信息化背景下事業單位文書檔案管理的路徑分析

周文罡

（黑龍江省自然資源調查院，黑龍江 哈爾濱 150036）

文書檔案是在單位運營發展過程中形成的具有重要價值的信息資源，在事業單位發展過程中，所形成的文字檔案數量不斷增加，為了實現檔案信息的有效利用，宜提高文書檔案信息化管理水平，為文書檔案調閱和服務工作提供更多的便捷性，確保文書檔案實際效能的實現。

1 事業單位文書檔案信息化管理的優勢

1.1 提高文書檔案管理的效率

傳統事業單位文書檔案管理工作多采用人工管理的方式，但隨著事業單位發展過程中文書檔案內容的不斷增加，文書檔案使用范圍和使用頻率不斷增加，這也使傳統管理模式越來越無法滿足實際發展需求。通過應用信息化管理模式，在數據庫中實現對文書檔案的集約化管理，促進文書檔案管理整體水平的提升。

1.2 增大文書檔案信息存儲量

事業單位文書檔案數量不斷增加，通過針對文書檔案實現信息化管理，在數據庫存儲檔案信息，不僅文書檔案信息存儲量會大幅度增加，還能夠提高信息資源利用率，進一步豐富文書檔案信息資源。

1.3 方便對文書檔案執行操作

文書檔案信息化管理的實現，借助于信息管理系統開展管理工作，可以為文書檔案執行操作提供更多的便利性。在實際工作中實現了隨時對文書檔案查閱、更新和修改等操作，有利于文書檔案管理水平的提升。

2 信息化背景下事業單位文書檔案管理的路徑

2.1 轉變文書檔案管理工作理念

隨著辦公自動化的普及應用，檔案管理技術加快了發展的步伐。通過促進事業單位文書檔案與辦公自動化的深度融合。并重視先進管理理念和先進技術手段的應用，構建智能化的檔案管理環境，實現檔案信息的高效檢索，努力提高文書檔案管理服務水平，為文書檔案的開發利用夯實基礎。

2.2 建立現代化檔案管理制度

基于信息化時代背景下，文書檔案信息化管理離不開制度的保障。通過建立健全文書檔案管理制度，并針對檔案收集、存儲、歸檔、檢索和共享等環節的制度進行細化，實現文書檔案的載波化管理。而且在實際工作中還要建立健全文書檔案信息化建設的標準和規范，優化管理工作流程，加快推進信息化建設工作的規范化和標準化發展，提高文書檔案信息化和數字化的發展水平。另外，在文書檔案管理制度建設過程中，要與文書檔案特點相結合，積極借鑒相關檔案管理制度，提高制度的先進性，從而在實際工作中嚴格遵循制度要求進行，確保制度能夠落實到位。

2.3 加強文書檔案信息管理系統

建設文書檔案信息管理系統建設具有長期性和系統性的特點，在實際工作開展過程中需要各部門的通力合作。在實際工作中要重視各種先進技術的靈活應用，事業單位還要結合自身的實際情況，確保系統與自身更具相符性。在系統建設過程中重視先進技術手段應用的同時，還要加快搭建檔案信息數據庫，為文書檔案信息化管理水平的提升打下堅實的基礎。

2.4 完善文書檔案檢索系統

文書檔案管理工作的目的是信息的有效利用，在文書檔案服務工作開展過程中，宜通過積極完善文書檔案檢索系統，全面提高信息檢索工作的效率。在檢索系統建設過程中，檢索系統還要與文書檔案管理和使用的需求相適應，進一步保障文書檔案的完整性和安全性，同時還要為文書檔案查找和歸檔提供更多的便利。實際文書檔案可以劃分為普通和重要兩個級別，在文書檔案管理系統建設過程中，要根據級別的不同來建立不同的管理信息檢索系統。普通文書檔案檢索系統要盡量做到簡潔，在具體查詢相關信息時，只需要輸入關鍵詞即能夠查找到所需要的信息。對于重要的文書檔案，由于價值較大，而且具有較高的保密性，因此宜將紙質檔案進行保存入庫，在日常查閱時主要應用電子檔案信息，而且檔案信息查閱和利用需要由相關領導的簽字，進一步保證檔案信息的安全。

2.5 定期清理過期文檔

由于一些文書檔案存在過期或是無效的問題，特別是一些普通資料只是短期內有效，失去效用的文書檔案不僅會占用存儲空間，還會導致文書檔案借閱和查找的難度增加。這就需要定期清理過期文書檔案，全面提高文書檔案管理工作的效率和質量。在具體實施過程中，要根據不同文檔類型，采用不同的清理方法。對于紙質文書檔案，宜采取二次利用的方法，確保達到節能環節的效果。電子檔案可以強制刪除，使檔案管理系統能夠騰出更多的存儲空間。一些重要文檔也存在一定的時效性，因此也需要對過期失效的文書進行清理。但在實際清一曝十寒稆要嚴格遵守具體的報批程序，整個銷毀程序需要由工作人員進行監管，避免出現其他問題。

2.6 增強文書檔案信息數據的安全

文書檔案作為事業單位發展中較為重要的信息資源，需要加強對其管理。但文書檔案管理工作具有保密性要求，這就需要加強對信息安全的重視。特別是在信息化時代背景下，檔案信息化管理有效地提高了檔案信息管理的水平，但同時也給文書檔案帶來了較大的安全威脅。因此要強化對文書檔案信息數據安全的管理，并選擇適宜的計算機網絡操作系統，并做好網絡設施的布置工作，積極采用先進的安全保護技術，進一步保證文書檔案信息的安全。

2.7 提高管理人員的整體水平

在現代社會發展過程中，文書檔案管理工作需要與時俱進，這也對檔案工作者提出了更高的要求。在實際事業單位文書檔案管理工作中，檔案管理人員要重視自身知識結構的不斷更新，積極參加各種培訓和學習，夯實自身的技能，并通過不斷學習來提升自身的綜合素質，積極掌握信息化技術和先進設備，并在實際工作中靈活進行運用，從而為文書檔案信息化管理目標的實現起到重要的助力支持。

3 結束語

信息化時代背景下，檔案成為重要的信息資源，文書檔案在事業單位發展中占據重要位置。隨著文書檔案重要性不斷凸顯出來，事業單位也越來越重視文書檔案管理工作，并積極運用各種先進技術手段，提升文書檔案管理的現代化水平，以此來促進文書檔案的信息化、網絡化發展，更好地發揮出文書檔案的實際效能，為事業單位各項工作有序推進提供重要的信息保障。