基于事業單位檔案信息化建設問題及優化方式思考

杜櫻俏

（山東省衛健委醫管中心，山東 濟南 250014）

事業單位在進行檔案信息化建設工作中，需要加強資金和設備的有效投入，結合實際工作現狀以及工作要求提出有效的管理方案，利用先進的信息技術進行檔案信息有效整合以及加工，從而方便相關崗位工作人員對檔案信息進行科學性的處理以及調配，提高事業單位檔案信息化管理水平的效率以及質量，實現現代化的成功轉型。

1 事業單位檔案信息化建設的必要性分析

為了使事業單位檔案信息化建設工作能夠得到有序的發展，需要相關管理人員明確事業單位檔案信息化建設的必要性和重要影響意義，從而為后續工作奠定堅實的基礎。事業單位在推動社會和諧穩定發展的戰略中有重要的影響作用，因此需要加強檔案管理信息化的建設力度，推動事業單位的穩定性發展。在檔案中不僅記載了時代的進步數據，還是促進社會健康發展的重要信息，在新時期背景下，需要加強對檔案信息化建設工作的重視程度，通過信息化和數字化的方式，保證檔案信息化建設水平的提高[1]。隨著時代的不斷發展，檔案信息逐漸朝著多樣化和復雜化的方向發展，如果仍然沿用傳統的檔案管理模式，不僅會在無形中增加相關工作人員的工作壓力，還會使檔案管理效率無法得到有效地提高。因此，在當前時代下需要充分發揮現代化和信息技術的優勢，提高檔案信息化建設的水平和質量，從而更加貼合于實際工作需求以及工作要求，提高事業單位檔案信息化管理的效果。

2 事業單位檔案管理信息化建設的問題分析

2.1 基礎設施不完善

在當前事業單位檔案管理信息化建設工作中，基礎設施不完善的問題是比較嚴重的，在進行檔案管理信息化建設的過程中，需要加強基礎設施的有效投入，這樣才可以給各項工作提供重要的支撐以及引導。但是由于一些事業單位的領導層并沒有加強對這一問題的有效認識，在基礎設施建設力度方面存在著較大的不足，甚至是一些事業單位仍然用以往的計算機來進行檔案管理工作，使得先進的信息技術無法在實際中發揮其應有的價值和效果，也無法給實際工作起到一個重要的支撐和引導作用[2]。

2.2 信息建設不健全

在事業單位檔案管理信息化建設的工作中，需要加強對信息建設的重視程度，從而方便各個部門工作人員隨時調取有關檔案的信息，提高實際工作的效率。但是由于相關事業單位并沒有充分地發揮信息技術的優勢來構建完善的數據庫和交流平臺，所以在信息提取方面是非常困難的，甚至一些程序還非常的繁瑣，不僅給實際工作帶來諸多的困擾，還嚴重影響了事業單位管理水平的提升。

2.3 檔案管理不合理

在信息化建設時，需要相關工作人員對檔案信息化管理模式進行不斷的調整和優化，更加貼合于信息時代的發展方向以及發展要求，但是在實際檔案管理工作中，雖然一些工作人員進行了檔案信息化建設工作，但是所實施的管理模式仍然是以往的檔案管理模式，不符合檔案信息化建設的要求以及標準，這就會導致在實際制度的實施過程中，存在著不科學和不規范的問題，堆積在事業單位檔案管理信息化中的問題越來越多，這嚴重影響了事業單位檔案管理信息化建設工作的有效性發展。

3 事業單位檔案管理信息化建設優化對策

3.1 健全培訓機制

在進行檔案管理信息化建設時，需要加強對培訓機制的有效完善，從而使得工作人員的綜合素質能夠得到有效地提高，相關管理人員需要結合事業單位檔案管理信息化建設的主要內容，建立科學且完善的培訓機制。在培訓中需要重點地向工作人員講述有關先進信息技術的應用優勢，掌握一些信息軟件的操作方法以及操作技巧，提高自身的工作素質，使得事業單位的培訓機制能夠發揮其應有的價值和效果。

3.2 加強技術投入

在進行事業單位檔案信息化建設的工作中，還需要加強相關先進技術的有效投入，相關管理人員可以適當地借鑒國外先進的檔案管理模式，選擇正確的信息技術來保證實際工作的有序進行。另外，還需要加強對安全技術的有效融入，在事業單位檔案管理工作中一些機密性文件信息是非常重要的，因此需要加強安全技術的利用，禁止外來人員讀取和操作事業單位檔案的信息，系統最大程度的防止信息出現被盜取和破壞的問題，保證檔案的完整性和安全性[3]。在進行技術投入時，還需要融入各種先進的手段，將紙質化的資源轉變為數字化的資源，構建完善的大數據庫，在大數據庫中要包含有關檔案目錄和檔案全文數據方面的內容，從而為事業單位的員工提供更加優質的檔案服務，也有助于凸顯檔案管理信息化建設的人性化特征。

3.3 完善信息管理

為了使事業單位檔案管理信息化建設工作能夠有序進行，需要相關工作人員對信息管理系統進行不斷的完善和調整，從而提高實際工作的效率與質量。在進行信息管理制度實施和完善的過程中，需要加強對我國相關法律法規的有效解讀和認識，這主要是由于我國相關法律法規在事業單位檔案管理工作方面作出了非常清晰而明確的規定，因此在進行信息化建設工作中，需要將我國的相關法律法規貫徹落實到所有程序的實施中，從而使得檔案信息化管理能夠有完善的支撐來約束自身的管理行為。事業單位要結合自身的發展情況，制定出科學合理的檔案管理工作制度，以信息化建設為主要的出發點，在事業單位內部搭建良好的工作氛圍以及工作環境，從而使得每一個工作人員可以更加認真地進行檔案信息的有效管理，明確自身的工作職責和工作重點，提高事業單位檔案信息化建設的質量和效率。

3.4 加大監督力度

在進行檔案信息化建設的工作當中，還需要加強對檔案監督工作的監督力度，從而達到規范性的工作效果。合理的監督制度，不僅可以激發工作人員的工作熱情，還有助于使工作人員及時地發現自身在日常檔案信息化管理工作中存在的問題，提出有效的糾正方案，促進工作人員綜合素質的提高。在檔案管理信息化建設的工作當中，需要將外部監督和內部監督進行相互融合，及時地發現在檔案建設工作中的一些缺陷，在最短時間內提出有效地解決措施，這樣一來可以創建出非常高效便捷的信息化管理平臺。

4 結語

事業單位在進行檔案管理信息化建設工作中，需要明確檔案管理信息化建設的必要性和重要性，并且還要樹立與時俱進的工作理念，創新傳統的檔案管理方式，加強信息化管理平臺的有效建立，提高相關工作崗位人員的綜合素質，從而使得事業單位檔案管理信息化建設的效率能夠得到充分的保證，更加貼合于當前時代的發展方向，推動事業單位的穩定性發展。