檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

賽毛措

（青海省海南藏族自治州共和縣檔案館，青海 海南藏族自治州 813099）

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展極大的加快了社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)進(jìn)步，值得一提的是，在檔案管理方面，網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)揮了不可磨滅的作用，也使原本傳統(tǒng)的檔案管理變成數(shù)字化，科學(xué)化。所以，將新一代檔案管理信息化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理方法具有重大意義，因此，檔案管理信息化是世界潮流的必然趨勢(shì)。同時(shí)，更好的改革檔案管理信息化，找到檔案管理信息化中存在的各種問(wèn)題、各種影響因素，有助于更好的、更加全面的發(fā)展和使用檔案管理信息化技術(shù)。

1 檔案信息化管理的必要性

目前，中國(guó)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)取得巨大的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)得到快速提高，信息技術(shù)也在我國(guó)的檔案管理當(dāng)中得到了大范圍的使用，努力在很大程度上增大了檔案管理的有效性。通過(guò)使用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)可以更好地加快檔案信息的收集速度。在以前的檔案收集的工作中，面對(duì)各種各樣的問(wèn)題和困難都不能極好的處理和解決，但是在應(yīng)用檔案管理信息化之后，大部分的問(wèn)題都迎刃而解，大家可以使用網(wǎng)絡(luò)將自己的檔案信息隨時(shí)上傳到檔案管理系統(tǒng)，也可以快速的訪問(wèn)傳送過(guò)的檔案信息。互聯(lián)網(wǎng)可以更加高效的傳送和訪問(wèn)文件，極大地增強(qiáng)了工作效率和減少工作人員的工作壓力。

我國(guó)過(guò)去的檔案管理方法太過(guò)繁瑣和復(fù)雜，管理手段有限。由于缺乏時(shí)間和空間，檔案管理工作進(jìn)展緩慢。如何有效提高檔案管理信息的利用率是一個(gè)難題，解決這個(gè)問(wèn)題的最好方法就需要工作者積極的研究和實(shí)現(xiàn)管理信息科學(xué)的發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)管理信息化的目標(biāo)。在檔案管理的工作中，對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)正確的利用和處理，可以更好地讓檔案管理工作順利地開(kāi)展，工作人員通過(guò)數(shù)字信息分享儲(chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)，達(dá)到讓每一個(gè)用戶都能訪問(wèn)檔案信息，工作人員也可以使用特殊的賬號(hào)密碼任何時(shí)候提取當(dāng)中的數(shù)據(jù)。然后使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)在數(shù)據(jù)中增加搜索引擎功能，更好地提供給客戶和內(nèi)部管理人員更好的尋找自己所需要的檔案，相比于傳統(tǒng)檔案信息，這種方式更好地提高了查詢速度和瀏覽效率。

2 檔案信息化發(fā)展的影響因素

2.1 檔案信息化發(fā)展的水平因素

現(xiàn)在的中國(guó)存在著經(jīng)濟(jì)差距，各個(gè)城市，各個(gè)地區(qū)所使用的檔案信息管理都不一樣，信息化建設(shè)進(jìn)度也都沒(méi)有達(dá)到統(tǒng)一，更重要的是，每個(gè)地區(qū)的檔案管理工作者的文化和操作有一定的差距，進(jìn)而使每個(gè)地區(qū)的檔案進(jìn)展工作和辦事效率都存在著很大的分級(jí)問(wèn)題，經(jīng)濟(jì)差距水平是檔案管理的一大難題。當(dāng)然，有一部分經(jīng)濟(jì)較好的城市嘗試著新的網(wǎng)絡(luò)檔案管理方法，但是面對(duì)新的事物，許多工作者面對(duì)這么一個(gè)新的家伙，都無(wú)計(jì)可施，只能重新進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)如何操作，如何使用。而對(duì)于一些高水平工作者，面對(duì)新的工作方式，他們需要更好地適應(yīng)新的工作環(huán)境。然而在一些三線甚至四線城市，他們還在使用離線操作，而且政府只是提供給他們一整套完整的檔案管理信息化系統(tǒng)，擁有這種而沒(méi)有使用，極大的阻礙了檔案管理信息化的發(fā)展和檔案管理的工作效率。

2.2 檔案信息化發(fā)展的認(rèn)知因素

因?yàn)闄n案管理信息化是一種新的操作方式，所以相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理來(lái)說(shuō)新的信息化管理存在著巨大的差異，有著非常大的不同，面對(duì)管理的思路和方式也有很大的不同。一些工作者并沒(méi)有感受到新科技帶來(lái)的便捷，而且也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化帶來(lái)的重要性和必要性，面對(duì)新的事物，并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到新型檔案管理信息化的必要。關(guān)于工作者對(duì)信息化發(fā)展的認(rèn)知問(wèn)題，第一，面對(duì)一種新的工作手段，而且能夠快速的便捷的提高工作效率，前提是認(rèn)真學(xué)習(xí)使用方法和操作流程。第二，檔案信息化應(yīng)用能夠讓中國(guó)甚至世界的檔案信息在同一個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中，任何有權(quán)限的人都能在其中查看，讓每一個(gè)檔案都有它自己的價(jià)值。然而，還是有的工作者沒(méi)有意識(shí)到這幾個(gè)問(wèn)題，在這個(gè)強(qiáng)者生存的時(shí)代，順著時(shí)代的改變而改變才能更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的走下去。

3 推動(dòng)檔案管理信息化的措施

3.1 培養(yǎng)信息化檔案人才

面對(duì)新的工作設(shè)備，工作者就需要改變自己的工作思路，將傳統(tǒng)的管理變成網(wǎng)絡(luò)信息化管理，在以前的工作中，工作人員都是根據(jù)自己幾年甚至幾十年的工作經(jīng)歷來(lái)為客戶服務(wù)，然而他們面對(duì)數(shù)字化，信息化這些東西都用之甚微，所以當(dāng)新的工作方式來(lái)臨的時(shí)候，工作者應(yīng)該做的就是積極學(xué)習(xí)其中的知識(shí)，更加努力的變成一個(gè)新的信息化檔案管理人才。更應(yīng)該積極參加檔案信息化管理培訓(xùn)，改變自己的工作態(tài)度和工作思路，面對(duì)各種突發(fā)狀況可以更好地處理。更要增加對(duì)檔案工作者的選拔條件考核，盡可能的招聘對(duì)互聯(lián)網(wǎng)，計(jì)算機(jī)比較了解的應(yīng)聘者，再對(duì)他們進(jìn)行考核，擇優(yōu)錄取。

3.2 配備統(tǒng)一、專業(yè)的軟硬件設(shè)備

面對(duì)新的檔案管理方法，重要的不是工作者的操作。為了讓檔案信息化更好的普及和實(shí)施，在硬件上就應(yīng)該下功夫，這就需要在培養(yǎng)信息化檔案人才的同時(shí)加大投入和生產(chǎn)相對(duì)應(yīng)的檔案管理計(jì)算機(jī)工具。硬件方面，使用高科技高頂尖的計(jì)算機(jī)電腦，數(shù)據(jù)龐大的信息儲(chǔ)存庫(kù)和更加精準(zhǔn)和方便快捷的識(shí)別系統(tǒng)，就能更加方便的讓工作者面對(duì)一些繁瑣和復(fù)雜的檔案工作時(shí)更加方便，不會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)卡頓導(dǎo)致業(yè)務(wù)進(jìn)展緩慢，更重要的是，面對(duì)一些高精尖技術(shù)應(yīng)用都需要大量的資金，這就需要上級(jí)增加對(duì)檔案管理方面的資金投入，增加給工作者提供新型工作的使用機(jī)會(huì)和人才培養(yǎng)都需要相關(guān)部門(mén)的配合。軟件方面，對(duì)于各種新型網(wǎng)絡(luò)工具，相關(guān)部門(mén)需要做的就是檢查漏洞，避免工作者工作時(shí)遇到網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題或者軟件問(wèn)題造成工作進(jìn)度的滯留和緩慢。這就需要專業(yè)的軟件團(tuán)隊(duì)面對(duì)檔案管理信息化時(shí)緊跟時(shí)代步伐，面對(duì)一些新的問(wèn)題快速和準(zhǔn)確有效的給出處理方案，提高工作者在檔案管理軟件的使用體驗(yàn)。

3.3 檔案信息管理的統(tǒng)一規(guī)范化

面對(duì)各個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不同的影響，檔案信息的工作開(kāi)展存在著各種各樣的問(wèn)題，而面對(duì)這種問(wèn)題，更好的解決方法就是形成統(tǒng)一規(guī)范的信息管理方法規(guī)章制度，建立起有組織有科學(xué)方法的管理規(guī)范，制定科學(xué)的工作方法，面對(duì)一些突發(fā)狀況，提前成立突發(fā)狀況應(yīng)對(duì)小組。并且積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)更好的優(yōu)化管理制度，更好的在檔案管理信息化中取得更好的進(jìn)步和給客戶有更好的使用體驗(yàn)。然后，面對(duì)一些消極工作人員也應(yīng)該建立對(duì)應(yīng)的監(jiān)管機(jī)構(gòu)，成立專門(mén)的督察部門(mén)對(duì)工作人員起到督促和管理作用。檔案管理的統(tǒng)一是檔案管理信息化的基本保障，是一切工作的前提，巧妙地運(yùn)用以前的知識(shí)和技巧來(lái)面對(duì)現(xiàn)在所存在的各種問(wèn)題，就需要工作人員將現(xiàn)代科技和優(yōu)秀的管理統(tǒng)一化淋漓 盡致的表現(xiàn)出來(lái)，才能更好地讓檔案管理信息化越走越遠(yuǎn)，越走越好。

4 結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)潮流向著高科技、高效率靠攏，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)深入人心，已經(jīng)成為生活中的一部分，而且也在信息交流方面起到?jīng)Q定中的作用。因此，檔案管理信息化已經(jīng)成為世界科技潮流發(fā)現(xiàn)的必然前進(jìn)方向，時(shí)代在向著快捷前進(jìn)，而檔案管理信息化就是時(shí)代進(jìn)步的果實(shí)。