新時期人事檔案電子信息化管理探討

劉 亞

（山東省單縣中醫醫院，山東 菏澤 274300）

信息化時代，互聯網是日常生活不可或缺的一部分。在科研、行政工作中，互聯網代替傳統模式，單位也在這方面投入很多人力、物力、財力。可在人事檔案管理中，卻未確定互聯網的地位，人事檔案管理還是采用傳統的手工錄入、數據統計模式。在信息化高速發展的當下，傳統模式已經無法滿足人事檔案信息化管理。人事檔案信息化管理能體現人事檔案管理工作的專業價值，潛在優勢，發展目標。

1 新時期人事檔案電子信息化的必要性

隨著信息化社會的到來，電子科技的普及使得人們的生活、工作方式發生了很多變化。比如，網上購物和快捷支付等等。目前，電子技術已經成為各行各業工作中的一大助力，但是仍有一些領域延續著過去傳統的工作方式，如在人事檔案管理領域，還在使用傳統紙質檔案存儲的管理方式。在科技逐漸發展的條件下，人事檔案管理者應該認識到電子技術的重要協助作用，思考如何將電子化、信息化技術應用到人事檔案管理中，進而改變傳統的檔案管理模式這一重要問題。眾所周知，傳統紙質檔案存儲的管理方式會產生繁重的工作量，而檔案信息量過大還可能導致檔案存放的雜亂無章、進而出現信息共享率低和查詢不方便的普遍現象。紙質檔案的存儲方式也很容易出現檔案資料保存不完整和資料損壞等情況的發生。另外，在傳統紙質檔案管理中，還可能存在因人為因素造成信息不對稱、信息失真、虛假等現象。因此在新時期的背景下，人事檔案管理有必要從傳統紙質檔案管理向電子信息化管理邁進，人事檔案電子信息化管理，就是以計算機為載體，以一個系統為依托，對各種信息進行集成處理，能夠簡化各種復雜數據，而在電子化和數字化的條件支撐下，對檔案進行查閱也更為方便，不用再翻閱紙質檔案，在網絡上進行檢索，信息能在最短時間內被查閱出來，同時有專門的人員對信息進行更新維護，極大地發揮出了檔案的價值。

2 新時期下人事檔案電子信息化管理的措施

2.1 建立完善電子檔案管理系統

隨著科技的發展，人事檔案電子信息化與傳統紙質檔案相比具有種種優點，那么在這個新時期下，人事檔案電子信息化將是必然的發展趨勢和企業人事檔案管理的重要發展方向。人事檔案從傳統紙質邁向電子信息化的過程中，發現了新問題。我們想要實現人事檔案信息化管理，就需要將紙質檔案轉換為電子檔案儲存在計算機中，而這恰恰需要合適的系統為依托，才能進一步實現檔案的電子信息化管理。也就是說，企業或集團想要人事檔案電子化管理落地實施，其重中之重就是建立一個可靠的檔案管理系統。想要建立可靠的檔案管理系統，就需要企業在系統開發和管理方面投入足夠的資金，還要引進技術型和管理型人才，才能建立一個集信息收集、檔案分類、檔案信息更改和查閱于一體的檔案管理系統，滿足人事檔案電子信息化管理的要求。想要順利完成檔案信息化管理僅僅是在系統上進行資金投入是不夠的，還需要進一步為檔案管理工作配置合適的設備，還需要專門的人員定期對設備和系統進行維護，保證檔案管理系統的正常運行。

2.2 提升人事檔案管理人員的業務能力和綜合素質

人事檔案信息化管理者需要有強烈的責任感和管理意識，要有敏銳的洞察力和時代感。同時要具備較高的信息素養，能靈活、恰當地使用計算機。熟悉人事檔案管理，對人事檔案管理有獨到見解，熟悉人事檔案的收集和整理流程。同時，單位應提高人事檔案管理人員的業務素質，定期組織其參加各種專業培訓，接受最新的檔案知識和管理技能。建立健全培訓機制，增強管理者終身學習意識。單位還可以邀請信息技術操作和應用方面的專家對單位人事檔案管理人員進行示范指導，使其清楚地掌握和運用信息技術檔案管理方法，掌握如何操作信息系統，并科學規范地處理。

2.3 提供多元化人事檔案信息服務

傳統人事檔案管理被認為是較為“清閑”的工作，也就是說人事檔案工作內容相對較少，能夠提供的信息服務比較有限，在當前信息化的視野下，應積極提供多元化信息服務。首先，做好本單位人事檔案基礎服務，為人事檔案的管理和查詢設置明確的流程，提升人事檔案調取效率，為單位日常人事管理工作提供便利。其次，對人事檔案信息開展資料分析與數據發掘工作，利用可視化等數據處理技術，從宏觀角度分析本單位特點時間段內在職員工基本情況、流動情況以及未來發展方向等等，從微觀角度對比分析每一名職工的工作水平以及為單位帶來的效益，為公平競爭、科學績效提供數據支持。最后，基于多樣化的需求開展個性化檔案服務，例如簡化檔案檢索功能、添加關鍵詞搜索入口、增設檔案調取痕跡記錄功能等等，為事業單位提供個性化、多元化、智能化的人事檔案信息服務。

2.4 加強網絡信息安全保護

企業人事檔案是企業發展中各種人事資源的集中體現，信息化管理時需要使用計算機技術進行，數據信息通過網絡進行傳播保證安全性是重要問題。企業要構建科學完善的網絡安全防御機制，以此來保障企業人事信息的保密性，防止人事檔案數據信息的丟失、人為泄漏。可以安裝防火墻和殺毒軟件，并定期進行檢查，從源頭上扼殺網絡風險。

3 結束語

綜上所述，人事檔案管理工作是單位人事管理工作中的重要部分，應積極推動單位人事檔案管理工作朝著信息化、標準化、規范化方面可持續發展。隨著日新月異的社會發展，社會各項建設的現代化進程加速，這意味著關乎個人身份的人事檔案管理工作需要時刻保持先進性，提高人事檔案管理的現代化建設水平，使人事檔案管理實現信息化，從而最大可能地體現人事檔案資源的價值。