大數據背景下事業單位檔案創新管理路徑探索

阿蓮艷

（鄂倫春自治旗財政局，內蒙古 鄂倫春自治旗 165400）

前言：隨著大數據時代到來，各個領域中開始運用大數據技術，并推動了各個領域發展。同時也使得各個領域面臨更多挑戰，對傳統工作和管理方式產生了極大沖擊。因此，事業單位在進行檔案管理中，不斷滿足自身發展需要有效利用大數據技術，并做好對檔案管理路徑創新工作，從而發揮檔案信息資源價值。

1 大數據特征

大數據特征主要表現在以下四個方面：第一，大數據具有多樣性，其內容與格式都可以采用不同方式進行表現，如圖片、文字和視頻等形式。第二，具有存儲量大特點，利用大數據可在多種格式情況下將網上搜集來的資料存儲進來，在格式和內容方面具有極大包容性，且存儲量大。第三，速度快，主要表現在數據產生快和數據處理快兩方面。第四，真實性。數據是真實存在的，其對決策具有支持和指導作用，同時可保證數據質量。

2 大數據時代事業單位檔案管理的工作現狀

2.1 檔案管理方式落后

現階段，很多事業單位由于對檔案管理工作重視程度不足，導致對工作投入力度不足，使得進行檔案管理中缺乏有效完善管理方式。而隨著大數據技術發展，部分企業在進行管理中，已經開始使用相應技術手段，但多數停留于電子文檔搜索、查詢和文件存儲方面，一定程度上提高了資料調配速度，但資源整合等方面尚未充分利用大數據技術及相關功能。

2.2 缺乏完善檔案管理制度

由于事業單位開展檔案管理工作中，對相關工作缺乏正確認識，導致檔案管理中缺乏完善檔案管理制度，難以有效進行工作改進和完善，管理制度未能根據企業發展需求實現創新，各項工作開展缺乏指導和依據[1]。甚至未能對檔案工作者日常工作開展方式進行指導和規范，使得工作效率降低，難以充分發揮文件價值與信息化應用技術價值。

2.3 檔案信息資源開發不到位

事業單位檔案管理工作者建立資料庫初期，對檔案資料整體管理水平較為低下，且經常存在資源庫內檔案較少、類型不全等問題，同時受管理人員能力水平影響，使得檔案資源整合與深度分析成效不佳，影響了后期檔案管理工作順利進行。因此，應重視對網絡資源和信息技術充分利用，加快實現對資源合理配置，以此滿足事業單位發展需求。

2.4 檔案信息資源缺乏安全保護

在事業單位中，檔案資料關系到機密資料與員工信息，必須做好嚴格保密工作，以此防止資料外泄。即便在進行管理工作中已經開始使用現代化信息手段，但在紙質資料向電子檔案過渡環節中，依舊存在較多問題，電子檔案面臨外部入侵、損毀和盜取影響。

3 大數據時代事業單位檔案管理工作的創新路徑

3.1 樹立大數據檔案管理創新理念

大數據時代背景下。事業單位為提升管理工作效率，切實將檔案管理工作落實到位，滿足實際發展需求，檔案管理工作者應更新管理理念，重視大數據技術作用，并將其應用到日常檔案管理環節中，提升工作效率，從而促使檔案管理模式與事業單位信息化發展步伐相適應[2]。在此過程中，為加快創新大數據檔案管理模式，相關檔案管理人員應充分發揮自身主觀能動性，主動學習關于大數據方面最新理論知識以及有關政策法規，以提升管理實踐能力為基礎，加快應用并適應大數據背景下新型工作新模式，從而提升工作管理水平。

3.2 加快建設事業單位檔案管理信息化平臺

事業單位檔案信息數字化建設過程中，新型檔案管理工程更加依賴于對先進技術利用，而各項相關工作開展，需在相應平臺中實現。因此，在進行檔案管理工作中，為充分發揮大數據技術作用，應建立檔案管理信息化平臺，加快檔案管理網絡化進程，以此提升事業單位對檔案信息資源有效管理和利用率。同時利用信息化平臺進行管理中，還應不斷強化檔案管理人員創新與服務意識，以此提升檔案管理整體管理質量，為事業單位發展提供更加優質服務[3]。

3.3 建立健全檔案管理制度

在事業單位中，檔案管理工作質量和工作效率，在很大程度上取決于檔案管理制度，而檔案管理制度完善性則關系到管理工作開展效率。因此，在使用大數據技術進行檔案管理工作中，應根據實際發展需求制定完善管理制度。首先，在制定檔案管理制度中，應保證制度符合事業單位發展需要，且滿足創新性、時效性和科學性要求，與時俱進可有效指導檔案管理工作開展。其次，管理制度制定中，應立足于長遠發展角度，在立足于以往經驗總結基礎上，針對存在的問題提出開拓性處理建議，確保制度與時代發展潮流相適應。最后，明確檔案管理制度制定方向，并保證制定內容具體化，細致化和對相關工作人員約束力。

3.4 加強檔案信息安全保護力度

事業單位檔案管理部門開展檔案信息安全保障工作中，一方面，考慮人員方面因素，應制定相應管理操作流程。并要求相關管理人員嚴格按照相關規章制度展開各項操作，以此降低不必要錯誤發生風險。另一方面，應重視對各種防護技術利用，有效利用防火墻技術等技術，以此防止病毒和黑客入侵。

3.5 創新檔案管理手段

檔案管理工作中，利用各種新型管理措施，利于提升整體管理水平，優化檔案管理效率，滿足當前事業單位管理工作開展需求[4]。首先，應根據事業單位檔案管理工作開展狀況和檔案類型等方面，加快制定相對完善檔案管理工作實施措施，并對以往管理工作開展模式進行優化，為檔案管理工作有效開展打下基礎，同時在進行工作中，應重視管理工作開展步驟，保證各項工作有序落實。其次，利用大數據等信息技術，加快建立專業化檔案管理工作網站，并根據事業黨委檔案情況，建立相應檔案管理工作體系，并針對不同級別和崗位人員設置不同權限，建立開放性數據查詢檢索機制，落實內部管理工作同時，促使于事業單位內部實現檔案數據共享，滿足更多人員需求，并減少信息泄露風險。最后，檔案管理工作人員應對電子檔案實施優化整理工作，以此確保數據庫中電子檔案資源存儲科學性，提升對檔案資源控制效率，以此加快實現檔案管理有效管理目標。

4 結論

事業單位為充分發揮檔案資源作用，必須做好單位檔案管理工作。在大數據時代下，開展檔案管理需要重視對大數據技術的利用，明確將其應用于檔案管理中的意義。在具體進行管理工作中，應提升對當前事業單位的了解程度，在此基礎上，檔案管理方式進行創新，通過提升檔案管理服務水平等方式，提高事業單位檔案管理水平，進而滿足事業單位發展需要。