論大數據時代如何實現機關檔案規范管理

鄧國兵

（馬關縣檔案館，云南 文山壯族苗族自治州 663700)

1 引言

新檔案法中增加了檔案信息化建設和監督檢查兩大方面的內容，使檔案法中的內容更加充實完善。新檔案法的修訂和實施預示著我國檔案管理工作正在走向依法管理，走向開放，走向現代化。認真學習新檔案法內容，不斷突破制約檔案事業發展的瓶頸問題是檔案部門及從業人員關注和研究的重要內容。

2 機關檔案管理工作的重要性

自2019年實施機關檔案管理規定以來，機關檔案管理工作也走上更加科學規范的道路，并發揮出越來越重要的作用。一方面，機關部門是從事行政服務管理工作的部門，這些過程中形成的檔案本身具有很重要的價值，能夠為機關工作決策分析和制定提供重要的信息參考。另一方面，機關單位依法履職盡責，在提高行政服務管理職能方面，檔案管理的重要性不言而喻。只有做好檔案管理才能為機關單位的歷史真實面貌提供客觀真實的憑證[1]。總之，做好機關檔案管理能夠使機關單位更充分地發揮出行政管理和服務職能，符合國家檔案管理事業發展趨勢。

3 檔案管理變化和面臨的挑戰

信息技術和數據技術的發展和應用已經融入到檔案事業發展中，給實際管理工作帶來了改變。變化一，檔案管理模式發生了改變。傳統的人工手動管理模式逐漸被信息化智能化的管理模式所取代。變化二，檔案管理工作邊界不斷擴延。受到“互聯網+”理念的影響，檔案管理不再局限于檔案的收集、整理、存儲、銷毀，而是在信息技術和數據技術的支持下更加注重檔案的資源屬性，越來越重視對檔案內容的開發利用。檔案管理中關于檔案開發利用的內容占比有所增加。

實際工作主要面對檔案管理流程、檔案管理監督等方面的挑戰：

首先，檔案管理流程需要完善。檔案粗放化管理模式存在流程多、效率低、準確度不高等問題。信息化管理模式下，檔案管理要求、標準都發生了變化，這也預示著必須對檔案管理流程進行梳理，確定檔案管理的目標，并制定具體的實施計劃。機關檔案管理流程在大致的環節已經有所劃分，但是在每個環節方面還需要進一步細化。如在檔案形成環節必須采用適當的記錄載體或方式，符合檔案屬性的要求，確保歸檔文件的真實性、準確性和系統性。

其次，檔案管理監督機制薄弱。機關檔案管理涉及政府機構部門行政管理服務職能運作中的各種信息，無論是普通檔案還是涉密檔案，都對地區的經濟發展和民生保障工作關系密切。電子檔案越來越多，信息管理的模式雖然更加便捷，但是風險隱蔽性也更高。如果這種管理方式下缺乏有效的監督管理機制，就很容易埋下信息泄露的安全隱患，也就會帶來檔案工作上的損失。

另外，對檔案銷毀缺乏科學的監督管理機制，存在未按規定銷毀，負責人員履責不積極等問題。

其三，檔案管理不夠精細。隨著經濟社會快速發展，機關檔案類型和數量越來越多。機關檔案不但涉及文書、科技檔案還涉及會計、人事、案件、照片、錄音錄像、郵件、網頁、實物等多種專業檔案。面對不同行業、不同類型的檔案，單一模式和粗放化的管理理念已經不合時宜，采取更加精益化和個性化的管理方式十分必要。

4 檔案管理有效策略

其一，從思想意識上提升，從管理理念上轉變。思想意識是行為的先導，因此在提升管理質量和管理水平的過程中必須讓思想意識走在前頭。一方面，樹立精益求精的理念，使檔案部門及人員能夠始終看到問題和不足，不會故步自封，而是向著更高的標準和目標邁進。檔案部門定期組織部門人員和相關人員學習各種精益管理的理論知 識[2]。定期舉辦各類精益管理的交流活動，以在工作人員頭腦中形成精益求精的思想意識。通過將精益求精的工作理念內化于心，使工作人員在檔案管理崗位工作中將精益化的理念外化于行。

其二，從管理目標上建立精益求精的內容和標準。通過確立檔案精益化管理的目標，建立檔案精益化管理的路徑，為機關單位檔案管理的具體方案執行鎖定方向。檔案精益化管理目標不僅包括最終目標的設置，同時還包括目標的分解。結合各個分目標、階段目標，為檔案管理過程及管理目標實現情況進行評價。隨著社會運作效率的加快，機關檔案的內容也越來越多，給檔案管理工作增加了難度。面對新的工作挑戰，檔案部門必須對檔案管理業務進行梳理，通過綜合分析，認真規劃，確定出精益化管理的長、中、短期目標，分清長遠目標和階段性目標，從而對檔案管理人員提供更加細致具體的工作指導。為了使檔案管理工作時效性滿足檔案管理需求，圍繞檔案數量的增量及增量速度進行分析，制定合理的管理方法，避免檔案工作積壓。

其三，從管理計劃上確定精細的時間節點和工作細則。機關單位檔案部門需要負責監督和指導本單位及下屬單位的檔案工作，同時還要對檔案業務工作進行推廣，對相關人員進行培訓，對檔案質量進行審核等等，因此比普通企業檔案管理的事項和內容更多。因此，必須在管理計劃上采取精益求精的策略，這需要具體的實施計劃和科學的監督機制。通過檔案管理實施計劃的確定增強檔案部門及各崗位工作的主動性，減少工作中的盲目性和重復性，形成更強的合力，推動檔案管理工作目標實現。根據檔案精益化管理長中短期目標，編制不同階段的檔案管理計劃安排。對檔案管理時間節點、具體責任人、管理技術標準、考核事項等內容進行明確化和具體化。通過制定檔案精益化管理計劃，在階段時間節點前提醒檔案工作人員，確保檔案管理工作在預期計劃時間內完成，推動檔案管理工作有序落實。定期對檔案管理部門的業務技能檢查，對過程中的問題進行分析，及時改進，突出檔案管理工作實效性。

其四，從管理制度上進行精細化的完善。無規矩不成方圓。管理制度在檔案精益化管理體系中同樣占據不容忽視的地位。檔案管理部門需認真梳理檔案管理的流程、明確檔案精益化管理的目標、確定檔案管理各個階段的工作任務、有序跟蹤檔案管理實施計劃的工作進度，在上述工作基礎上編制檔案精益化管理制度[3]。制度中對各個崗位的職責權限進行明確化，對檔案管理的任務目標進行具體劃分。通過對責任進行明確，實現合理的任務分工，構建上下聯動的工作機制，使管理工作有層次地落到實處。此外，對機關檔案管理流程中的各個環節采用動態跟蹤的監督機制，借助信息化技術對檔案管理環節加強監管，使機關檔案管理所有流程可查、追溯。

5 結語

結合新檔案法中的條例和內容，檔案部門應在檔案收集、檔案開發與利用、檔案信息化建設、檔案監督檢查等方面進一步加大工作力度。要在實際的工作中不斷反思、總結，并保持創新的精神，認清新時代發展趨勢，將精益求精的工作理念融入到各個管理環節中，不斷提升管理的科學性和規范性，使檔案事業發展與國民經濟和社會發展水平相適應。