人事代理視閾下民辦高校人事檔案管理研究

王 冉

（廣州南方學院，廣東 廣州 510900）

民辦高校產生的初衷是為滿足人民群眾日益增長的對高等教育的需求，進而推動我國高等教育體制改革，隨著高等教育的不斷發展，國家開始要求民辦高校進行轉型改革，改革過程中必然會面臨著一系列的挑戰，轉型之后如何提質發展也是當前民辦高校應思考的問題之一。近年來，隨著我國民辦教育的快速發展，師資隊伍的建設逐漸成為民辦高校發展的制約因素之一。而民辦高校師資隊伍管理中基礎而重要的環節就是人事檔案管理，當前多數民辦高校都是采用人事代理機制對教職員的人事檔案進行管理。如何讓人事代理機制發揮出自身優勢以推動民辦高校師資隊伍建設，進而推動學?？沙掷m發展，這是民辦高校發展的應有之義。

1 人事代理機制的內涵及意義

1.1 人事代理的內涵

人事代理是指高校委托人才市場對人事管理相關業務進行代理服務，如檔案保管、職稱評定等。它最早出現在1995年12月召開的全國人事廳局長會議上，由時任人事部部長宋德福正式提出：要建立和實行人事代理制度作為人事工作“創新管理制度”的一項重要內容[1]?？梢姡耸麓頇C制是市場經濟發展的產物，隨著人事制度的改革，人事代理機制的功能也漸趨規完備，越來越多的用人單位傾向于人事代理服務，特別是民辦高校。人事代理的目的是降低學校的人力資源成本，為高校建立起能進能出的用人機制，進而實現人力資源的最優配置。

1.2 人事代理對民辦高校人事管理的重要作用

人事代理機制最顯著的特征就是人事管理工作的社會化，雖然當前國內多數民辦高校人事代理制度還不夠完備，但是人事代理機制在民辦高校的推行是具有極其重要的現實意義的，主要表現在以下幾方面：一是可以調動民辦高校教職員工作的熱情和積極性，二是可以建立起自主高效的用人留人機制，三是可以推動社會人力資源供需實現平衡。民辦高校在提質發展的過程中面臨的挑戰之一就是師資隊伍建設，師資人才流動不暢會嚴重制約民辦高校的可持續發展。對于大部分剛完成轉型轉設的民辦高校來說，人事代理機制既促進了學校師資人才的合理流動，又減輕了行政管理工作負擔，實現了人事管理服務社會化，這對民辦高校的發展有重要意義。

2 民辦高校人事代理存在的問題

當前民辦高校人事代理機制已被普遍接受，但在歷經長期的實踐之后發現人事代理機制也存在相當多的問題且不容忽視。

2.1 雙重管理主體各行其是

人事代理的教職員通常由學校和人才市場共同管理，檔案調入轉出、檔案保管由人才市場負責，教職員轉正定級、職稱評定、考核考評等其他業務由學校管理。實行人事代理的初衷是為了降低高校人力資源成本，讓人才市場分擔部分人事代理工作，這樣學?？梢詫Ｐ淖龊脦熧Y隊伍建設其他工作，提高人力資源管理效率。但實際上隨著民辦高校師資不斷增加且流動性較大，導致人檔管理分離，多數人才市場服務內容單一，基本只承擔檔案保管業務，其他的人事相關工作還是要由學校來完成。為此，學校還要花費更多的精力與人才市場溝通協調，如果溝通協調不夠或不及時，檔案材料的補充不及時都會導致實際情況產生偏差，造成檔案管理信息的不全面、不準確，學校負責檔案管理的職員工作負擔加重。像查閱檔案內容、轉交檔案資料、補充檔案材料、出具相關證明材料等都要到人才市場現場辦理，有時還要經過諸多繁雜的審批手續，耗費了大量的人工和物力。概而言之，實行人事代理制度，民辦高校則需要投入更多的人力資源成本來加強對教職員的檔案管理，以解決雙重管理主體工作重復或溝通不暢帶來的弊端[2]。

2.2 規章制度執行不夠規范

雖然我國已經建立起了人事代理制度相關的法律法規體系，但部分政策尚未在民辦高校推行實施，相關制度的執行也不夠規范，這對于民辦高校建立長期有效的人才引育機制沒有任何助益。對于民辦高校來說，在代理機制實踐中盡快建立健全相關法律法規不容忽視。民辦高校人事代理涉及學校、人才市場、教職員三方權益，現實中，由于制度執行不夠規范的原因，相關工作人員在辦理業務時缺乏規范的辦理程序和標準，加上缺乏有效的監督機制，學校和教職員的相關權益得不到切實的維護，由此產生的各種爭議處理較為困難。有的人才市場與教職員之間不存在勞動關系，出現問題時往往會推卸責任，使教職員與學校存在顧慮。

2.3 代理工作人員業務水平不高

由于民辦院校自身發展的局限性，檔案主管部門缺乏專業的檔案管理人員。部門工作人員未經專業化的檔案管理培訓，導致在實際工作中對人事檔案業務辦理流程比較生疏，不能及時準確收集教職員在工作期間產生的重要材料。特別是一些民辦院校由于本身用人制度沒有具體法規約束，導致檔案工作人員對收集教職員個人檔案材料不夠重視，覺得可做可不做，不能及時地把教職員在校工作中取得的德、能、勤、績、廉相關的材料進行收集補充，并遞交人才市場歸檔。由于代理業務辦理人員頻繁更替再加上工作交接不到位就導致檔案管理工作缺乏連續性和統一性，如果不能及時進行溝通就會導致人教職員的實際情況得到系統全面的呈現，最后導致人事管理成本增加。

2.4 保障體系不夠完備

當前我國民辦高校已經建立起系統的社會保障體系，但這些保障體系尚未健全和完善。社會保障體系是否完備會直接影響到教職工對學校的歸屬感，保障體系健全可以激發教職員工作的積極性。保障體系不夠完善會導致一些教職員的切身權益難以保障，有些民辦高校為了節約用人成本，甚至不給教職員提供相應的社會保障，給教職員工作增加一定的顧慮和壓力。我們必須清楚地認識到，民辦高校社會保障體系的完善不是一蹴而就的事，也不能一勞永逸，它是一個循序漸進的過程，期間要處理好學校和教職員的切身利益，這些對于民辦高校建立長效的用人機制有著極為重要的意義。

3 人事代理問題解決路徑

3.1 建立健全人事代理制度

人事代理機制實行的初衷是為了給民辦高校減輕工作負擔，但在實踐中會發現工作量往往不減反增，檔案利用質量和效率不高，原因之一就是人事代理制度不夠完備，這一后果也會直接影響到教職員對學校的依附感和歸屬感。人事代理制度的健全是實現合理流動的根本出路，當前民辦高校面臨人員異動率高、人事信息化系統利用率不高等問題，如何對師資人才進行引留培，充分調動教職員的工作積極性；如何構建制度機制，奠定制度基礎，建立和完善高校人才能進能出的用人機制，已經成為當前民辦高校亟待解決的問題之一。完善人事代理制度首先要健全相應的人才流動制度，構建民辦學校教師隊伍穩定發展和合理流動的有效機制。完善人事代理制度還需要建立規范統一的流程制度，使代理工作流程得到依法有序地進行。完善人事代理制度還需要建立相應的監督制度，使教職員的合法權益得到保障。因此，民辦高校在推行人事代理機制時要嚴格遵守國家政策和法規，建立健全相配套的人事代理制度體系，提高代理服務質量，以促進民辦教育健康發展。

3.2 規范人事代理工作流程

人才市場在人事代理工作中發揮著導向作用，但在人事代理工作發展到一定階段之后就表現出很多缺陷。當下人才市場的檔案管理依舊以檔案保管為主，經常會出現管理業務混亂的局面，只有改變人事檔案管理方式才能將人事管理和人事代理具體業務進行分離并各自發揮出最大效用。首先，學校應與人才市場保持定期信息溝通和密切合作，在掌握學校實際情況的基礎上對癥下藥，解決民辦高校用人留人問題。其次，民辦高校和人才市場可以利用人事檔案管理信息化服務，建立起更快捷的檔案查詢和傳遞業務，提高代理服務和管理服務的效率。最后，民辦高校應與人才市場協商之后建立專業、規范、統一的代理流程制度，雙方必須遵守工作制度，以協調雙重管理主體帶來的不利影響，開展好高校人事代理相關工作。

3.3 提高代理工作人員管理水平

民辦高校人事代理機制作為連接學校與教職員之間的紐帶，對于三方之間的信息溝通要求很高，高素質專業化的管理人員是保證代理業務順利進行的必要條件[3]。專業化的管理人員可以保證代理工作的高效有序地進行。近年來民辦高校人員異動更比較頻繁，人事檔案業務的查詢、轉遞和更新的需求也愈來愈多，這對檔案管理人員的業務素質要求也更高。要想適應新時期的人事代理要求，相關工作人員必須加強自我學習，及時掌握人事代理和檔案管理相關的專業知識，掌握人事代理最新的政策和法規，并探尋人事代理和檔案管理信息化建設，將信息知識傳遞與檔案管理和代理服務結合起來，利用信息化管理模式提升代理服務的工作水平。

3.4 完善人事代理保障機制

人事代理機制為民辦高校吸引穩定人才起到重要的作用，探索人事代理管理工作新模式，有益于推進人事代理制發揮出最大效益。目前國內的社會保障機制仍然實行身份管理和地區管理，造成了民辦高校教職員與公辦高校正式在編教職員的社會保障待遇差別較大，導致了同工不同酬的境況。因此，民辦高校需要遵循法治路徑，完善人事代理保障機制，包括薪酬福利、社會保障和鼓勵扶持等配套制度，為人才合理流動創造條件，不斷優化民辦教育政策機制。民辦高校要根據自身的實際情況，秉持以師為本的原則，對于教職員在工作生活中遇到的問題進行幫助解決，維護他們的合法權益，完善服務手段，提高服務質量，真正做到以校為家、以情留人。完善的社會保障機制需要專業化的工作人員在了解國家政策的情況下和社保部門及時聯系，只有這樣才能讓民辦高校教職員充分享受到福利待遇。

人事代理機制的建立實施是人事管理制度改革的歷史性創新，是實現人才良勝競爭和合理流動的根本出路[4]。隨著事業單位全員聘任制的推進實施，民辦高校人事代理機制應在理論上研究符合自身特色的人事管理機制，在實踐上探索科學合理的人事管理發展模式，最終建立可持續發展的長效用人機制。