淺析國有企業檔案管理工作的現狀并簡單探討解決方法

滿華彩

（中國建筑裝飾集團有限公司廣州分公司，廣東 廣州 510080）

企業檔案記錄著國有企業發展歷程，是企業文明和企業精神的重要文字記錄。目前，隨著信息化技術的發展，國有企業檔案管理工作也出現了許多新問題，解決現代社會變革下辦公信息化給國有企業檔案管理工作帶來的影響，創新工作方式，是有效開展檔案管理工作的現實要求。

1 國有企業檔案管理工作現狀

1）工作模式仍然偏向傳統化，日常檔案管理工作未能完全跟上辦公信息化的步伐。造成此種現狀的原因：一是國有企業開展工作都有一套標準化流程，這套標準化流程是經過眾多前輩專家幾代人編撰和完善出來的，檔案管理工作的標準化流程也一樣，如果要去突破傳統工作模式建立一個新的工作模式，勢必需要不斷的討論、研究和試行，最后才能形成一套創新型的信息化工作模式，而這個過程是漫長的；二是企業開展工作都是以營利為目的，更重視經營管理、業務管理等方面的創新，眾多國有企業領導認為檔案管理工作對于企業創造營利沒有直接作用，從而忽略檔案管理工作，對檔案管理工作模式的改變和創新缺乏上層推動力。

2）檔案管理專業人才缺乏，以兼職檔案員為主開展日常工作，檔案管理人員晉升空間小、薪酬低。在大多國有企業，尤其是國有企業中的二、三級單位在招聘中極少會花可觀的工資待遇去相關高校招聘專業的檔案管理人才，一般國有企業單位機關文書檔案管理工作皆由辦公室文員或者行政部門人員兼職擔任，此類人員一般不具備檔案專業知識，或者對檔案專業知識略知皮毛，無法形成專業化的工作模式，無法實現檔案的開發利用，不具備檔案管理工作的創新能力，只能任務式地完成每年度的檔案歸檔工作。

3）檔案管理工作流于形式，檔案未能有效地開發和利用檔案。檔案不單只有記錄的功能，檔案的有效開發和利用，才是檔案管理工作的意義所在。一套精心收集裝訂成冊的檔案，它的歸屬不應該只是躺在冰冷的檔案室里面，而是應該得到充分的開發利用。目前，許多國有企業開展檔案管理工作，只在意檔案是否歸檔，但是對于檔案內容的開放利用少之又少，更多的國企檔案管理員進行歸檔工作，只是任務式的完成，認為檔案只要符合歸檔要求，放進檔案室，自己的工作就已經完成，缺乏對工作的思考和創新。

4）檔案庫房建立不符合“八防”標準。有些國有企業的檔案庫房十分簡單隨意，只是在辦公區域劃分個房間、放置物架作為專門儲存檔案的地方，這完全不符合檔案庫房建立標準，遇到相關意外及其容易造成檔案的毀壞和丟失，大多檔案庫房還處于無人監管的情況，出入登記等流程更是完全缺乏。

2 如何實現國有企業檔案管理工作的創新

1）從領導層面轉變傳統思維模式，重視檔案管理工作對于企業發展的作用，將檔案管理創新放在戰略目標規劃中。在現實的企業工作中，檔案管理工作無法跟上信息化發展的步伐的原因，更多的是因為檔案“廢紙”論的存在，企業只有從領導層面開始重視此項工作，才能讓員工重視和尊重檔案管理工作，為檔案工作的創新出謀劃策。首先，檔案資料可以為企業法律訴訟提供重要的佐證材料，所以檔案歸檔時應該注重保存資料原件，錄音、影像等電子資料要重視保留下原儲存卡或原設備。其次，典型工作案例作為檔案保存，可以為企業生產經營部門提供切實可行的策劃參考、思路參考。另外，一個優秀的企業必定重視自己的企業發展文明成果，一套優秀檔案的利用，可以對企業業務部門甚至是企業形象起到關鍵性作用。2020年中建三局緊急接受承建任務的“雷神山”和“火神山”項目，時過境遷一年，在今天我們仍然能看到的大量的建設文字、圖片、影像等資料，這些資料檔案被完整保存下來，不只是記錄了一個中央企業在國家經歷大難時的奉獻歷程，它完整保存的建設圖紙、施工策劃等檔案資料將對日后再遇到此類情況留下一個參考模板，也為企業日后的工作提供了更多的工作思路。

2）摒棄兼職人員充當檔案管理員的傳統模式，采用專職專業人才為主，文員兼職為輔的形式，為檔案管理工作配備專業化的人才隊伍，以制度規范人才隊伍的晉升空間，提高工作積極性。專業的事交給專業的人，讓專業的人發揮才能，實現價值，這樣才能把工作真正做到位、做到實。在企業的經營活動中，每一個人都是檔案資料的形成者，企業需要招聘專業的人員，構建專業化隊伍，深化培訓效果，引導企業的每一位員工，按要求做好檔案資料的備份和移交，再由專業人員進行專業化的歸檔成冊和開發利用。

3）善用信息化技術，構建電子檔案館，以提高檔案的開發利用率。一套檔案保存下來，如果無法提供查閱功能，或者因查閱不便利而造成利用率低，那檔案歸檔的意義將不復存在。目前，已有不少的國有企業開始要求在檔案歸檔過程中保存電子檔案，但是還未形成體系，電子檔案館普遍處于建設的初級階段且建設速度緩慢，對此，企業應該為檔案管理配備專業的信息化人才，增加檔案管理人員的信息化方面的培訓。構建電子檔案館不代表摒棄傳統的紙質版文書資料，尤其是永久保存的檔案必須要有紙質版原件資料，紙質文書檔案在檔案管理工作中有不可替代的重要性，而電子檔案可以在檔案查詢的環節發揮更重要的作用，有利于提高檔案的利用率。

4）檔案庫房應與辦公區域劃分開，并根據企業的規模配備合理空間的庫房規劃，嚴格按照“八防”要求構建庫房，嚴格按照檔案庫房管理制度開放庫房。檔案庫房存放大量的紙質資料，一旦發生火災、水災等必定會造成不可挽回的損失。辦公區域人來人往，如果檔案庫房就在旁邊無疑是為檔案保管帶來更多不確定因素。企業可以采用高科技的防火、防水、自動化門鎖等材料構建檔案庫房，使檔案庫房更具備現代科技觀感的同時體現現代化智能設備在檔案管理中的運用。

3 結束語

檔案管理工作如果開展得當有利于推動企業的經營發展，如果應付對之則是消耗人員成本、工作時間的無用之舉。企業經營者應該將檔案管理工作列入企業的戰略目標規劃中，重視人才隊伍建設，重視專業化水平提升，重視電子檔案館的建立，使之適應信息化時代的發展，讓信息化帶來的問題轉變成利于檔案管理的有效助力。