淺析大數據時代的檔案信息化建設與應用

劉美娟

（華北油田公司經濟技術研究院，河北 任丘 062552）

1 大數據時代下的檔案信息化建設概念

1）大數據時代。根據國際上對大數據的概念界定，大數據是指通過對信息的采集和分析，從大量數據中剝離有價值信息的新型技術架構。大數據首先具有規模大的特征。規模大是指的數據種類多，且數量龐大。因為現有的網絡傳播途徑較廣，而數據多摻雜混淆，對于大數據時代下的數據處理能力提出了很高的要求，要求在規模龐大的數據里，找尋到其內在關聯的規律。而且由于大數據的價值性和精確度都比較低，單個信息可能提供的信息量微不足道，需要聯合海量數據從中提取想要的信息，通過這種方式，淬煉出有價值的信息。

2）大數據時代下檔案信息資源的特征。在大數據時代下，各類數據資源結合，在一定時間和空間范圍內組成當前的時代信息資源。當然作為信息資源中重要的一環，自然也不例外，具有信息資源的一般特征。從以下四個方面進行分析。（1）種類多，結構復雜。我國由于檔案涉及的范圍非常廣，各行各業都是信息數據的來源，每一個行業的信息數據包羅萬象，種類繁多，不僅包括傳統的紙質檔案，還有現代信息化電子檔案。從存儲的方式到利用的方式，差異非常大，以至于形成了大量的異構數據。就是這些數據交織在一起，形成了種類繁多的檔案信息資源數據。（2）總量大，增長快。我國的檔案資源都儲存在檔案館里，每一個檔案館的管理資料并不算多，但全國各級各市的檔案館聯合在一起，所提供的信息資源總量非常大，而隨著時間和環境的不斷變化，檔案館所接收的信息資源不斷增加，增長速度非常快。（3）價值較高。總體來看，我國的數據信息資源具有總量大，價值密度低的特征，但我國的檔案信息資源是經過大數據處理下的結果，資源價值密度高，具有權威性、真實性。能成為檔案信息數據的，都必須具備可靠性和真實性，零零散散的數據集中在一起，由于保管期限和歸檔范圍的分割，導致信息資源分到了不同的部門保管，查閱起來比較困難。但檔案信息資源的價值依然可以進行充分挖掘，為檔案信息化建設提供必要條件。（4）處理速度快。大數據時代下，由于互聯網技術和信息化技術飛速發展，處理信息的功能也得到了有效地提升。在大數據時代，檔案信息資源同樣具備著時效性特點，所以對于檔案信息資源的處理有了更高的要求[1]。

2 大數據背景下檔案管理工作面臨的挑戰

1）隱私安全問題。在大數據時代下，網絡的發展也帶來了眾多的隱私與安全問題。網絡安全壁壘不夠堅固的情況下，很容易發生數據信息泄露的情況，給用戶或者組織帶來一定的損失。雖然我國現在的網絡安全管理技術在發展當中，但在檔案管理工作中還有著諸多的不足，必須加強網絡安全工作，完善大數據技術在檔案管理中的應用，才能更好地保護檔案管理信息。

2）缺乏專業人才。當前社會人才后續不足，發展情況跟不上時代發展的需要。當前的檔案管理工作對人才有了更高的要求，與傳統的檔案管理工作不同，現在檔案管理對于人才的要求，不僅要具備相應的專業知識，還要具備一定的信息化技術，現在的檔案管理工作追求的是多方面的復合型人才。人才是檔案管理的核心，所以解決人才問題是下一步工作的重點。另外不僅要引進復合型人才，還要對現有的在職員工進行相關專業培訓，提升現在在職人員的專業技能，推進大數據在檔案管理工作中的應用。

3）檔案管理理念陳舊。在大數據時代下，對檔案管理工作的要求越來越高，檔案管理工作所包含的內容也越來越復雜。這種情勢下，就要求他的管理理念隨時更新，以適應當今時代的發展。傳統信息管理業務中的數據隨時間和環境的變化越來越包羅萬象，也就要求檔案管理人員及時轉變工作理念，運用更先進的技術來處理工作數據，短時間內，工作人員的管理理念還停留在一個比較低的層次，無法及時轉換工作管理理念是當今檔案信息化建設過程中的一大難題。

3 大數據背景下檔案信息化建設面臨的機遇

1）海量數據信息。大數據時代下所能獲得的數據量龐大，能提供給檔案管理工作的數據也越來越多。通過大數據挖掘技術的應用，對當前提供的海量數據所進行處理分析，剝離可供利用和分析的檔案信息資源。對將來檔案管理工作的有序進行提供了重要保障。

2）增強共享功能。大數據時代下形成了一張信息網，有利于上傳檔案信息資源的共享。不同答案之間的信息資源上傳，通過大數據處理能力對信息資源進行整合，把各級各類檔案信息資源系統聯系在一起，構成了全新的信息共享系統[2]。

3）擴大存儲空間。在大數據時代背景下，檔案管理工作涉及海量數據，現有的存儲方法已經不能滿足數據的需要，而云存儲的網絡存儲方法卻可以。尤其是直接面向社會公眾檔案信息資源的保管，因為種類繁多且數量龐大，利用大數據存儲技術再合適不過。不僅能夠保存海量數據，就連數據的查閱、抽調也是方便許多。

4 推進大數據背景下檔案信息化建設的有效途徑

1）建立信息化系統，優化數據收集方式。檔案管理工作要建立相應的信息化系統，并切實發揮信息化系統的優勢，優化檔案數據的收集管理，拓寬收集信息的來源、類別等，強化對檔案數據信息的收集能力，提高處理信息數據的工作效率。在面對廣闊的信息資源時，加大對零散碎片式信息的收集能力，實現對網絡非結構數據信息的收集，進一步滿足現在檔案管理的需要。

2）創新檔案信息化建設思路。若想推進檔案信息化建設，可以先從樹立創新管理理念開始。結合檔案管理部門的實際情況，更新檔案信息化建設的觀念，提高對構建滿足時代發展需要的信息化體系的重視程度。在充分利用大數據技術的前提條件下，對信息資源進行數據挖掘、有效分析等處理工作，實現對檔案信息的有效存儲、利用，最終形成一個完整的檔案信息系統。其次，不管是領導層還是工作人員，都需要創新對檔案信息化建設的思路，方便在內部形成利于檔案信息化建設的有利環境，推動全員參與和全員管理，更好的推進檔案管理信息化建設[3]。

3）構建完善的安全防護體系。為了確保數據在傳輸和保存過程中的安全，構建完善的安全防護體系必不可少。檔案信息管理資源事關用戶、社會、國家安全，構建強有力的安全保護體系，對檔案信息數據進行有力保護，有利于促進國家發展。通過強化數據的算法加密、檔案信息數據使用權限，以及構建完善的信息查閱和使用安全機制，都是加強檔案管理安全系數的有效途徑。

5 結束語

綜上所述，在當今大數據時代下，雖然我國的檔案信息化管理還存在著一定的問題，但不可否認，我國的信息化建設近年來改變巨大。開展下一步檔案信息化的重點應當放在創新工作思路，改變傳統的工作方式上，工作人員要努力配合好大數據的應用，提高檔案管理的工作效率，為我國的檔案信息化建設添一份力。