如何做好地震應急檔案管理工作的思考

陳 麗

（山東省菏澤市單縣應急管理局，山東 菏澤 274300）

近幾年，我國部分地區出現了不同程度的地震災害，使得我國人民的生命安全及財產安全受到威脅，且影響到當地的經濟發展及社會穩定。基于這一情況，需要對地震應急檔案管理進行強化，以便能夠發揮地震應急檔案的使用價值，幫助工作人員更好地進行地震應急工作，將地震災害造成的損失控制在最低程度。通過深入分析地震應急檔案管理的重要意義，探究做好地震應急檔案管理工作的措施，能夠提高工作人員對這一方面的認識，促進地震應急檔案管理朝著良好的方向不斷發展。

1 地震應急檔案的重要價值分析

1.1 為防震減災宣傳教育提供資料

地震應急檔案作為一種歷史記錄，能夠將地震災害造成的影響、地震應急工作情況等等充分反映出來，其中包括了地震應急工作人員不斷積累下來的工作經驗，能夠保證信息數據更具有說服力。在完成地震應急檔案管理工作的基礎上，可以采用制作科普宣傳作品、公布利用、編研出版、舉辦展覽等各種方法，開展防震減災宣傳教育工作，使群眾能夠掌握一些有關防震減災的基本知識，充分認識到防震減災工作的重要性，進而主動做好這一工作，且能夠提高自身應對各種災害的心理素質。只有保證群眾能夠對防震減災工作產生一個基本的了解，才能夠保證地震應急工作的公信力及影響力[1]。

1.2 為地震應急決策提供信息保障

信息傳輸的效率及準確性對地震應急工作的開展有著較為重要的影響，能夠為相關的決策提供可靠的信息保障，避免因信息不足造成決策失誤。由于地震應急工作體現出較大的復雜性及突發性，必須做好地震應急之前的檔案收集工作，對獲得的檔案進行整理、分析和研究，以便能夠為地震應急決策提供優質的信息服務。同時，需要對地震應急工作中可能出現的各種問題及危害進行預測，結合地震應急檔案進行綜合分析，進而制定科學合理的地震應急決策，促進地震應急工作的有效開展[2]。此外，需要對地震應急工作中的信息資料進行詳細收集，方便工作人員進行工作總結，積累更豐富的地震應急經驗，制定出更加科學的工作方案，滿足地震應急決策對參考信息的需要。

2 做好地震應急檔案管理工作的措施分析

2.1 提高地震應急檔案管理的重視性

由于地震本身體現出較強的突發性，要求部門工作人員提前做好地震應急預案的編制工作，以便能夠在發生地震事件的時候，促進救災救助工作的順利進行。在制定地震應急預案的時候，必須堅持科學合理的原則，確保整個工作方案的科學性及合理性，從而促進地震應急工作的有效開展。基于這一目標，要求工作人員提高對地震應急檔案管理的重視性，充分認識到地震應急預案的制定中地震應急檔案能夠起到的作用，對相關的規章制度進行不斷完善，從而激發工作人員在地震應急檔案管理中的工作積極性及主動性，將地震應急檔案管理的作用充分發揮出來[3]。

2.2 將前端控制理念引入檔案管理

“前端控制”是現代檔案管理中的一個管理理念，其主要就是在地震應急檔案形成的初期和地震應急預案制定的初期，意識到檔案管理的重要性，做好檔案立卷工作，方便檔案管理人員進行后續的歸檔工作。將前端控制理念應用到地震應急檔案管理中，可以將檔案和文件的運動看成一個系統，將整個系統作為管理目標，采用分階段的方法對地震應急檔案進行管理，以此確保文件管理的質量，促進檔案歸檔工作的順利進行，從而提高地震應急檔案的真實性和完整性。

2.3 完善地震應急檔案管理制度

與其他的檔案管理工作相比，地震應急檔案管理工作本身具有一定的特殊性，需要根據地震應急檔案管理工作的需要進行制度建設，充分發揮管理制度在地震應急檔案管理中的指導作用及約束作用，使地震應急檔案管理的有效性得以提升。對于地震應急檔案管理制度的建設，需要明確各個工作人員在地震應急檔案管理中的工作責任，使其能夠嚴格履行自身的職責，按照規定的要求做好檔案收集、檔案整理、檔案歸檔等工作。同時，需要建立良好的組織管理機制和組織領導機制，在地震應急預案的制定中做到統一部署、分工明確、責任清晰，避免出現管理混亂、責任推諉等狀況。在進行地震應急檔案的收集中，需要發揮部門的領頭作用，確定檔案管理主體應承擔的責任，以便能夠對地震應急檔案管理的工作情況進行有效監督[4]。

2.4 加強地震應急檔案管理信息化建設

在信息化時代的發展背景下，將信息化手段應用到檔案管理領域，已經成為提高檔案管理工作水平的主要途徑，能夠改變傳統的管理方法，促進檔案管理的高效進行。因此，地震應急檔案管理也要做到與時俱進，加大地震應急檔案管理信息化建設的力度，通過信息化技術手段對紙質化的地震應急檔案進行轉換，使其成為可存儲于計算機系統的電子檔案，之后對計算機系統中的檔案信息進行合理分類，方便檔案工作人員對其進行有效管理，且能夠提高檔案的查詢利用效率。其次，在應用檔案信息化管理的基礎上，能夠實現地震應急檔案的高度共享，及時將地震應急檔案傳遞給需要的工作人員，促進地震應急工作的順利進行。同時，可以對地震應急檔案進行文件加密，以此提高檔案安全性，且需要做好檔案信息化管理系統的維護工作，將紙質檔案保存在環境適宜的地方，盡可能保證地震應急檔案的完整性和真實性。

2.5 加強地震應急檔案管理人才培養

優秀的人才是促進地震應急檔案管理工作順利進行的基礎條件，若是在人才隊伍建設方面存在不足，勢必會影響到地震應急檔案管理的整體效果，也不利于地震應急檔案管理的持續發展。因此，需要加大地震應急檔案管理人才培養的力度，根據地震應急檔案管理的需要進行人才配置，確保各個人員具備豐富的專業知識，能夠熟練運用現代化的檔案管理技能，從而促進地震應急檔案管理的順利開展。同時，地震應急檔案管理人員需要充分了解相關的規章制度及法律法規，在遵守規定的基礎上進行檔案開發和利用，不斷提高地震應急檔案資源的利用效率。此外，可以組織地震應急檔案管理人員進行交流會議，促進人員之間的有效溝通，努力找出解決檔案管理難點的辦法，促進地震應急檔案管理的不斷發展。

3 結語

綜上所述，為促進地震應急檔案管理的有效進行，需要提高對地震應急檔案管理的重視性，將前端控制理念應用到檔案管理中，不斷完善地震應急檔案管理制度，加強地震應急檔案管理信息化建設，并加強地震應急檔案管理人才培養，通過各種措施提高地震應急檔案管理水平，進一步為地震應急工作提供更加優質的信息服務。