提升機關檔案管理信息化建設的對策研究

李巖慶

（中共巴林左旗紀律檢查委員會，內蒙古 赤峰 025450）

1 引言

當前，隨著時代的發展，信息量的增加，檔案數量呈現出增長的態勢，面對堆積如山的檔案，傳統檔案管理模式已經有些不相適應，跟不上時代發展的步伐。檔案的管理工作與單位的日常運營息息相關，在科技不斷進步的今天，科技對于各行各業都產生了巨大的影響，同時也為各個行業的發展提供了巨大動力。各級單位部門在進行檔案管理的同時，也需要進一步加強檔案信息化建設，這樣才能更好地服務于本單位的其他日常工作。

2 事業單位檔案管理信息化建設的作用價值

對于事業單位來說，其檔案管理信息化建設工作簡單來說就是展開檔案管理后續工作內容的同時，將原本的實體化信息轉化為電子數據檔案管理的新型模式。該種檔案管理模式由于設置了標簽目錄以及容量大等特點，兼具了實用性與便捷性的應用優勢，為事業單位的后續檔案管理工作提供了極大的方便，繼而保證了檔案管理工作的開展全面性。而在構建符合當下信息檢索與處理需要的檔案管理體系的過程中，相關部門應注意定期更新其中所包含的技術手段，保證手段應用的合理性，為后續的檔案管理工作的進一步創新提供完備的技術條件，也是不斷提升信息查詢效率與保存效果的關鍵因素。在全面推廣應用該種方式后，原本繁復的工作流程得以被簡化，工作質量提升的基礎上，也隨著經驗積累使得檔案管理體系不斷完善。作為事業單位應意識到檔案信息化建設體系的意義，拓寬信息化建設體系的完善渠道，為構建完善的檔案管理模式奠定基礎。

3 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

3.1 工作人員配備缺乏連續性

在以往的檔案管理過程中，事業單位雖然也引入了一些信息化技術，但多是停留在淺層次的“更新計算機設備、軟件層面”。如今隨著社會經濟的不斷發展，信息化技術的不斷進步，事業單位檔案資料也變得日趨復雜，對檔案管理要求逐漸提高。一些事業單位為了滿足檔案管理需求，引入應用了很多先進的信息化技術，比如大數據技術、云計算技術等，卻忽略了與之匹配的專業化信息人才的配備，很多事業單位檔案管理人員信息化素養停滯不前，這對于事業單位檔案管理信息化建設作用價值發揮帶來了嚴重的限制影響。

3.2 缺乏統一的、系統的信息化管理機制

事業單位在檔案管理的過程中，所使用的檔案管理軟件標準不相同，很多單位采用的是傳統管理軟件來進行管理，這造成軟件缺乏有效的融通性。除此之外，即使是相同的管理軟件，在進行信息搜索時，也很難進行相通的信息管理，這會導致檔案管理信息化水平不高，很難實現資源的有效共享。除此之外，很多檔案管理單位在實際的檔案信息化建設當中，處于各自為政、獨立開發狀態，由此導致檔案管理的基礎軟件標準不統一，所管理的檔案信息數據在內容、質量上也良莠不齊，最主要的是沒有根據統一的作業流程來做好各項管理工作，這導致電子檔案管理系統的作用無法得到有效發揮。

3.3 沒有正確利用信息資源

檔案信息化建設的一個重要不足是未能充分利用檔案信息資源。傳統的檔案管理理念認為檔案管理只是對檔案進行長期保管，為后續的查找和利用提供方便。但是現代檔案管理模式和過去比起來有很大的差異，現代管理理念認為檔案管理可以實現資源共享，關注的方向也在向資源利用方面發展，有效利用檔案資源的同時也可以提供更多的方便，促進社會發展。但是管理人員缺少對這一觀念的正確認識，重點關注對象還是檔案保存，檔案資源利用率的提升停滯不前，降低了檔案管理效率，也導致了檔案管理水平的相對下降。

4 提高檔案信息化建設和檔案管理水平的有效對策

4.1 構建完善的事業單位管理信息化網站系統

檔案管理工作是否能夠實現信息化建設決定了未來的工作持續性，也是有效推進工作深入發展的關鍵因素。信息時代下，作為檔案管理人員應結合各個信息站點的實際情況與人們對檔案的實際要求，以滿足檔案信息化服務要求為基礎，為網站系統添加查詢、借閱以及信息共享功能，從根本上提高檔案管理的綜合水平。構建完善的信息化網站系統的同時，也需要為事業單位與檔案管理體系之間建立有效聯系，實施更為符合現階段信息應用需求的一體化管理模式。在為其未來事業提供支持條件的基礎上，為進一步提升檔案管理社會與經濟效益做好鋪墊。

4.2 提高信息化管理水平

建立數字檔案，對檔案進行數字化管理，是推進檔案信息化的重要基礎。應加大軟硬件設施設備的投入，建設主要基于獨立服務器的網絡數據庫系統，大力推進存量檔案數字化和增量檔案電子化，建立一定規模的數字檔案資源，對檔案進行數字化管理，提高檔案管理服務的水平和能力，為實現檔案信息化奠定堅實的物質基礎。應提高信息化管理能力和水平，根據檔案管理法律法規，建立完善的管理制度，依法管理檔案；轉變管理模式，將傳統的管理方法向現代化管理方法進行轉變，實現提高信息化管理水平的目標。

4.3 進一步加強檔案管理人員的實操技能

加強檔案管理人員對于信息化的認知水平，使他們認識到信息化是未來發展的重要方向，端正自身的思想和態度。與此同時，由于當前工作人員的專業技能素質并不高，也可以有計劃地組織檔案信息化管理培訓，可以聘請一些專家學者到單位內部進行現場教學，切實提高廣大管理人員的業務水平。由于大部分檔案管理人員在信息知識儲備方面依舊非常匱乏，無法熟練操作各種軟件系統，對于新技術的接受能力非常差，因此需要進一步加強檔案管理人員知識普及力度，使他們可以積極主動去學習各種全新的技術，以便推動檔案管理工作的開展。

4.4 加大應用開發

為了進一步做好事業單位檔案管理工作，我們還需要進一步加大檔案管理的應用開發，通過應用開發可以做好檔案管理的推廣和使用。在開發的過程之中，事業單位可以聘請社會專業機構進行開發，也可以與其他的兄弟單位進行合作聯合開發，進一步提高應用與檔案管理之間的融合度，這樣有助于提高信息化的質量。

5 結束語

綜上所述，事業單位開展檔案管理信息化建設是一項較為系統復雜的過程，需要相關管理人員充分認識到檔案管理信息化建設的作用價值，同時了解在推動檔案管理信息化建設的過程中，依然存在的一些問題，并結合這些問題，提出一些針對性的應對策略，最終有效推動事業單位檔案管理信息化建設實現更好的發展。