大數據時代企業檔案信息化工作的思考

徐 玲

（金城集團有限公司，江蘇 南京 210002）

前言：由于科學技術的不斷進步，社會經濟的不斷提升，使得大數據時代已經來臨，相應的計算機分析數據能力也在迅速提高，這也使得數據信息成為商業的資本，是當前現代企業一項重要的經濟投入，能夠為企業帶來新的經濟利益。對于企業檔案而言，是數據信息的重要組成部分，在大數據時代快速發展的背景，企業檔案的管理人員應該對其采用信息的管理方式，從而幫助企業的檔案管理水平能夠更進一步，也為企業在大數據時代發展打下堅實的基礎。

1 企業檔案信息化建設主要存在的問題

1.1 整體規劃不夠完善

很多企業只會去盲目的追求所謂的現代化建設，對信息化過度夸大，這也導致在進行檔案信息化實施工作的時候，沒有對企業真實的發展情況進行掌握，就對檔案信息化體系進行構建。這也就會導致檔案管理工作在工作的過程當中，無法做好前端的管理控制工作，也沒有辦法保障各項業務體系進行有效承接，使得檔案匯集的全過程很難進行監管，導致檔案信息化的建設華而不實，根本沒有發揮出信息化建設的有效作用。這也會導致企業的工作效率與質量受到嚴重影響，從而造成嚴重的經濟損失。

1.2 信息化的標準缺乏科學性

由于信息科技的不斷進步，使得很多企業都對檔案管理工作進行了現代化信息科學的改革，可是當前階段，信息化建設還處于初級發展的階段，距離成熟還有著很長的道路，還有著很多的問題沒有進行解決，而且在進行檔案信息化建設的時候，還沒有設立統一的標準，使得管理工作比較隨意，出現這也情況的根本原因是因為企業之間缺少互動與交流，沒有相應的協作觀念，從而導致資源的共享達不到標準。對于企業的部門而言，部門之間相互獨立，使得信息化建設的構建無法成為一個有效的結合體，這也使得檔案信息化體系的作用很難得到發揮，這樣不但沒有合理統一的管理制度，還沒有相對具體的基本目標，這也使得企業檔案信息化建設工作受到了嚴重的限制[1]。

1.3 安全性比較低

對于企業的檔案信息而言，一般都包含著企業所有的企業機密。如果這也機密的信息被漏出去，就會對企業的使得企業的經營信息發生泄漏，這將會給企業帶來嚴重的財產損失與安全隱患。在當前階段，很多的企業檔案管理人員都比較缺乏安全觀念，對企業檔案信息的安全防護工作不夠上心，這也就會導致檔案管理系統很容易被別人惡意攻擊偷取，從而造成企業機密的丟失，這就會對企業造成嚴重的沖擊。

2 大數據時代企業檔案信息化建設的具體措施

2.1 對檔案信息化管理系統進行優化

要想對檔案信息化管理系統進行優化， 就需要讓企業根據自身的運營情況，對檔案信息化管理工作進行強化，從而使得檔案信息化管理系統能夠構建的相對完善，并且能夠把管理宗旨和監管程序進行明確的制定。還需要對優秀的互聯網科技進行運用，讓檔案信息資源庫能夠得到進一步的優化，對相應的技術軟件進行研發，讓資源庫能夠變得更加完善，還需要對檔案信息化的管理機制進行完整高效的構建，從而讓企業的檔案數據信息能夠進行聯合性的監管。最后根據企業的真實情況，對信息資源庫和檔案信息管理體系進行合理科學的購置，讓相關軟件的程序管理性能可以得到增強，并且讓檔案數據的搜索與查找能夠得到提升，從而讓企業的檔案信息資源的有效使用可以得到優質的保障[2]。

2.2 構建高素質人才隊伍

要想讓企業的檔案數據能夠成為重要的情報信息，就必須擁有一支優秀的企業檔案信息化的人才隊伍，主要是因為初始化的數據在進行升華成為情報信息的過程當中，使得信息間的相關性不僅僅是技術層面的課題了，這也就需要依靠各領域的人才對其進行辨別，這也說明了檔案管理工作需要對更領域知識都能夠掌握的綜合性人才，企業應該成兩個方面對人才進行研討，第一就是可以與高校進行相應的合作，從而培育優秀的人才，讓高校成為更領域人才輸送的最要通道，并且通過高校合作對檔案信息化的工作人員進行專項培養。第二就是利用更種樣式的培訓，從而提升員工的綜合素養，企業還應該根據規劃方案，通過針對性的明確的面向檔案管理人員，對其開展專業化的活動訓練。當前隨著大數據時代的發展，使得檔案管理工作迎來了很多的挑戰，所以不光要對工作人員進行計算機操作技能的強化，還需要提升數字化技術的應用能力，并且對政府政策、法律規定等內容的研究進行加強，從而使得工作人員的各項素質能夠得到全面提高。

2.3 對檔案信息化建設的標準進行嚴格制定

在進行檔案管理開展的時候，需要對檔案信息資料的所有干工作進行統一的規定制定，并且精確的掌握檔案信息管理的秩序與方式，還要加強電子檔案的開發，對檔案信息的搜集與整理進行嚴格管控，從而對檔案信息進行統一的管理。此外還需要對企業的檔案信息技術的應用進行全面推動，同時對軟、硬件設備的應用標準進行詳細制定，并且還需要對資源的使用率進行增加，從而使得企業的檔案信息化建設的整體水平得到相應的加強[3]。

2.4 提高員工的安全觀念

要想讓企業的檔案管理工作的安全性能夠得到相應的保障，就需要讓企業對檔案數據信息的訪問權限進行嚴格管控，讓沒有經過允許的移動設備無法對企業檔案管理設備進行連接，并且還需要對檔案管理系統的殺毒軟件進行及時的更新與維護，從而減少或者避免違法人員對其進行入侵，還需要把企業的互聯網系統構建完善，讓外部網絡能夠分立，從而保障檔案信息能夠擁有最高的保密性。

3 結語

隨著大數據時代到來，使企業的檔案管理工作迎來了新的機遇，同時還帶來了新的挑戰，可是企業檔案管理人員的任務就是對企業各項活動的數據進行向導，通過現代新型的技術與管理方法，對數據資源進行全面的整合與開發，從而幫助企業能夠更好地發展與經營，所以這也就需要讓企業的檔案管理工作跟隨時代發展的腳步，對自身的專業水平進行全面的提升，并且對企業檔案數據進行嚴格的守護，還用加強對檔案信息資源的開發與利用，讓檔案數據的價值能夠得到更好地發揮。