新時代下國有企業(yè)檔案優(yōu)化利用探究

張玉群

（攀鋼大酒店，四川 攀枝花 610000）

1 引言

檔案工作在國有企業(yè)日常管理工作體系中占有不容忽視的地位并發(fā)揮出重要作用。在我國檔案事業(yè)發(fā)展新時期內，國有企業(yè)必須緊跟國家檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢，充分運用檔案信息化建設的基礎條件，找準檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)，積極探索檔案利用的新方法新策略，推動國有企業(yè)檔案管理高質量發(fā)展。

2 國有企業(yè)檔案管理的重要性

國有企業(yè)發(fā)展歷程長，企業(yè)規(guī)模大，業(yè)務類型多，這些特點決定了國有企業(yè)檔案管理的事項和內容比一般企業(yè)更多。另一方面，國有企業(yè)檔案管理無論對企業(yè)、行業(yè)、國家都有著重要意義。國有企業(yè)檔案是反映國有企業(yè)發(fā)展歷程的客觀資料，久遠的發(fā)展歷程是國有企業(yè)文化和價值觀的客觀呈現(xiàn)，通過國有企業(yè)檔案管理尤其是檔案資源共享利用，能夠使企業(yè)內部和外部人員更客觀全面地了解國有企業(yè)的歷史發(fā)展路程。以國有企業(yè)檔案為載體能夠更好地繼承和發(fā)揚國有企業(yè)文化和價值觀。另一方面，國有企業(yè)是鞏固國家政黨執(zhí)政基礎政治地位的重要力量，在國家發(fā)展過程中肩負著發(fā)展社會經濟、壯大綜合國力、保障改善民生的重要使命。國有企業(yè)檔案中包含著重要企業(yè)生產經營業(yè)務的重要信息，這些信息資源的開發(fā)利用對于促進企業(yè)發(fā)展、推動行業(yè)進步、壯大國家綜合實力無疑有著巨大的潛在推動作用。

3 國有企業(yè)檔案工作中存在的問題

首先，企業(yè)人員對檔案缺乏應有的認識。檔案管理模式已經發(fā)生了巨大變化，信息化管理模式已經成為當下及未來國有企業(yè)檔案管理的主要模式。而企業(yè)內部很多人員對檔案管理尤其是信息化檔案管理缺乏必要的認識。部分人員認為檔案工作與自身的實際利益關系不大，因此對檔案工作配合度不高，積極性不夠，造成國有企業(yè)檔案工作開展過程中受到阻力。

其次，信息化檔案共享程度不足。信息化技術手段提升了檔案管理的效率和準確率。但是在檔案信息化建設進程中，很多電子檔案存在信息孤島的問題。電子檔案大多是關于企業(yè)科技方面的資料，但是企業(yè)經營管理方面的檔案較少。國有企業(yè)各個分公司、各個部門之間雖然建立了一定的檔案對接機制，但是在檔案共享方面還缺乏更加明確的工作機制，阻礙了國有企業(yè)檔案資源的高效利用。

其三，檔案管理隊伍中存在部分人員因循守舊，學習能力不強，學習主動性不夠的情況，造成檔案管理人員的素質與國有企業(yè)檔案管理工作的新標準和新要求產生矛盾。檔案管理必須與國家檔案事業(yè)的發(fā)展以及國有企業(yè)的生產經營發(fā)展狀況相統(tǒng)一，必須以創(chuàng)新式的思維來對待工作。尤其是信息化檔案建設進程的加快，傳統(tǒng)檔案工作中的知識和經驗有很多已經不再適應當下和未來檔案管理需求。在硬件設備使用維護方面，在電子檔案的安全性方面都存在知識和技能的欠缺，這些都是國有企業(yè)檔案管理人員需要強化的地方。此外，在檔案利用方面，如何對檔案進行篩選、對檔案進行加工和提煉、提高檔案開發(fā)和利用效率也是現(xiàn)階段國有企業(yè)檔案工作人員需要重點提升的能力素質。

4 新時代下國有企業(yè)檔案優(yōu)化利用策略

1）強化對檔案的正確認識。國有企業(yè)在國家和行業(yè)發(fā)展中的特殊地位決定了國有企業(yè)檔案及檔案工作十分重要。為此，必須強化企業(yè)內部人員對檔案的正確認識，從個人利益的視角中走出來，能夠以集體利益、國家利益和社會利益來正確認識檔案工作，從而在行動上積極配合和參與到國有企業(yè)檔案工作中。通過企業(yè)網站進行檔案知識宣傳，在員工培訓中滲透檔案工作意義，增強企業(yè)員工對國有企業(yè)檔案工作的思想認識。檔案部門人員及時了解和學習國家檔案事業(yè)的發(fā)展動向，結合國有企業(yè)檔案工作狀況，做好檔案資訊和檔案工作規(guī)劃的宣傳教育。

2）加快檔案信息化建設。國有企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用效果在很大程度上取決于時間和空間的覆蓋率，因此檔案資源開發(fā)利用必須依靠信息化技術手段。圍繞國家檔案事業(yè)規(guī)劃要求，認真貫徹落實國家檔案部門制定的方針策略，加快推進國有企業(yè)檔案信息化建設。一方面，從硬件設備設施方面進行完善和升級，另一方面加強對信息化檔案的過程管控，完善檔案信息化管理的標準和規(guī)范。結合當前的新媒體技術，對企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的架構進行優(yōu)化，完善硬件設施連接標準，對檔案管理對象的分類編碼、數(shù)據交換、安全技術、授權訪問等內容制定具體的標準和作業(yè)流程，使企業(yè)信息化檔案管理的硬件和軟件資源優(yōu)化匹配，為檔案資源開發(fā)利用打好基礎條件。

3）加強人員的管理與教育。針對當前國有企業(yè)檔案工作人員在業(yè)務能力和素質方面薄弱或欠缺的方面采取針對性的提升。一方面，對信息化檔案管理的知識、操作技術，如硬件軟件使用和維護、電子檔案安全管理技術等內容加強崗位培訓。另一方面，從長期的檔案管理目標出發(fā)，優(yōu)化國有企業(yè)檔案管理隊伍結構。檔案管理人員的學歷層次、管理人員的年齡結構等都需要進行細致考慮，通過外部招聘的方式以及內部培養(yǎng)的方式，構建起穩(wěn)健的國有企業(yè)檔案管理隊伍，形成梯度式發(fā)展，使國有企業(yè)檔案管理隊伍適應企業(yè)檔案管理的新環(huán)境，滿足檔案管理的長遠需求。

4）完善制度建設。檔案信息化管理模式下，檔案管理尤其是檔案利用制度也要做出適應性調整。檔案開發(fā)利用首要條件是豐富檔案資源，為此進一步完善檔案收集制度。通過加大檔案收集力度、拓寬檔案收集范圍、延長檔案收集周期，豐富國有企業(yè)檔案資源，為檔案開發(fā)利用奠定基礎條件。檔案收集制度中，對檔案接收、檔案征集制定具體的條例和內容，更有針對性地對不同載體類型的檔案進行收集。完善檔案資源整合制度。加快國有企業(yè)歷史紙質檔案的信息化進程，完善檔案資源庫。此外，制定檔案服務制度，增強檔案工作人員服務意識，提升檔案資源服務水平。

5）創(chuàng)新檔案利用方式。在信息技術的支持下，檔案利用也逐漸向著信息化、智能化的方向發(fā)展。為了更好地發(fā)揮出檔案資源的效果，國有企業(yè)檔案部門應加強數(shù)據收集和數(shù)據挖掘。通過各種技術軟件對用戶數(shù)據進行分析，科學把握用戶需求，提升檔案資源供給的精確性和實效性。另一方面，利用新媒體技術創(chuàng)新檔案服務方式。圍繞不同需求或不同的用戶群體，以更加適應用戶的檔案資源分享利用方式滿足用戶體驗，在優(yōu)質的檔案服務水平下為用戶提供更加主動、更加個性化的檔案資源服務。

5 結語

如今，我國檔案事業(yè)已經邁入到十四五規(guī)劃發(fā)展的新階段。為了推動國家檔案事業(yè)高質量發(fā)展，國有企業(yè)檔案管理部門及工作人員必須認真貫徹落實國家檔案法和檔案事業(yè)十四五規(guī)劃的方針思路，在工作中常做常新，善于發(fā)現(xiàn)問題，積極探索方法和策略，加快彌補檔案管理中的短板和弱項，在檔案利用方面加大工作力度，全面推進檔案利用體系建設進程。