淺談新形勢下基層檔案工作現狀及加強檔案管理工作的對策

張樹國

（山東省濱州市濱城區濱北街道辦事處，山東 濱州 256600）

1 現在基層檔案管理工作現狀

基層檔案工作是十分重要的基礎工作，它是衡量和觀察企事業單位管理水平的重要尺度和窗口之一。當前形勢下，隨著檔案收集范圍、資源收集年限的擴大和增加，另外由于歷史原因、崗位設置原因，對基層檔案管理工作的開展形成制約，主要問題表現在以下 幾點：

1）組織領導不到位。一是所建立的檔案工作領導組織，掛名的人員不少，真正在其位、謀其政、干實事的人卻不多。有的鄉鎮領導對自己所分管的檔案工作分而不管、管而不專，使檔案工作說起來重要、做起來次要、忙起來不要。二是檔案工作在基層工作中擺不上位置，掛不是號。如在制定規劃、檢查評比、部署工作等，很少提及檔案工作。

2）基層檔案室收集工作滯后，而且案卷質量不高，導致收藏檔案載體單一，內容單調，檔案信息支離破碎，無法滿足用戶需要，從而導致檔案在其價值實現上大打折扣。

3）檔案室工作積極性差，檔案工作沒有活力，導致基層檔案室各個工作環節不到位。

4）基層檔案室工作人員更換頻繁，導致檔案室工作人員老是處于青黃不接的狀態，嚴重影響基層檔案工作的正常開展。基層檔案室工作不受單位領導重視，也是基層檔案室工作停滯落后、效益低下的又一重要原因。由于基層檔案工作效益的隱蔽性和滯后性，大部分單位的領導都不能看到檔案工作給單位帶來的直接效益，導致他們走進了認為檔案不能創造價值的誤區。

5）干部隊伍不過硬。基層檔案管理人員業務素質偏低和知識結構不合理，在一定程度上影響著基層檔案工作的開展。不少基層檔案管理人員，對檔案知識不甚了解，就連最基本的分類、歸檔等工作也要上級檔案業務指導人員具體幫助，更談不上對所轄村、企事業單位履行監督指導職責了。

2 基層檔案管理工作的開展建議

1）建立獨立的檔案管理機構。檔案管理作為基層檔案管理機構。在領導和管理體制上，是基層黨委、政府的職能部門，業務上受上級檔案行政管理部門的監督指導負責本級檔案管理工作，并對本轄區內的各單位檔案工作進行監督指導。一要確確實實把檔案工作擺上位置，納入日程，加強領導，并努力把檔案工作納入基層國民經濟計劃和社會發展規劃，保障基層檔案工作同鄉鎮其他工作同步發展，協調一致。二要強化目標管理機制，適時引入和實行競爭機制或激勵機制，理順責、權、利等方面的關系，使基層檔案工作真正體現責清楚、權突出、利保證，賞罰分明。

2）完善檔案室管理制度。建立健全檔案室的管理制度，是做好檔案室工作的重要保證。基層檔案室工作必須制度化。一是建立檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管制度；制定檔案保管期限表、歸檔范圍、分類編目方法等規定。按照檔案管理規定，完善基層檔案管理制度，使“收集－整理－借閱－開發”有可靠依據，確保良性循環的基層檔案管理。把分散在各站所和個人手中的文件材料收集齊全，立卷歸檔，集中到檔案室統一設專人管理與利用。二是基層檔案員更換時，要嚴格遵守交接規定，檔案管理人員交接前要清點檔案室的各類檔案，嚴格辦理交接手續。避免檔案移交給上級檔案館時出現多卷少卷、責任不清等問題。三是把這些制度和規定納入崗位責任制和年度考核辦法中，將檔案室管理工作與績效考核掛鉤，有效地提高基層檔案室的管理水平，促進檔案室管理工作的規范化、科學化、標準化，有力地推動本區檔案工作的開展。加強基層檔案管理規范力度，做好考核、投入。同時，加強基層檔案的考核，單位領導提高重視力度，明確分工，保證檔案有人管、有人做。對于目前基層檔案問題，檔案人員應經常加強自律、互相學習，每隔一段時間進行基層檔案大檢查，檢查檔案管理存在問題并通報，責令認真進行整改。

3）提高檔案管理人員的素質。一是加強培訓，檔案管理是一項專業性很強的工作，當一名合格的檔案管理人員，必須掌握檔案專業理論知識，是做好檔案管理工作的前提。只有通過專業培訓，繼續教育，才能提高檔案業務水平。要樹立與時俱進的思想作風，更新服務觀念。改變“等人上門”的被動服務為主動服務，及時為轄區各單位各部門提供寶貴的信息資料。作為基層檔案工作者要愛崗敬業，樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，要嚴格貫徹執行《中華人民共和國檔案法》，嚴守黨和國家的機密，恪守工作紀律，要有高度的責任心和使命感，熱愛自己所從事的檔案工作，樹立全心全意為人民服務的思想。

4）加強培訓，全面提高基層檔案工作人員的綜合素質。一是根據實際工作需要定期或不定期的采取輪訓、重點培訓、以會代訓、參觀學習和選派到上級檔案業務部門舉辦的培訓班學習的形式，加強基層檔案人員的業務培訓工作，使檔案人員政治覺悟和檔案業務知識技能等全面提升，以適應社會主義新農村建設需要。二是加強檔案干部隊伍管理工作，實行有效的用人機制和激勵機制，為基層檔案工作吸納人才、培養人才、留住人才，以保證基層檔案隊伍的穩定、保證基層檔案事業的健康發展。

5）加強檔案室基礎設施建設和現代化管理。基層單位檔案室建設工作應有一定物質條件作保證。檔案室建設應列入基本建設規劃，逐步改善工作條件，以保證檔案的完整與安全。一是設立單獨檔案室，專人管理。二是要加大資金投入力度為檔案室購置一些必要的現代化設備，按照實際需要，對檔案工作進行調整。隨著電子信息化手段不斷深入，加強電子檔案建設，充分發揮電子技術的“有效、快捷、準確”優勢，強化聲像檔案的收集、整理，積極收集可反映基層變化、發展的實物檔案，比如電子計算機設備等，具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度準確讀入、存儲和輸出數據。檔案工作中的檔案、資料統計、管理、編目與檢索及檔案系統的行政管理均可以運用計算機技術，實現微機化管理。檔案事業發展要與社會發展同步，與辦公自動化水平的提高相協調。檔案工作在信息化時代的發展必須依靠現代科技，這樣才能使基層檔案室檔案工作邁上新臺階，提高基層檔案室工作的管理水平。加強“大事記”檔案建設，現存重要會議資料、項目資料的圖紙檔案，通過掃描進行存檔。電子檔案存檔需使用專門的存儲設備，控制電子檔案存放的溫濕度，通常為18攝氏度，濕度39%左右，同時做好磁場防護、防塵工作。

總之，檔案管理事業是黨和國家發展不可缺少的部分，通過檔案，我們可以了解過去、清晰現在和發展未來，我們應該認識新形勢基層檔案管理的現狀，建立標準化、系統化和制度化的檔案管理制度，加強基層隊伍建設，使檔案管理事業穩定、科學地發展。