數(shù)字化時(shí)代檔案管理信息化的建設(shè)策略

霍紅丹

（黑龍江省大慶市杜爾伯特鎮(zhèn)人民政府綜合便民服務(wù)中心，黑龍江 大慶 166200）

在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，通過(guò)加強(qiáng)信息化建設(shè)，推進(jìn)了檔案管理工作發(fā)展，利于加強(qiáng)檔案管理以及利用水平。因此，在進(jìn)行工作實(shí)踐研究過(guò)程，要充分結(jié)合數(shù)字化背景，有針對(duì)性地制定更加完善的信息化檔案管理體系，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理機(jī)制，以更好地為檔案管理信息化建設(shè)工作開(kāi)展提供保證。

1 信息時(shí)代檔案數(shù)字化管理的意義

紙質(zhì)檔案是一種傳統(tǒng)的資料檔案管理方式，而數(shù)字化檔案則是一種近幾十年來(lái)才逐漸發(fā)展起來(lái)的新管理方式?？茖W(xué)規(guī)范、完善的檔案管理可以為事業(yè)單位或者企業(yè)提供發(fā)展和建設(shè)的資料保障，為制定長(zhǎng)遠(yuǎn)決策提供重要依據(jù)。

1.1 檔案數(shù)字化管理對(duì)需要長(zhǎng)期保護(hù)的檔案具有深遠(yuǎn)意義

自文字和紙張發(fā)明以來(lái)，我們一直在使用紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案具有容易損壞、損壞無(wú)法修復(fù)、成本高、易臟、字跡褪色等缺點(diǎn)。很多檔案在頻繁地使用或者查閱的過(guò)程中往往被使用者進(jìn)行無(wú)數(shù)次的翻動(dòng)，特別容易造成磨損，甚至造成不可挽回的損傷。檔案數(shù)字化管理通過(guò)利用數(shù)字化技術(shù)將信息檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，不僅更加安全可靠，同時(shí)也方便查閱、保存和更改，對(duì)需要長(zhǎng)期保護(hù)的檔案具有深遠(yuǎn)意義。

1.2 檔案數(shù)字化管理是發(fā)展的必然趨勢(shì)

信息時(shí)代也是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案管理處在這一時(shí)代必然要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和要求。信息時(shí)代對(duì)檔案管理提出了更多的要求，檔案數(shù)字化管理比紙質(zhì)檔案管理更具有優(yōu)勢(shì)。一是需要更加高效和便捷的傳播方式，現(xiàn)在很多企業(yè)或者個(gè)人都更多的依賴于信息技術(shù)，在調(diào)閱、傳送檔案時(shí)希望檔案更加的便捷和高效，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的調(diào)閱和傳送；二是人們對(duì)紙質(zhì)檔案的依賴感越來(lái)越低，紙質(zhì)檔案存在的諸多缺點(diǎn)會(huì)隨著科學(xué)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息交匯技術(shù)的發(fā)展而逐漸顯露出來(lái)；三是需要查閱檔案是電子檔案比紙質(zhì)檔案更具有優(yōu)勢(shì)；四是在科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)以及科教普及等方面，檔案數(shù)字管理可以及時(shí)、快速和便捷的為使用者提供更為系統(tǒng)化的信息檔案。

隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化水平不斷提高，作為檔案工作人員，要明確信息化建設(shè)內(nèi)容，科學(xué)的制定高效的檔案管理 模式。

2 數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設(shè)主要內(nèi)容

2.1 促進(jìn)檔案管理工作部門創(chuàng)新

關(guān)于檔案管理信息化的建設(shè)屬于復(fù)雜化的工作，需要檔案信息化部門的全力支持。而數(shù)字化背景下的檔案管理，其建設(shè)還要對(duì)檔案信息化部門以及數(shù)字化部門的有關(guān)職責(zé)進(jìn)行分配，從而確保檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。很多地方的檔案行政指導(dǎo)和檔案管理，基本形成分化格局，并成立專屬的檔案應(yīng)用部門。由此可見(jiàn)，檔案管理部門已經(jīng)成為職能的工作載體，未來(lái)將為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)化的檔案信息服務(wù)。

2.2 促進(jìn)檔案工作流程的優(yōu)化

傳統(tǒng)意義上的檔案是開(kāi)放公布的方式，無(wú)法充分滿足目前人們?cè)跈n案信息方面的需要。與此同時(shí)，檔案應(yīng)用的方式逐漸從現(xiàn)場(chǎng)查檔向遠(yuǎn)程查檔的方向轉(zhuǎn)變。這就意味著數(shù)字化背景下檔案管理信息化的有效建設(shè)，必將改變以往檔案管理的形式，避免人員工作的重復(fù)性和機(jī)械性，進(jìn)而做好職能的專業(yè)劃分。

2.3 促進(jìn)檔案管理工作模式的創(chuàng)新

數(shù)字化背景檔案信息化的建設(shè)工作，主要是對(duì)檔案管理進(jìn)行有效的創(chuàng)新。比如，檔案信息文件當(dāng)中的主題詞，可利用檔案信息化建設(shè)全方位提供信息檢索的服務(wù)，顛覆傳統(tǒng)手動(dòng)查閱檔案的形式，推動(dòng)檢索功能的良好實(shí)現(xiàn)。除此之外，檔案管理信息化的建設(shè)，給檔案管理工作提出高要求，必須從多個(gè)方面拓展服務(wù)能力，比如技術(shù)提升，設(shè)備系統(tǒng)的升級(jí)開(kāi)發(fā)等，進(jìn)而讓檔案管理工作能夠更好地獲得發(fā)展。

3 數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設(shè)的方法

3.1 提高檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范性

要想讓檔案管理更加有序，需要全面提高檔案應(yīng)用率，并在信息化管理下形成統(tǒng)一化，規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息資源管理，信息資源共享提供可靠性的依據(jù)，確保檔案管理的科學(xué)化，有利于檔案的存儲(chǔ)。當(dāng)前最主要的是網(wǎng)絡(luò)信息資源的存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，所以要制定完善化，規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)軟件硬件設(shè)備的合理化應(yīng)用。除此之外，還要考慮時(shí)代發(fā)展需要，適當(dāng)調(diào)整規(guī)范，并在信息化檔案管理建設(shè)上加以不斷優(yōu)化。

3.2 建立數(shù)字化檔案管理平臺(tái)

建立數(shù)字化信息管理平臺(tái)，不僅能確保檔案管理的順利開(kāi)展，而且還能讓信息化建設(shè)的基本要求得到落實(shí)。所以要對(duì)檔案的內(nèi)容加以豐富，把原來(lái)紙質(zhì)文件信息，聲像文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式加以有效存儲(chǔ)，并做好檔案的分類工作，為檔案管理提供方便。最后，為滿足用戶查閱檔案的需求，還要針對(duì)原件做掃描和記錄，依據(jù)檔案管理信息化的建設(shè)做數(shù)字化的存儲(chǔ)工作。

3.3 構(gòu)建規(guī)范化的管理制度

檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施，要確定檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，清晰其中的具體管理責(zé)任。比如，信息化建設(shè)中要確保數(shù)字安全，這是工作的重要內(nèi)容，必須構(gòu)建規(guī)范化的管理機(jī)制。第一，檔案信息化管理要制定標(biāo)準(zhǔn)的管理模式，包括檔案統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，整理標(biāo)準(zhǔn)，服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，以及信息化建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。第二，檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是數(shù)字化的建設(shè)，這是檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)。檔案信息數(shù)字化建設(shè)能推動(dòng)檔案信息資源服務(wù)質(zhì)量的提升，也能為信息需求者提供優(yōu)質(zhì)化檔案信息。

3.4 進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

傳統(tǒng)檔案管理，工作人員的綜合素質(zhì)不是很高，所以檔案管理信息化建設(shè)要想得到良好的實(shí)現(xiàn)，應(yīng)該想辦法促使工作人員綜合素質(zhì)的不斷提高。第一，督促檔案人員努力學(xué)習(xí)，不僅要有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，而且還要掌握檔案管理操作的技術(shù)能力。定期開(kāi)展檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，針對(duì)新入職的檔案管理人員尤其要重視培訓(xùn)，從而把握人才的質(zhì)量關(guān)。第二，構(gòu)建綜合素質(zhì)高，技術(shù)能力強(qiáng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，為檔案管理信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。第三，制定檔案管理工作人員的考核機(jī)制，督促工作人員經(jīng)常更新檔案管理的知識(shí)，切實(shí)提高信息化管理水平，保證檔案管理信息化建設(shè)工作能更好地落到實(shí)處。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，通過(guò)開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作，加強(qiáng)了檔案管理工作質(zhì)量，利于推進(jìn)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。作為新時(shí)期檔案管理工作人員，要樹(shù)立正確的管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)于檔案數(shù)字化管理的能力，從而保證檔案信息化建設(shè)效率。希望通過(guò)以上分析，能全面掌握高效的檔案信息化管理方法，以為檔案管理工作開(kāi)展提供有效技術(shù)保證。