干部人事檔案管理的創新路徑探索

郭祥慧

（山東省臨沂市費縣人力資源和社會保障局，山東 臨沂 273400）

1 干部人事檔案管理中的不足

1）缺乏正確的管理態度和科學的管理理念。人事檔案的構成內容通常包括職工的個人履歷、專業特長、思想政治表現等諸多內容，能夠在崗位調配、聘用和晉升、評定等人事管理流程中提供關鍵性的材料依據。但是由于人事檔案所具有的特殊性導致其中的一些問題無法在第一時間及時顯現出來，影響和制約了一些關鍵流程的順利進行。人事檔案使用頻率較低，所以限制了問題的暴露時效，久而久之有關管理人員便忽略了對人事檔案的充分關注，在管理上缺乏足夠的重視，影響了管理效果和使用效果。如果相關工作人員不能充分明確檔案管理的重要性，了解管理的正確流程，則極易造成管理態度的松懈，不能正視良好管理的必要意義，使得人事檔案在原始材料收集過程中便存在諸多不足，影響了材料的準確性和完整性，大大降低了人事檔案被賦予的參考價值。所以，缺乏對人事檔案的充分重視，一方面影響了管理理念的科學合理，另一方面也阻礙了人事檔案工作的順暢運行，讓后續工作面臨較大的壓力，限制了檔案工作的工作效率。

2）缺乏足夠的硬件技術。由于信息技術的愈加廣泛應用，毋庸置疑的是人事檔案信息化必將成為檔案管理的必然趨勢。在管理過程中充分運用信息技術，實現信息網的構建，既能夠切實改善紙質檔案儲存上的弊端，也能夠有效提升人事檔案在整個人力資源管理體系中的價值，促進人事檔案信息的高效化利用。但是現階段來看，人事檔案管理仍多采用紙質檔案的形式開展，造成信息化進度慢的原因主要包括投入有限、技術匱乏、硬件設施不完善、信息化管理經驗不足、缺乏可實施性強的長期目標規劃等。

3）管理制度尚不完善。繼續沿用與時代發展特點不符的傳統人事檔案管理制度，不僅限制了人事檔案使用頻率，同時也阻礙了后續的良好發展，與此同時，較低的使用頻率又影響了管理制度的革新和完善，形成一種彼此制約的不良循環。現階段人事檔案管理制度中的不足包括：首先，制度的制定并未切實結合實際形勢，一些條例缺乏實用性，無法充分實施或執行過程中存在較多的問題限制了最終的落實效果；其次，因為人事檔案用途不斷擴大，很多時候需要與信息化形成良好的結合，但管理制度基本上都是針對紙質檔案的管理，無法適應新的管理需求，從而造成了制度與實際工作不相匹配，影響了制度的效用，對實際工作的指導作用十分有限。

4）檔案管理人員專業水平有待提升。檔案管理人員的工作水平在很大程度上影響著人事檔案工作的順暢開展和未來的發展。人事檔案內容涵蓋的范圍較廣，體現出的個人信息較為關鍵且完整，因此需要嚴格保密。針對人事檔案這樣的特點及管理的要求，需要相關從業人員不僅要專業水平較高而且要綜合素養過關。并且，隨著信息化與檔案管理的結合發展，工作人員也要具有較強的信息技術水平。現階段檔案管理人員大多按照傳統工作模式開展工作，缺少創新意識，信息技術水平仍有待提升，人員流動大，崗位在人才招聘上不具有競爭優勢，整體隊伍活力不足。

2 干部人事檔案管理的創新策略分析

1）樹立正確管理觀，加強重視。管理層要強化對檔案管理的重視度，確保工作的良好開展：首先，提高從業人員任職門檻。既要在招聘過程中設立嚴格標準，也要注重對在崗人員的定期培訓。并且，應從整體上構建起正確的管理理念，讓所有人對檔案管理有一個正確的認識和充分的重視，提高福利待遇，降低人員流動性，提高穩定性，改善工作效率。其次，加大資金投入。所有工作的良好開展都不能缺少經費的支持，檔案管理亦然。對于檔案管理而言，要健全基礎設施建設，及時對陳舊設備更新換代，積極引入現代化的設備和技術，推進信息化的融入。同時，管理層也應在日常工作中提高對檔案管理的關注度，及時發現工作上的不足和困難并幫助解決，給予檔案管理人員以充分的支持，從而提高工作積極性。

2）促進信息化建設，實現科學化管理。構建起檔案資料庫，對人事檔案實施動態管理，借助于計算機等新型信息設備，提高檔案管理各個工作環節的工作效率，強化信息化水平，使得檔案管理進一步實現數據化、信息化，并且，在檔案使用和統計環節，也可利用信息化設備，使之更為良好的開展。有關工作人員應健全電子檔案，促進檔案的自動化管理。雖然電子檔案能夠有效改善紙質檔案的諸多弊端，然而應格外關注檔案的存儲和備份，防止出現丟失或破壞等影響正常使用。

3）健全管理機制，優化日常工作。干部檔案是對干部過往經歷的一種客觀記錄，能夠反映出對應的個人能力和品德，在任職晉升以及職位調動時常常作為關鍵性依據。所以，在日常工作中，應不斷完善檔案管理機制，為工作的開展提供正確有效的指導性作用。其一，確保檔案收集工作按要求進行，只有充分重視起對材料源頭的把控，正確對待源頭不明的材料，多加審查，才能夠讓后續的工作更順暢運行。工作人員要對檔案信息加以調查，審核文件資料，堅決阻斷污染源，嚴禁對材料的污染。其二，提高檔案鑒定水平，優化檔案質量。工作人員需要仔細察看檔案內容，審核和篩選關鍵信息，經過準確核實的信息才能夠被整理歸案。其三，確保檔案的時效性，工作人員要注重工作效率，這就需要管理人員和聯絡員間建立順暢的聯通渠道，提高收集效率，健全管理機制，對于材料拖延問題，檔案管理人員要進行催繳，確保工作及時完成。然而，也要特別注意要杜絕工作中相關人員紀律散漫、態度敷衍等問題。

4）強化管理人員素質，切實改善工作效率。由于人事檔案對于人才管理、人員調配、晉升等起到十分重要的決定作用，所以為了提高人力資源管理水平，實現對人才的高效合理使用，有關人員應強化檔案管理效率，完善檔案管理工作。首先，在工作人員的聘用上，既要要求專業水平能夠滿足工作需求，同時道德品質和綜合素養也要過關。同時，在工作中應具有良好的責任意識，明確自身職責所在，合理安排工作內容。其次，提高檔案管理人員穩定性，減少人員流動。只有確保工作的穩定性才能夠有效改善工作效率。再次，應對在職人員定期進行培訓，通過培訓強化專業工作能力，改善工作方法，創新工作意識，強化工作質量。最后，管理層要對檔案管理人員展示出更充分的關心，既要關注工作中的問題，及時幫助解決，也要關心生活中的問題，盡可能地滿足其合理需求，從而讓他們可以以更積極飽滿的態度投入到工作中來，充分發揮自我價值。同時，檔案管理人員也要不斷提升自身的信息技術水平和外語能力，在工作中融入更多地思考，積極創新，改良工作模式。

3 結語

當前，人事檔案管理所對應的時代發展需求也在不斷增加，所以無論是在管理還是在工作實施上都要投入更多的努力，不斷完善管理方式，提高信息化水平，優化工作質量，從而推動人事檔案工作朝著更為高效化、規范化、科學化、安全化的方向運行。怎樣基于不斷完善的管理體制實現對各環節工作的良好實施，密切結合時代發展創新人事檔案管理模式，是未來的主要探索目標。