試論大數(shù)據(jù)思維與檔案信息化建設(shè)路徑

趙延紅

（內(nèi)蒙古赤峰市紅山區(qū)衛(wèi)生健康綜合行政執(zhí)法局，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

1 大數(shù)據(jù)思維與檔案信息化建設(shè)的重要性

1.1 有利于更好地提升檔案管理效能

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案信息化建設(shè)意味著檔案管理由傳統(tǒng)的線下管理、實(shí)體管理朝著系統(tǒng)控制、數(shù)據(jù)管理的方向發(fā)展。同時(shí)，檔案以多種數(shù)據(jù)化的格式、存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出來，能夠?yàn)闄n案管理人員提供更良好的技術(shù)應(yīng)用環(huán)境以及檔案管理環(huán)境，降低了檔案管理工作的難度。除此之外，隨著社會(huì)生產(chǎn)生活中形成的電子文件增多，傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)管理趨勢(shì)。單位只有不斷深入推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，才能更好地促使檔案事務(wù)走向規(guī)范化和數(shù)字化。

1.2 有利于檔案資源長(zhǎng)久保管

對(duì)于單位而言，衛(wèi)生許可檔案以及公文檔案都具有重要的價(jià)值，而要發(fā)揮檔案價(jià)值，首先就必須要確保檔案資源能夠長(zhǎng)久保管以及反復(fù)利用。傳統(tǒng)以實(shí)物檔案為核心的管理模式下，由于不同單位保管條件不易、技術(shù)應(yīng)用能力不易、紙質(zhì)質(zhì)量不易，加之隨著時(shí)間的推移和多次反復(fù)的利用，導(dǎo)致檔案資源容易出現(xiàn)損毀和丟失的情況。與此相比，檔案信息化建設(shè)則能夠解決這一問題。典型表現(xiàn)在，數(shù)字檔案可以在云儲(chǔ)存空間、硬盤等介質(zhì)中長(zhǎng)期保管，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案利用與檔案保管之間的平衡，滿足未來檔案信息資源開發(fā)利用的需求。

2 大數(shù)據(jù)思維與檔案信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善

大數(shù)據(jù)時(shí)代，要推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，首先就需要完善相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施。然而，部分單位檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善，影響了工作推進(jìn)，不利于檔案管理工作創(chuàng)新。一是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不完善，導(dǎo)致衛(wèi)生許可檔案與公文檔案在傳輸過程中容易受阻，也不利于后期的檔案利用與檔案開發(fā)[1]。二是網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。在缺乏相關(guān)軟硬件設(shè)施的情況下，檔案管理人員難以建立相應(yīng)的衛(wèi)生許可檔案數(shù)據(jù)庫以及公文檔案數(shù)據(jù)庫，不利于保證衛(wèi)生許可檔案與公文檔案的完整性。

2.2 檔案信息化建設(shè)制度不健全

一是電子檔案的概念和范圍不明確。部分單位沒有從制度層面對(duì)電子檔案進(jìn)行明確界定，影響相關(guān)資料的收集、整理以及利用。尤其是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，許多電子檔案以不同的數(shù)據(jù)格式呈現(xiàn)，如果制度內(nèi)容缺失，將會(huì)影響檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量[2]。二是電子檔案管理的職責(zé)分工不明確，業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門以及計(jì)算機(jī)技術(shù)部門之間缺乏有效的配合，難以最大限度地利用各項(xiàng)資源，不利于提升檔案信息化建設(shè)的效率。三是沒有制定完善的績(jī)效考核機(jī)制以及責(zé)任落實(shí)機(jī)制，單位整體的重視程度不足。四是沒有分別就紙質(zhì)類衛(wèi)生許可檔案與公文檔案數(shù)字化以及電子文件數(shù)字化進(jìn)行明確。

2.3 檔案安全管理滯后

一是事后防控工作不科學(xué)。主要表現(xiàn)在部分單位沒有充分應(yīng)用云儲(chǔ)存技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行備份處理，檔案管理系統(tǒng)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力較差。一旦出現(xiàn)檔案系統(tǒng)崩潰、病毒入侵、非法程序入侵等安全事件，就會(huì)影響單位日常的衛(wèi)生許可檔案以及公文檔案管理工作[3]。二是沒有進(jìn)一步將現(xiàn)代化的數(shù)字安全技術(shù)應(yīng)用到衛(wèi)生許可檔案以及公文檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案存在竊取、遺失、損毀的風(fēng)險(xiǎn)。

3 大數(shù)據(jù)思維與檔案信息化建設(shè)的基本路徑

3.1 完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，夯實(shí)管理基礎(chǔ)

一是要完善網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施。一方面，單位應(yīng)配備相應(yīng)的終端計(jì)算機(jī)、配線柜、交換機(jī)、網(wǎng)絡(luò)布線、路由器、電源、服務(wù)器、輸入輸出和存儲(chǔ)編輯等設(shè)備，確保網(wǎng)絡(luò)安全暢通，實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)鬟f高效便捷。另一方面，單位要配備因特網(wǎng)節(jié)點(diǎn)控制系統(tǒng)、服務(wù)器數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、IP地址管理系統(tǒng)、檔案管理軟件系統(tǒng)、防火墻系統(tǒng)等軟件系統(tǒng)，為檔案管理人員的管理工作提供便利。二是要完善網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。單位要采用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行信息化處理及存儲(chǔ)。一方面，要建立電子檔案規(guī)則體系，主要包括標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、安全管理、開發(fā)利用等內(nèi)容。另一方面，要進(jìn)一步將硬盤、磁帶、磁盤、光盤、U盤等介質(zhì)的內(nèi)容與數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容進(jìn)行關(guān)聯(lián)，確保衛(wèi)生許可檔案與公文檔案的完整性。

3.2 完善檔案信息化建設(shè)制度，強(qiáng)化制度引領(lǐng)

一是要明確電子檔案的概念及范圍。通常而言，在衛(wèi)生許可與公文處理中形成的以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤、電子文件等載體，具有參考利用價(jià)值和憑證價(jià)值額度信息資料都屬于電子檔案，應(yīng)當(dāng)歸檔整理。二是要厘清檔案管理的職責(zé)分工。由檔案管理部門進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，具體負(fù)責(zé)電子檔案歸檔指導(dǎo)、驗(yàn)收以及接收后的編目、保管和提供利用等工作；具體業(yè)務(wù)部門對(duì)形成的相關(guān)電子類文件資料進(jìn)行統(tǒng)一整理和報(bào)送；計(jì)算機(jī)技術(shù)部門則負(fù)責(zé)為網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行、安全管理等技術(shù)事項(xiàng)提供服務(wù)與支持。三是要將電子類衛(wèi)生許可檔案與公文檔案的收集、整理、歸檔、安全、管理、開發(fā)、利用工作納入相關(guān)人員的崗位責(zé)職，并配套以相關(guān)的績(jī)效考核機(jī)制。四是要明確物理歸檔與邏輯歸檔等兩種具體的歸檔方式。一方面，物理歸檔主要是指對(duì)紙質(zhì)類的衛(wèi)生許可檔案與公文檔案進(jìn)行掃描后歸檔；另一方面，邏輯歸檔則主要是指不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置，直接對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行歸檔。四是要明確相關(guān)電子類文件資料的移交歸檔期限。對(duì)于一般性的衛(wèi)生許可文件與公文資料，單位可以按照季度、年度為單位，要求業(yè)務(wù)部門統(tǒng)一報(bào)送。對(duì)于重大活動(dòng)、重要會(huì)議、重大許可事項(xiàng)中形成的電子文件，則應(yīng)當(dāng)要求業(yè)務(wù)部門及時(shí)報(bào)送，避免遺失。

3.3 完善檔案安全管理，注重?cái)?shù)字化建設(shè)質(zhì)量

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，電子檔案中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)時(shí)刻都在面臨著種種潛在的威脅，如計(jì)算機(jī)硬件故障、病毒風(fēng)險(xiǎn)、非法程序入侵風(fēng)險(xiǎn)、人為操作故障等等。為防止計(jì)算機(jī)終端檔案數(shù)據(jù)的破壞，確保檔案數(shù)據(jù)的安全、有效，必須有組織、有計(jì)劃地做好衛(wèi)生許可檔案與公文檔案安全管理工作。一是要依托于云儲(chǔ)存技術(shù)對(duì)衛(wèi)生許可檔案與公文檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)備份，保證數(shù)據(jù)的安全，實(shí)現(xiàn)異地存儲(chǔ)，進(jìn)行災(zāi)難恢復(fù)等。二是要通過數(shù)字證書、數(shù)字水印、系統(tǒng)訪問權(quán)限、防火墻等方式，對(duì)衛(wèi)生許可檔案與公文檔案及其管理系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，強(qiáng)化事前防控，滿足新時(shí)期檔案安全管理的要求。

4 結(jié)束語

新時(shí)期，如何在借鑒相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，運(yùn)用信息技術(shù)手段提高檔案工作的現(xiàn)代化水平，進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，是檔案管理人員需要關(guān)注并思考的課題。為此，單位檔案管理人員必須要樹立大數(shù)據(jù)思維，強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)化管理。具體而言，一是要完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，夯實(shí)管理基礎(chǔ)；二是要完善檔案信息化建設(shè)制度，強(qiáng)化制度引領(lǐng)；三是要完善檔案安全管理，注重?cái)?shù)字化建設(shè)質(zhì)量。只有切實(shí)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，才能努力實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生許可檔案與公文檔案管理工作的跨越式發(fā)展，真正發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價(jià)值。