信息化背景下文書檔案管理工作分析

劉 穎

（石家莊市藁城區工業和信息化局，河北 石家莊 052160）

伴隨著科學信息技術的進步與發展，相關行業也逐漸趨向于網絡化以及電子化發展，與此同時，傳統的紙質文書檔案逐漸由越來越多的電子文檔所替代，傳統的文書檔案管理方式以及檔案信息的記錄方式已經無法滿足信息時代發展的相關要求。所以，新時期背景下的檔案管理工作者必須緊跟時代發展的腳步，不斷創新文書檔案管理方式，及時轉變傳統、落后、陳舊的管理理念，時刻保持全新的管理觀念、管理思想以及管理方法。在以后的文書檔案管理工作開展過程中，相關工作人員要堅持不懈，團結合作，共同努力，有效推進我國文書檔案管理工作的信息化發展進程。

1 文書檔案管理信息化建設是新時期時代發展的必然要求

所謂檔案就是指在人類生活學習以及工作過程中所記載的具有一定的保存價值和重要意義的文字或者以其他方式對之前發生事情的真實記錄。我國相關文件明確規定，事業單位檔案管理部門應當按照自身部門的實際情況，對文書檔案管理進行有序統一的安排以及具體的檔案管理組織工作。借助現代化科學信息技術，重新對文書檔案資源進行大范圍的整理與管理工作，同時建立相應的電子操作系統，方便文書檔案使用者的查詢，促進檔案信息的利用。由于文書檔案管理工作是一項長期而又艱巨的任務，是一項持久的工作，因此，相關管理部門每年都會拿出一定的資金投入到文書檔案管理當中。如果進一步實現文書檔案全面的信息化管理，在管理過程中更多地使用電子信息化操作系統，那么在文書檔案管理工作中所需要的投資就會極大程度地降低。從另一個角度出發，結合文書檔案的實際特征，因為相關工作者以及社會的需要，紙質版文書檔案經常被搜索、翻閱、查詢，久而久之，紙質版的文書檔案會在一定程度上受到破壞，甚至會出現檔案信息丟失的情況。與此同時，紙質版的文書檔案的保存環境也會收到外部因素的影響，也會因自然環境的變化自然損壞，其中也會包含許多具有價值的檔案，因此，文書檔案的管理工作也會出現許多障礙。對于事業單位文書檔案管理工作來講，其中最重要的工作內容就是保護好文書檔案，使其不受任何外部環境以及人為因素的損壞或者丟失。這也就使得紙質版文書檔案的保存對紙張的質量以及穩定性提出了全新的要求，其中耐久性就是保證其長期不受損壞的關鍵。從目前的生產技術來看，纖維素決定了紙張的質量，然而纖維素具有極大的不穩定性，尤其是高溫、高酸、氧化、高壓等環境都是使其受到損壞。因此，在傳統的紙質版文書檔案管理工作開展過程中，稍微有一點粗心就會給單位造成不可估量的損失，然而，在新時期文書檔案管理工作中全面實現信息化管理，借助科學計算機技術以及互聯網技術對文書檔案信息進行分類、整理、記錄、儲存等工作，因此，在新時期文書檔案工作開展過程中全面實現信息化，會促使檔案掛你工作開展得更加輕松便捷。能夠在一定程度上降低單溫文書檔案管理工作者的工作負擔以及工作數量。綜上所述，事業單位文書檔案管理工作發展信息化已經成為我國社會發展進步過程中不可缺少的一部分。

2 目前我國事業單位文書檔案管理工作開展過程中存在的問題分析

雖然現階段文書檔案管理工作的信息化發展給其管理工作提供了諸多便利的條件。但是目前我國許多單位在信息化文書檔案管理工作開展過程中依然存在諸多問題，主要由以下幾點。

1）相關工作者缺乏專業的管理知識。目前，我國許多單位文書檔案管理工作者缺乏專業的信息化文書檔案管理知識，對于一些先進的信息化操作技術在文書檔案管理工作中無法更好地掌握運用，在工作開展過程中缺乏積極主動的學習心態，行動遲緩，缺乏上進心，甚至還有部分工作人員年齡較大，對計算機知識掌握的較少，不懂得最基本的計算機操作等。因此，在部分單位文書檔案管理工作中的信息化進程，只能是隨口說說而已，無法將其真正落實到位。

2）缺乏完善的管理設施。現階段，我國部分檔案管理工作者對信息化建設工作沒有引起足夠地重視，以致于硬件設施陳舊，已經無法在檔案管理信息化開展中發揮作用，僅僅是一個擺設。新時期檔案管理所使用的信息化設施主要是其工作開展的網絡系統以及數字化設施，二者均可以實現檔案信息的傳輸工作以及共享工作。

3）相關工作者缺乏積極地創新意識。目前我國諸多檔案管理工作者在工作開展過程中，只是一味地保管檔案，而沒有考慮到如何才能促進檔案管理工作的實效性，提升檔案信息的價值發揮。

3 信息化檔案管理建設工作的相關策略分析

1）及時建立統一的檔案管理工作標準。新時期背景下的文書檔案管理工作者應當及時建立統一的管理標準，使檔案信息化管理工作更加規范化、標準化。檔案管理工作要時刻以信息化建設為中心，最大化發揮檔案信息的價值。由于傳統的檔案管理工作理念，以致于檔案管理工作沒有在時代發展過程中形成完整統一的工作標準。規范化、標準化的工作流程使檔案管理工作實現信息化的前提與基礎。因此，在檔案管理相關工作開展過程中都要有標準有規范，及時建立高效的檔案管理平臺，對其進行統一高效的管理標準。

2）進一步提升相關工作者的操作技能。信息化檔案管理工作的有序開展，離不開具備專業知識以及操作技能的工作者，單位在檔案管理建設過程中要定期對工作者開展培訓工作，不斷提升工作者的操作能力，保證信息化檔案管理工作的有序開展。然而，現階段我國諸多單位檔案管理工作者無法達到此要求，缺乏專業的管理人員，造成這種現象的主要原因是管理工作理念的落后，沒有跟上時代發展的腳步，因此，單位在改革發展過程中重視人才的培養，不斷創新檔案管理技術，保證單位檔案管理信息化建設的進程。

3）進一步加大投入力度。現階段在單位信息化文書檔案管理工作開展過程中，為保證其工作能夠持續有效展開，首先要樹立正確的管理方向，同時還應當進一步加大對文書檔案管理工作的資金投入，不斷改進并優化管理設施，在先進的網絡技術保障下，對單位配備先進的計算機以及信息采集設施，同時建立先進的網絡化文書檔案管理系統，保證檔案管理信息化的有效推進。

4 結語

在現階段信息化大環境下，單位文書檔案管理工作的信息化是時代發展的必然要求，是新時期社會發展的趨勢，與此同時，檔案管理工作是一項長期而又艱巨的工作，是一項為人民服務對工作，是一項對歷史負責的工作，文書檔案管理工作看似簡單，對于我國社會的發展卻有著非常重要的意義。所以，在文書檔案管理工作信息化建設過程中，相關工作者必須對其引起足夠地重視，同時還應當不斷學習、開拓進取，積極主動地學習相關知識，進一步提升自身的信息化文書檔案管理意識，為信息化文書檔案管理工作的有序開展貢獻自己的力量。