基層水文勘測檔案整理工作探討

王 姝

（湖北省武漢市水文水資源勘測局，湖北 武漢 430000）

水文勘測檔案是水文單位在日常運行和管理活動中所形成的具有十分重要的保管以及利用價值的水文數據及資料，是開展各項水文工作的基礎依據。基層水文單位直接負責有關水文站測驗報汛的任務，能夠在第一時間掌握第一手的水文資料，將這些水文資料加以整理形成專業的水文勘測檔案，既能夠為上級水文工作安排提供基礎數據支撐，同時又能夠為更好地指導和開展防汛抗洪工作提供理論依據[1]。因此基層水文單位要重視水文勘測檔案的管理，整理和利用好這一重要的信息資源，為我國水文事業的健康發展奠定重要基礎。

1 基層水文勘測檔案整理的主要內容分析

1.1 原始水文資料

原始水文資料是基層水文勘測檔案的重要組成部分，由于水文勘測是一項長期性和系統性的工作，相應的水文信息、數據在不斷的變化和更新，在新的勘察資料形成的基礎上，也會產生大量的原始水文資料檔案[2]。這些原始水文資料具有永久保存的價值，這些原始水文資料就反映了歷史真實的水文記錄，有非常重要的科學考察與參考價值。原始水文資料大部分以紙質檔案的形式呈現，以文字記錄為主要載體，在進行檔案整理時要注意對紙質檔案的保護。

1.2 水文年鑒資料

水文年鑒資料構成基層水文勘測檔案的基礎，水文年鑒資料主要就是以年為單位，對每一年的水文數據進行嚴格的分析與整理編輯，最終以統一的圖表形式來進行呈現，也是最為直觀、最有參考價值的水文勘測資料[3]。通過對水文年鑒資料的歸檔整理，能夠更好的分析和預測水文信息，為防汛抗洪、水利資源開發以及相關的水利基礎設施工程建設提供科學依據。

1.3 水文測站資料

水文測站資料同樣是基層水文勘測檔案的構成主體，水文測站資料主要就包括對每一個水文監測站的設站年份、管理人員、流域基本信息、地理位置、測站的基面和水準點，以及每一個水文監測站所獲得的歷史數據，包括歷史洪水水位、最大徑流量、泥沙含量、降水量、地下水位、蒸發量等等，同時還包括一些河段的基本斷面以及平面圖[4]。由于水文測站資料所囊括的內容比較廣泛，因此在進行相關內容的歸檔整理時，需要檔案管理人員具有一定的專業知識和能力，確保水文勘測檔案的準確性和完整性。

1.4 水文電子資料

伴隨著信息技術的不斷發展，在進行水文勘測的過程中也逐漸運用到一些智能化和自動化的監測儀器，這就使得在進行水文監測檔案整理的過程中會使用到一些必要的數據文件，從而生成水文電子資料。對這些電子資料加以整理和編輯，就會形成電子檔案，電子檔案的內容呈現更為豐富，除了基本的文字、圖表以及數據之外，還會包括一些音頻、視頻等的資料，對計算機應用與操作的技術水平要求較高。

2 基層水文勘測檔案管理的優化策略研究

2.1 健全和完善水文勘測檔案管理規章制度

在明確基層水文勘測檔案整理工作主要內容的基礎上，要切實提高水文勘測檔案管理質量和水平，就要提出檔案管理的優化和改進建議。首先就要求基層水文單位進一步健全和完善水文勘測檔案管理的各項規章制度，強化對水文勘測檔案管理的重要性認知，提升水文勘測檔案整理的規范化和專業化水平。基層水文勘測檔案管理的基本規章制度當包含以下幾個方面：第一就是文件資料的歸檔整理制度，無論是電子文件還是紙質文件應當嚴格的明確其歸檔的時間、范圍以標準的格式，確保檔案整理的統一性和規范性。第二就是水文勘測檔案的保管制度，針對電子檔案應當健全相應的網絡安全防護體系，設立訪問權限和等級，做好資料備份，謹防水文信息資料的丟失和泄 露[5]。針對紙質檔案要嚴格庫房以及設備管理，做好防火防盜、防水防潮、防蟲害、防粉塵污染等的各項工作，對重要檔案進行復印和掃描留存電子檔案，以供查閱和翻看，防止紙質資料遭到損壞。第三就是建立嚴格的檔案查閱和借閱制度，明確檔案調取和查閱的流程和手續，進行查閱登記。第四就是強化水文勘測檔案的保密制度，明確保密措施和保密要求。第五就是建立配套的崗位人員責任機制，將水文勘測檔案管理的內容及職責要求和權限具體到人，一旦出現水文勘測檔案失真、完整性缺失等的問題要進行嚴肅追責。

2.2 推進基層水文勘測檔案的信息化建設

在進行基層水文勘測檔案管理的過程中，要提升水文勘測檔案整理和加工的效率，就要深入推進水文勘測檔案的信息化建設，適應信息時代的需求，實現檔案管理方式方法的創新。首先就要求基層水文單位投入專項資金，用于信息化檔案管理的基礎設施建設，引進各類軟硬件設備，搭建相應的水文勘測檔案信息化管理平臺，開發水文勘測檔案管理信息系統，實現對水文資料、測站信息的高效收集和整理，實現檔案管理部門與其他各部門之間的有效溝通和聯系，便于進行水文勘測檔案的補充和完善[6]。其次是要構建水文勘測檔案的專業數據庫，能勘測到案整理的主要目的是實現對水文信息資源的共享，通過建立數據庫便于進行對水文信息的編輯、檢索和分析處理，能夠為切實提升水文勘測檔案的資源利用價值奠定重要基礎。

2.3 提升基層水文勘測檔案的利用價值

基層水文單位重視水文勘測檔案整理工作的開展，除了要實現對水文信息的記錄和留存之外，更重要的是充分的對水文勘測檔案進行開發和利用，醫生基層水文勘測檔案管理工作的服務質量。這就要求基層水文單位要從人員管理入手，培養水文勘測檔案管理人員的主動意識，變被動整理為主動服務，對相關的水文勘測檔案根據年份、分類以及內容編制相應的文件目錄、檢索查詢目錄、專題目錄等，給使用者更為方便快捷的調取和查閱服務，提升水文勘測檔案的利用效率。除此之外，要求基層水文單位培養一支復合型的水文勘測檔案管理隊伍，要求工作人員既掌握專業的水文知識，又熟悉檔案管理的業務流程，同時又具備計算機應用能力，能夠發揮自身的優勢對相應的水文勘測檔案進行信息整理和編輯加工，參與編寫檔案參考資料，比如《水文大事記》等，實現對水文檔案信息資料的深度開發和廣泛利用。

3 結語

水文勘測檔案整理能夠為基層水文各項工作的開展提供必要的信息服務，要提升水文勘測檔案管理的質量和水平，就要從制度建設、信息化建設、人才建設等幾個方面入手，促使水文勘測檔案整理不斷朝著規范化、專業化、標準化、創新化的方向發展，推動新時期我國水文事業的健康發展。