淺談縣級醫院文書檔案的管理與利用

胡曉姣

（安徽省宣城市涇縣醫院辦公室，安徽 宣城 242500）

醫院的文書檔案涉及范圍廣、種類多、綜合性強，做好文書檔案管理工作，提高文書檔案質量，將有利于發揮文書檔案的參謀助手作用，為醫院領導層提供正確決策和指導依據。文書檔案管理部門要創新傳統的文書檔案管理方式、重視檔案信息化工作，完善文書檔案管理制度、強化檔案收集工作。在提高檔案管理工作質量的同時，將文書檔案的效用充分發揮，將更好地推動醫院現代化管理水平的提高[2]。

1 影響縣級醫院文書檔案管理與利用的問題

1.1 文件材料收集不全

文書檔案材料的來源主要為辦公室及業務部門職能活動中形成的檔案材料。醫院文書部門在收集檔案材料過程中，存在收集的材料不完整，材料不夠全面；科室業務人員不具備專業的檔案管理知識，對文書檔案收集范圍不是十分清楚，檔案管理意識不強，為方便利用將檔案材料私自保管沒有上交文書部門，造成部分文書檔案的缺失；一些重要的報表、數據、名冊、會議記錄類文件材料由于沒有及時收集造成關鍵性檔案的丟失，無法保證檔案材料的完整性。

1.2 文書檔案管理方式不足

文書檔案管理包括文件材料的收集、鑒定、整理、分類、編號、編目等工作。檔案管理部門編制《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》時不夠完整，文件材料的歸檔范圍沒有與部門相對應，致使業務部門的文件材料收集容易遺漏，收集不齊全；文書歸檔過程中的價值鑒定、整理、分類工作，使用手工操作，歸檔工作效率不高，人力消耗較大。文書檔案的分類辦法復雜，采用年度－機構－保管期限分類法或是年度－問題－保管期限分類法，分類方案如果隨意調整，也影響文書檔案的保管和利用。

1.3 對檔案工作重視程度不夠，文書檔案信息化未積極推行

因檔案的價值無形的、潛在的，不直接產生經濟效益，醫院管理者對檔案工作重視程度不夠，對醫院信息化建設側重于臨床一線，對檔案的基礎設施投入與信息化軟件設施的投入不足；文書檔案信息化工作未積極推行，紙質檔案數字化未施行，未推行電子檔案管理信息系統建設，軟件與硬件設施投入不全，紙質檔案并未全面掃描為電子檔案，由于文書檔案管理模式的數字化程度較低，會對檔案的管理和利用范圍產生直接影響，縮小應用范圍，嚴重限制檔案傳輸速率[3]。這些都是檔案管理所面臨的問題，需要積極推動，影響著文書檔案的有效利用。

1.4 文書檔案信息化管理缺少基礎設施

文書檔案信息化管理模式，需要有健全的軟件及硬件支持，隨著時代的快速發展，醫院檔案的信息化建設不充分，需要引進先進的檔案管理系統建設，進一步完善基礎設施，加強硬件軟件配置。

1.5 業務部門缺乏專業指導

業務部門從事檔案人員為兼職檔案員，缺乏檔案專業知識和長期工作經驗積累，缺少檔案業務知識培訓，對文書檔案歸檔意識不是很強；醫院檔案管理人員與業務科室之間沒有建立密切的聯系，溝通不到位，缺少有效指導，也是文書檔案管理工作中的弊端。

2 加強縣級醫院文書檔案管理與利用的對策

2.1 加強文書檔案的管理工作

2.1.1 完善檔案管理制度，改善文書檔案管理方式

檔案管理人員應遵循《中華人民共和國檔案法》和《歸檔文件整理規則》，積極制定本部門《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》、《文書檔案分類方案》，按職能或按部門制定文件材料的歸檔范圍，將文件材料形成歸檔范圍與部門相對應，有利于落實部門收集歸檔責任，部門工作職能發生變化需要及時修訂更新文件材料的歸檔范圍。檔案形成部門需定期向檔案管理人員移交檔案，實行檔案的集中統一管理，任何個人不得拒絕歸檔或者將檔案據為己有。醫院文書檔案由于形成檔案材料的業務部門多、材料數量多，分類方法一般采用年度－問題－保管期限復式分類法，借助于計算機對檔案目錄的檢索，便于檔案的查找利用，文書檔案分類方案一旦確定，不得隨意 變動。

2.1.2 加強文書檔案材料的收集工作

文書檔案的收集范圍不僅包括紙質文件材料，還包括新型載體如電子文件的收集。辦公室文件材料的收集工作應體現“隨辦隨歸”的指導思想，實現文書處理與文件歸檔工作的有序銜接，提高工作效率，防止文件散失；對業務部門材料的收集采取定期收集，業務部門收集的檔案材料有合同、醫護人員外出進修協議書、調解協議書、“質量考核”反饋報告、心腦血管病例信息報表等。在收集過程中，注意檔案材料的完整性、形成的時間性，有些是每個月形成，需要及時收集，可以通過建立微信、QQ等方式及時收集歸檔。

2.1.3 重視檔案工作，加強醫院檔案信息化建設

醫院管理者應重視檔案信息化工作，將檔案信息化工作納入單位信息化總體規劃,檔案信息化推動了文書檔案由實體轉為數字，進而逐步轉為智能，在提高辦公效率的同時，改變了傳統的檔案管理模 式[4]。醫院應當有序開展傳統載體檔案數字化工作，建立起紙質檔案與電子檔案共存的雙套制歸檔制度，雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態，實現單位系統內檔案信息資源的共享共用，提高檔案的利用效率。推行辦公自動化系統建設，嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表，在電子文件形成時自動或半自動開展文件的鑒定、整理、預歸檔工作，節省文書檔案整理時間，提高檔案歸檔工作效率。檔案信息化實施應當配備網絡基礎實施、完善的硬件實施如數字化加工的高速掃描儀、光盤刻錄機，安全設備、基礎軟件、檔案目錄數據庫及檔案全文數據庫建設等。同時制定電子檔案有關管理制度，加強對電子檔案管理工作。

2.1.4 加強檔案管理人員建設

醫院在提高檔案信息化建設的同時，需加強對檔案專業人才的培養。作為一名檔案管理人員，需要有較高的政治素養，加強政治思想和業務知識的學習，工作要細心、有責任心，對重要的檔案有保密意識，具備豐富的專業技能和檔案管理經驗，熟悉檔案信息化操作方法。為適應現階段下檔案信息化管理方式，醫院應加強對具備檔案管理知識又兼具先進信息技術的綜合型人才的培養。

2.1.5 加強對檔案業務的培訓及指導

檔案管理人員除積極參加檔案部門組織的業務培訓及理論學習外，還應經常對業務部門的兼職檔案管理人員開展業務指導，指導業務部門開展歸檔范圍內的文件材料整理工作，幫助鑒定文件材料的價值、指導整理工作，以提高文書檔案管理的質量。業務部門辦理檔案移交時應建立嚴格的交接手續，應有雙方簽字交接，檔案管理人員對歸檔材料應認真核對，發現不符合要求的應及時補充修改。

2.2 加強文書檔案的開發利用

2.2.1 編寫檔案信息資料

單位應積極開展檔案的利用工作，推進檔案信息資源開發利用工作。檔案管理人員根據工作中的實際需要，挖掘檔案史料，編輯檔案匯編，豐富單位檔案資料，提高文書檔案的綜合利用率。編輯如《組織沿革》、《大事記》、各類專題文件匯編、《臨床科室管理手冊》、《職能部門管理手冊》《醫院規章制度匯編》等資料匯編。

2.2.2 充分利用檔案資料，發揮檔案價值作用

一是利用檔案信息數據為制定醫院的規劃、計劃、總結、統計報表的數字匯總提供參考依據與材料支撐，為上級主管部門提供真實可靠的檔案信息，為與其他單位的協議續簽、醫院之間的協作提供參考依據；為院內部門利用檔案提供查詢和依據。二是利用文書檔案的職工聘用合同、晉升工資表等為職工的職稱晉升、工齡計算提供證據；三是為上級對醫院開展的經濟責任審計、黨委巡察、醫保政策例行檢查、項目建設檢查等提供檔案信息材料。

3 小結

綜上所述，醫院文書檔案管理工作是醫院工作的重要組成部分，也是提升醫院管理水平、提高醫院管理工作質量的重要手段。隨著醫院整體信息化水平的不斷提高，需要創新文書檔案管理方式，重視檔案信息化設施的投入，在檔案管理制度上不斷完善，加大文書檔案的利用率，實現文書檔案管理的目的。