新形勢下干部人事檔案信息化建設的困境及對策研究

王 琴

（中國石油青海油田公司物資裝備公司，甘肅 敦煌 736202）

當今社會，信息技術滲透到社會活動的方方面面，各個領域都面臨著信息化進程加快的局面，尤其是檔案館信息。檔案作為人類社會活動的真實記錄，必然會隨著時代的發(fā)展而發(fā)生變化，它的形成、傳遞、儲存和利用過程是隨著時代的變化而變化的。檔案工作在一定程度上反映了的現(xiàn)代化管理水平。充分利用信息技術是當前干部人事檔案管理的主要任務，推進檔案信息化建設，開發(fā)利用檔案信息，改革檔案管理和服務機制，適應教學需要、研究和管理等。它給單位的創(chuàng)新帶來了機遇和挑戰(zhàn)，干部人事檔案管理模式與加快工作機制改革，干部人事檔案信息化進程與基于網(wǎng)絡的數(shù)字檔案建設數(shù)字化環(huán)境。

1 干部人事檔案信息建設的必要性

1）檔案信息建設是社會發(fā)展的需要。隨著社會進步、科學發(fā)展和辦公自動化進程的加快，干部人事檔案信息建設已發(fā)展到一個新的歷史階段。傳統(tǒng)手工、分類方法、紙質檔案實物保存方法、人工檢索，查詢等手段已逐漸被現(xiàn)代管理模式所取代。問詢技術已經(jīng)滲透到各個方面。檔案文件信息化已成為干部人事檔案發(fā)展的必然趨勢。

2）擴大檔案工作的服務領域。檔案信息將為社會提供大量基本的公共原生信息必要且可靠。它可以滿足人們對信息共享的需求，提供基本的信息服務，開發(fā)利用公共信息的條件。它也奠定了信息社會的基礎。而且，應用現(xiàn)代管理工具來存儲各種各樣的數(shù)據(jù)信息的開發(fā)和利用更加方便，也可以產(chǎn)生更廣泛的拓展檔案工作的服務領域。

3）它可以大大提高檔案管理的效率。在信息環(huán)境下，紙質文件和電子文件是必不可少的，在新的管理模式下高效有序地處理。所有的檔案管理員利用網(wǎng)絡收發(fā)文件，輸入或上傳處理后的文件進入檔案管理軟件。檔案工作人員檢查并接受系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。由利用電子文件和紙質記錄制作的檔案自動歸檔管理系統(tǒng)，減少了錄入工作量，縮短了檔案形成和歸檔的周期縮短了利用率，提高了工作效率。

4）可與辦公自動化系統(tǒng)集成。隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展和數(shù)字化的建設，網(wǎng)絡的使用使檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的高效及時接收更規(guī)范的電子文檔信息，直接形成于辦公自動化流程。這些數(shù)據(jù)將直接轉化為數(shù)字檔案。檔案館應該有效管理和優(yōu)化檔案信息資源。

2 干部人事檔案工作的現(xiàn)狀

1）現(xiàn)行的管理方法和理念與現(xiàn)行的管理體制不相適應。干部人事檔案信息建設包括檔案數(shù)字化建設資源、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設、檔案組織有序信息資源，檔案信息資源的開發(fā)利用，檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案人才的培養(yǎng)。檔案管理的理念和方式方法還沒有形成，無法脫離了傳統(tǒng)的檔案工作。部分干部人事檔案工作仍采用傳統(tǒng)的手工紙質管理。人工的對部分檔案信息的記錄、分類和統(tǒng)計，檔案工作的整體歸檔管理效率低且容易出錯。此外，檔案信息化建設已經(jīng)在大多數(shù)單位實施。然而，由于員工遵循傳統(tǒng)檔案管理模式和對當前信息技術手段的不熟悉，檔案信息化模式很難成為檔案工作的主流模式，由此產(chǎn)生檔案信息建設滯后，不適應信息技術的發(fā)展趨勢。

2）檔案信息水平不均衡，總體偏低。近年來，在數(shù)字化的推動下，干部人事檔案館的建設不斷深入，信息發(fā)展很快。但從總體上看，相關單位的檔案信息不均衡，總體偏低。受各種主客觀因素的影響，不同干部人事檔案信息的發(fā)展也不盡相同。檔案管理的方法和技術仍然依賴于傳統(tǒng)的紙質檔案管理和工作模式仍以實體檔案為主。雖然電腦和信息技術作為輔助管理手段已經(jīng)被廣泛采用，但大多局限于檔案目錄的信息管理。檔案工作還處于起步階段，信息技術落后于時代的發(fā)展。以數(shù)字檔案館和檔案知識服務系統(tǒng)為發(fā)展目標，干部人事檔案信息還有很大的發(fā)展空間。

3）實現(xiàn)數(shù)字檔案的基礎設施還不夠成熟。基礎設施是檔案管理信息安全的重要條件，必須大力加強。改善軟硬件環(huán)境條件實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學化，增強創(chuàng)新意識應用先進技術，實施檔案制度創(chuàng)新建立健全檔案管理體系應對信息大發(fā)展環(huán)境的機制。

3 干部人事檔案信息建設的對策

1）提高檔案信息意識強化信息觀念。我們必須充分認識干部人事檔案工作的價值、地位、作用和意義，切實做好干部人事檔案工作，認識到干部人事檔案信息建設的重要性和必要性。檔案信息化建設的質量是衡量檔案信息化水平的重要基準。加強干部人事檔案信息建設，促進干部人事檔案事業(yè)的發(fā)展，在提高認識的基礎上強化信息觀念，樹立國際觀念、創(chuàng)新觀念、服務觀念、法治觀念以新的理念指導干部人事檔案信息建設。

2）加強干部人事檔案標準化建設規(guī)范科研檔案。高等教育信息化標準化是自動化、網(wǎng)絡化的前提。干部人事檔案事業(yè)單位應當召集有關專家進行討論，制定相關業(yè)務工作、技術方法的統(tǒng)一原則和規(guī)范設備等等。符合國際、國家標準和行業(yè)標準發(fā)展趨勢制定標準。建立一套電子設備符合檔案信息工作條件的檔案管理數(shù)據(jù)庫，以避免在向資源共享過渡的過程中繞道而行，避免人力、物力、物力的浪費。

3）開發(fā)檔案資源加強數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫是檔案信息網(wǎng)絡建設的重要組成部分。加強網(wǎng)絡建設，必須加強網(wǎng)絡建設數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的建設應以國際、國內的標準和規(guī)范為基礎集中人力、物力、財力建設一批檔案錄入數(shù)據(jù)庫，全文數(shù)據(jù)庫，高標準、多功能的多媒體數(shù)據(jù)庫。加速建立檔案編目中心，豐富檔案資料資源儲備。提供強大的后臺數(shù)據(jù)庫支持檔案信息，扎實做好檔案書目工作。加強數(shù)據(jù)庫的維護工作，保證數(shù)據(jù)的完整性和質量。密切關注行業(yè)小型數(shù)據(jù)庫的標準化建設，加大數(shù)據(jù)庫建設力度，提高數(shù)據(jù)庫容量和訪問速率。

4）加強人才培養(yǎng)提高綜合素質。積極引進檔案管理專業(yè)人才和計算機專業(yè)人才，從培訓、引進、人員流動等方面優(yōu)化檔案人才結構，是干部人事檔案館建設的重要基礎和有效保障，培養(yǎng)一支專業(yè)素質高、綜合實力強的創(chuàng)新型信息團隊結合管理、技術、服務和研究模式。計算機專業(yè)人員在條件允許的情況下，檔案部門應配備檔案信息化建設。切實提高檔案管理人員素質。提高全日制現(xiàn)代信息技術應用能力，檔案員通過各種培訓方式，建立了一支專的隊伍。責任心強，技術過硬，能適應新形勢的檔案信息管理的需要。

4 結束語

檔案信息對社會的影響是不容忽視的，檔案信息建設勢在必行。我們需要面對當前的困難和存在的問題，抓住機遇。樹立信心，直面挑戰(zhàn)困難。盡可能投入人力、物力和財力，加強基礎設施建設，采取有效措施，實現(xiàn)檔案信息化建設。未來的發(fā)展方向是努力建設面向服務的數(shù)字檔案館，即檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，檔案信息的信息管理提供高度共享使用，因此要確保檔案安全與規(guī)范干部人事檔案信息。