城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀與規(guī)范化措施探討

孫 剛

（鄒平市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局，山東 鄒平 256200）

近年來，在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，城市化建設(shè)進(jìn)程持續(xù)深化，使相關(guān)部門及單位對城市建設(shè)檔案管理工作提出全新的標(biāo)準(zhǔn)及要求。與此同時，城市建設(shè)檔案作為城市演變發(fā)展遷移所記錄資料信息的一種載體，對日后城市規(guī)劃及管理具有顯著參考作用。然而，從目前我國城市建設(shè)檔案管理水平來看，仍存在著較多問題亟待解決，例如：檔案管理技術(shù)人員數(shù)量不足、檔案管理機(jī)制不夠健全等，這些問題會在不同程度上影響檔案管理工作的效率及質(zhì)量[1]。因此，除高度重視檔案管理環(huán)節(jié)外，還有必要結(jié)合城市建設(shè)的具體情況，規(guī)范城市建設(shè)檔案存儲、收集、整理及利用等環(huán)節(jié)，靈活運(yùn)用信息化技術(shù)方法，進(jìn)而提高城市建設(shè)檔案的利用率，進(jìn)一步為促進(jìn)城市長遠(yuǎn)發(fā)展作出突出的貢獻(xiàn)。

1 城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀問題分析

1）檔案管理技術(shù)人員數(shù)量不足。通常，城市建設(shè)檔案所涉及的內(nèi)容相對復(fù)雜，且覆蓋面廣泛，這在很大程度上增加了檔案管理的工作量。然而，由于現(xiàn)狀下從事城市建設(shè)檔案管理工作的技術(shù)人員數(shù)量較少，顯然這不利于檔案管理工作的有序開展。與此同時，城市建設(shè)工程項(xiàng)目由初始規(guī)劃至最終竣工的過程相對漫長，通常需要耗費(fèi)大量的時間及精力，且需要城市建設(shè)檔案管理部門的廣泛積極參與。倘若檔案類型多樣，且數(shù)量龐大，施工參與部門人數(shù)眾多或檔案管理信息化水平嚴(yán)重不足，均會影響檔案管理工作的效率及質(zhì)量，進(jìn)而導(dǎo)致工程項(xiàng)目延后驗(yàn)收[2]。此外，檔案管理人員綜合素質(zhì)還有待提高，部分人員尚未認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，顯然這會影響檔案管理工作的質(zhì)量水平。2）信息水平有待提高。現(xiàn)狀下，大多數(shù)城市看重自身發(fā)展建設(shè)，忽略城市建設(shè)檔案信息化管理，尤其是硬件方面的資金投入少。而進(jìn)入信息化時代以來，城市建設(shè)檔案管理明確要求各個部門之間需實(shí)現(xiàn)信息資源實(shí)時共享及高速傳遞，但是受當(dāng)下檔案管理模式缺乏相應(yīng)硬件配套設(shè)施的影響，僅停留在人力化模式收集檔案信息的階段，這會使檔案管理信息化建設(shè)工作呈現(xiàn)滯后的局面。與此同時，城市建設(shè)檔案管理人員存在理論知識積累不全的問題，難以掌握檔案信息化知識及技術(shù)，進(jìn)而會影響城市建設(shè)檔案管理工作信息化建設(shè)工作的有序開展。3）城建檔案相關(guān)法律法規(guī)有待健全。由于社會在不斷進(jìn)步及發(fā)展，使我國城市建設(shè)進(jìn)程持續(xù)深化。而隨著城市建設(shè)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，使得城市建設(shè)期間所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)在短時間內(nèi)呈現(xiàn)急劇增加的態(tài)勢，進(jìn)一步大幅度提高了城市建設(shè)檔案管理的工作難度，并對后期管理工作產(chǎn)生了極其不利的影響[3]。與此同時，當(dāng)下我國現(xiàn)有的城市建設(shè)檔案管理工作相關(guān)法律法規(guī)內(nèi)容不夠健全，難以滿足城市長遠(yuǎn)發(fā)展的需求，以至于在具體管理工作開展期間，難以充分發(fā)揮相關(guān)法律法規(guī)的約束、指導(dǎo)作用，使得檔案管理工作缺乏有效法律法規(guī)的支持，進(jìn)而影響檔案管理工作的規(guī)范性。由此可見，采取有效措施，及時健全城建檔案相關(guān)法律法規(guī)非常關(guān)鍵。

2 城市建設(shè)檔案規(guī)范化管理的具體措施分析

城市建設(shè)檔案是城市演變發(fā)展的“見證者”及“記錄者”，在城市長遠(yuǎn)規(guī)劃發(fā)展中，需始終將城建檔案作為客觀的參考依據(jù)，歸納、提取相關(guān)有用檔案資源，便于管理者及決策者參考、利用。同時，規(guī)范城建檔案管理流程能有效保護(hù)檔案信息資源，預(yù)防出現(xiàn)內(nèi)容缺失、泄密等問題。總結(jié)起來，城建檔案規(guī)范化管理具體措施如下：

1）規(guī)范檔案收集處理流程。在實(shí)際管理過程中，地方政府及相關(guān)部門必須規(guī)范城市建設(shè)檔案的收集流程，明確檔案資源的收集對象及結(jié)構(gòu)層次，擬定科學(xué)合理的工作目標(biāo)，遵循一定的管理階段逐一達(dá)成目標(biāo)。與此同時，結(jié)合城市建設(shè)檔案的分類現(xiàn)狀，及時補(bǔ)充缺少的內(nèi)容，全面分析檔案的分布情況，確保檔案信息收集的完整性。并且，需采取多樣化的城建檔案收集方法，充分發(fā)揮信息化平臺的作用，進(jìn)而提高檔案收集工作的效率；注重特種載體的城建檔案資源分類，便于及時查找檔案資源及內(nèi)容。此外，科學(xué)劃分城建檔案的內(nèi)容及類型，使影響檔案數(shù)量及質(zhì)量的風(fēng)險因素有效消除，進(jìn)而規(guī)范化檔案收集及處理流程。當(dāng)然，還需注意擴(kuò)大城建檔案的監(jiān)督管理力度，采取互檢及平推檢查相結(jié)合的方法，保證城建檔案管理監(jiān)督及相互交流的成果。與此同時，高度重視城建檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)，積極組織開展各種類型的崗位培訓(xùn)活動，促進(jìn)檔案管理人員道德修養(yǎng)水平的提升，幫助檔案管理人員從根源上認(rèn)識到規(guī)范化管理城建檔案的必要性及重要性，進(jìn)一步革新檔案資源服務(wù)形式。必要時，可增設(shè)檔案查詢方式，便于日后為大眾提供優(yōu)質(zhì)化的查詢服務(wù)[4]。此外，統(tǒng)一管理及備份處理相關(guān)檔案資源，推行云端存儲管理模式；尤其是在新形勢下，我國已著手建設(shè)大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園，能夠?yàn)樘岣邤?shù)據(jù)處理效率提供強(qiáng)有力的支持；因此，該方式值得借鑒及應(yīng)用。2）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時代背景下，城市建設(shè)檔案管理思路及模式早已發(fā)生了很大程度的變化，而以往城建檔案管理模式普遍由精準(zhǔn)化小數(shù)據(jù)所組成。如何突出信息數(shù)據(jù)的多樣性，保障信息數(shù)據(jù)的完整程度，得到越來越多從業(yè)人員的關(guān)注及重視。除改變現(xiàn)有的管理模式外，相關(guān)管理人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思路，從根源上認(rèn)識到城建檔案數(shù)據(jù)的核心價值，以提高檔案利用率為主要目標(biāo)，主張深入挖掘數(shù)據(jù)信息的潛在價值，進(jìn)而達(dá)到充分發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)庫作用的目標(biāo)。與此同時，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)力度，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)的覆蓋范圍廣泛，通常需要管理部門之間通力合作，將大數(shù)據(jù)技術(shù)與城建檔案管理充分結(jié)合，協(xié)同開發(fā)數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)分析工具，從而促進(jìn)檔案信息化建設(shè)水平的全面提升。3）健全城建檔案相關(guān)法律法規(guī)及管理機(jī)制。基于制度層面分析，擬定科學(xué)合理的管理流程，能有效滿足規(guī)范化管理城建檔案的要求。因此，在實(shí)際管理工作開展過程中，地方政府及相關(guān)部門必須持續(xù)擴(kuò)大城建檔案管理的宣傳力度，提倡各部門及社會大眾廣泛積極參與進(jìn)城建檔案管理過程當(dāng)中，創(chuàng)設(shè)出和諧、良好的管理環(huán)境，幫助管理人員理解此項(xiàng)工作的嚴(yán)肅性及必要性。與此同時，健全城建檔案相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，積極組織檔案管理人員學(xué)習(xí)各項(xiàng)法律條例，比如現(xiàn)行《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《檔案法》等法規(guī)，進(jìn)一步將檔案規(guī)范化管理視為年度重點(diǎn)工作任務(wù)，推行定期檢查模式，確保整改的成效[5]。此外，緊跟時代發(fā)展潮流，創(chuàng)建全新的城建檔案管理模式，形成相適應(yīng)、相匹配的檔案管理工作機(jī)制，并且明確要求管理人員定期革新制度內(nèi)容，做好相應(yīng)的內(nèi)容補(bǔ)充工作，促進(jìn)城建檔案管理工作規(guī)范水平的全面提升。

3 結(jié)語

通過本文的分析研究，認(rèn)識到城市建設(shè)檔案的信息量龐大，這會增加管理工作的難度，如果出現(xiàn)管理不規(guī)范的問題，則會進(jìn)一步影響建設(shè)檔案的利用率。因此，地方政府及相關(guān)部門必須高度重視城市建設(shè)檔案管理工作的開展，糾正思想層面的錯誤認(rèn)知，保持樂觀積極向上的工作態(tài)度，正視工作困難，全面分析現(xiàn)狀下城市建設(shè)檔案管理工作問題產(chǎn)生的原因，持續(xù)優(yōu)化、規(guī)劃城市建設(shè)檔案管理模式，進(jìn)一步促進(jìn)城市建設(shè)整體管理工作長遠(yuǎn)、可持續(xù)發(fā)展。