淺談創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

陳 璐

（遼寧省盤錦市檔案館，遼寧 盤錦 124010）

所謂檔案管理信息化，是指通過信息技術手段來實現檔案資源的管理和利用，是當前檔案管理工作的主要發展趨勢。檔案管理工作的信息化轉變需要滿足以下兩個基本條件：其一，環境構建。檔案管理信息化不同于傳統檔案管理工作，其管理模式和理念存在本質性差異，同時對于管理人員專業能力要求更為嚴格，因此需要做好政策法規及管理機制的制定。其二，資源建設。檔案管理信息化的核心基礎在于檔案資料的數字化轉變，為此需要將紙質檔案轉變為數字檔案，如此才能穩定有序地開展信息化管理工作。

1 檔案管理信息化價值分析

1）提高管理效率。在過往檔案管理工作中，由于檔案資料為紙質文件，因此需要專門的空間進行檔案存儲。與此同時，相關管理工作也需要大量人力進行收集、分類和查詢，其管理工程不僅費時費力，同時工作量也十分繁重。而檔案管理信息化轉變，傳統紙質檔案轉化為數字檔案，其采集、分類和處理都可通過計算機加以完成，極大地降低了管理工作的強度。與此同時，在檔案資料查詢和提取上也能通過計算機管理平臺進行快速查詢。由此可見，檔案管理信息化轉變極大地提高了管理工作的質量和效率。2）強化資源共享。隨著數字時代的來臨，檔案資源在經濟社會發展中發揮了愈加重要的作用，因此提高檔案資源利用效率成為檔案管理工作的重要發展趨勢。檔案管理信息化轉變，其標志為電子檔案數據庫及管理平臺的構建，如此便打破了傳統紙質檔案管理工作存在的束縛和掣肘。眾所周知，數字檔案不僅更易存儲，同時還能實現不同時空的查詢和利用，滿足了現代檔案管理工作跨區域利用的需求，如此便進一步提高了檔案資源的利用價值。3）便于檔案存儲。檔案資料作為現代社會中一項具有重要保存價值的原始記錄，強化檔案資源的存儲安全是檔案管理工作的重要組成部分。一直以來，傳統檔案存儲均保留于檔案室，雖然能夠實現檔案資源的專業化存儲和管理，但在長期使用過程中會出現不同程度的損壞或丟失。而檔案數字化轉變帶來了數字檔案數據庫，其管理方式也轉為紙質檔案和數字檔案存儲并存，特別是在檔案資源利用時只需查詢數字檔案數據庫，如此便大大提高了檔案資源存儲的安全性。

2 當前我國檔案管理信息化建設現狀

1）管理理念有待提升。近年來，檔案資源在社會經濟發展中的價值和作用愈加凸顯，同時提高檔案資源利用效率的需求也越來越高。而與之相對應的是人們檔案管理信息化意識仍有待提升，無論企事業單位領導層還是廣大干部職工，都對檔案管理信息化欠缺足夠認知，由此在信息化建設上也并未給予高度關注。現階段，我國檔案管理工作仍受傳統檔案管理理念束縛，在檔案管理信息化建設方面仍面臨著許多困難和挑戰，如信息化設備、技術人才及專業技術的缺失，都制約了我國檔案管理水平的全面發展和提升。2）信息環境有待加強。作為一種新型管理模式，檔案管理信息化轉變還需要合理的環境為基礎。一方面，檔案信息化管理不同于傳統檔案管理模式，因此過往檔案管理制度和方式也無法滿足新時期檔案管理需求，為此需要構建全新的檔案管理機制和制度體系。另一方面，檔案管理信息化建設還要具備堅實的軟硬件支撐，如計算機、檔案信息錄入設備及檔案管理平臺等。現階段，不少管理部門檔案管理信息化建設欠缺理想的環境基礎，不利于信息化建設工作的有序推進。3）安全技術有待強化。從技術角度來看，檔案管理信息化轉變雖然帶來了工作質量和效率的提升，但由互聯網的開放性也造成數字檔案極易被不法分子泄露、篡改或損壞，由此給檔案管理工作帶來許多安全問題和困擾。與此同時，由于檔案管理信息技術仍處于發展階段，許多安全技術并不成熟，加之管理部門安全意識薄弱，由此給不法行為帶來可乘之機。由此可見，如何保障數字檔案資源安全，避免檔案管理平臺受到攻擊和破壞是現階段檔案管理信息化建設亟待解決的問題之一。4）管理人員能力不足。檔案管理信息化轉變，無論管理理念還是操作要求都發生本質性轉變，而首當其沖的便是對檔案管理人員提出了計算機信息技術的技能要求。傳統檔案管理工作中，工作人員只需掌握基本的檔案管理知識便能勝任檔案管理崗位，而在信息化管理模式下，工作人員還要熟練掌握計算機信息技術。在此背景下，企事業單位檔案管理部門必將發生較大的人事變動，因此要想實現檔案管理工作的信息化轉變還要切實解決當前檔案管理人員專業能力不足的問題。

3 推動檔案管理信息化轉變的有效舉措

1）加強宣傳工作，轉變大眾認知。針對當前社會各企事業單位領導人員及廣大職工檔案管理信息化意識不足的現狀，我們要想實現檔案管理信息化建設工作的穩步推進，首當其沖的便是做好社會宣工作，由此轉變人們的認知和觀念。首先，作為現代社會發展的一項重要趨勢，相關管理部門及行業機構要加強社會宣傳工作，將檔案管理信息化建設的價值與作用進行有效傳播，從而激發社會各領域檔案管理信息化建設的意識。其次，在檔案管理信息化建設工作推進過程中，相關管理部門及行業機構也要提供必要的技術支持，如管理模式、管理理念和信息技術等，為檔案管理信息化建設工作穩定有序推進提供堅實的保障。2）加大資金投入，完善管理機制。對于企事業單位而言，在檔案管理信息化建設工作中，要想快速高效地完成信息化轉變，還需要注重信息環境的構建。一方面，企事業單位要加大資金投入力度，對于檔案管理信息化建設所必須的軟硬件加以采購，特別是檔案信息技術的引進，為檔案管理信息化建設奠定堅實的軟硬件基礎。另一方面，檔案管理信息化轉變還需要高度重視管理機制的構建與完善，這里要求檔案管理部門制定科學合理的信息化檔案管理制度體系，為信息化管理工作的科學有序開展提供完善的制度保障，推動企事業單位檔案管理水平的全面提升。3）注重人才引進，強化技能培訓。為進一步推動企事業單位檔案管理信息化建設工作的有序推進，還要打造一支專業化管理人才隊伍，如此才能保障檔案信息化管理工作的有效落實。首先，企事業單位要充分認知高素質專業人才在檔案管理信息化建設中的價值和作用，并積極引進高素質專業人才，由此帶來先進的管理理念和信息化技術。其次，針對企事業管理人員專業能力不足的問題，檔案管理部門還要積極組織和開展檔案管理信息化培訓工作，通過專業知識和管理技術的學習來達到新時期檔案管理工作需求，由此為企事業單位檔案管理信息化建設奠定堅實的人才基礎。

4 結論

綜上所述，檔案管理信息化建設是新時期社會經濟發展的大勢所趨，同時也是企事業單位發展創新的必然要求，為此我們要高度重視檔案管理信息化建設與轉變，并就當前檔案管理信息化構建工作中存在的問題加以科學合理解決，由此推動我國企事業單位的科學現代化發展。