高校學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題和對(duì)策探討

尚工淋

（河北醫(yī)科大學(xué)，河北 石家莊 050051）

高校學(xué)生檔案通過(guò)招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)對(duì)學(xué)生在校內(nèi)的主要表現(xiàn)進(jìn)行記錄，包括文字、圖表、聲像等不同類型的資料。學(xué)生檔案管理是高校的工作基礎(chǔ)，便于學(xué)校和學(xué)生將步入的工作單位真實(shí)掌握學(xué)生在德智體美等方面的表現(xiàn)，對(duì)學(xué)生今后的發(fā)展起到重要作用。而且，檔案對(duì)每一名學(xué)生學(xué)習(xí)情況和能力的真實(shí)記錄，也有利于促進(jìn)學(xué)生的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，提高對(duì)自身能力的培養(yǎng)。

1 高校學(xué)生檔案管理的重要性

檔案，是個(gè)人或組織相關(guān)信息的詳細(xì)記錄。高校學(xué)生檔案中，全面而詳細(xì)的對(duì)學(xué)生入校后每個(gè)階段、各個(gè)方面的信息進(jìn)行真實(shí)記錄，涉及德、智、體、美、勞，全面反映了學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活情況，體現(xiàn)出學(xué)生在各項(xiàng)實(shí)踐中的個(gè)人能力。從簡(jiǎn)歷、成績(jī)單、鑒定評(píng)語(yǔ)，到黨團(tuán)、獎(jiǎng)懲材料，體檢表等，學(xué)生在校期間的主要經(jīng)歷和狀態(tài)都有跡可循。在學(xué)生管理、就業(yè)指導(dǎo)及選拔人才中，都可以檔案為基本依據(jù)，有較大的參考價(jià)值。深入開(kāi)展檔案管理工作，有利于學(xué)校、教師、輔導(dǎo)員真實(shí)掌握學(xué)生素質(zhì)、社會(huì)關(guān)系等情況，有針對(duì)性地對(duì)學(xué)生進(jìn)行培養(yǎng)，幫助學(xué)生更好的打牢知識(shí)基礎(chǔ)，樹(shù)立正確的價(jià)值觀、榮辱觀，也對(duì)其今后發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用。除了對(duì)學(xué)生個(gè)人的影響，學(xué)校通過(guò)定期整理和總結(jié)檔案內(nèi)容，也可以從中查找問(wèn)題，總結(jié)以往學(xué)校管理中的經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，不斷提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和管理水平，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。因此，無(wú)論對(duì)學(xué)生個(gè)人還是對(duì)學(xué)校發(fā)展來(lái)說(shuō)，學(xué)生檔案管理工作都有著非常重要的意義。

2 高校學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)

總的來(lái)說(shuō)，高校學(xué)生檔案管理主要有工作量大、時(shí)間相對(duì)集中和涉及部門較多的特點(diǎn)。每年高考季過(guò)后，都會(huì)有大量的新生入學(xué)，隨著近年來(lái)高校擴(kuò)招，新生數(shù)量只增不減。不少學(xué)生并不和學(xué)校處于同一個(gè)城市，需要經(jīng)過(guò)學(xué)校之間的檔案?jìng)鬟f和對(duì)接，使得工作量進(jìn)一步增加，學(xué)生檔案的存取、調(diào)檔、用人單位政審等環(huán)節(jié)也會(huì)增加工作量。就檔案管理的時(shí)間來(lái)看，多集中在畢業(yè)前期和新生入學(xué)的第一學(xué)期，管理人員需將檔案移交給接收單位，或者對(duì)新生資料進(jìn)行審查后歸檔，此后就是對(duì)每名學(xué)生階段性表現(xiàn)的記錄和入檔。檔案管理往往需要各院系教務(wù)處、招生就業(yè)辦、學(xué)生管理部門等配合，牽涉面 較廣。

3 高校學(xué)生檔案管理工作的問(wèn)題分析

3.1 檔案管理理念和技術(shù)落后

不少高校都存在檔案管理理念和技術(shù)落后的問(wèn)題，仍停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)、純?nèi)斯す芾砟Ｊ健n案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善，儲(chǔ)備空間不足，設(shè)備老化，環(huán)境陰暗潮濕，不利于紙質(zhì)檔案的保存。雖然一些學(xué)校也意識(shí)到了這個(gè)問(wèn)題，開(kāi)始引進(jìn)信息化設(shè)備，開(kāi)展電子檔案記錄和管理，但隨著高校擴(kuò)招、檔案數(shù)量的增多，人員的緊缺及信息素養(yǎng)的缺乏，能實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的卻不多。由于檔案接觸的落后，老師很難做到及時(shí)去查閱檔案，實(shí)際書寫過(guò)于古板且查詢不便，直接影響到檔案的使用，在就業(yè)時(shí)，企業(yè)對(duì)學(xué)生能力的評(píng)估不足，也會(huì)影響到學(xué)生今后的工作、個(gè)人發(fā)展。

3.2 檔案管理制度不完善

檔案管理制度的缺失或不完善，也是各大高校普遍存在的問(wèn)題。在缺乏明確制度的情況下，檔案管理工作過(guò)于松散，無(wú)論在放置、儲(chǔ)存地點(diǎn)還是管理人員上都沒(méi)有形成統(tǒng)一的規(guī)定，有些由學(xué)生自己管理，有些由學(xué)校檔案館管理，導(dǎo)致需要利用檔案時(shí)卻提取困難，手續(xù)流程過(guò)于復(fù)雜，影響到使用效率。在不同部門的管理下，由于缺乏專人負(fù)責(zé)，不少學(xué)生的檔案記錄、更新不及時(shí)，存在部分信息缺失情況，影響到了檔案的完整性與可靠性。一些學(xué)校在入檔前沒(méi)有對(duì)書寫內(nèi)容、格式進(jìn)行統(tǒng)一，當(dāng)需要進(jìn)行檔案交接時(shí)，往往會(huì)因沒(méi)有統(tǒng)一的辦理材料而不得不對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化修改的情況，極大降低了辦事 效率。

3.3 檔案管理隊(duì)伍建設(shè)薄弱

不少高校并不重視檔案管理工作，在管理人員選用、分配上也缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)。參與檔案管理的人員往往并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，缺乏足夠的檔案管理素養(yǎng)，工作責(zé)任心也不強(qiáng)，對(duì)工作采取放任添堵，甚至有些學(xué)校沒(méi)有設(shè)置專門的檔案管理崗位，而是由其他部門或?qū)W科教師兼職管理。在這種情況下，畢業(yè)生派遣時(shí)檔案袋內(nèi)容張冠李戴的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。再加上進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代后，檔案信息化已成為未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)，對(duì)管理人員提出了較高的信息素養(yǎng)要求，但多數(shù)高校的檔案管理人員并未經(jīng)過(guò)專門的檔案信息化培訓(xùn)，檔案查詢的網(wǎng)站也沒(méi)有得到及時(shí)維護(hù)和更新，都會(huì)影響到檔案管理的質(zhì)量和效率。

4 高校學(xué)生檔案管理的優(yōu)化對(duì)策探討

4.1 強(qiáng)化師生檔案管理意識(shí)

高校應(yīng)加大對(duì)師生群體關(guān)于檔案管理的宣傳，提高他們對(duì)該項(xiàng)工作的重視。管理人員應(yīng)加強(qiáng)自身言行，認(rèn)真對(duì)待每一份檔案交接工作。對(duì)于學(xué)生群體，應(yīng)加強(qiáng)檔案知識(shí)和重要性的普及，讓學(xué)生們能真正意識(shí)到檔案對(duì)自己人生發(fā)展的重要性，做到認(rèn)真、真實(shí)的填寫檔案，若發(fā)現(xiàn)自己檔案中的問(wèn)題要及時(shí)報(bào)告說(shuō)明。教師群體也需做好配合，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。同時(shí)，學(xué)校需加大對(duì)學(xué)生檔案管理工作的信息化投入，購(gòu)置先進(jìn)設(shè)備，進(jìn)行電子化檔案管理，做好軟硬件設(shè)備的定期維護(hù)、更新，以便于更方便、快捷的查詢檔案。

4.2 健全檔案管理制度

高校領(lǐng)導(dǎo)需提高對(duì)檔案管理的重視程度，從完善制度建設(shè)著手，來(lái)不斷規(guī)范檔案管理工作。以上級(jí)文件精神為主要指引，立足于本校實(shí)際來(lái)制定規(guī)范、完整且可行性較強(qiáng)的制度，做到分工明確，各司其職?？梢M(jìn)電子信息檔案管理技術(shù)，保證信息記錄的準(zhǔn)確、完整，避免遺漏，也更便于查找。建立嚴(yán)格的考核制度，要求管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，避免管理工作邊緣化，將其工作實(shí)績(jī)和考核獎(jiǎng)懲、個(gè)人晉升等掛鉤，提高人員積極性。建立培訓(xùn)制度，定期組織管理人員進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的學(xué)習(xí)，包括理論知識(shí)、管理?xiàng)l例、檔案管理先進(jìn)技術(shù)等，使檔案管理工作提高效率，更加規(guī)范。

4.3 提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)

加大對(duì)信息化管理系統(tǒng)的投入力度，盡快發(fā)展檔案管理數(shù)字化，以滿足社會(huì)的信息化需求。定期維護(hù)、更新相關(guān)軟硬件設(shè)備，對(duì)于新購(gòu)置的設(shè)備或者新引入的軟件系統(tǒng)，需定期組織人員學(xué)習(xí)，確保人人都能熟練使用。加強(qiáng)對(duì)管理人員的職業(yè)道德培訓(xùn)，提高人員的責(zé)任意識(shí)。積極引入檔案管理專業(yè)人才，為管理隊(duì)伍注入“新鮮血液”。

總之，學(xué)生檔案管理是高校的工作重點(diǎn)。高校需提高對(duì)該項(xiàng)工作的重視，不斷強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)，健全管理制度，提升管理技術(shù)，增強(qiáng)管理人員素質(zhì)，努力提高檔案管理效率。