(xué)用到實(shí)際工作中[3]。設(shè)立嚴(yán)格的考核評價(jià)體系，形成倒逼機(jī)制，促使工作人員的管理工作水平提升。

3）強(qiáng)化檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。實(shí)施檔案信息化管理，不僅需要人才軟件方面的支持，更離不開硬件基礎(chǔ)的支持[4]。目前，部分事業(yè)單位檔案管理部門設(shè)備陳舊，維修不及時(shí)，制約檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。為此，要加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)、現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備，及時(shí)維修設(shè)備。

4）健全信息化檔案管理制度。統(tǒng)一、規(guī)范檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)能較好約束、規(guī)范檔案管理工作，利用相關(guān)制度和獎懲機(jī)制設(shè)立，幫助管理人員樹立正確的觀念，激發(fā)利用信息技術(shù)管理檔案的主動性，提升檔案管理工作的效能[5]。

5 結(jié)語

隨著社會改革的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，積極利用信息技術(shù)管理檔案是社會發(fā)展的必然需求，強(qiáng)化檔案管理信息化意識，強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，完備基礎(chǔ)設(shè)施，健全信息化檔案管理制度，將會使檔案管理工作進(jìn)入一個嶄新的階段。