城市建設檔案管理現狀與規范化措施探討

孫 剛

（鄒平市住房和城鄉建設局，山東 鄒平 256200）

近年來，在社會經濟快速發展的背景下，城市化建設進程持續深化，使相關部門及單位對城市建設檔案管理工作提出全新的標準及要求。與此同時，城市建設檔案作為城市演變發展遷移所記錄資料信息的一種載體，對日后城市規劃及管理具有顯著參考作用。然而，從目前我國城市建設檔案管理水平來看，仍存在著較多問題亟待解決，例如：檔案管理技術人員數量不足、檔案管理機制不夠健全等，這些問題會在不同程度上影響檔案管理工作的效率及質量[1]。因此，除高度重視檔案管理環節外，還有必要結合城市建設的具體情況，規范城市建設檔案存儲、收集、整理及利用等環節，靈活運用信息化技術方法，進而提高城市建設檔案的利用率，進一步為促進城市長遠發展作出突出的貢獻。

1 城市建設檔案管理現狀問題分析

1）檔案管理技術人員數量不足。通常，城市建設檔案所涉及的內容相對復雜，且覆蓋面廣泛，這在很大程度上增加了檔案管理的工作量。然而，由于現狀下從事城市建設檔案管理工作的技術人員數量較少，顯然這不利于檔案管理工作的有序開展。與此同時，城市建設工程項目由初始規劃至最終竣工的過程相對漫長，通常需要耗費大量的時間及精力，且需要城市建設檔案管理部門的廣泛積極參與。倘若檔案類型多樣，且數量龐大，施工參與部門人數眾多或檔案管理信息化水平嚴重不足，均會影響檔案管理工作的效率及質量，進而導致工程項目延后驗收[2]。此外，檔案管理人員綜合素質還有待提高，部分人員尚未認識到檔案管理工作的重要性，顯然這會影響檔案管理工作的質量水平。2）信息水平有待提高。現狀下，大多數城市看重自身發展建設，忽略城市建設檔案信息化管理，尤其是硬件方面的資金投入少。而進入信息化時代以來，城市建設檔案管理明確要求各個部門之間需實現信息資源實時共享及高速傳遞，但是受當下檔案管理模式缺乏相應硬件配套設施的影響，僅停留在人力化模式收集檔案信息的階段，這會使檔案管理信息化建設工作呈現滯后的局面。與此同時，城市建設檔案管理人員存在理論知識積累不全的問題，難以掌握檔案信息化知識及技術，進而會影響城市建設檔案管理工作信息化建設工作的有序開展。3）城建檔案相關法律法規有待健全。由于社會在不斷進步及發展，使我國城市建設進程持續深化。而隨著城市建設規模持續擴大，使得城市建設期間所產生的信息數據在短時間內呈現急劇增加的態勢，進一步大幅度提高了城市建設檔案管理的工作難度，并對后期管理工作產生了極其不利的影響[3]。與此同時，當下我國現有的城市建設檔案管理工作相關法律法規內容不夠健全，難以滿足城市長遠發展的需求，以至于在具體管理工作開展期間，難以充分發揮相關法律法規的約束、指導作用，使得檔案管理工作缺乏有效法律法規的支持，進而影響檔案管理工作的規范性。由此可見，采取有效措施，及時健全城建檔案相關法律法規非常關鍵。

2 城市建設檔案規范化管理的具體措施分析

城市建設檔案是城市演變發展的“見證者”及“記錄者”，在城市長遠規劃發展中，需始終將城建檔案作為客觀的參考依據，歸納、提取相關有用檔案資源，便于管理者及決策者參考、利用。同時，規范城建檔案管理流程能有效保護檔案信息資源，預防出現內容缺失、泄密等問題?？偨Y起來，城建檔案規范化管理具體措施如下：

1）規范檔案收集處理流程。在實際管理過程中，地方政府及相關部門必須規范城市建設檔案的收集流程，明確檔案資源的收集對象及結構層次，擬定科學合理的工作目標，遵循一定的管理階段逐一達成目標。與此同時，結合城市建設檔案的分類現狀，及時補充缺少的內容，全面分析檔案的分布情況，確保檔案信息收集的完整性。并且，需采取多樣化的城建檔案收集方法，充分發揮信息化平臺的作用，進而提高檔案收集工作的效率；注重特種載體的城建檔案資源分類，便于及時查找檔案資源及內容。此外，科學劃分城建檔案的內容及類型，使影響檔案數量及質量的風險因素有效消除，進而規范化檔案收集及處理流程。當然，還需注意擴大城建檔案的監督管理力度，采取互檢及平推檢查相結合的方法，保證城建檔案管理監督及相互交流的成果。與此同時，高度重視城建檔案管理人員素質培養，積極組織開展各種類型的崗位培訓活動，促進檔案管理人員道德修養水平的提升，幫助檔案管理人員從根源上認識到規范化管理城建檔案的必要性及重要性，進一步革新檔案資源服務形式。必要時，可增設檔案查詢方式，便于日后為大眾提供優質化的查詢服務[4]。此外，統一管理及備份處理相關檔案資源，推行云端存儲管理模式；尤其是在新形勢下，我國已著手建設大數據產業園，能夠為提高數據處理效率提供強有力的支持；因此，該方式值得借鑒及應用。2）加強檔案信息化建設。在大數據時代背景下，城市建設檔案管理思路及模式早已發生了很大程度的變化，而以往城建檔案管理模式普遍由精準化小數據所組成。如何突出信息數據的多樣性，保障信息數據的完整程度，得到越來越多從業人員的關注及重視。除改變現有的管理模式外，相關管理人員必須轉變傳統管理思路，從根源上認識到城建檔案數據的核心價值，以提高檔案利用率為主要目標，主張深入挖掘數據信息的潛在價值，進而達到充分發揮檔案信息數據庫作用的目標。與此同時，強化檔案數據庫的開發力度，尤其是大數據技術的覆蓋范圍廣泛，通常需要管理部門之間通力合作，將大數據技術與城建檔案管理充分結合，協同開發數據庫及數據分析工具，從而促進檔案信息化建設水平的全面提升。3）健全城建檔案相關法律法規及管理機制。基于制度層面分析，擬定科學合理的管理流程，能有效滿足規范化管理城建檔案的要求。因此，在實際管理工作開展過程中，地方政府及相關部門必須持續擴大城建檔案管理的宣傳力度，提倡各部門及社會大眾廣泛積極參與進城建檔案管理過程當中，創設出和諧、良好的管理環境，幫助管理人員理解此項工作的嚴肅性及必要性。與此同時，健全城建檔案相關法律法規的基礎上，積極組織檔案管理人員學習各項法律條例，比如現行《城市建設檔案管理規定》、《檔案法》等法規，進一步將檔案規范化管理視為年度重點工作任務，推行定期檢查模式，確保整改的成效[5]。此外，緊跟時代發展潮流，創建全新的城建檔案管理模式，形成相適應、相匹配的檔案管理工作機制，并且明確要求管理人員定期革新制度內容，做好相應的內容補充工作，促進城建檔案管理工作規范水平的全面提升。

3 結語

通過本文的分析研究，認識到城市建設檔案的信息量龐大，這會增加管理工作的難度，如果出現管理不規范的問題，則會進一步影響建設檔案的利用率。因此，地方政府及相關部門必須高度重視城市建設檔案管理工作的開展，糾正思想層面的錯誤認知，保持樂觀積極向上的工作態度，正視工作困難，全面分析現狀下城市建設檔案管理工作問題產生的原因，持續優化、規劃城市建設檔案管理模式，進一步促進城市建設整體管理工作長遠、可持續發展。